Content uploaded by Putri Dewi Purnama
Author content
All content in this area was uploaded by Putri Dewi Purnama on Jul 08, 2022
Content may be subject to copyright.
DIFUSI
Volume 3, No.2 Juli 2020
48
PERANCANGAN SIMA ASET TETAP KANTOR DESA DI WILAYAH
KABUPATEN BANDUNG BARAT
Putri Dewi Purnama1, Husna Candranurani Oktavia1, Mariah Rabiatul Qibtiyah1,
Muhammad Raharso1, Gilang Ramadhan1
1Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Bandung
Email: mariah.rabiatul@polban.ac.id
Abstrak
Teknologi informasi memudahkan dalam penanganan pekerjaan termasuk untuk menge-
lola aset. Sistem informasi manajemen aset (SIMA) terus berkembang seiring dengan
pertumbuhan aplikasi dari teknologi informasi terkini. Berbagai perangkat lunak dan
perangkat keras sangat berperan dalam pengelolaan data dan informasi aset diberbagai
organisasi, baik pemerintahan maupun swasta. Namun, untuk tingkat organisasi publik
yang lebih rendah, dalam hal ini adalah pemerintahan desa belum menerapkan sistem
manajemen aset terkini untuk mencatat, mendata, dan melaporkan hasil inventarisasi
aset. Permasalahan yang ada di Kantor Desa di wilayah Kabupaten Bandung Barat
adalah belum adanya sistem informasi manajemen aset untuk mendukung proses inven-
tarisasi aset tetap dikantor tersebut sehingga menyebabkan sulitnya mengidentifikasi aset
(lokasi, jumlah, kualitas, pengguna, dll). Dengan adanya sistem ini, diharapkan proses
pencatatan aset yang dimiliki oleh kantor desa jauh lebih mudah untuk dicatat, diren-
canakan kebutuhannya dan sekaligus dapat dilaporkan jumlah, kualitas dan kinerja aset
yang dimiliki. Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) melalui Program
Kemitraan Masyarakat antara pihak kampus Politeknik Negeri Bandung dengan Kantor
Desa di Kabupaten Bandung Barat adalah merancang sebuah aplikasi SIMA Aset Tetap
Kantor Desa untuk memudahkan perangkat-perangkat desa dalam melakukan penge-
lolaan aset berupa identifikasi, pencatatan, dan pelaporan aset. Sistem ini lebih fokus
pada kegiatan inventarisasi aset yaitu untuk pendataan, pencatatan, dan pelaporan aset.
Selain itu, Tim PKM juga melakukan sosialisasi penggunaan aplikasi tersebut kepada
perangkat desa. Tahap selanjutnya adalah melakukan follow up ke kantor desa sebagai
salah satu upaya monitoring dan evaluasi penggunaan aplikasi tersebut. Hasil dari
kegiatan PKM ini yaitu berupa database/SIMA aset tetap kantor desa, video tutorial, dan
modul pelatihan penggunaan aplikasi SIMA.
Kata kunci: Sistem informasi manajemen aset, inventarisasi aset, Kabupaten Bandung
Barat
ISSN 2615-2363
DIFUSI
Volume 3, No.2 Juli 2020
49
PENDAHULUAN
Teknologi merupakan sarana yang digu-
nakan untuk kelangsungan, kenyamanan
dan kemudahan hidup manusia. Saat ini,
teknologi diperlukan dalam hal pengelo-
laan aset yang ada di dalam organisasi a-
tau yang biasa disebut dengan Sistem In-
formasi Manajemen Aset (SIMA) untuk
memudahkan identifikasi dan penatau-
sahaan aset. Kegiatan identifikasi dan
penatausahaan bertujuan untuk mem-
peroleh informasi yang akurat, lengkap
dan mutakhir mengenai kekayaan daerah
yang dimiliki atau dikuasai oleh peme-
rintah daerah [1]. SIMA adalah kumpul-
an elemen-elemen yang terintegrasi un-
tuk mengolah data menjadi informasi
mengenai aset. Tujuan dari SIMA yaitu
untuk pengamanan aset, tertib admi-
nistrasi dan pengendalian atau penga-
wasan aset. Pengelolaan aset juga men-
dukung kegiatan operasional suatu
instansi setiap harinya, tidak adanya in-
formasi yang tepat untuk mengelola aset
dapat menghambat kegiatan operasional.
Menurut Hartono dalam [2] tertib doku-
men aset berkaitan dengan upaya penye-
diaan dan pendataan dokumen yang
menyertai keberadaan aset, sedangkan
tertib administrasi lebih dimaksudkan
pada upaya membangun prosedur penge-
lolaan aset mulai saat pengadaan, pe-
rubahan data, hingga penghapusan aset.
Penatausahaan adalah sebuah konsep
dalam membuat prosedur kegiatan
pengelolaan aset atau Barang Milik
Daerah (BMD) yang terdiri dari pembu-
kuan, inventarisasi dan pelaporan asset/
BMD [3]. Kegiatan penatausahaan disu-
sun pada buku inventaris yang menun-
jukkan semua kekayaan daerah yang ber-
sifat kebendaan bergerak maupun yang
tidak bergerak. Buku inventaris juga
memuat data berupa nomor, spesifikasi
barang, bahan, asal/cara perolehan ba-
rang, ukuran barang/konstruksi, satuan,
keadaan barang, jumlah barang dan
harga, serta keterangan [4].
Penatausahaan BMD dimulai dari unit
terkecil dalam pemerintahan daerah yai-
tu pada kantor desa. Kantor desa memer-
lukan sistem inventarisasi aset tetap un-
tuk memudahkan dalam pendataan, pen-
catatan, pelaporan, pengawasan dan per-
tanggungjawaban pengguna aset. Salah
satu permasalahan yang ada di kantor
desa yaitu belum memiliki sistem infor-
masi manajemen aset untuk mendukung
kegiatan inventarisasi aset tetap. Ke-
giatan inventarisasi aset dilakukan secara
manual dengan menggunakan buku
besar dan aplikasi Microsoft Word se-
derhana dan tidak rutin dilakukan. Hal
tersebut dinilai tidak efisien karena jum-
lah aset yang dimiliki kantor desa tidak
sedikit sehingga menghabiskan waktu
yang banyak dalam melakukan pen-
catatan aset. Selain itu, sulitnya melapor-
kan jumlah dan kualitas aset yang dimi-
liki secara pasti karena tidak tertib nya
administrasi pencatatan aset. Berdasar-
kan permasalahan tersebut maka perlu
dilakukan perancangan Sistem Informasi
Manajemen Aset (SIMA) mengenai in-
ventarisasi aset tetap pada kantor desa di
Wilayah Kabupaten Bandung Barat.
METODE
Metode pelaksanaan program pengabdi-
an kepada masyarakat dimulai dengan
melakukan observasi awal ke kantor-
kantor desa wilayah Kabupaten Bandung
DIFUSI
Volume 3, No.2 Juli 2020
50
Barat untuk mengetahui sistem pen-
catatan aset tetap yang dilakukan oleh
perangkat kantor desa. Hasil observasi
awal ditemukan beberapa permasalahan
yang selanjutnya dianalisis lebih menda-
lam dengan melakukan wawancara kepa-
da perangkat desa terkait dengan kegiat-
an penatausahaan aset tetap kantor desa.
Dari hasil observasi didapatkan informa-
si bahwa penatausahaan aset masih dila-
kukan secara manual, sehingga perlu di-
buat rancangan aplikasi sistem informasi
manajemen aset tetap untuk memudah-
kan proses penatausahaan aset tetap di
kantor desa. Tahapan-tahapan pelaksa-
naan program pengabdian kepada ma-
syarakat adalah sebagai berikut:
1. Focus Group Discussion
Diskusi awal terkait dengan penentuan
konsep dan konten mengenai aplikasi
sistem informasi manajemen aset tetap
yang akan dibuat untuk memudahkan
kegiatan penatausahaan/inventarisasi a-
set oleh perangkat desa.
2. Perancangan SIMA
Perancangan aplikasi sistem informasi
manajemen aset tetap dengan menggu-
nakan software Microsoft Office Access.
Konsep dari aplikasi berfokus pada cara
pencatatan aset dengan menggunakan
format-format yang telah disesuaikan
dengan Peraturan Pemerintah [5] tentang
pedoman teknis pengelolaan Barang
Milik Negara/Daerah. Format yang
dirancang di dalam aplikasi SIMA be-
rupa Kartu Inventaris Barang (KIB) se-
bagai menu utama yang digunakan untuk
mencatat aset-aset tetap yang terbagi
menjadi 7 golongan.
3. Pilot Test
Dilakukan uji coba penggunaan aplikasi
SIMA yang telah selesai terlebih dahulu
untuk mengetahui ada atau tidaknya
kegagalan sistem ataupun kesalahan-ke-
salahan yang muncul dari segi teknis dan
konten.
4. Revisi Aplikasi SIMA
Revisi dilakukan setelah diketahui ada-
nya kesalahan baik secara teknis maupun
secara konten dengan cara melakukan
penambahan kolom-kolom tugas di ma-
sing-masing menu sesuai dengan standar
dari peraturan pemerintah. Selain itu
juga dilakukan perbaikan terkait dengan
tombol aksi untuk penginputan dan pe-
nyimpanan data.
5. Sosialisasi Aplikasi
Aplikasi yang sudah dilakukan perba-
ikan secara teknis dan isi konten, selan-
jutnya dilakukan sosialisasi penggunaan
kepada 10 kantor desa di wilayah Ka-
bupaten Bandung Barat dan pemberian
aplikasi kepada perangkat desa. Pada
tahap ini tim PKM memberikan sosiali-
sasi mengenai cara penggunaan aplikasi
SIMA dengan memandu langsung pe-
rangkat desa saat melakukan praktek
penggunaan aplikasi dengan mengguna-
kan komputer. Materi mengenai inventa-
risasi aset dan sistem informasi manaje-
men aset disampaikan sebagai bentuk
dari tambahan informasi untuk perangkat
desa mengenai penerapan kegiatan in-
ventarisasi aset di kantor desa.
DIFUSI
Volume 3, No.2 Juli 2020
51
6. Pemantauan
Dilakukan pemantauan langsung ke kan-
tor desa setelah sosialisasi penggunaan
aplikasi dengan jarak waktu 2 (dua)
minggu. Tujuan dari pemantauan adalah
untuk mengetahui apakah terdapat
kendala atau kesulitan yang dialami pe-
rangkat desa dalam menggunakan/
mengoperasikan aplikasi yang telah di-
berikan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Langkah awal dalam perancangan ap-
likasi adalah focus group discussion ter-
kait konsep dan konten yang dimasukan
ke dalam aplikasi SIMA aset tetap dalam
bentuk Microsoft Access. Focus Group
Discussion juga dilakukan untuk menen-
tukan format Kartu Inventaris Barang
(KIB) yang sesuai dengan peraturan pe-
merintah yaitu Permendagri No. 17
Tahun 2007 tentang pedoman teknis pe-
ngelolaan barang milik daerah, dimana
Kartu Inventaris Barang berfungsi dalam
proses pencatatan aset tetap.
Aplikasi SIMA yang dirancang memiliki
beberapa action (tindakan) seperti pen-
daftaran username, login, input data,
simpan rekaman data, ubah rekaman da-
ta, cetak laporan, eksport data ke Micro-
soft Excel dan kembali ke halaman uta-
ma. Aplikasi SIMA dirancang dengan
menyesuaikan kebutuhan perangkat desa
dalam melakukan kegiatan inventarisasi
aset KIB yang akan menjadi menu utama
dari aplikasi SIMA terbagi menjadi
beberapa klasifikasi sebagai berikut:
a. KIB Tanah
b. KIB Mesin dan Peralatan
c. KIB Gedung dan Bangunan
d. KIB Jalan, Irigasi dan Jaringan
e. KIB Aset Tetap lainnya
f. KIB Konstruksi dalam pengerjaan
g. Kartu Invetaris Ruangan, dan
h. Buku Inventarisasi
Tampilan aplikasi yang dibuat dapat
dilihat pada Gambar 1.
Aplikasi SIMA yang dirancang memiliki
beberapa action (tindakan) seperti pen-
daftaran username, login, input data,
simpan rekaman data, ubah rekaman da-
ta, cetak laporan, eksport data ke Micro-
soft Excel dan kembali ke halaman uta-
ma. Aplikasi SIMA dirancang dengan
menyesuaikan kebutuhan perangkat desa
(dalam hal ini disebut sebagai pengguna)
dengan tampilan interface aplikasi yang
bersifat user friendly agar mudah digu-
nakan. Ketika pengguna sudah masuk
kedalam sistem (login) maka pengguna
dapat memilih menu KIB yang dibutuh-
kan untuk melakukan input data, edit, ha-
pus, ataupun cetak data.
Pembuatan aplikasi menghabiskan wak-
tu selama 1 (satu) bulan dengan dua lu-
aran yang didapatkan yaitu berupa apli-
kasi SIMA dan video tutorial. Sebelum
dilakukan sosialisasi dilakukan pilot test
oleh tim PKM untuk melihat apakah ter-
dapat cacat pada sistem maupun teknis
pada aplikasi. Setelah kesalahan dan ke-
kurangan ditemukan maka dilakukan
perbaikan untuk menyempurnakan apli-
kasi sebelum disosialisasikan kepada pe-
rangkat desa. Tahap selanjutnya adalah
kegiatan sosialisasi berupa penyampaian
materi terkait inventarisasi aset dan sis-
tem informasi manajemen aset serta
praktek penggunaan aplikasi SIMA de-
ngan bimbingan langsung dari tim PKM.
Sosialisasi dilakukan pada hari Kamis
DIFUSI
Volume 3, No.2 Juli 2020
52
tanggal 10 Oktober 2019 berlokasi di
Gedung P2T Ruang Laboratorium Kom-
puter 8, Lt. 3 Politeknik Negeri Ban-
dung. Kegiatan sosialisasi berlangsung
dari pukul 08.00 hingga pukul 11.30
WIB.
Kegiatan sosialisasi dihadiri oleh 16
perwakilan perangkat desa dari kantor
desa di wilayah Kabupaten Bandung Ba-
rat. Peserta pelatihan mendapatkan se-
minar kit yang terdiri dari materi sosi-
alisasi, notebook, pulpen, map plastik,
paper bag, DVD yang berisi aplikasi
SIMA dan video tutorial penggunaan ap-
likasi SIMA. C dapat dilihat pada
Gambar 2.
Gambar 1. Tampilan Aplikasi yang Dibuat
Gambar 2. Dokumentasi Kegiatan Sosialisasi yang Dilakukan
DIFUSI
Volume 3, No.2 Juli 2020
53
Tahap akhir dari kegiatan yang dilaku-
kan tim PKM adalah melakukan kegia-
tan pemantauan penggunaan aplikasi de-
ngan cara melakukan kunjungan ke kan-
tor-kantor desa secara random. Dalam
kunjungan tersebut, tim pelaksana ber-
diskusi dengan perangkat desa mengenai
hambatan yang ditemui terkait dengan
penggunaan aplikasi SIMA. Dari hasil
diskusi didapatkan informasi bahwa
aplikasi sangat berguna karena bersifat
user friendly dan sangat sederhana se-
hingga mudah untuk dioperasikan. Pada
kesempatan tersebut tim pelaksana juga
memberikan modul fisik untuk perang-
kat desa sebagai pedoman dalam meng-
gunakan aplikasi serta memberikan in-
formasi pemahaman mengenai sistem in-
formasi manajemen aset dan inventarisa-
si aset tetap.. Dokumentasi kegiatan pe-
mantauan yang dilaksanakan dua ming-
gu setelah kegiatan sosialisasi dapat dili-
hat pada Gambar 3.
Gambar 3. Dokumentasi kegiatan pemantauan
Tahap finalisasi lainnya adalah pembu-
atan laporan akhir kegiatan pengabdian
masyarakat yang ditujukan kepada Unit
Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
(UPPM) Polban. Penyusunan laporan
akhir disertai dengan dokumen adminis-
tratif dan output berupa aplikasi SIMA
inventarisasi aset yang mendukung ter-
laksananya program ini dengan baik.
KESIMPULAN
Berdasarkan kegiatan yang telah dila-
kukan dapat disimpulkan bahwa pena-
tausahaan aset tetap pada kantor desa di
wilayah Kabupaten Bandung Barat ma-
sih sangat minim dan dilakukan secara
manual. Hal ini menyebabkan sulitnya
mengidentifikasi aset tetap yang dimiliki
kantor desa dan tidak diketahui secara
pasti kualitas aset karena tidak terlak-
sananya tertib administrasi. Berdasarkan
hal tersebut, kegiatan PKM yang telah
dilakukan menghasilkan beberapa luar-
an, yakni:
a. Aplikasi SIMA Inventarisasi aset
dalam bentuk Microsoft Access
yang telah dirancang dan dikonsep
sesuai dengan kebutuhan perangkat
DIFUSI
Volume 3, No.2 Juli 2020
54
desa untuk melakukan kegiatan pen-
catatan aset di setiap kantor-kantor
desa.
b. Telah dilakukan sosialisasi penggu-
naan aplikasi SIMA Inventarisasi A-
set dalam rangka peningkatan pema-
haman kegiatan inventarisasi aset
melalui Sistem Informasi Manaje-
men Aset.
c. Melalui aplikasi SIMA inventta-
risasi aset, perangkat desa sudah
mampu memanfaatkan aplikasi
yang telah diberikan untuk melaksa-
nakan kegiatan pencatatan aset ka-
rena aplikasi dinilai sederhana dan
bersifat user friendly saat diope-
rasikan.
UCAPAN TERIMAKASIH
Artikel ini tidak lepas dari kontribusi
banyak pihak yang telah membantu te-
rutama kepada pihak UPPM Polban yang
telah mendanai dan mendukung kegiatan
program pengabdian masyarakat ini.
Selain itu kami juga mengucapkan teri-
makasih kepada para perangkat desa
yang menjadi mitra dalam program PKM
ini yang telah bersedia mengikuti so-
sialisasi dan berkenan menggunakan
aplikasi kami sebagai bagian dari opera-
sional dalam kegiatan dikantor desa. Ti-
dak lupa juga kami ucapkan terima kasih
kepada tim jurnal DIFUSI dan para re-
viewer yang telah banyak memberikan
kritik dan saran sehingga artikel ini dapat
dipublikasikan. Besar harapan kami
artikel ini dapat bermanfaat dan dapat
menjadi salah satu rujukan dalam me-
lakukan penatausahaan aset agar lebih
baik lain.
REFERENSI
[1] E. Widayanti, “Pengaruh Manaje-
men Aset Terhadap Optimalisasi Pe-
manfaatan Aset Tetap Pemerintah
Daerah (Studi Kasus di Kabupaten
Sragen),” Master, Universitas Sebe-
las Maret, Surakarta, 2010.
[2] D. S. Sriyanto, “Rancang Bangun
Sistem Informasi Manajemen Aset
Berbasis Web untuk Optimalisasi
Penelusuran Aset di Teknik Industri
UNDIP,” Jurnal Teknik Industri,
11(3), pp. 187-196, 2016.
[3] A. Rachmawati, Herawati, dan Ar-
nan, “Optimalisasi Penggunaan
Teknologi Informasi dalam Penata-
usahaan Asset/ Barang Milik Dae-
rah,” Jurnal Aset (Akuntansi Riset),
10(2), pp. 189-197, 2018.
[4] Jamaludin, “Pengaruh Inventarisasi
Aset, Legal Audit Aset, dan Penilai-
an Aset terhadap Optimalisasi Aset
tetap (Tanah dan Bangunan) Milik
Pemerintah Provinsi NTB,” Jurnal
Sekuritas, 1(1), pp. 2581-2696,
2017.
[5] Peraturan Menteri Dalam Negeri,
“Pedoman Teknis Pengelolaan
Barang Milik Daerah,” Jakarta,
2017.