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Gerenciamento da Realização de Benefícios e sucesso de projetos

Authors:

Abstract

A apresentação faz uma introdução sobre a gestão da realização de benefícios e então fala sobre sua associação com o sucesso de projetos. No final, destaca alguns entraves que podem comprometer o sucesso do projeto por uma perspectiva estratégica.
1
Gerenciamento da Realização de Benefícios
e sucesso de projetos
Carlos Serra, BSc, MSc, PM
11 Fevereiro 2015
2
O Apresentador: Carlos Serra
Qualificações:
PMP (PMI) e Prince2 Practitioner
Axelos/APMG
MSc in Program and Project Management
WMG - University of Warwick Reino Unido
Pós-graduado em Gerenciamento de Projetos
UFRJ - Brasil
Bacharel em Engenharia de Produção
CEFET-RJ - Brasil
Experiência Acadêmica / Professional
PMO Officer para EMEA na Lloyd’s Register
Energy, Londres (Reino Unido);
Mais de 14 anos de experiencia em gerenciamento
de Projetos, Programas e Portifolios no Brazil e
Reino Unido, tendo trabalhado para Petrobras,
Exxon Mobil, e outras organizações;
Criação e apresentação de aulas de GP em
programas de MBA, conferências, eventos e
programas e treinamento organizacionais;
Autor e revisor de publicações internacionais de
GP.
04-11-2014
3
Visão geral de gerenciamento da realização de benefícios.
Gerenciamento da Realização de Benefícios e Sucesso de Projetos.
Barreiras que podem comprometer o gerenciamento da realização de
benefícios e o sucesso de projetos por uma perspectiva estratégica.
Agenda
4
Pesquisa de mestrado sobre Gerenciamento da Realização de
Benefícios avaliada com distinção pela University of Warwick, UK
(2011/12).
Revisada e apoiada pela APM UK.
Revisada pelo PMI e participante do Programa de Pesquisas do PMI (resultados
disponíveis no site do PMI).
Artigo vencedor do Premio Acadêmico de Pós-Graduação 2012 do
Grupo de Interesse Especifico em Gerenciamento de Benefícios da
Association for Project Management (Reino Unido).
Artigo acadêmico publicado pelo International Journal of Project
Management (2014).
Background:
04-11-2014
5
"Maturidade elevada em realização de benefícios está inevitavelmente
relacionada com o sucesso de projetos e de iniciativas estratégicas.
Apesar disso, a nossa mais recente pesquisa revela que menos de um em
cinco (ou 17%) das organizações relatam maturidade elevada em
realização de benefícios. Sendo que as organizações com alto
desempenho têm quase oito vezes maior probabilidade de serem maduras
em seus processos de realização de benefícios ."
Fonte: Project Management Institute [4]
Introdução
04-11-2014
6
O que podemos chamar “Benefício”?
Um resultado de ações e comportamentos que proporcionam utilidade, valor ou
uma mudança positiva para o esperado beneficiário."
Fonte: Project Management Institute [3]
7
O que podemos chamar “Benefício”?
“A melhoria quantificável e mensurável…
…resultante da conclusão de entregas…
…que é percebida como positiva por uma parte interessada.
Ele vai normalmente ter um valor tangível, expressado em termos monetários...
…que vai justificar o investimento.”
Fonte: Association for Project Management [1]
8
O que se espera que “benefícios” adicionem ao
negócio?
Fonte: Adaptado de Carlos Serra [6]
Valor
Atual Produtos de
Projetos Resultados
de Projetos Benefícios Valor
Desejado
GAP
Tempo
Valor do negócio
Valor
Desejado
(visão)
Valor
Atual Processo
de
mudança
Benefício 1
Benefício 2
Benefício 3
Benefício 4
Valor
Atual
Valor
Desejado
9
O que significa Realização de Benefícios?
To Realize” significa:
3 Fazer dinheiro
negociando alguma
coisa.
.
“Ele realizou R$600.000
com a venda do seu
apartamento.”
2 Causar algo
desejado ou antecipado,
fazendo com que
aconteça.
“Seus mais temidos medos
se realizaram.”
1 Tomar pleno
conhecimento de alguma
coisa como um fato;
entender claramente.
“Ele realizou (percebeu)
seu erro de uma vez.”
10
O que significa Realização de Benefícios?
“Realização de Benefícios é sobre
realizar resultados benéficos que
tenham sido desejados, esperados ou
antecipados“
John Thorp, 08/09/2013
“Se refere a garantir que os benefícios
potenciais na verdade ocorrem na
prática mas se estende além do
retorno financeiro do investimento
para incluir benefícios não financeiros
também.
Steve Jenner, 08/09/2013
The Information Paradox, 1998 Managing Benefits, 2012
Benefits Management, 2009
“Minha visão é numero 2:
Causar. No entanto, você pode
argumentar que todas três
possuem alguma relevância“
Peter Glynne, 08/09/2013
11
“‘ Gerenciamento da Realização de Benefícios’ (Bradley, 2010; OGC, 2007),
‘Gerenciamento de Benefícios de Projetos’ (Melton, et al., 2008) e ‘Gerenciamento de
Benefícios’ (Jenner, 2010)...
...são termos relacionados ao gerenciamento de um conjunto de processos...
...que são necessários para garantir programas, projetos e portfólios...
...entregando e consolidando no dia-a-dia do negócio...
...todos os requisitos de estratégias de negócios,...
...de forma a realizar uma significativa e sustentável criação de valor.”
Como a realização de benefícios pode ser
gerenciada?
Fonte: Carlos Serra [5]
12
Como a realização de benefícios pode ser
gerenciada?
Tipicamente entrega de
Programa e Projeto
Foco tradicional em realização
de benefícios
Consolidação
da Mudança
Fonte: Carlos Serra, adaptado de Peter Glynne e Mark Stubbs [2]
Entrega Estratégia
Identificando e
Planejando os
Benefícios
Habilitando os benefícios Realizando os
benefícios
Benefícios
Valor
Linha de
tempo para
mudança
13
Tipicamente entrega de
Programa e Projeto
Foco tradicional em realização
de benefícios
Como a realização de benefícios pode ser
gerenciada?
Estratégia de gerenciamento de benefícios
Planejando
benefícios Realizando benefícios
Revendo e medindo benefícios
Grupos de Práticas de Gerenciamento da Realização de Benefícios
Definindo e implementando uma estratégia de gerenciamento de benefícios
Planejando Benefícios
Revendo e Medindo Benefícios
Realizando Benefícios
Consolidação
da Mudança
Entrega Estratégia
Benefits
Valor
Linha do
tempo para
mudança
Fonte: Carlos Serra, adaptado de Peter Glynne e Mark Stubbs [2]
14
Como a realização de benefícios pode ser
gerenciada?
Cadeia de benefícios:
Produtos de
projetos
Mudanças no
negócio
Benefícios
Intermediários
Objetivos
estratégicos
Benefícios Finais
Resultados
desejados
Efeitos colaterais
e consequências Dis-Benefícios
Habilitam
Realizam
Preparam
operações
para realizar
Também
causam
Geram
Resultam
em
Também
causam
Realizam
adicionalmente
Ajudam a
alcançar
Por sua vez
realizam
Benefícios
Intermediários
Benefícios
Intermediários
Por sua vez
realizam
Por sua vez
realizam
Realizam
Realizam
Ajudam a
alcançar
Outros Benefícios
Finais
Outras operações
de negócio
Produtos de
outros projetos
Fonte: Adaptado de
Carlos Serra [6]
15
Como a realização de benefícios pode ser
gerenciada?
Planejamento
Resultados esperados claramente definidos.
Cria um valor mensurável.
Objetivos estratégicos claramente definidos.
Caso de negócio aprovado no início.
16
Como a realização de benefícios pode ser
gerenciada?
Fonte: Carlos Serra [6]
Revisão e medição
Produtos e resultados frequentemente revistos e
realinhados.
Revisões frequentemente comunicadas às partes
interessadas.
Resultados aderem aos planejados no caso de negócio.
17
Como a realização de benefícios pode ser
gerenciada?
Fonte: Carlos Serra [6]
Realização
Atividades garantem a integração dos produtos de projeto.
Resultados são monitorados depois do encerramento do
projeto.
Organização trabalha para integrar os produtos de projeto.
18
Como a realização de benefícios pode ser
gerenciada?
Fonte: Carlos Serra [6]
Estratégia
Estratégia define procedimentos padrão para a realização
de benefícios na organização.
19
Que ferramentas podem ser empregadas para
apoiar o gerenciamento de benefícios?
Mapeamento de Benefícios ou Redes de Dependências
Perfil de Benefícios ou Fichas de Identificação
Casos de Negócios
Planos de Realização de Benefícios
Fichas de Controle da Realização de Benefícios e “health checks
Painéis de Controle de Portfólio
Sistemas de TI (exemplos: Realizor, Amplify, Benefits Vision, Benefits
Architect)
20
Quais são os principais papéis envolvidos no
gerenciamento de benefícios em uma organização?
Grupo
de papeis
Descrição
Papel Típico
Governança de
Programa e/ou
Projeto
Liderança Executiva.
Alinhamento Estratégico.
Priorização e Suporte.
Patrocinador do
Projeto
Gerenciamento
de
Programa e/ou
Projeto
Entregar os produtos requisitados.
Satisfazer as necessidades das partes interessadas.
Estar ciente dos critérios de sucesso de seus projetos.
Manter o alinhamento entre projeto e expectativas.
Membro de Equipe
de Programa e/ou
Projeto
Proprietário de
Benefícios
Receber produtos de projetos.
Entregar os benefícios requisitados.
Cliente de Projeto
Fonte: Carlos Serra [6]
21
Práticas de Gerenciamento de Benefícios
podem explicar 16% da percepção final
(geral) de sucesso de Projeto.
Como pode gerenciamento de benefícios influenciar
o sucesso de projetos?
Fonte: Carlos Serra [5]
Utilização de praticas de
Gerenciamento da Realização de
Benefícios
Sucesso de Projeto
0% 100%
100%
Sucesso de Projeto (16%)
22
Como pode gerenciamento de benefícios
influenciar o sucesso de projetos?
Percepção do sucesso de projeto:
Final (visão geral)
Desempenho do Gerenciamento de Projeto:
Metas de Prazo
Produtos Requisitados
Metas de Orçamento
Criação de Valor Para o Negócio:
Aderência ao Caso de Negócio
Resultados Esperados
Resultados indesejados
Retorno do investimento
Presentation Title
23
Como pode gerenciamento de benefícios influenciar
o sucesso de projetos?
Somente dois critérios demonstraram
influência estatisticamente significante
sobre a percepção geral de sucesso.
Produtos Prazo Sucesso
Critérios associados ao
Desempenho do
Gerenciamento de
Projetos
Fonte: Carlos Serra [5]
24
Como pode gerenciamento de benefícios influenciar
o sucesso de projetos?
Taxas de Sucesso de Projeto
Sucesso
Final Orçamento Prazo Produtos Resultados Resultados
Indesejados Retorno do
Investimento Caso de
Negócio
Fonte: Adaptado de Carlos Serra [5]
?
25
Práticas de Gerenciamento de Benefícios
explicam 44% da variação na combinação de
7 dimensões de sucesso
Como pode gerenciamento de benefícios influenciar
o sucesso de projetos?
Fonte: Carlos Serra [6]
Fonte: Carlos Serra [5]
Utilização de praticas de
Gerenciamento da Realização
de Benefícios
Sucesso de Projeto
0% 100%
100%
Sucesso de Projeto:
Combinação de 7
dimensões (44%)
…e entre 41.5% e 46.7% da variação na
mesma variável combinada através dos três
países quando eles foram analisados
separadamente.
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Como pode gerenciamento de benefícios influenciar
o sucesso de projetos?
Influência
Forte
Influência
Fraca
Fonte: Adaptado de Carlos Serra [5]
Utilização de praticas de Gerenciamento
da Realização de Benefícios
Sucesso de Projeto
0% 100%
100%
Caso de Negócio (49%)
Resultados Esperados (44%)
Returno do Investimento (42%)
Resultados Indesejados (37%)
Metas de Prazo (26%)
Produtos Requisitados (23%)
Metas de Orçamento (18%)
Geração de Valor Estratégico para o Negócio
Desempenho do Gerenciamento de Projetos
27
Quais são os maiores gaps e barreiras que organizações
estão atualmente encontrando para gerenciar
benefícios?
Fonte: Carlos Serra [5]
Baixos níveis de competência / qualificação para a produção de casos
de negócios e para a identificação / mensuração dos benefícios.
Cultura da avaliação do sucesso com base na entrega (desempenho), e
não por resultados a longo prazo e pela contribuição para a estratégia de
negócio.
A falta de integração entre os processos / departamentos (por exemplo:
gerenciamento de portfólios, gerencia de operações, gerenciamento de
projetos e gestão de mudança).
Falta de processos específicos para a gestão de benefícios quando a
organização está fornecendo produtos/serviços a clientes externos.
Falta de estratégias de realização de benefícios em nível corporativo,
o que contribui para a falta de processos de gestão da realização de
benefícios após o encerramento de programas e projetos.
28
Pontos chave
O que podemos chamar “Benefícios”?
Melhorias estratégicas e mensuráveis.
O que se espera que “benefícios” adicionem ao negócio?
Incremento de Valor.
O que significa Realização de Benefícios?
Causar benefícios (fazer eles acontecerem), se tornar totalmente
ciente de que eles foram alcançados e lucrar ou gerar valor.
Como pode a realização de benefícios ser gerenciada?
Tendo benefícios previstos, analisados e medidos, e então percebidos,
tudo isso conduzido sob uma estratégia.
Que ferramentas podem ser empregadas para apoiar o gerenciamento de
benefícios?
Casos de negócios, mapas de benefícios, fichas de descrição de
benefícios, sistemas de TI, entre outros.
29
Pontos chave
Quais são os principais papéis envolvidos no gerenciamento de benefícios
em uma organização?
Cliente (proprietário do benefício); patrocinador (governança); e
equipes de projetos e programas.
Como pode gerenciamento de benefícios influenciar o sucesso de
projetos?
Pode influenciar diretamente as taxas de sucesso, com maior ênfase
na criação de valor para o negócio.
Quais são os maiores gaps e barreiras que organizações estão atualmente
encontrando para gerenciar benefícios?
Falta de estratégias, baixo alinhamento entre os diferentes
departamentos e políticas, falta de apoio (e entendimento) a partir dos
níveis de direção, e demais barreiras para a difusão da estratégia
através de toda a empresa.
30
Recursos adicionais
Artigo premiado disponível para download gratuito pelo website APM UK:
http://www.apm.org.uk/sites/default/files/Carlos_Serra_APM_Postgrad_
Student_Award_2012.pdf
Sumario de pesquisa disponível para download gratuito pelo website PMI
Global:
http://www.pmi.org/Knowledge-
Center/~/media/PDF/Surveys/CarlosSerra-BenefitsRealization-
Summary-EngUS.ashx
Artigo acadêmico disponível para download gratuito pelo website
ScienceDirect (Elsevier / IJPM):
http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0263786314000519
Outros recursos disponíveis para download gratuito pelo blog do
apresentador:
http://www.projectizing.com/
31
[1]: APM, Glossary: Benefit, Association for Project Management, disponível em 12/10/14 no endereço
http://www.apm.org.uk/content/benefit
[2]: Glynne, P. & Stubbs, M., 2012. Benefits SIG Scottish Conference, Association for Project Management,
disponível em12/10/14 no endereço: http://www.apm.org.uk/news/scottish-conference-14th-march-2012
[3]: PMI. (2013). The Standard for Program Management (Second ed.). Newtown Square: Project
Management Institute, Inc.
[4]: PMI. (2014). Pulse of the Profession. Project Management Institute.
[5]: Serra, C. E. M. & Kunc, M., 2013. ‘Benefits Realization Management and its influence on project
success, project governance, and execution of business strategy - Analysis of Brazil, the United Kingdom,
and the United States of America’, Project Management Institute, disponível em 12/10/14 no endereço:
http://www.pmi.org/Learning/academic-research/~/media/PDF/Surveys/CarlosSerra-BenefitsRealization-
Summary-EngUS.ashx
[6]: Serra, C. E. M. & Kunc, M., 2014. Benefits Realisation Management and its influence on project
success and on the execution of business strategies. International Journal of Project Management, Issue
http://dx.doi.org/10.1016/j.ijproman.2014.03.011.
Referências
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Benefits Realization Management and its influence on project success, project governance, and execution of business strategy -Analysis of Brazil, the United Kingdom, and the United States of America', Project Management Institute
  • C E M Serra
  • M Kunc
• [5]: Serra, C. E. M. & Kunc, M., 2013. 'Benefits Realization Management and its influence on project success, project governance, and execution of business strategy -Analysis of Brazil, the United Kingdom, and the United States of America', Project Management Institute, disponível em 12/10/14 no endereço: http://www.pmi.org/Learning/academic-research/~/media/PDF/Surveys/CarlosSerra-BenefitsRealization-Summary-EngUS.ashx • [6]: Serra, C. E. M. & Kunc, M., 2014. Benefits Realisation Management and its influence on project success and on the execution of business strategies. International Journal of Project Management, Issue http://dx.doi.org/10.1016/j.ijproman.2014.03.011.