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INVESTIGACIÓN BIBLIOTECOLÓGICA, vol. 34, núm. 83, abril/junio, 2020, México, ISSN:
2448-8321 pp. 103-127
Artículo recibido:
29 de julio de 2019
Artículo aceptado:
19 de noviembre de 2019
Artículo de revisión
* Arquivo G eral, Universidade Federal do Rio Grande, Brasil
henrique.hms.br@gmail.com
** Curso de Administra ção, Sociedade Edu cacional Três de Maio, Brasil
gabrielakrausuk@ gmail.com
Gestão do conhecimento
organizacional: tratamento
arquivístico para reuso
da informação administrativa
Henrique Machado dos Santos*
Gabriela Luisa Krawszuk**
Resumo
Este estudo tem por objetivo identificar contribuições
da gestão de documentos para o processo de gestão do
conhecimento. Tal abordagem limita-se às práticas de
gestão do conhecimento desenvolvidas a partir de in-
formações administrativas contidas em documentos
produzidos pela própria organização. Assim, discu-
tem-se como tais informações podem ser reutilizadas
para desenvolver o conhecimento organizacional. O
método utilizado parte do levantamento bibliográfico,
limitando-se a seleção de livros relacionados à Admi-
nistração e Arquivologia, e tem-se a gestão do conheci-
mento como categoria norteadora. Os dados coletados
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são analisados por meio da triangulação entre Admi-
nistração, Arquivologia e gestão do conhecimento. A
discussão segue a lógica dedutiva, e após essa reflexão,
obtém-se um artigo de revisão assistemática, que tece
elos interdisciplinares para abordar tal convergência.
Dessa forma, a organização pode extrair informações
confiáveis por meio de seus documentos, de modo
a contribuir para o processo de tomada de decisão,
além de fomentar a inovação e desenvolver vantagem
competitiva. Pondera-se que o reuso da informação
contida nos arquivos permite que os colaboradores ra-
cionalizem as atividades em prol da eficiência adminis-
trativa. Consequentemente, a sinergia produzida por
essas atividades agrega valor organizacional.
Palavras-chave: Administração; Arquivologia;
Gestão de documentos; Capital intelectual
Gestión del conocimiento organizacional: tratamien-
to archivístico para la reutilización de información
administrativa
Henrique Machado dos Santos y Gabriela Luisa
Krawszuk
Resumen
Este estudio tiene como objetivo identificar las con-
tribuciones de gestión de documentos al proceso de
gestión del conocimiento. Tal enfoque se limita a las
prácticas de gestión del conocimiento desarrolladas a
partir de la información administrativa contenida en
los documentos producidos por la propia organiza-
ción. Así, se discute cómo tal información puede ser
reutilizada para desarrollar el conocimiento organi-
zacional. El método utilizado parte del levantamiento
bibliográfico, limitando la selección de libros relacio-
nados a la administración y archivología, y se tiene la
gestión del conocimiento como categoría orientadora.
Los datos recolectados son analizados por medio de
la triangulación entre administración, archivología
y gestión del conocimiento. La discusión sigue la ló-
gica deductiva, y después de esa reflexión, se obtiene
un artículo de revisión no sistemática que teje los es-
labones interdisciplinarios para abordar dicha conver-
gencia. De esta forma, la organización puede extraer
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información confiable a través de sus documentos para
contribuir al proceso de toma de decisiones, además
de fomentar la innovación y desarrollar una ventaja
competitiva. Se plantea que el reúso de la información
contenida en los archivos permite que los colaborado-
res racionalicen las actividades en favor de la eficiencia
administrativa. En consecuencia, la sinergia producida
por estas actividades agrega valor organizacional.
Palabras clave: Administración; Archivología;
Gestión de documentos; Capital intelectual
Organizational knowledge management: archival
processing for reuse of administrative information
Henrique Machado dos Santos and Gabriela Luisa
Krawszuk
Abstr act
This study aims to identify contributions of record
management for the knowledge management pro-
cess. Such an approach is limited to those practices of
knowledge management developed from the admin-
istrative information contained in records produced
by the organization itself. Thus, the discussion is how
this information can be reused in order to develop or-
ganizational knowledge. The method utilized begins
with a bibliographical survey, limiting the selection
of books to those related to administration and archi-
val science, and recurs to knowledge management as
guiding category. Collected data are analyzed through
administration, archival science and knowledge man-
agement. The discussion is based on deductive logic,
and after this reflection a nonsystematic revision is
obtained, that weaves interdisciplinary links to tackle
such convergence. This way, the organization can ex-
tract reliable information through its records, in order
to contribute to the decision-making process, besides
fostering innovation and developing competitive ad-
vantage. It is assumed that the reutilization of the in-
formation contained in the archives allows employees
to rationalize activities for administrating efficiency.
Consequently, the synergy produced by these activities
adds up organizational value.
Keywords: Administration; Archival science; Re-
cords management; Intellectual capital
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Introdução
Registrar a informação em algum suporte é uma das formas tradicionais
para transmitir o conhecimento entre gerações através do espaço/tem-
po. Sendo assim, o documento, entendido como a informação registrada em
suporte, passou a atuar em diversos setores no mundo do trabalho e da pes-
quisa, consequentemente, tornou-se um importante meio para o desenvolvi-
mento das sociedades.
Com o passar dos séculos, a informação se configurou como um ativo
pertinente para as organizações. A moderna gestão exige que a tomada de
decisão seja fundamentada em informações e dados concretos, o que torna o
trabalho dos gestores mais eficaz e seguro. Logo, é fundamental que as orga-
nizações percebam a importância de um sistema para organizar e processar
as informações a fim de agregar valor.
Além de considerar a quantidade e a qualidade de informações geradas,
é preciso que a gestão da informação organizacional atinja as partes interes-
sadas, e respectivamente, autorizadas, de forma ágil e precisa. Dessa forma, a
velocidade com que as informações são disponibilizadas irá acelerar as toma-
das de decisão, e consequentemente, gerar vantagem competitiva frente aos
concorrentes.
Há de se destacar que a sociedade moderna desperta uma constante ne-
cessidade de mudanças e inovações nos produtos e serviços oferecidos pelas
organizações. Portanto, a gestão do conhecimento contribui para atender es-
sa demanda ao gerar dinamismo e criatividade, e como consequência agrega
valor à organização.
Os constantes avanços das Tecnologias da Informação e Comunicação
(TIC) remodelaram os hábitos dos indivíduos com relação à produção, ao ar-
mazenamento e ao uso da informação. Por consequência, surge a informação
digital, que pode ser facilmente criada, editada, disseminada ou excluída.
Tais facilidades motivaram a demanda da sociedade por esses formatos, e as-
sim, transformaram os meios de comunicação.
Com o advento dos computadores surgiram os documentos digitais, que
passam a ser produzidos no âmbito das organizações em prol da eficiência
administrativa. Os acelerados avanços das TIC também impulsionaram o
desenvolvimento de ferramentas para gestão organizacional. Em virtude
dessa demanda ocorreu o aumento da produção e da disseminação de do-
cumentos e informações digitais. Tal fato desencadeia novas perspectivas e
questionamentos em relação à organização do conhecimento e tratamento da
informação.
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Neste contexto, a gestão do conhecimento incorpora ferramentas de TIC
em suas atividades para facilitar a coleta e o uso do capital intelectual das
organizações. O conhecimento pode ser coletado em diversos tipos de fontes
de informação, dentre elas: bases de dados, dicionários, documentos admi-
nistrativos, enciclopédias, legislação, livros, manuais, normas técnicas, perió-
dicos científicos, entre outros. No entanto, este estudo se limita em abordar
as práticas de gestão do conhecimento no âmbito das fontes documentais
produzidas pela própria organização.
Inicialmente, as informações administrativas produzidas no decorrer das
funções e atividades organizacionais serão registradas em suportes para fixar
seus conteúdos, tendo em vista o seu uso a posteriori. Dessa forma, tem-se um
documento, que por ser produzido no contexto organizacional, é entendido
como um documento arquivístico. Logo, o arquivo torna-se responsável por
guardar e disponibilizar os documentos para os gestores, e contribui assim,
ao processo de tomada de decisão.
A mesma informação contida nos documentos armazenados em arquivos
e que serve para tomar decisões, também poderá ser incorporada no proces-
so de gestão do conhecimento organizacional. Assim, as informações perti-
nentes serão tratadas e organizadas para reuso a posteriori coadunando no
aprendizado organizacional. Tais propósitos ressaltam a necessidade de pre-
servar e garantir acesso contínuo a documentos autênticos no longo prazo,
para que assim, a organização disponha de informações confiáveis.
Desta forma, tem-se por objetivo, realizar uma reflexão sobre as contri-
buições da gestão de documentos para a gestão do conhecimento. Tal ênfase
é calcada na coleta de informações administrativas/orgânicas, oriundas dos
documentos arquivísticos digitais, e idealmente reutilizadas para desenvolver
a base de conhecimento organizacional. Logo, a discussão concentra-se em
vislumbrar os possíveis meios para garantir a autenticidade dos documentos
da organização, a fim de agregar confiança no reuso de suas informações.
O método utilizado consiste no levantamento bibliográfico de materiais
previamente publicados, limita-se assim essencialmente, a seleção de livros
e artigos relacionados à Administração e Arquivística/Arquivologia, e tem
a gestão do conhecimento como categoria norteadora. Os dados coletados
são analisados por meio de uma triangulação entre Administração, Arqui-
vologia e gestão do conhecimento, de modo que essa discussão segue a lógi-
ca dedutiva, promovendo um diálogo integrado. Após tal reflexão, obtém-se
um artigo de revisão com caráter assistemático e viés descritivo, que tece elos
interdisciplinares para abordar uma possível convergência entre a gestão do
conhecimento e a gestão de documentos (Gil, 2010: 29; Luna, 1997: 94; Silva
e Menezes, 2005: 37; Volpato et al., 2013: 32).
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Da informação organizacional ao documento arquivístico
A teoria geral dos sistemas possui uma abordagem totalizante, logo, preco-
niza que os sistemas não podem ser compreendidos, de forma plena, quando
suas partes são analisadas separadamente. Com essa teoria é possível com-
preender as relações de dependência recíproca das disciplinas envolvidas e
os seus níveis de integração (Wittmann e Maehler, 2008: 25). Nessa perspec-
tiva, entende-se o arquivo como um subsistema que contribui para o desen-
volvimento das funções e atividades do sistema maior, a organização. Portan-
to, o documento arquivístico tem dupla face: um subproduto das atividades;
e uma fonte informação estratégica.
Os documentos contêm informações valiosas, constituindo um impor-
tante ativo ao negócio. Portanto, uma abordagem sistemática da gestão docu-
mental é fundamental para que as organizações protejam e preservem os do-
cumentos como evidências de suas ações, e assim, possam apoiar atividades
subsequentes e tomadas de decisão (ISO, 2016a: 4).
O ritmo acelerado da sociedade industrial catalisou a produção de gran-
des massas documentais, cuja conservação total é utópica. Tais documentos
consistem em fontes de informação necessárias a administração, as quais que
exigem assistência técnica para dar ordem ao caos, e assim, tornar a infor-
mação acessível (Cruz Mundet, 1997: 28).
A informação exerce função elementar na organização, visto que in-
fluencia quaisquer decisões que são tomadas. No entanto, seu valor e sua
pertinência ficam comprometidos caso seja incorreta ou esteja indisponível
no momento em que é solicitada (Soares e Salazar, 2005: 127). A precisão
da informação é essencial para os gestores, portanto torna-se necessário
implementar ações de gestão da informação; e posteriormente, organizar a
informação produzida. Assim, toda organização irá produzir informações
orgânicas no decorrer de suas funções, que por sua vez, são divididas em ati-
vidades-fim e atividades-meio.
As atividades-fim são funções específicas da organização, de natureza téc-
nica ou científica, que estão relacionadas com sua missão. Tais atividades se
vinculam às funções formais na exata proporção de suas práticas, o que per-
mite qualificá-las em segmentos conforme desenvolvem atividades similares,
mesmo que contenham determinadas diferenças ou especializações (Lopes,
1996: 44; Sousa, 2008: 21).
As atividades-meio são ações necessárias ao cumprimento das ativida-
des-fim, logo, possuem relação indireta. Essencialmente, as atividades-meio
compreendem duas ações básicas: uma gerencial e outra burocrática de
apoio. As ações gerenciais definem uma política organizacional que sustenta
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suas estruturas conforme as funções indispensáveis que lhe deram origem. Já
as ações burocráticas compreendem a gestão de recursos financeiros, huma-
nos, materiais e informacionais. Sendo assim, os documentos administrati-
vos são um subproduto das atividades-meio, as quais estão presentes em to-
das as organizações. Como consequência, o seu estudo permite compreender
a informação documental existente nos arquivos (Lopes, 1996: 44; Sousa,
2008: 21).
Desta forma, as atividades-fim se relacionam aos objetivos primordiais da
organização, enquanto as atividades-meio fornecem apoio para que tais ob-
jetivos possam ser atingidos. Ambas as atividades geram documentos como
subprodutos capazes de atestar as suas ações.
Os documentos arquivísticos não são reunidos artificialmente, mas acu-
mulados pela administração no decorrer de suas funções em prol dos seus
objetivos práticos. Portanto, são acumulados contínua e progressivamente.
Tal sistemática caracteriza uma coesão espontânea, mas, ao mesmo tempo,
estruturada: os documentos arquivísticos são produzidos conforme a neces-
sidade de cumprir as funções organizacionais; mesmo assim, sua acumulação
segue uma lógica, de modo que mantêm relações entre si, denominadas orga-
nicidade (Jardim e Fonseca, 2008: 126).
A acumulação de documentos arquivísticos orgânicos resultará na ori-
gem do arquivo da organização, no qual serão agrupados todos os documen-
tos produzidos ou recebidos no exercício de suas funções, independente-
mente do seu suporte (Sousa, 2009: 114). Assim, cada organização possuirá o
seu arquivo, com os seus respectivos documentos, acumulados organicamen-
te, que carregam consigo o princípio da proveniência.
Com a aplicação do princípio da proveniência é possível constituir o
fundo de arquivo, o qual muda a percepção dos documentos, que passam a
ser considerados enquanto conjunto, e não individualmente. Assim, o pro-
dutor irá reunir os documentos provenientes de uma mesma origem, con-
forme suas atividades para facilitar a organização e a gestão. Este princípio
evita a dispersão e a subjetividade da interpretação dos documentos, pois
normalmente, os documentos possuem apenas uma proveniência (Rousseau
e Couture, 1998: 84).
Para compreender a acumulação de documentos é necessário entender
como as organizações estão estruturadas e como executam as suas funções e
atividades (Sousa, 2008: 13). A eficácia do documento arquivístico está rela-
cionada à qualidade e ao rigor dos procedimentos utilizados pela organização
produtora. Logo, princípios como a organicidade e a proveniência são essen-
ciais para compreender a composição e a organização do fundo documental;
pois consistem em um reflexo das funções e atividades organizacionais.
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As informações necessárias para compreender funções, atividades e de-
mais tarefas de uma organização nem sempre estão registradas. Tradicional-
mente, essas informações integram o conhecimento tácito, que está presen-
te na memória dos colaboradores. As funções podem ser identificadas por
meio de contratos, estatutos, regimentos, decretos, entre outros documentos
referentes à própria organização. Já as atividades por vezes são registradas
em organogramas, planos estratégicos e planos de ação, no entanto, isso nem
sempre ocorre. Consequentemente, o arquivista deverá recorrer a ferramen-
tas para coletar tais informações, que são essenciais no processo de com-
preensão da gênese documental (Sousa, 2008: 26).
Idealmente, a estrutura organizacional deve ser constituída com base
nos objetivos, na missão, e nas respectivas funções e atividades. Com isso,
obtém-se um organograma que retrata a estrutura organizacional, além de
apontar as divisões e delimitar os níveis da hierarquia administrativa (Sou-
sa, 2009: 131). E para compreender o contexto de produção documental, de-
ve-se conhecer o seu histórico, especialmente, em relação às suas funções e
atividades desenvolvidas. Para tal, torna-se necessário realizar um levanta-
mento de dados (Gonçalves, 1998: 20).
Nessa coleta, o principal dado será a descrição das atividades organiza-
cionais e sua relação com o fluxo de informações implícito nos documentos.
No entanto, por vezes não há consciência da vinculação entre as informações
e o seu respectivo uso. O trabalho desenvolvido pode gerar níveis de alie-
nação que impeçam a percepção da informação no âmbito organizacional.
Deste modo, a informação documental passa, erroneamente, a ser tratada
como outro aspecto que não é vinculado às funções e atividades organizacio-
nais (Lopes, 1997: 39).
Tal percepção leva a um distanciamento entre as organizações e os seus
arquivos, e torna-se um entrave à eficiência da gestão de documentos e in-
formações. Desta forma, diminui a participação dos profissionais de arquivo
no planejamento dos fluxos de processos. E como consequência, os procedi-
mentos de organização, realizados sobre os documentos arquivísticos, pas-
sam a satisfazer parcialmente os gestores, de modo a prejudicar a eficiência
da organização.
Observa-se que a falta de comunicação entre Administração e Arquivolo-
gia, é uma deficiência que se reflete diretamente nas organizações, e por con-
sequência, dificulta a compreensão do seu funcionamento. Logo, essa incon-
gruência interfere em questões como, por exemplo, detecção de problemas,
busca por soluções e demais tomadas de decisões (Sousa, 2009: 145).
Ao romper o diálogo interdisciplinar, perde-se a sinergia da relação entre
Administração e Arquivologia, e isso pode acarretar em perdas catastróficas,
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do ponto de vista estratégico e financeiro. Com a cisão dessas áreas, perde-se
uma oportunidade para potencializar o reuso da informação orgânica na
busca por competitividade.
Observa-se que a Administração possui diversos procedimentos metodo-
lógicos para realizar o diagnóstico organizacional a fim de melhorar a sua
eficiência. Sendo assim, a pesquisa arquivística não irá intervir no funciona-
mento da organização, seu objetivo é entender a estrutura, as atribuições e as
atividades. Por vezes, esses conhecimentos são construídos de forma separa-
da em virtude da falta de comunicação e de reconhecimento entre as áreas
(Sousa, 2008: 27).
Logo, a proposição para as áreas (Administração e Arquivologia) é o diá-
logo interdisciplinar, no qual não haverá interferência, e sim, retroalimen-
tação. Tal relação otimiza a gestão de documentos e informações, e conse-
quentemente, irá aprimorar o processo de tomada de decisão. Além disso,
tal sincronia permite avançar no âmbito da gestão da informação, e atingir
um novo estágio, a gestão do conhecimento, para então transformar a organi-
zação em um ambiente de aprendizado contínuo.
Fundamentos da gestão do conhecimento
O processo informacional das organizações consistia em coletar, armazenar e
distribuir informações. Entretanto, após receber influência da reengenharia e
do redesenho de processos, passou a incorporar questões como o uso da infor-
mação, a aprendizagem de quem a utiliza e o compartilhamento. Assim, com a
evolução das atividades do processo de negócio surge o uso da informação co-
mo um potencial estratégico para a organização. Dessa forma, ressalta-se que
o processo de negócio não se manteve apenas voltado à informação, evoluiu, e
passou a vislumbrar ao conhecimento gerado (De Sordi, 2008: 3).
A gestão do conhecimento consiste em uma área de convergência entre a
tecnologia da informação e a Administração. Logo, está diretamente relacio-
nada com os processos utilizados para criar, disseminar e utilizar o conhe-
cimento a fim de alcançar os objetivos organizacionais (Rosini e Palmisano,
2003: 137). Assim, tem-se um conjunto de processos, práticas e procedimen-
tos para identificar, registrar e gerenciar o conhecimento das pessoas, e con-
sequentemente, possibilitar seu reuso no ambiente organizacional (Santos,
2009: 191).
Houve um tempo em que as organizações preocupavam-se somente com
números e resultados obtidos através dos colaboradores, e ainda existem ges-
tores que prezam somente pelo resultado, o que acarreta em um ambiente sem
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motivação e exaustivo. Entretanto, outros, optam por uma organização com
um ambiente voltado a desenvolver o capital intelectual, onde consideram o
estado de espírito de todos os envolvidos na área interna e externa. É com
base nessas premissas que a gestão do conhecimento torna-se cada vez mais
importante para as organizações, pois é capaz de fazer a intermediação entre
os conhecimentos que serão transmitidos e adquiridos pelos colaboradores.
Observa-se que o conhecimento pode ser classificado em duas categorias:
explícito e tácito. O conhecimento explícito é o conjunto de dados ou infor-
mações que estão registrados e são passíveis de serem utilizados, de modo
que podem ser facilmente processados, armazenados e disseminados. Já o
conhecimento tácito é de qualidade pessoal e sua utilização ocorre por meio
de experiências, valores e demais relacionamentos entre os indivíduos (Silva
Filho e Silva, 2005: 28). O conhecimento tácito é construído pelos colabo-
radores da organização de forma coletiva, se aplica no contexto de interação
dos sujeitos por meio de intervenções corretas entre si (Araújo, 2014: 134).
Nota-se que os benefícios da gestão do conhecimento são intangíveis. Por
isso, organizações de grande porte demandam atenção especial para esse fa-
tor. Logo, é possível criar processos de desenvolvimento e competência mais
ágeis, expandir a inovação, a criatividade e o conhecimento através de técni-
cas colaborativas; além de gerir o capital intelectual de forma estruturada.
Ao implementar a gestão do conhecimento, a organização passa a adquirir
velocidade no desenvolvimento, e consequentemente, aumentará a sua vanta-
gem competitiva.
Na era da sociedade do conhecimento, as organizações não podem ne-
gligenciar os conceitos e a implementação da gestão do conhecimento, em
virtude sua importância estratégica, tanto para agilizar os processos, quanto
para tomar decisões (Schuster e Silva Filho, 2005: 54). O capital intelectual
torna-se um diferencial competitivo, e assume a forma de um ativo intangí-
vel, consequentemente, as organizações que tratam esse conhecimento gan-
ham valorização frente às demais (Luz, 2010: 31).
Observa-se que o conhecimento consiste na maior riqueza das organi-
zações, e possibilita que os gestores tomem decisões de forma rápida e pre-
cisa. Além disso, o conhecimento potencializa a criatividade e a inovação, as
quais geram resultados à organização (Schuster, Silva Filho e Calil, 2005: 81).
Tais resultados são capazes de fazer com que colaboradores consigam se be-
neficiar de experiências anteriores para aperfeiçoar os processos existentes e
alavancar o crescimento do negócio por meio da inovação.
Desta forma, as equipes de trabalho passam a ter acesso a conhecimentos
e informações necessários para desenvolver, criar e inovar, e assim, acelerar a
elaboração de novas estratégias, produtos ou serviços. Portanto, organizações
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que compartilham o conhecimento com seus colaboradores são capazes de
eliminar gargalos, e consequentemente, aumentar a produtividade e a com-
petitividade. Assim, ressalta-se a importância de transformar o conhecimento
em competitividade e capacidade de inovar:
O diferencial competitivo das organizações é o conhecimento. A criação e a di-
fusão do conhecimento são a chave competitiva para o sucesso das organizações.
O desafio porém, é transformar a busca e a troca de conhecimentos em produ-
tividade, qualidade, métodos, processo e produtos inovadores. Interessa gerar e
disseminar o conhecimento, e produzir inovações. A inovação é vista como um
dos elementos determinantes da competitividade empresarial. Na verdade, a van-
tagem competitiva da organização decorre de sua capacidade de criar e inovar
sempre. (Silva Filho e Silva, 2005: 24)
A gestão do conhecimento consiste em uma abordagem sistemática para ga-
rantir a plena utilização dos recursos organizacionais. Para tanto, faz-se uso
de uma base de conhecimentos, combinada com habilidades individuais,
competências e ideias inovadoras para aumentar a eficiência e a eficácia da
organização (Dalkir, 2005: 2).
Ressalta-se que a inovação está diretamente relacionada à posse e ao uso
do conhecimento. Logo, as organizações que possuem maior capacidade ges-
tão de conhecimento não são, necessariamente, as que têm o melhor desem-
penho (Darroch, 2005: 111).
Desse modo, observa-se a pertinência da gestão do conhecimento, bem
como do seu uso adequado, para as organizações contemporâneas que bus-
cam manter competitividade por meio da constante inovação. Consequente-
mente, a valorização do capital intelectual proporciona uma nova perspectiva
organizacional, com foco nas pessoas e seus processos relacionados.
Gestão do conhecimento: um diálogo entre
a administração e o arquivo
As organizações são naturalmente produtoras de conhecimentos e podem
reutilizá-los tanto para melhoria de serviços, quanto para eficiência adminis-
trativa. No que tange ao conhecimento explícito, cabe ressaltar que os docu-
mentos produzidos organicamente (ditos documentos arquivísticos), são fon-
tes de informações elementares, pois fornecem dados e informações sobre
decisões tomadas do passado. Com isso, é possível realizar levantamentos de
dados e comparações a fim de compreender o impacto e a assertividade das
decisões.
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Ao considerar esse ciclo de retroalimentação, entre Administração e Ar-
quivologia, é preciso aliar a preservação à competitividade, de modo que as
ações do arquivo não interfiram de forma prejudicial na gestão. Além disso,
surge a necessidade de equilibrar a confiabilidade e o acesso, para que assim,
as informações sejam acessadas apenas pelos indivíduos autorizados. Ressal-
ta-se que o diálogo entre arquivo e administração poderá ser reforçado por
normas que enfatizam a gestão de documentos com viés organizacional, den-
tre elas: ISO 15489 e a série ISO 30300.
A ISO 15489-1:2016 define conceitos e princípios que agregam valor às
informações organizacionais, compreendendo assim: criação, captura, ges-
tão, controle, políticas, atribuição de responsabilidades, monitoramento,
treinamento, análise do contexto de negócio, identificação de requisitos, me-
tadados necessários e sistemas de informação. Dessa forma, é possível inte-
grar a gestão de documentos aos sistemas de negócios (ISO, 2016a: 1).
Já a ISO 15489-2:2001 consiste em um guia de implementação da ISO
15489-1 para profissionais e responsáveis pela gestão da informação nas orga-
nizações. Fornece uma metodologia que facilitará a implementação, bem co-
mo uma visão geral dos processos e fatores que devem ser considerados para
cumprir a norma. Seu uso é facultativo e complementar, de modo que expande
tópicos da ISO 15489-1, traz as etapas a serem seguidas pelo sistema de gestão
documental, com objetivo de alcançar os resultados previstos (ISO, 2001: 1).
A ISO 30300:2016 estabelece termos, definições e objetivos para uso dos
sistemas de gestão de documentos, ademais, orienta como implementar,
manter e aperfeiçoar estes sistemas. Todas as organizações produzem docu-
mentos arquivísticos no decorrer de suas atividades para cumprir os objeti-
vos organizacionais. Logo, esta norma define políticas, objetivos e estrutura
necessária aos sistemas de gestão de documentos, conforme os requisitos da
organização (ISO, 2016b: 1).
Ressalta-se que a série ISO 30300:2016 consiste em uma norma geral, e têm
subordinadas a si: a ISO 30301 que estabelece os requisitos dos sistemas; a ISO
30302 que oferece orientações para implementação; a ISO 30303 que oferece
requisitos a serem cumpridos pelo organismo responsável pela auditoria e cer-
tificação; e a ISO 30304 que contempla um guia de avaliação dos sistemas.
Reuso da informação administrativa
As organizações produzem informações diariamente em virtude de suas ati-
vidades-fim e meio, isso aduz a existência de um fluxo contínuo para geração
de conhecimentos. Doravante, esse capital intelectual pode ser otimizado
por meio do reuso de documentos e informações, de modo a facilitar ações
rotineiras ou servir de base empírica para uma autocrítica organizacional.
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Em geral, as organizações exigem informações permanentes, de modo
que o seu armazenamento em sistemas de arquivos é consequência lógica
dessa necessidade. Portanto, as organizações devem compreender a questão
informacional como um problema complexo e global. Primeiramente, as in-
formações apoiam o uso administrativo, e posteriormente, são preservadas
em longo prazo, podendo ser transformadas em conhecimento e reutilizadas
(Arévalo Jordán, 2012: 19).
Tais informações são cruciais para as organizações, pois é por meio delas
que inúmeros relatórios e balanços serão gerados. Assim, os gestores podem
tomar decisões com base em informações confiáveis, que lhes retornam re-
sultados concretos, então otimizados pelo avanço tecnológico. No entanto,
esses relatórios devem aliar a complexidade da informação à facilidade de
compreensão, para que assim, gestores e diretores os utilizem de forma rá-
pida e precisa apesar da constante mudança (criação, edição e exclusão) de
dados na organização.
Observa-se que a gestão de documentos deve ir além do ato de registrar
a informação em um suporte, e desenvolver um planejamento. Tal ação tor-
na-se mister, pois as organizações dispõem de quantidades exacerbadas de
documentos, que podem ser gerenciadas por ferramentas de TIC para faci-
litar as tomadas de decisão. Assim, a TIC aperfeiçoa a busca e a recuperação
das informações, e pode garantir qualidade e precisão, além de proporcionar
um ambiente confiável para armazenamento (Moreno, 2008: 73).
Com o advento da sociedade da informação, as organizações passam a
perceber a importância dos seus arquivos. Assim, a gestão de documentos
traz uma série de benefícios ao ambiente organizacional, como, por exemplo:
a possibilidade de identificar informações de forma ágil, a padronização dos
métodos de arquivamento, e a eliminação de ambiguidades a fim de otimizar
o acervo e demais setores da organização.
A informação produzida no âmbito administrativo pode assumir signifi-
cados que vão além da realidade jurídico-organizacional, de testemunho ou
de fonte histórica. Para tal, as informações geridas pelo arquivo devem ser
aliadas com informações que advém de outros campos científicos (Bellotto,
2006: 271). Uma convergência entre gestão de documentos e gestão do con-
hecimento permite a racionalização das informações produzidas no contexto
organizacional. Assim, ambas as áreas serão contempladas com benefícios
mútuos, dentre estes, destacam-se: a redução, racionalização e organização
da massa documental/informacional produzida; e o aumento da qualidade
da informação gerida.
Do ponto de vista documental, a gestão do conhecimento visa garantir
que as informações produzidas nas relações da organização com seus clientes,
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fornecedores, ou outros, sejam devidamente registradas e documentadas. Tal
registro independe do suporte (analógico ou digital), logo, deve-se assegurar a
sua permanência no longo prazo, a capacidade de recuperação e o uso eficien-
te do conhecimento (Múnera Torres e Pabón Ángel, 2002: 32).
O conhecimento não é sinônimo de informação, embora possa existir
uma relação de mediação entre ambos. A informação é utilizada para refe-
renciar o que está de certa forma, disperso e desordenado. Entretanto, o con-
hecimento consiste nas informações que foram devidamente apropriadas e
sistematizadas, ou seja, é fruto da aprendizagem (Bartalo, 2008: 95).
O conhecimento adequado proporciona tomadas de decisão eficazes,
consideradas indispensáveis para as organizações se adequarem a uma socie-
dade em constante transformação (Tonini, 2006: 23). Sendo assim, o nível de
qualidade da informação é fundamental para se utilizar o conhecimento de
forma segura e desenvolver um diferencial competitivo. Logo, a qualidade
do processo de transformar informações em conhecimentos irá influenciar
no sucesso ou no fracasso das tomadas de decisão (Silva, 2003: 30).
Há gestores que desconhecem a importância aos arquivos, os quais são
vistos como uma unidade onde apenas se acumulam documentos. Nesse ca-
so, tais arquivos tornam-se desordenados e mal administrados, além disso, os
funcionários responsáveis pela gestão documental, por vezes, não possuem
devida capacitação para exercer tal função. Logo, têm-se arquivos improvi-
sados, sem as condições ideais para acondicionamento, de modo que a docu-
mentação divide espaço com os demais setores de trabalho.
Os arquivos desorganizados, compostos por documentos vitais e inúteis,
causam transtornos para as organizações, em virtude da dificuldade para
consultar a documentação. Tal desorganização dificulta o processo de toma-
da de decisão administrativo, e por vezes, decisões equivocadas podem ser
tomadas com base em dados desatualizados. Além disso, a perda de docu-
mentos irá causar diversos prejuízos à organização, dentre estes: insatisfação
do cliente, perda de mercado e perda de ações judiciais por não possuir ou
não localizar a documentação comprobatória.
A gestão de documentos eficiente requer que a informação seja localizada
com precisão e rapidez. Da mesma forma, os custos relacionados e o espaço
de armazenamento, manutenção e conservação dos documentos precisam
ser otimizados. Assim, os documentos não devem ser preservados por pe-
ríodos de tempo que extrapolam o cumprimento de suas atividades, salvo os
casos em que possuírem valor probatório, de pesquisa e outros de interesse
social ou organizacional (Schellenberg, 2006: 68).
Já com o crescente acúmulo de documentos digitais nas organizações,
torna-se necessário o uso de instrumentos para classificar os conteúdos criados
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ou recebidos. Logo, a taxonomia pode ser usada para definir categorias de
assuntos (De Sordi, 2008: 150). Assim, os sistemas arquivísticos corroboram
com essa visão, pois capturam os documentos, que são evidências das ativi-
dades da organização. Tais sistemas se diferenciam dos demais em virtude de
suas capacidades para gerenciar o conteúdo e a estrutura dos documentos,
promover o acesso contínuo, e manter o elo entre os documentos e as ativida-
des (Castro, Castro e Gasparian, 2007: 93).
A gestão de documentos deve contemplar as funções de organização e
racionalização dos documentos tendo em vista a administração e os demais
usuários. Logo, o tratamento preconizado pela Arquivística é entendido co-
mo uma atividade contínua, que contempla todo o ciclo de vida dos docu-
mentos (Heredia Herrera, 1998: 33). A principal finalidade dos arquivos con-
siste em apoiar a Administração, para isso, devem gerir a massa documental
produzida a fim de facilitar o reuso da informação. A gestão de documentos
eficiente requer atenção em toda a sua custódia: desde a produção nos ar-
quivos correntes, perpassando a avaliação, até o seu recolhimento ao arquivo
permanente.
Com a Indústria 4.0, a informação é tida como um diferencial no mercado
competitivo. Assim, o arquivo quando organizado conforme as normas arqui-
vísticas gera competitividade, uma vez em que a informação ficará disponível
para o gestor tomar decisões precisas e ágeis. Desta forma, a correta gestão de
documentos contribui para melhoria do processo de busca e recuperação da
informação nas organizações. Além disso, a informação digital, quando orga-
nizada, proporciona dinamismo frente aos documentos analógicos.
Há uma tendência de aumento da velocidade nas mudanças do mercado
e nas exigências dos clientes. Logo, as organizações precisam agilizar os pro-
cessos de tomada de decisão. Para tanto, faz-se necessário o uso de ferramen-
tas de busca para auxiliar o gestor na recuperação de documentos e infor-
mações digitais. A agilidade dessa busca irá otimizar os fluxos de trabalho,
e tem por consequências diretas, o aumento da produtividade e da satisfação
dos clientes.
Observa-se que a gestão de documentos digitais dependente de sistemas
informatizados capazes de controlar o ciclo de vida, manter as suas caracte-
rísticas e a sua organicidade. Dessa forma, estima-se assegurar a autenticida-
de dos registros custodiados (Silva, 2017: 14). A autenticidade dos documen-
tos digitais deve ser evidenciada por meio de tecnologias e procedimentos
administrativos que assegurem a sua identidade (data/hora e responsáveis
pela produção, indicação de anexos, nome da pessoa física ou jurídica que
produz ou recebe, entre outros) e integridade (completo e inalterado) (Inter-
PAR E S 2 Project, 2007: 7).
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A garantia de autenticidade torna-se um pré-requisito para que a infor-
mação contida nos arquivos possa ser reutilizada na organização, por meio
da gestão do conhecimento. Há um risco incomensurável de se utilizar infor-
mações dúbias no processo de tomada de decisão, seus efeitos são inimaginá-
veis, e por vezes, irreversíveis. Portanto, surge a necessidade de implementar
sistemas de informação confiáveis.
A idoneidade dos sistemas de gerenciamento arquivístico consiste, pri-
meiramente, em limitar o acesso ao sistema, criar regras de workflow, sen-
has de acesso, dentre outros privilégios. Nesse sentido, será possível integrar
procedimentos administrativos e arquivísticos, e definir no workflow quais
ações podem, e como, devem ser realizadas. Posteriormente, torna-se neces-
sária a verificação por meio de uma trilha de auditoria que registre as inter-
venções nos documentos, como, por exemplo, modificar, apagar, acrescentar
ou visualizar. Dessa forma, será possível reafirmar o que foi definido a priori,
a fim de comprovar a autenticidade (Rondinelli, 2005: 65).
Com um sistema de arquivos confiável, será possível garantir a autenti-
cidade dos documentos, e consequentemente, as suas informações poderão
ser reutilizadas pela organização através da gestão do conhecimento. Nesse
processo, a informação contida nos arquivos evolui para um novo patamar,
torna-se uma informação estratégica da organização, e passa a influenciar nas
tomadas de decisões.
Da gestão tecnológica à informação estratégica
Desenvolver uma estratégia organizacional para o recurso informação/con-
hecimento compreende: definir os tipos de informação/conhecimento que
serão priorizados; identificar a sua contribuição; e elencar as atividades de
gestão do conhecimento que serão enfatizadas. No entanto, ressalta-se que as
atividades escolhidas no processo de gestão do conhecimento variam confor-
me a estratégia e o contexto organizacional (De Sordi, 2008: 92).
Tradicionalmente o tratamento de dados era realizado para obter relató-
rios e fazer análises. No entanto, tal preocupação não se restringe somente
a isso, ou seja, atualmente as TIC fomentam a gestão da informação organi-
zacional. Logo, a inovação tecnológica torna-se necessária para otimizar e
aperfeiçoar os processos, de modo a tornar a organização ágil, produtiva e
competitiva.
Com isso, a busca por flexibilidade é primordial para as organizações tendo
em vista a necessidade de adaptação. Para tanto a organização deve analisar o
cenário (macro e micro) no qual está inserida para identificar as necessidades
dos clientes a fim de melhorar a qualidade e a relação de custo/benefício dos
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seus produtos e serviços. Assim, a busca por flexibilidade tornará o ambiente
interno inspirador aos seus colaboradores.
As organizações estão inseridas em um ambiente dinâmico que exige, ca-
da vez mais, uma postura flexível. Portanto, devem compreender esse contex-
to para resolver questões como o crescimento do mercado, a capacidade de
expansão, a elaboração de produtos, a melhoria da qualidade de produtos e
serviços, a redução de custos e a satisfação dos clientes. Munidos dessas infor-
mações, os gestores poderão traçar estratégias para garantir a sua permanên-
cia competitiva. Esse ambiente favorece as organizações que possuem dina-
mismo e flexibilidade, que fomentam a criatividade e investem na melhoria da
capacidade de aprendizado (Sonaglio, Santos e Marion Filho, 2008: 135).
O ambiente organizacional está em constante transformação, consequen-
temente, torna-se essencial buscar vantagem competitiva em relação aos con-
correntes. Logo, para se obter tal vantagem é necessário que a organização
priorize a criatividade e a inovação, tendo em vista a capacidade de aumentar
os níveis da competitividade para manter-se a frente no segmento de merca-
do em que atua. Trata-se de uma sistematização do conhecimento capaz de
gerar um diferencial competitivo.
O ambiente para gestão do conhecimento subentende desenvolver um
contexto organizacional favorável. Isso inclui questões como a disponibili-
zação de softwares que possam contribuir com as atividades e tarefas que
integram tal processo. Há diversos softwares que disponibilizam funcio-
nalidades variadas, que se adequam conforme cada tipo de atividade. Pa-
ralelamente a essas ferramentas, há altos custos relacionados na sua imple-
mentação, com isso, tais investimentos tornam-se um desafio significativo à
organização (De Sordi, 2008: 4).
Portanto, é crucial que a organização qualifique os gestores e automatize
os processos, com objetivo de facilitar a recuperação da informação. Logo, o
controle eficaz pode ser realizado por meio de um sistema de gestão, o qual
consiste em um conjunto de softwares para auxiliar no crescimento organiza-
cional. Entretanto, há casos em que os gestores podem demonstrar resistên-
cia para adquirir esses sistemas.
Dentre as principais alegações para tal óbice, está o preço elevado dos sof-
twares a serem adquiridos, incutindo uma visão de aumento de gastos na or-
ganização. Para tanto, é preciso que os gestores pensem no médio e no longo
prazo, a fim de compreender que haverá retorno do investimento em sistemas
informatizados. A ressalva a ser feita é que tal retorno dependerá do uso ade-
quado dos sistemas, sendo assim, ressalta-se a pertinência da qualificação dos
colaboradores em relação aos sistemas informatizados que a organização utiliza.
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A finalidade de um sistema de informação deve ser voltada a utilização
da informação e aos resultados obtidos pelos usuários. A função primordial
desse sistema é a capacidade da informação modificar as atividades efetua-
das pelo usuário. Logo, os sistemas de informação devem ser orientados ao
usuário (Le Coadic, 2004: 38). Nesse caso, os conhecimentos são disponibi-
lizados ao usuário interno da organização, com a finalidade de melhorar os
serviços prestados, reduzir custos relacionados e evitar o retrabalho.
A gestão do conhecimento aplicada as plataformas digitais se responsabiliza não
apenas pelas informações contidas em seus ambientes, mas também pelas conti-
das na rede off-line, isto é, conhecimento tácito que precisa ser externalizado. Para
garantir o fluxo de conteúdo e fortalecer uma rede sólida é necessário incentivar
o compartilhamento em formato distribuído, garantido o fluxo de conversação e
troca de informações entre diversas pessoas e canais que possuem conhecimento
acumulado. Estes, com habilidades e informações distintas, mas com interesses em
comum, potencializam uma rede, disseminando ideias, produzindo e compartil-
hando conteúdo e construindo novos negócios e saberes. (Luz, 2015: 61)
A gestão do conhecimento deve ser compreendida como um investimento, o
que justifica os gastos com os softwares e a capacitação de pessoas. A organi-
zação como um todo deverá ser contemplada, assim, destaca-se que no setor
de arquivo surge a necessidade de definir uma política que vislumbre o reuso
da informação. Portanto, a gestão do conhecimento deve fazer parte da estra-
tégia de negócio das organizações para gerar vantagem competitiva.
Tendo em vista que a principal finalidade dos arquivos consiste em apoiar
a Administração, suas ações concentram-se na utilização racional e na dis-
ponibilização das informações custodiadas (Paes, 2004: 20). Nesse sentido,
o conhecimento organizacional deve ser transferido, no entanto torna-se ne-
cessário controlar sua difusão para não prejudicar os objetivos estratégicos.
Essa restrição se aplica aos conhecimentos relativos à vantagem competitiva
da organização (Silva Filho e Silva, 2005: 31).
As tecnologias da informação têm o poder de estabelecer novos mercados
de atuação para as organizações, assim como conectá-las ao mundo por meio
da troca de informações. Tais possibilidades de interação foram proporcio-
nadas pela economia moderna e pelo advento da globalização. No entanto, a
mesma globalização que reduz distâncias, também poderá disseminar dados
sigilosos de uma organização, fazendo eclodir uma série de estardalhaços so-
bre a mesma.
A organização possui responsabilidade sobre os dados de clientes, logo,
deve manter o sigilo interno, para que esses dados somente sejam disponibi-
lizados aos indivíduos autorizados. A quebra do sigilo de dados dos clientes
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poderá abalar a confiança em relação à organização, e ocasionar processos
judiciais. Sendo assim, pode-se afirmar que manter tal sigilo é um meio tanto
para garantir competitividade ao negócio, quanto para reafirmar o compro-
misso da organização com sua missão e seus valores.
As organizações devem elaborar políticas de segurança da informação
para proteger seus dados. Logo, deve-se atentar para questões como, por
exemplo, as redes de intranet e internet, bem como as rotinas backup. Além
disso, deve-se verificar a eficácia do armazenamento em nuvem, visto que tais
serviços são prestados por terceiros, de modo que a organização delega as
ações de custódia, embora continue sendo a responsável pelos dados.
Por vezes a organização deverá manter sigilo em relação às suas ativida-
des internas, isso pode compreender: a fórmula de seus produtos, técnicas
utilizadas, processos de fabricação, parcerias firmadas, fornecedores, mate-
riais e estratégias de negócios. Para tanto, torna-se essencial firmar um con-
trato de confidencialidade, o qual corresponde ao instrumento jurídico que
protege segredos de natureza industrial ou comercial. Este contrato tem por
objetivo assegurar que tais informações serão mantidas em sigilo.
Além disso, a organização necessita gerenciar possíveis riscos, treinar a
equipe e estabelecer níveis de acesso à informação para reforçar a segurança.
Portanto, somente os colaboradores autorizados devem ter acesso aos dados
pessoais de clientes e aos segredos de negócio. A ausência de procedimen-
tos de segurança da informação pode desencadear uma série de invasões e
quebras de sigilo indevido, capazes de gerar diversos prejuízos para as or-
ganizações. Logo, o vazamento de dados pessoais dos clientes irá gerar uma
imagem negativa da organização.
Observa-se que as organizações devem investir tanto em tecnologias
adequadas, quanto na capacitação de seus colaboradores, tendo por resulta-
do o aumento da eficiência e mitigação das vulnerabilidades. Compete aos
gestores, definir diretrizes sobre a segurança da informação, de modo que
deleguem uma série de responsabilidades e rotinas aos colaboradores. En-
tretanto, caso essas diretrizes não sejam cumpridas, devem ser aplicadas as
penalidades cabíveis.
Na era da sociedade da informação, o ser humano torna-se um elemen-
to-chave e passa a atuar como um diferencial competitivo nas organizações.
Assim, com o foco na valorização das pessoas, os grupos de indivíduos gan-
ham autonomia na tomada de decisão, consequentemente essa nova perspec-
tiva favorece o trabalho criativo e a inovação (Wittmann e Maehler, 2008:
30). Tais questões influenciam até mesmo na seleção de pessoas, tendo em
vista que: o trabalho intelectual é predominante na era pós-moderna; logo a
proatividade torna-se essencial. Isso se contrapõe à reatividade advinda do
período industrial, que era voltado ao trabalho mecânico e repetitivo.
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Há uma estreita relação da gestão do conhecimento com as pessoas e suas
habilidades, por conseguinte ressalta-se que a capacidade humana sempre
será o bem mais valioso que a humanidade possui, e o único capaz de criar
e transformar (Ponjuán Dante, 2015: 214). Dessa forma, o capital intelectual
advindo dos colaboradores tornar-se um dos principais ativos organizacio-
nais, e consequentemente, reforça a pertinência de abordagens sistêmicas
que considerem o gerenciamento de pessoas, documentos, competências e
conhecimentos.
Considerações finais
Ao refletir sobre as convergências entre Administração e Arquivologia, ob-
servou-se a possibilidade de coletar e reutilizar as informações orgânicas,
registradas na forma de documentos arquivísticos, para fomentar a gestão
do conhecimento organizacional. Logo, há necessidade de garantir a auten-
ticidade desses documentos para que os colaboradores possam utilizar suas
respectivas informações de forma confiável.
Os documentos são produzidos pelas organizações para cumprir as
funções definidas em sua missão. Portanto, os documentos arquivísticos
consistem, essencialmente, em um subproduto da Administração, e sua pro-
dução é dotada de características como, por exemplo, naturalidade, organici-
dade e proveniência. A produção e acumulação de documentos, no decorrer
das atividades-fim e meio, dá origem aos arquivos, de modo que o conjunto
documental passa a ter um valor agregado maior do que a soma de suas uni-
dades. Logo, a gestão de documentos visa constituir um sistema de arquivos
para otimizar o processo de busca e recuperação das informações orgânicas.
A informação registrada, na forma de documento, consiste em uma fonte
de conhecimento explícito e possibilita que a organização produtora possa
aprender com os seus erros e acertos. Para tanto, é preciso garantir o caráter
de precisão e autenticidade da informação documental, para que essa possa
ser transformada em conhecimento, e consequentemente, possibilitar o reu-
so em prol da eficiência administrativa.
A informação contida nos documentos arquivísticos possui potencial es-
tratégico para as organizações. Para obter tal proveito, é preciso que a ges-
tão de documentos/informações evolua ao nível da gestão do conhecimento.
Dessa forma, o reuso da informação organizacional poderá melhorar o pro-
cesso de tomada de decisão, reduzir custos relacionados, evitar o retrabalho,
estimular a criatividade, fomentar a capacidade de inovação e aprimorar os
serviços prestados. Como resultado disso, a organização irá aumentar a sua
vantagem competitiva, firmando-se no mercado.
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A moderna burocracia administrativa produz significativa quantidade de
documentos e informações que necessitam ser armazenados em sistemas de
custódia confiável. Os conhecimentos adquiridos pela organização também
necessitam de tal confiança, logo, a convergência com os sistemas para gestão
de documentos possibilita racionalizar a massa documental e garantir a au-
tenticidade de informações pertinentes.
As organizações, de maneira geral, estão inseridas em um ambiente dinâ-
mico, fato que aumenta a competitividade e gera a busca por conhecimentos
e estratégias de negócio para garantir a sua perenidade. De tal forma, oco-
rre uma reformulação por meio da gestão do conhecimento, assim, a orga-
nização, disponibiliza conhecimentos para ensinar, e paralelamente, coleta
conhecimentos para aprender. Ou seja, há um ciclo de retroalimentação en-
tre a organização e os seus colaboradores, no qual ambos produzem, dispo-
nibilizam e utilizam conhecimentos.
Observa-se que a gestão de documentos, na figura do arquivo, visa orga-
nizar, racionalizar e disponibilizar documentos arquivísticos autênticos aos
colaboradores para satisfazer as necessidades administrativas. Os mesmos
documentos possuem informações estratégicas que podem ser transforma-
das em conhecimento e assim fomentar o ciclo de aprendizagem organizacio-
nal. Os conjuntos documentais fornecidos pelo arquivo são capazes de de-
monstrar o histórico de determinados investimentos ou tomadas de decisões,
e os gestores podem analisá-los por meio de ferramentas de diagnóstico ad-
ministrativo.
A disponibilização de informações e conhecimentos deve ser orientada
aos usuários locais, ou seja, os colaboradores da organização. Tal restrição
consiste em proteger as estratégias de negócio e a vantagem competitiva, lo-
go, somente indivíduos autorizados devem ter acesso às informações. Assim,
deve-se investir em segurança da informação tanto na gestão de documentos,
quanto na gestão de conhecimento, para proteger a organização contra vaza-
mento de informações ou potenciais invasores. Neste cenário, observa-se que
a correta gestão e o compartilhamento adequado de informações e conheci-
mentos tornam-se fundamentais para que a organização possa se firmar no
mercado em que atua.
Defende-se uma gestão organizacional sistêmica, embasada em normas
internacionais e padrões amplamente aceitos pela literatura da Adminis-
tração e da Arquivologia. Entende-se a organização como um sistema maior
no qual a gestão de documentos se insere como um subsistema, responsável
por orientar os fluxos de informação. O documento arquivístico constitui
um subproduto das funções e atividades organizacionais, de modo que a in-
terdisciplinaridade entre Administração e Arquivologia fomentará a gestão
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do conhecimento. Dessa forma, é possível gerar conhecimento confiável ca-
paz de sedimentar a inteligência competitiva da organização. Entretanto, tal
abordagem carece de metodologia específica.
Por fim, ressalta-se que as práticas de Administração e Arquivologia se
coadunam nas organizações, formando uma sinergia capaz de racionalizar as
ações de ambas as áreas. Logo, este estudo contribui para clarificar os con-
ceitos básicos da gestão do conhecimento e traçar diálogos interdisciplinares
para incorporar a gestão de documentos. A gestão do conhecimento é sufi-
cientemente difundida no âmbito da Administração, entretanto, na Arquivo-
logia ainda carece de estudos mais profundos para apontar e discutir sobre o
lócus de sua prática.
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Para citar este texto:
Santos, Henrique Machado dos e Gabriela Luisa Krawszuk. 2020. “Ges-
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chivonomía, bibliotecología e información 34 (83): 103-127.
http://dx.doi.org/10.22201/iibi.24488321xe.2020.83.58146
