Content uploaded by Iryna Nazarova
Author content
All content in this area was uploaded by Iryna Nazarova on May 26, 2022
Content may be subject to copyright.
166
Економічний простір № 159, 2020
© Назарова І. Я., 2020
УДК 657.1
DOI: https://doi.org/10.32782/2224-6282/159-34
Назарова І. Я.
кандидат економічних наук, доцент,
Західноукраїнський національний університет
ORCID: https://orcid.org/0000-0001-8942-3998
Nazarova Iryna
West Ukrainian National University
МОЖЛИВОСТІ ТА ФУНКЦІЇ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
У статті розглянуто еволюцію нормативно-правового регулювання електронного документообігу. Виокремлено
низку переваг електронного документування перед паперовим. Досліджено сутність електронного документу, а саме
його правову природу. На підставі проведеного дослідження виявлено, що електронний документ, на рівні з паперовим,
є доказовим засобом для підтвердження здійснення правочину. Розкрито роль кваліфікованого електронного підпису в
ідентифікації автора або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу та
захисту його інформаційного наповнення. Виявлено залежність автоматизації процесів обробки документів від виду
електронного документообігу – зовнішнього чи внутрішнього. Виокремлено функціонал та можливості зовнішнього
та внутрішнього електронного документообігу.
Ключові слова: електронний документ, електронне документування, електронний документообіг, внутрішній до-
кументообіг, зовнішній докумен-тообіг, кваліфікований електронний підпис, автоматизація документування.
OPPORTUNITIES AND FUNCTIONS FOR THE INTRODUCTION
ELECTRONIC DOCUMENTS CIRCULATION
The article is devoted to the research of the modern system of electronic document circulation – internal and external.
The main aim of the article is to research the essence of electronic document circulation, its classication, identication of
advantages and disadvantages of its types. The evolution of legal regulation of electronic document circulation is considered in
the article. The advantages of electronic documentation over paper documentation are determined: reduction of time and money
spent on paperwork; reliable storage and convenient search of documents; reducing the number of on-live inspections of regula-
tory authorities due to on-line inspections of electronic documentation. The essence of the electronic document (its legal nature)
is investigated. It was found that an electronic document, on a par with a paper one, is a proof to conrm the transaction. Uni-
ed principles of electronic document circulation are identied: one-time registration of documents; the possibility of parallel
execution of operations for reducing the time of movement of documents and increase the eciency of their execution; continuity
of document movement; a single database of documentary information for storing documents, which eliminates the possibility
of duplication; eectively organized document search system. The dependence of automation of document processing processes
on the type of electronic document circulation – external or internal – is investigated. Based on the study, it was found that the
computerization of internal document circulation is usually carried out using accounting software. External document circula-
tion is possible with the help of specialized software and with the use of online platforms for primary document circulation or
reporting. The functionality and possibilities of external and internal electronic document circulation are revealed. The role of
electronic digital signature in the identication of the author or signer of an electronic document by other subjects of electronic
document circulation and protection of its information content has been studied. The nature, disadvantages and advantages of
identication using an electronic digital signature are identied.
Keywords: electronic document, electronic documentation, electronic document circulation, internal document circulation,
external document circulation, electronic digital signature, automation of documentation.
JEL classіfіcatіon: М40, М41, М49
Постановка проблеми. Сучасні реалії характеризу-
ються зростанням динаміки у веденні бізнесу, де головним
ресурсом стає швидкість і повнота отримання інформа-
ції про всі сторони господарського життя. Це дає змогу
вчасно реагувати на зміни ринку, розширювати комуніка-
ції, приймати виважені управлінські рішення щодо розви-
тку бізнесу. Саме використання комп’ютерних інформа-
ційних технологій та інших новітніх систем електронних
ресурсів дає змогу збільшити оперативність та розши-
рити можливості обміну інформацією. Однією із таких
систем, що виникла завдяки комп’ютеризації інформа-
ційного обміну, є електронний документообіг. Електронні
комунікації особливо цінні в умовах коронавірусної пан-
демії через запровадження суттєвих обмежень в особис-
тих контактах, переважання дистанційного спілкування у
вирішенні виробничих і комерційних питань.
Аналіз останніх досліджень і публікацій. Дослі-
дженню питання електронного документообігу присвя-
чено значну кількість наукових праць таких авторів, як
Г.Г. Асєєв, О.Д. Болгарова, М.М. Бенько, Л.В. Гнилицька,
О.В. Івахненков, О.В. Матвієнко, В.В. Муравський,
А.А. Пилипенко, В.О. Шевчук, М.Н. Цивін, А.В. Янчев
та інші. Водночас більшість науковців розглядає питання
електронного документообігу загалом, без урахування
його функцій та можливостей на внутрішньому та зовніш-
ньому рівнях, що й зумовило вибір теми дослідження.
Мета статті полягає у дослідженні сутності елек-
тронного документообігу, його класифікації, визна-
ченні функцій, переваг та недоліків електронного
документообігу у розрізі його видів.
Виклад основного матеріалу. Система електрон-
ного документообігу була розроблена ще на початку
167
Економічний простір № 159, 2020
90-х років минулого сторіччя. Загальні принципи її
функціонування були законодавчо затверджені на
початку 2000-х років із прийняттям Закону України
«Про електронні документи та електронний докумен-
тообіг» № 851-IV від 22.05.2003 р. [1] та Закону Укра-
їни «Про електронний цифровий підпис» № 852-IV від
22.05.2003 р. [2]. Зважаючи на те, що вищенаведені
документи містили лише узагальнюючі положення,
різними контролюючими органами були розроблені
власні регламентуючі документи щодо обміну електро-
нними документами. Єдиного ж нормативного акту, що
регулював би порядок електронного документообігу,
не було створено. Дещо змінилася ситуація із набран-
ням чинності Наказу Міністерства фінансів України
«Про затвердження Порядку обміну електронними
документами з контролюючими органами» № 557 від
06.06.2017 р. [3], що дало змогу узгодити та полег-
шили процес документообігу з різними державними
органами. Внесені у червні 2020 р. у вищенаведений
наказ зміни значно спростили механізм обміну елек-
тронними документами.
Окрім проблем із узгодженням обміну електронними
документами з різними контролюючими органами, не
менші складнощі виникали через неврегульованість у
законодавстві окремих моментів щодо визнання елек-
тронних документів. Така недосконалість нормативно-
правової бази з питань електронного документообігу, а
також недовіра до електронної форми документування,
якщо йшлося про відносини між двома суб’єктами,
перешкоджала її розповсюдженню. Поширення ця
форма набула тільки нещодавно, після більш чіткого
окреслення юридичної сили електронних документів
та можливостей їх ідентифікації у недавно прийня-
тому Законі України «Про електронні довірчі послуги»
№ 2155-VIII від 05.10.2017 р. [4].
Основою електронного документообігу є електро-
нний документ. Сутність цієї категорії визначається ст. 5
Закону України «Про електронні документи та електрон-
ний документообіг», відповідно до якої електронний
документ – це документ, інформація в якому зафіксована
у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові рек-
візити документа [1]. Тепер електронний документ вва-
жається повноцінною формою документа. Окрім того,
на законодавчому рівні електронний документ, в якому
зафіксований зміст правочину, прирівняний до його папе-
рової форми. Відповідно до ст. 207 Цивільного кодексу
України, правочин вважається таким, що вчинений у
письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному
або кількох документах (у тому числі електронних),
якими обмінялися сторони [5]. Таким чином, електрон-
ний документ, на рівні з паперовим, є доказовим засобом
для підтвердження здійснення правочину.
Електронний документ має низку переваг перед
паперовим. За його допомогою можуть вирішуватися
щонайменше три важливі проблеми документування
бухгалтерських операцій, зокрема:
– скорочення витрат часу та грошей на оформлення
документів;
– надійне зберігання і зручний пошук документів;
– зменшення кількості виїзних перевірок контро-
люючих органів за рахунок камеральних перевірок
електронної документації [6].
Головною проблемою електронних документів, що
викликає до них певну недовіру, є складнощі їх іден-
тифікації. У паперовій формі цю функцію виконують
рукописні підписи та печатка. Заcобом ідентифікації
автора або підписувача електронного документа іншими
суб'єктами електронного документообігу та захисту
його інформаційного наповнення є електронний підпис.
Відповідно до Закону України «Про електронні
довірчі послуги», електронний підпис – це електронні
дані, які додаються підписувачем до інших електро-
нних даних або логічно з ними пов’язуються і викорис-
товуються ним як підпис [4].
Електронний підпис, згідно з вищенаведеним зако-
ном, може мати три формати:
– простий електронний підпис та печатка – з низь-
ким рівнем довіри;
– удосконалений електронний підпис та печатка –
з середнім рівнем довіри;
– кваліфікований електронний підпис та печатка –
з високим рівнем довіри.
Лише підпис із високим рівнем довіри, тобто ква-
ліфікований електронний підпис, прирівнюється до
власноручного (ст. 18 Закону України «Про електронні
довірчі послуги») [4].
Кваліфікований електронний підпис має не фізичну,
а логічну природу. Тому під час побудови цифрового
підпису замість звичайного зв’язку між печаткою або
рукописним підписом та аркушем паперу встановлена
складна залежність між документом в електронному
вигляді, секретним і загальнодоступним (відкритим)
ключами, а також цифровим підписом. Складність під-
робки кваліфікованого електронного підпису забезпе-
чується великим обсягом математичних обчислень.
Проблемою використання такого підпису є те, що
накласти його на електронний документ можна лише в
спеціальній програмі за допомогою електронних клю-
чів, тобто спеціальних файлів для криптографічних
алгоритмів. Окрім того, необхідне спеціальне технічне,
організаційне та правове забезпечення для розшифру-
вання електронного документа та цифрового підпису, а
це виводить механізм підпису з-під контролю звичай-
ними методами, зокрема й візуальними.
Запровадження у недавньому минулому обов’яз-
кового обліку деяких податків у електронній формі
заставило більшість підприємств зареєструвати саме
кваліфіковані електронні підписи та придбати необ-
хідні програми. Для відносин із контролюючими
органами на державному рівні було розроблено та
впроваджено безкоштовне оформлення та видачу ква-
ліфікованих електронних підписів, а також створено
безкоштовний аналог програми, що дає змогу накла-
дати такі підписи та розшифровувати їх.
Всі згенеровані та підписані електронні документи
формують на підприємстві систему електронного
документообігу. Відповідно до Закону України «Про
електронні документи та електронний документообіг»,
електронний документообіг є сукупністю процесів
створення, обробки, відправлення, передавання, одер-
жання, зберігання, використання та знищення електрон-
них документів, які виконуються із застосуванням
перевірки цілісності та у разі необхідності із підтвер-
дженням факту одержання таких документів [1].
Порядок такого документообігу визначається кон-
тролюючими органами, підприємствами, установами
та організаціями та іншими суб’єктами електронного
документообігу за єдиними принципами, такими як:
168
Економічний простір № 159, 2020
– одноразова реєстрація документів;
– можливість паралельного виконання операцій з
метою скорочення часу руху документів і підвищення
оперативності їх виконання;
– безперервність руху документів;
– єдина база документарної інформації для збері-
гання документів, що виключає можливість їх дублю-
вання;
– ефективно організована система пошуку доку-
ментів [7].
Дотримання усіх вищенаведених принципів під час
створення, обміну та зберігання інформації, зафіксо-
ваної у вигляді електронних даних, можливе лише за
умови автоматизації процесів обробки документів [8].
Така автоматизація залежить від того, чи обмін доку-
ментами відбуватиметься всередині підприємства, чи
із зовнішніми контрагентами, тобто від виду електрон-
ного документообігу – зовнішнього чи внутрішнього.
Внутрішній документообіг передбачає створення,
узгодження, підписання, використання документів на
підприємстві, а також їх контроль із подальшою пере-
дачею в архів. Комп’ютеризація такого документообігу
здійснюється зазвичай із використанням облікових
програмних продуктів [9]. Зовнішній електронний
документообіг дає змогу здійснювати обмін юридично
значущими документами (договорами, рахунками,
накладними, листами, запитами, звітністю) між контр-
агентами та контролюючими органами. Здійснення
такого документообігу можливе як за допомогою спе-
ціалізованого програмного забезпечення, так і з вико-
ристанням онлайн-платформ первинного документо-
обігу чи подання звітності.
Кожен із цих видів електронного документообігу
має свій функціонал та можливості (рис. 1).
Серед основних функцій внутрішнього електрон-
ного документообігу слід виокремити:
– формування документів самостійно або із засто-
суванням шаблонів, а також завантаження докумен-
тів будь-яких форматів, створених із використанням
інших інформаційних систем;
– створення одного типу документів на підставі
інших із автоматичним перенесенням даних;
– перегляд створених чи завантажених докумен-
тів та їх підписання з використанням кваліфікованого
електронного підпису чи будь-якого іншого внутріш-
нього ідентифікатора;
– відправлення документів для ознайомлення чи
погодження всередині підприємства зі вказанням
затвердженої послідовності учасників маршруту та
їхньої ролі у бізнес-процесі;
– контроль процесу погодження та підписання
документів із використанням індикатору перегляду
документів працівниками, що дає змогу миттєво отри-
мати інформацію про зміну статусу документів після
виконання дій працівниками та про завершення мар-
шруту погодження;
– зберігання документів в електронній формі, що
дає змогу здійснювати їх швидкий пошук, перегляд
(самої форми документа, виконавців та порядку дій) та
використання в подальшій роботі;
ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ
ВНУТРІШНІЙ
ЗОВНІШНІЙ
з постачальниками,
покупцями, іншими
контрагентами
з контролюючими
органами
формування та завантаження
електронних документів
створення одних документів з автома-
тичним перенесенням даних з інших
перегляд та підписання документів
з використанням електронного
підпису
відправка документів для
ознайомлення чи погодження
відповідальним особам
контроль процесу погодження та
підписання документів
зберігання документів в електронній
формі
архівування документів на
внутрішніх чи зовнішніх серверах
дистанційне створення чи/та
використання документів на правах
віддаленого доступу
основні:
здійснення обміну документами із
зовнішніми контрагентами
підтвердження правочинності
узгоджених (підписаних) електронних
документів
допоміжні:
передбачені для внутрішнього
документування (створення, перевірка
та підписання документів), або
надають можливість завантаження
вже готових електронних документів,
сформованих у внутрішніх
інформаційних базах
Рис. 1. Функції електронного документообігу
169
Економічний простір № 159, 2020
– зберігання документів на внутрішніх чи зовніш-
ніх серверах, що дає змогу зекономити значну частку
ресурсів, що могли б бути використані на друк, а також
на залучення й обслуговування архівних приміщень;
– дистанційне створення чи/та використання доку-
ментів на правах віддаленого доступу у режимі 24/7 з
будь-якої точки світу за допомогою різних технічних
пристроїв (комп'ютерів, смартфонів, планшетів).
Завдяки вищенаведеному функціоналу запрова-
дження внутрішнього електронного документообігу
дає змогу скоротити витрати часу та грошей на оформ-
лення, надійне зберігання і зручний пошук документів,
визначати технологію (черговість) проходження вну-
трішніх документів на підприємстві (від створювача
до виконавця), а також, що дуже важливо, дистанційно
управляти базами даних.
Щодо зовнішнього електронного документування,
то основною його функцією є можливість дистанцій-
ного обміну документацією з покупцями, замовни-
ками, постачальними, контролюючими органами та
іншими контрагентами. Проте більшість розробників
програмного забезпечення для здійснення зовнішнього
документообігу прописують у ньому й деякі функ-
ції, передбачені для внутрішнього документування
(створення, перевірку та підписання документів) або
надають можливість завантаження вже готових елек-
тронних документів, сформованих у внутрішніх інфор-
маційних базах.
Поряд із функцією дистанційного обміну програмне
забезпечення для здійснення зовнішнього документо-
обігу повинне засвідчувати правочинність електрон-
них документів, адже, як вже зазначалося, за вітчиз-
няним законодавством електронний документ, на рівні
з паперовим, є доказовим засобом для підтвердження
здійснення правочину. Для засвідчення юридичної
сили паперового документа проставляються рукописні
підписи та печатки. Для ідентифікації автора або під-
писувача електронного документу іншими суб'єктами
електронного документообігу та захисту його інформа-
ційного наповнення використовується кваліфікований
електронний підпис. Електронний підпис має таку ж
саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та пре-
зумпцію його відповідності власноручному підпису.
Його використання дає змогу:
– здійснити ідентифікацію осіб, що підписали елек-
тронний документ;
– визначити точну дату та час підписання доку-
менту, що підтверджується акредитованим центром
сертифікації ключів;
– підтвердити цілісність підписаних електронних
документів, оскільки вони не підлягають редагуванню
після їх засвідчення.
Тому основним функціоналом зовнішнього елек-
тронного документообігу є здійснення обміну докумен-
тами із зовнішніми контрагентами та підтвердження
правочинності узгоджених (підписаних) електронних
документів.
Висновки. Загалом електронний документообіг
має низку переваг перед паперовим, а в період коро-
навірусної пандемії виступає основним способом фор-
мування, передачі, відправлення, передавання, одер-
жання господарської документації через обмеження в
особистому та необхідність дистанційного спілкування
між контрагентами, працівниками та іншими особами.
Впровадження як внутрішнього, так й зовнішнього
електронного документообігу є одним з основних
напрямів підвищення ефективності, точності та якості
інформаційного забезпечення управління. Кожен із них
має свої можливості й функціонал. Тому суб’єкти гос-
подарювання повинні бути зацікавлені у використанні
обох видів, які за оптимальних умов об'єднуються в
єдиному сервісі.
Список використаних джерел:
1. Про електронні документи та електронний документообіг : Закон України від 22 травня 2003 року № 851-IV.
URL: http://zakon.rada.gov.ua (дата звернення: 07.10.2020).
2. Про електронний цифровий підпис : Закон України від 22 травня 2003 року № 852-IV. URL: http://zakon.rada.gov.ua
(дата звернення: 07.10.2020).
3. Про затвердження Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами : Наказ Міністерства фінан-
сів України від 06.06.2017 р. № 557. URL: http://zakon.rada.gov.ua (дата звернення: 07.10.2020).
4. Про електронні довірчі послуги : Закон України від 05.10.2017 р. № 2155-VIII. URL: http://zakon.rada.gov.ua (дата
звернення: 07.10.2020).
5. Цивільний кодекс України : станом на 16 січня 2003 р. URL: http://zakon.rada.gov.ua (дата звернення: 07.10.2020).
6. Назарова І.Я. Етапи та алгоритм використання інформаційних технологій в обліку. Науковий вісник Ужгородського націо-
нального університету. Серія : Міжнародні економічні відносини та світове господарство. Ужгород, 2018. Вип. 21. С. 40–44.
7. Клюцевський В.І. Електронний документообіг як вагома складова прозорості діяльності місцевих органів державної
влади. Теорія та практика державного управління і місцевого самоврядування. Херсон, 2018. № 2. URL: http://el-zbirn-du.at.ua/
2018_2/17.pdf (дата звернення: 05.10.2020).
8. Назарова І.Я., Муравський В.В. Інформаційні системи та автоматизоване робоче місце бухгалтера : навчальний посіб-
ник. Тернопіль, 2016. 301 с.
9. Муравський В.В. Комп'ютерно-комунікаційна форма обліку : монографія. Тернопіль : ТНЕУ, 2018. 486 с.
References:
1. Zakon Ukrainy Pro elektronni dokumenty ta elektronnyi dokumentoobih № 851-IV [Law of Ukraine On electronic documents
and electronic document management] (2003, May 22). Retrieved from: http://zakon.rada.gov.ua
2. Zakon Ukrainy Pro elektronnyi tsyfrovyi pidpys № 852-IV [Law of Ukraine On electronic digital signature] (2003, May 22).
Retrieved from: http://zakon.rada.gov.ua
3. Nakaz Ministerstva nansiv Ukrainy pro zatverdzhennia poriadku obminu elektronnymy dokumentamy z kontroliuiuchymy
orhanamy № 557 [Order of the Ministry of Finance of Ukraine On approval of the procedure for exchange of electronic documents
with regulatory authorities] (2017, June 6). Retrieved from: http://zakon.rada.gov.ua
170
Економічний простір № 159, 2020
4. Zakon Ukrainy Pro elektronni dovirchi posluhy № 2155-VIII [Law of Ukraine On electronic trust services] (2017, October 5).
Retrieved from: http://zakon.rada.gov.ua
5. Tsyvilnyi kodeks Ukrainy [Civil Code of Ukraine] (2003, January 16). Retrieved from: http://zakon.rada.gov.ua
6. Nazarova I.Ya. (2018) Etapy ta alhorytm vykorystannia informatsiinykh tekhnolohii v obliku [The stages and the algorithm
of automated accounting information processing]. Naukovyi visnyk Uzhhorodskoho natsionalnoho universytetu. Seriia: Mizhnarodni
ekonomichni vidnosyny ta svitove hospodarstvo, no. 21, pp. 40–44.
7. Kliutsevskyi V.I. (2018) Elektronnyi dokumentoobih yak vahoma skladova prozorosti diialnosti mistsevykh orhaniv derzhavnoi
vlady [Electronic document management as an important component of transparency of local government]. Teoriia ta praktyka der-
zhavnoho upravlinnia i mistsevoho samovriaduvannia, no. 2 (electronic resource). Retrieved from: http://el-zbirn-du.at.ua/2018_2/17.pdf
8. Nazarova I.Ya., Muravskyi V.V. (2016) Informatsiini systemy ta avtomatyzovane roboche mistse bukhhaltera: navchalnyi posibnyk
[Information systems and automated workplace of an accountant]. Ternopil, 301 p.
9. Muravskyi, V.V. (2018) Kompiuterno-komunikatsiina forma obliku: monohraia [Computer-communication form of accounting].
Ternopil: TNEU, 486 p.
