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MEMORIAS DEL XIII CONGRESO DE ARCHIVOLOGÍA DEL MERCOSUR
21 - 25 de octubre de 2019. Montevideo - Uruguay
ISSN: 2730-518X
Congreso de Archivología del MERCOSUR. (2021). Memorias del XIII Congreso de Archivología del
MERCOSUR. Paradigmas de los archivos en las políticas públicas. Conferencias, ponencias, carteles
y conclusiones. Montevideo, 21 al 25 de octubre de 2019. Montevideo: IMPO.
ISSN: 2730-518X
Diseño y diagramación – IMPO
Organizadores:
Asociación Uruguaya de Archivólogos
Archivo General de la Nación - Uruguay
Presidenta de Honor:
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Comisión Organizadora Central: Consejo Asesor del CAM:
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Stella Infante Rosso - Secretaria Celso Cabrera González
Mirtha Duarte - Tesorera Mireya Callejas
Mónica Martins Mariela Contreras
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Beatriz Muiño Helloísa Liberalli Bellotto
Mauricio Vázquez Ana Célia Navarro de Andrade
Luis Oporto Ordóñez
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Comité Académico: Coordinadores de eventos paralelos:
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Liliana Gargiulo Ramón Alberch i Fugueras
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MEMORIAS DEL XIII CONGRESO DE
ARCHIVOLOGÍA DEL MERCOSUR
Paradigmas de los archivos en el contexto de las políticas públicas
Conferencias, ponencias, carteles y conclusiones
Montevideo, 21 al 25 de octubre de 2019
Montevideo, 2021
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Conferencia Magistral
Los riesgos y retos del patrimonio documental en el soporte digital
Vicent Giménez Chornet1
Introducción
El surgimiento del soporte digital ha propiciado que en este siglo se generalice su uso en la
sociedad, fundamentalmente en las imágenes digitales, y especialmente su uso en las adminis-
traciones públicas, empresas y organizaciones, sobre todo para los documentos electrónicos
generados en su actividad. Desde su aparición, la polémica de la conservación de los docu-
mentos digitales le ha acompañado, y le acompaña, como uno de los principales riesgos por
su utilización. Hay una serie de elementos y características que le son adversos y otros que
resultan ventajosos en nuestra Sociedad de la Información, impulsada por la demanda de resul-
tados inmediatos y pertinentes en las búsquedas documentales. Priorizar en las características
adversas o en las ventajosas da argumentos a los detractores o a los seguidores de la sociedad
digital.
La Sociedad de la Información, con su componente digital, ya ha llegado, y la satisfacción por
las ventajas está produciendo un aumento generalizado, en todos los países, de la utilización de
los documentos digitales como evidencia de sus actividades. Empresas, gobiernos, asociacio-
nes, y también personas particulares, usan el soporte digital como único medio para testimoniar
sus acciones: contrataciones de actividades de negocio empresarial, procedimientos adminis-
trativos de los gobiernos, gestiones de las organizaciones o asociaciones, o fotografías digitales
personales.
La preservación es un reto que los generadores de recursos digitales tendrán que afrontar
tarde o temprano, y deberán aplicar unas buenas prácticas que ya han sido identicadas por
quienes han iniciado este camino (Keefer, 2005), con la ventaja reciente de que ya disponemos
de instrumentos y aplicaciones que nos ayudan en la identicación y valoración de los recursos
digitales (Moro Cabero, 2018). Existen más riesgos para asegurar que el patrimonio documental
digital se pueda utilizar en un futuro.
Desde la aparición del documento digital hemos avanzado en dos aspectos: por una parte, en
su paulatina introducción en nuestra actividad cotidiana (y aquí resaltamos los avances conse-
guidos en la administración electrónica que generan documentos de archivo electrónicos) y, por
otra parte, en el conocimiento de sus riesgos y cómo afrontarlos. Pero, sin embargo, aún vemos
que existen problemas ¿por qué las administraciones no avanzan en su implementación? ¿a qué
se deben los fracasos, reticencias o retrasos en la implementación de una gestión de los docu-
mentos electrónicos de archivo? Las generaciones más jóvenes, nacidas en el entorno digital, no
entienden por qué hay carencias en la administración electrónica y, en contra, las generaciones
mayores señalan las inseguridades de dicha administración.
1 Universitat Politècnica de València, vigicho@har.upv.es
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¿Cómo hemos evolucionado aprendiendo de los errores y las carencias?
Cuando aún no teníamos la seguridad en el uso del documento electrónico en las adminis-
traciones, estas centraron su actividad en la comunicación telemática de información entre los
organismos. En el entorno de la Unión Europea se impulsó un gran proyecto, cuyo reto era la
creación de unas redes transeuropeas destinadas al intercambio electrónico de datos entre ad-
ministraciones, conocido como IDA (Unión Europea, 1999). Este proyecto ha ido evolucionando
con diferentes nombres, y con un gran presupuesto para avanzar en la administración electróni-
ca, promoviendo estudios y proyectos especícos para dar solución a los retos planteados (pos-
teriormente se le nombró IDABC, http://ec.europa.eu/idabc/en/home.html). Uno de los resultados
más acertados fue el que ha llevado a cabo el DLM Forum (http://www.dlmforum.eu/), acrónimo
del francés “données lisibles par machine” (datos legibles por máquina), que impulsaron el es-
tándar europeo MoReq (Modelo de requisitos para la gestión de los documentos electrónicos),
cuya primera edición se publicó en 2001, actualmente se difunde la versión MoReq2010 (https://
moreq.info/). Con esta especicación eminentemente práctica se describen las acciones esen-
ciales que se deben realizar para garantizar una correcta gestión de los documentos electrónicos
y su conservación a lo largo del tiempo. De forma paralela, los NARA (los archivos nacionales de
EEUU, National Archives and Records Administration) publicaron en el 2002 la primera versión
de ERA (Electronic Records Archives), un modelo de requerimientos para gestionar el ciclo de
vida completo de los documentos electrónicos, incluyendo también el procesamiento del ciclo
de vida parcial para documentos no electrónicos (NARA, 2010). También en la primera década
de este siglo en Australia implementaron los requerimientos EDRMS (Electronic Document and
Records Management System) para indicar las necesidades de los sistemas de gestión de docu-
mentos electrónicos corporativos, y que en 2008 publicaron el Standard on digital recordkeeping;
cabe señalar que los australianos son los que redactaron el estándar AS 15489.1 (ISO, 2017)
sobre Gestión de Documentos. Los responsables de EDRMS puntualizan que es una herramien-
ta tecnológica habilitadora para gestionar la información tanto de los documentos digitales como
de los documentos en papel, y que por tanto no cumplirá con todas las necesidades de gestión
de información, ni resolverá todos los problemas; su uso debe ser parte de un Programa de Ges-
tión de Documentos o de Gobernanza de la Información más amplio, con personal cualicado y
respaldado por estándares, capacitación y soporte, procedimientos y monitoreo. Finalmente, en
el otro aspecto en el que se ha avanzado mucho es en el conocimiento técnico y en la práctica
de la interoperabilidad entre las administraciones. En España, una ley de 2010 reguló el Esque-
ma Nacional de Interoperabilidad, que ha generado posteriormente diferentes normas técnicas
especícas (Gobierno de España, 2019) para garantizar tecnológicamente la interoperabilidad
entre las administraciones públicas, entre ellas la de “Documento electrónico” y la de “Expediente
electrónico”.
¿Qué sabemos de los riesgos y retos existentes en la gestión de los documentos
electrónicos?
En la gestión de los documentos electrónicos queremos conseguir que estos estén correcta-
mente depositados, identicados, que se puedan recuperar y que en un futuro sean igualmente
accesibles con la garantía de integridad, autenticidad y visualización de cuando fueron creados.
En las actuales administraciones vamos a tener que convivir con documentos digitalizados que
integraremos en el sistema de gestión documental que contiene los documentos nacidos digital-
mente.
Los principales riegos identicados los podemos agrupar en diversas categorías:
Riesgos técnicos: en el DLM Forum de 2002 el tema principal era el acceso y preservación
de la información electrónica, donde ya se reconocía que “se necesitan soluciones que garan-
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ticen la accesibilidad a largo y corto plazo y la recuperación inteligente del conocimiento alma-
cenado en sistemas de archivos y gestión de documentos” (DLM Forum, 2002: 23). Aquí ya se
indicó que la industria de las TIC debía resolver los siguientes riesgos técnicos:
1. Captura, indexación y autocategorización.
2. Formatos y conversión de documentos.
3. Gestión de contenidos.
4. Acceso y protección.
5. Disponibilidad y conservación.
Desde el 2002 podemos armar que han surgido empresas potentes que han dado solución a
estos riesgos en la implementación de sistemas de gestión de documentos de archivo.
En cuanto a la “Captura, indexación y autocategorización”, la creación de software especíco
de archivos, usable en distintos sistemas operativos, e integrado en el hardware, ya permite que
el documento nacido digitalmente o el documento digitalizado se pueda describir, indexar o au-
tocategorizar.
En cuanto a los “Formatos y conversión de documentos” se ha conseguido que a partir de los
formatos más comunes de generación de documentos se puedan convertir a PDF/A, respalda-
dos por la norma ISO 19005-1:2005
En cuanto a la “Gestión de contenidos” también se ha conseguido la creación de un software
especíco para la gestión de contenidos de archivos que cumpla con las normas internacionales
de descripción archivística, incorporando en dicha gestión la identicación y visualización de los
documentos digitales.
En cuanto al “Acceso y protección” se ha logrado que los sistemas realicen una gestión de
usuarios, estableciendo permisos de acceso, y sobre todo que el software controle la trazabili-
dad, para registrar quién, cuándo y a qué ha accedido en el archivo digital, registrando el sello
de tiempo, estableciendo unos niveles de protección de carácter técnico elevados, no solo por el
acceso de la comunidad implicada sino también para protegerse de los posibles ataques que se
puedan recibir del exterior.
En cuanto a la “Disponibilidad y conservación” también se ha conseguido que el software y
el hardware resuelvan los requisitos de preservación de los documentos electrónicos para que
estos estén disponibles a lo largo del tiempo, debiendo ser accesibles y utilizables, allí donde
es imprescindible seguir una pertinente política de preservación de documentos por parte de la
organización. Para ello es recomendable seguir la norma ISO 16175 (2010) sobre “Principios y
requisitos funcionales para documentos en entornos de ocina electrónica” que consta de tres
partes, y la norma ISO/TR 18492: 2005 sobre “Conservación a largo plazo de información elec-
trónica basada en documentos”.
Pero también, desde esa fecha, y con las experiencias en dicha implementación, se identica-
ron nuevos riesgos técnicos a los que se les ha dado solución:
6. Los metadatos. Los requisitos de una metainformación aparecen a mediados de los 90
aplicada a la gestión de los documentos electrónicos (Méndez Rodríguez, 2003), esto propició
que surgieran estándares y esquema de metadatos para cumplir con los requisitos de las nor-
mas internaciones de descripción archivística, tanto de la ISAD (G) y la ISAAR-CPF, como de
la EAD y la EAC-CPF, estas sujetas a la sintaxis en XML. Se ha conseguido que el software de
archivos gestione estos metadatos que abarcan tanto los campos de la descripción archivística
como los campos de la indización mediante un lenguaje documental, generalmente de tesau-
ros (Giménez Chornet, 2011a, 2011b). En la actualidad casi todo el software permite también
que esa gestión electrónica se difunda por internet, con altos niveles de éxito en los esquemas
de metadatos para la descripción, pero de forma decepcionante con la escasa aplicación en la
indización, a pesar de que tecnológicamente es posible. Con el desarrollo de la Web Semánti-
ca y los Linked Data se ha conseguido que los metadatos de la descripción archivística puedan
interoperar con otras ontologías para enriquecer dicha descripción (Hidalgo-Delgado, et al.,
2016), a veces utilizando datos enlazados SKOS (Simple Knowledge Organization System,
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https://www.w3.org/2004/02/skos/). Para el desarrollo de las buenas prácticas en este sector,
ISO publicó la norma número 23081, en 2006, titulada Metadata for records, actualizada más
recientemente (ISO, 2017)
7. Redes e interoperabilidad. Con la irrupción de la comunicación telemática de sedes elec-
trónicas situadas en cualquier punto geográco, la industria de las TIC debía resolver los riesgos
derivados de la ecacia y la seguridad en la creación de redes de archivos y en la implementa-
ción de la interoperabilidad de datos e información. En la primera década de este siglo no solo
se consiguió de forma exitosa la creación de redes de archivos en diferentes estados sino la
creación de redes supranacionales, como el Portal de Archivos Europeo (https://www.archives-
portaleurope.net/es/home). Esto ha sido posible gracias al proyecto APEnet, iniciado en 2009,
que debía resolver cómo crear una red de doce archivos nacionales de la Unión Europea para
compartir la publicación de datos e información, aunque cada organismo tenía el control total de
su procesamiento. La conversión local del esquema de metadatos a EAD, y de ahí a apeEAD,
fue una de las soluciones para la viabilidad del proyecto, que reúne actualmente 7.070 archivos
o instituciones archivísticas. Paralelamente, las administraciones públicas buscaron dar solución
a la interoperabilidad de datos custodiados por cada una de ellas en bases de datos electrónicas.
A principios de este siglo se experimentaron diferentes proyectos, denominados en España de
Ventanilla Única, que debían resolver el reto de intercambio de información para que el ciudada-
no no aportase documentos que eran custodiados por otras administraciones públicas. Los fra-
casos de dichos proyectos pusieron de relieve que una de las primeras cuestiones a resolver era
la correcta gestión de los datos custodiados, la uniformidad de esquemas y la normalización de
las sedes electrónicas. El segundo decenio de este siglo ha sido el de los grandes avances en la
práctica de la interoperabilidad, en el que se han abordado las cuestiones de metadatos para la
gestión de los documentos digitales, la digitalización de documentos para incorporarlos a los sis-
temas locales de las sedes electrónicas, los metadatos de un expediente electrónico, el esquema
del modelo de datos (generalmente en formato XSD, XML Schema Definition), la autenticidad del
documento electrónico con la rma o cifrado electrónico, la implantación de políticas de gestión
de documentos electrónicos que registran el esquema de metadatos usado o los requisitos para
la conexión de la red de las administraciones públicas.
8. Evaluación. A partir de la literatura anglosajona se han generalizado los conceptos de re-
tención y disposición, traducidos literalmente al español, que indican el proceso de evaluar los
documentos de archivo, con procedimientos jurídicos para dar legalidad a los calendarios de
conservación, determinando qué documentos se van a conservar, durante cuánto tiempo, y cua-
les se van a destruir. En el entorno electrónico el software debe resolver el riesgo que supone la
destrucción de documentos sin el pertinente proceso de retención y disposición. Por otra parte,
esto supone un reto para los archiveros, acostumbrados a custodiar todos los documentos, ya
que a sus tareas habituales se debe incorporar la evaluación de las series documentales, no
solamente de las generadas en papel, sino también de la actual administración electrónica, para
identicar qué conservar y qué destruir de forma legal. Con la irrupción de los datos abiertos y
los big data también corresponde al archivero garantizar la integridad de los datos durante todo
el proceso y en la etapa nal de difusión con su evaluación (Thurston, et al., 2014).
Riesgos de seguridad: desde la aparición de la red, uno de los principales riesgos es el
de la seguridad de los sistemas de información. La preocupación de que deciencias internas
y ataques externos puedan destruir los documentos electrónicos es patente en todas las or-
ganizaciones. Un sistema de gestión de la seguridad está separado de un sistema de gestión
de la información, aunque este depende del buen funcionamiento de aquel. Los profesionales
del sistema de seguridad son los informáticos, quienes deben realizar de manera continua un
adecuado análisis de la gestión de riesgos. Toda organización debe disponer de una Política de
Seguridad de la Información donde se plasmarán no solo los requisitos y servicios de la segu-
ridad, sino también los órganos responsables de impulsar, elaborar y mantener una normativa
especíca de seguridad y sus procedimientos operativos. Hay dos normas ISO que pueden
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ayudar a una organización en la implantación de un Sistemas de Seguridad de la Información,
la ISO 27001 sobre los requisitos (ISO, 2013) y la ISO 27005 sobre la gestión de riesgos (ISO,
2018). Con los avances tecnológicos en el entorno de Internet las amenazas para acceder a las
infraestructuras de las organizaciones, con intenciones maliciosas, obliga a abordar la seguridad
de la información con requerimientos cada vez más sosticados. Junto al progreso tecnológico
y la aparición del big data se vuelve aún más complicado los requisitos para la protección de
dichas infraestructuras (Moulos, et al., 2018). En la actualidad se amplían estos riesgos a lo que
se denomina Sistema de Gestión de Evidencias Electrónicas, como parte “del sistema de gestión
general, basada en un enfoque de riesgo empresarial, que se establece para crear, implementar,
hacer funcionar, supervisar, revisar, mantener y mejorar de manera segura la administración de
las evidencias electrónicas” (AENOR, 2013).
Riesgos legales: el principal riesgo es la ausencia de una normativa jurídica que respalde
la validez de los trámites de los documentos electrónicos. Las administraciones públicas están
generando documentos y datos electrónicos que necesitan un marco legal, en cada país, que
respalde su valor probatorio para adecuarse a los retos de nuestra sociedad digital. La normativa
jurídica tiene como reto regular los siguientes aspectos:
• El acceso a la información digital. Con el desarrollo de los archivos electrónicos la ciudada-
nía exige que se trasladen a la red los derechos de acceso que el marco jurídico de cada
país contempla para los soportes en papel. La ciudadanía es cada vez más exigente en
que esta información digital no solamente sea accesible sino también usable. La normativa
jurídica deberá regular un mínimo de normas de usabilidad para que los ciudadanos loca-
licen en el menor tiempo posible la información que les interese. Una medida conveniente
es regular la carpeta del ciudadano, donde este podrá localizar sus trámites.
• Los derechos de los documentos digitales, especialmente si existen algunos relacionados
con la propiedad intelectual o con patentes y secretos industriales y comerciales.
• La privacidad. El incremento de la difusión de información personal en Internet (con datos
de documentos administrativos indizados por Google) ha puesto de relieve la falta de un
marco regulador de la protección de la privacidad. Frente al derecho a saber ha surgido
el concepto de olvido digital, donde el desafío está en lograr “un marco regulador de la
privacidad adecuado que consiga un efectivo equilibrio entre los intereses en juego, entre
los intereses económicos de las empresas, la innovación y el crecimiento, la libertad de
expresión e información, los intereses de los ciudadanos a la salvaguarda de su privacidad
y seguridad nacional” (Álvarez Caro, 2015, pág. 19).
• La transparencia. El ejercicio de la transparencia por las organizaciones necesita que se
regulen las obligaciones y los límites en la difusión de los contenidos. El incremento de la
administración electrónica facilita la difusión de la información sobre los poderes públicos
y sus actos.
• La sede electrónica. La normativa jurídica de cada país debe regular la sede electrónica
de las administraciones u organizaciones, donde se deben centralizar los procedimientos
administrativos y los servicios que prestan, que garantizarán la validez de los actos y do-
cumentos digitales realizados.
• La rma electrónica. Bien por un sistema de encriptación o bien por una rma electrónica
ligada a un documento nacional de identidad, la normativa jurídica dará validez al uso de
esta tecnología cuando cumpla los requisitos establecidos de autenticidad. La rma elec-
trónica, con el sellado de tiempo, es una de las garantías más rmes de la autenticidad e
integridad del documento electrónico como evidencia.
• La valoración documental. Aunque el concepto de valoración documental nació como forma
y procedimiento de resolver qué documentos conservamos y qué documentos destruimos,
también en la gestión de los documentos electrónicos se deben regular los procedimientos
para, desde un inicio, dejar establecidos los calendarios de conservación. La dejadez, en
la administración electrónica, de la valoración documental implica la acumulación total de
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los documentos, ocupando un espacio que puede encarecer el coste de la infraestructura
y la rapidez en la recuperación de la información.
• La interoperabilidad. Cada estado debe regular un esquema nacional de interoperabilidad
que garantice el intercambio de datos e información entre sus administraciones. Para ello
se deben regular modelos de intercambio de datos que aseguren la interoperabilidad se-
mántica y el uso de estándares para la ecacia de la interoperabilidad técnica.
• La reutilización. La reutilización de la información que se custodia en las administraciones
públicas puede impulsar la economía de los países. Se debe regular qué tipo de informa-
ción y cómo se debe gestionar esta información para hacerla accesible a los ciudadanos,
por regla general mediante portales de datos abiertos que pueden ofrecer, como en el caso
de los países de la Unión Europea (https://data.europa.eu/euodp/es/about), datos geo-
grácos, nancieros, estadísticos (criminalidad, salud, medio ambiente, etc.), resultados
electorales e incluso actos jurídicos.
• La conservación. Una de las nalidades de los archivos de los documentos electrónicos es
su conservación para que puedan ser usados en un futuro. El marco jurídico debe regular
las estrategias que deben aplicar las organizaciones para garantizar la conservación a
corto y largo plazo.
• La custodia. Si bien la custodia de los documentos va inherente a su productor, también
sabemos que a lo largo del tiempo los productores quieren transferir sus documentos a
otros archivos cuando su uso ya no es habitual. Aunque los archivos electrónicos son aún
jóvenes, ya hay casos de transferencia de documentación electrónica producida por algu-
nos de ellos a una custodia por un archivo denitivo/histórico bajo la responsabilidad de un
archivero. El marco jurídico debe regular el sistema de transferencias, especialmente en
los aspectos semánticos y en los técnicos.
• El sistema nacional de archivos. La regulación a nivel jurídico del sistema estatal de ar-
chivos es esencial para que las instituciones productoras y las archivísticas conozcan su
situación de correlación jerárquica y los organismos directivos que impulsarán la política
archivística nacional.
• La rendición de cuentas. Las normas jurídicas de buena gobernanza tienen que garantizar
la rendición de cuentas a través de una ecaz gestión de los documentos.
• La prestación de servicios. Los documentos electrónicos son, cada vez más, el soporte de
los servicios prestados por las administraciones o las organizaciones. En el caso de las
administraciones públicas se debe regular el catálogo de los servicios públicos, con los
derechos y obligaciones de sus usuarios, estructura funcional, competencias, nanciación
y gestión, entre otros.
• La política de gestión de documentos electrónicos. Las administraciones públicas deben
publicar esta política, donde se establecerán las directrices para la creación y gestión de los
documentos electrónicos, asignando responsabilidades y deniendo los criterios técnicos
que implementarán para garantizar la autenticidad, abilidad y uso a lo largo del tiempo.
Riesgo económico: algunos proyectos de sistemas de gestión de documentos electrónicos
se han suspendido o han fracasado por falta de nanciación. Es imprescindible que las orga-
nizaciones garanticen una estabilidad nanciera cuando se inicia un proyecto de gestión en el
entorno de las Tecnologías de la Información. Para ello es conveniente que en los presupuestos
de la organización o de las administraciones se garantice una partida para la implementación,
mantenimiento y ampliación futura de un sistema de gestión de documentos electrónicos, y que
los dirigentes asuman la responsabilidad en la sostenibilidad nanciera e institucional en esta
adecuación de su gestión al entorno digital.
Riesgos institucionales: las organizaciones deben afrontar unos riesgos, sin los cuales difí-
cilmente un sistema de gestión de documentos electrónicos puede asegurar su sostenibilidad a
lo largo del tiempo.
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• Gestión del cambio: la implementación de la gestión electrónica en las organizaciones su-
pone un cambio en la forma de la producción documental, que afecta directamente a las
funciones y responsabilidades de los usuarios de la organización. Es imprescindible reali-
zar una gestión del cambio para preparar adecuadamente a las personas. Un rechazo del
personal de la organización al nuevo entorno tecnológico puede provocar un fracaso en la
implementación, más que por las posibles deciencias del software o de la infraestructura
tecnológica.
• Desarrollo de capacidades, formación: la organización tiene que implementar programas
de desarrollo de competencias instrumentales en las TIC, y esto está ligado a programas
de formación y a la identicación nal del personal que haya demostrado disponer de unas
capacidades para afrontar los retos tecnológicos.
• Gestión de calidad: las organizaciones deben aplicar las normas de calidad (familia de las
normas ISO 9000) que garanticen a sus usuarios la correcta gestión de los documentos
electrónicos.
• Cultura corporativa: la alta dirección de las organizaciones debe impulsar la cultura corpo-
rativa que ponga en valor la buena gestión de los documentos, lo que favorecerá el acceso
a la memoria corporativa.
• Gestión de proyectos: la implementación de las tecnologías requiere una planicación, a
diferentes niveles, de los proyectos especícos que se desarrollarán, lo que requiere ges-
tionar los recursos, el tiempo y las tareas en unas etapas diferenciadas.
• Responsabilidades del equipo de dirección: es imprescindible que se jen las responsabi-
lidades del equipo director para afrontar el riesgo de los cambios en la alta dirección que
pueden perjudicar al desarrollo del proyecto en general. La alta dirección debe ser prescin-
dible ante un proyecto de gran envergadura y duradero en el tiempo.
Nuevos retos para solucionar nuevos riesgos
Tras haber alcanzado, en este siglo, unos niveles de conocimiento teórico y técnico elevados
para afrontar con éxito muchos de los riesgos que ya se vaticinaron a nales del siglo pasado,
aún se retrasa la implementación de la administración electrónica, y en especial la gestión de los
documentos electrónicos, en diversas administraciones públicas. Destacamos dos nuevos ries-
gos que cabe afrontar para que nuestros países avancen en la sociedad digital.
Uno de esos riesgos es la falta de conciencia de la alta dirección por lo que respecta a la
complejidad, riesgos y ventajas de la administración electrónica. No son plenamente conscientes
de los peligros que conlleva preservar los recursos digitales y, en consecuencia, no siguen unas
pautas adecuadas para su salvaguarda (Jiazhen, Daoling, 2007). La falta de conciencia es un
riesgo más complejo de afrontar que otros más técnicos. El reto pasa por planicar mecanismos
para concienciar a la alta dirección de la importancia de la gestión de los documentos en la socie-
dad digital, no exenta de riesgos, pero con unas ventajas maniestas en la eciencia de la propia
administración. Debemos tener presente que los más jóvenes, nacidos en el entorno tecnológico,
no entienden los retrasos que estamos teniendo en la modernización de la administración públi-
ca. Los mecanismos para concienciar pueden ser muy diferentes, y su nivel de ecacia puede
diferir según las costumbres de cada estado. Dichos mecanismos pueden adoptar las formas de
conferencias, cursos, entrevistas, difusión en los medios, alianzas estratégicas, colaboraciones,
etc.
El segundo riesgo es la falta de conanza. La comunidad es posible que no confíe claramente
en la gestión que realizan sus dirigentes políticos o administrativos. Sin unos organismos con-
ables la sociedad no se involucra en el uso de la administración electrónica y en el mercado
digital, desconando en la seguridad de los documentos electrónicos. En 2014 la Unión Europea
publicó una directiva, conocida como eIDAS (Unión Europea, 2014), en la que se remarcaba que
“los prestadores de servicios de conanza deben incumbir la aplicación de las buenas prácticas
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de seguridad adecuadas para los riesgos relacionados con sus actividades a n de promover la
conanza de los usuarios en el mercado único” y para ello los “estados miembros deben seguir
unos requisitos de supervisión esenciales comunes”. La directiva establece el termino “servicio
de conanza cualicado”, y para conseguir ese grado máximo de cualicación el servicio debe
contemplar una auditoría externa a la organización. Este es el reto más importante para asegurar
la conanza en nuestros organismos productores de documentos electrónicos.
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