Sistema de Información estudiantil para mejorar la gestión escolar del Centro Educativo Básico General El Empalme

Abstract

En este trabajo se presenta, un sistema de información estudiantil para mejorar la gestión escolar del CEBG El Empalme. Se propuso un enfoque de investigación cualitativo, con un diseño no experimental, tipo transversal y descriptiva. La unidad de análisis es el CEBG El Empalme y la unidad de observación es un Sistema de Información estudiantil para mejorar la gestión escolar del CEBG El Empalme, distrito de Changuinola, Bocas del Toro, Panamá. En el proceso de desarrollo, se utilizó como instrumento la entrevista, la cual se enfocó en recolectar los datos pertinentes que se utilizaron dentro del sistema de gestión estudiantil para el CEBG El Empalme. El Sistema de Gestión Estudiantil se diseñó con una Metodología en Cascada: Framework Lineal, el mismo hace énfasis al entorno en el cual se plantea y estructura el desarrollo de un sistema. Se concluyó que, el sistema de gestión estudiantil cumplió con cada uno de los requisitos especificados para el desarrollo de la aplicación, la simplicidad del software permitió interactuar con el usuario y se adecuo a las necesidades del CEBG El Empalme.

Full text

Sistema de Información estudiantil para mejorar la gestión escolar
del Centro Educativo Básico General El Empalme
Student Information System to improve the school management of
the General Basic Education Center El Empalme
Keren Hernández 1, Edilsa Abrego 1, Alcibíades Álvarez 1, José Mendoza Avilés 2
1 Licenciatura en Desarrollo de Software - Centro Regional de Bocas del Toro - Universidad Tecnológica de Panamá.
2 Facultad de Ingeniería de Sistemas Computaciones - Centro Regional de Bocas del Toro - Universidad Tecnológica de Panamá.
Resumen En este trabajo se presenta, un sistema de información estudiantil para mejorar la gestión escolar del CEBG El
Empalme. Se propuso un enfoque de investigación cualitativo, con un diseño no experimental, tipo transversal y descriptiva. La
unidad de análisis es el CEBG El Empalme y la unidad de observación es un Sistema de Información estudiantil para mejorar la
gestión escolar del CEBG El Empalme, distrito de Changuinola, Bocas del Toro, Panamá. En el proceso de desarrollo, se utilizó
como instrumento la entrevista, la cual se enfocó en recolectar los datos pertinentes que se utilizaron dentro del sistema de gestión
estudiantil para el CEBG El Empalme. El Sistema de Gestión Estudiantil se diseñó con una Metodología en Cascada: Framework
Lineal, el mismo hace énfasis al entorno en el cual se plantea y estructura el desarrollo de un sistema. Se concluyó que, el sistema de
gestión estudiantil cumplió con cada uno de los requisitos especificados para el desarrollo de la aplicación, la simplicidad del software
permitió interactuar con el usuario y se adecuo a las necesidades del CEBG El Empalme.
Palabras clave Sistemas de información, gestión escolar.
Abstract In this work we present a student information system to improve the school management of General Basic Education
Center GBEC El Empalme. A qualitative research approach was proposed, with a non-experimental design, transversal and
descriptive type. The unit of analysis is the GBEC El Empalme and the observation unit is a Student Information System to improve
the school management of El Empalme GBEC, Changuinola district, Bocas del Toro, Panama. In the development process, the
interview was used as an instrument, which focused on collecting the relevant data that was used within the student management
system for the CEBG El Empalme. The Student Management System was designed with a Cascade Methodology: Linear Framework,
which emphasizes the environment in which the development of a system is proposed and structured. It was concluded that, the
student management system complied with each of the specified requirements for the development of the application, the simplicity
of the software allowed interacting with the user and was adapted to the needs of the GBEC El Empalme.
Keywords Information system, system, school management.
* Corresponding author: jose.mendoza@utp.ac.pa
1. Introducción
Luego de la introducción de las Tecnologías de la
Información y Comunicación (TIC) en la mayoría de los
sistemas escolares del mundo, surge el interés por conocer qué
se está haciendo con ellas, con qué fines y con qué impacto [1].
La evidencia hasta ahora muestra que el proceso de
integración de las nuevas tecnologías al mundo escolar es
menos fluido de lo esperado, presentando diversas barreras
asociadas a las condiciones, prácticas y creencias existentes
[1].
Otra consecuencia importante que han tenido las TIC en las
escuelas es que son un instrumento muy potente para resolver
viejas cuestiones históricas de la gestión escolar. En este punto
conviven una preocupación de la escuela y una de la gestión de
los sistemas educativos ligada con el uso de la información
para la toma de decisiones. Una tendencia aún incipiente es que
las escuelas no cuenten con plataformas en Internet [2].
En la actualidad, en Panamá el Ministerio de Educación
posee diversos sistemas de información proporcionadas para
gestionar la información de los estudiantes, por ejemplo, el
Sistema de Administración de Centros Escolares (SIACE 2.0)
44 https://doi.org/10.33412/rev-ric.v5.1.2231 Vol. 5 - N.° 1 · Junio · 2019

[2], sin embargo, este sistema presenta inconvenientes y es
algo complejo usar para ciertos docentes y administrativos.
Según [3], un sistema de información es un conjunto de
componentes interrelacionados, con el objetivo de recolectar,
procesar, almacenar y distribuir información para apoyar la
toma de decisiones, la coordinación y el control de la
organización.
Cabe destacar que dentro del sistema (SIACE 2.0) no existe
una opción para llevar el control de la documentación del padre
de familia o acudiente, en el proceso de matrícula, que entregan
a los administradores para completar el expediente del alumno,
además, no se lleva un control del total de la matrícula del
centro educativo.
La administración y gestión educativa debe tener en cuenta
también la penetración de las TIC en los hogares. De esta
forma, no solo pueden establecerse nuevas interacciones y
actividades en el seno de las familias, sino que abren un canal
de comunicación entre la escuela y la familia que favorece la
acción conjunta entre ambos agentes educativos [5].
Dadas las condiciones que anteceden se ha planteado la
pregunta problema: ¿Cómo ayudaría un sistema de
información estudiantil facilitar la gestión escolar del CEBG
El Empalme?, ¿Cuáles serían los beneficios para el CEBG El
Empalme?, y el objetivo del estudio es, desarrollar un sistema
de información estudiantil que facilite la gestión escolar del
CEBG El Empalme del Distrito de Changuinola.
En este mismo contexto el CEBG El Empalme cuenta con
73 grupos de estudiantes divididos entre preescolar, primaria y
premedia. Actualmente enfrenta deficiencias con el sistema de
información estudiantil, donde la mayoría de los datos de los
acudidos son documentados llevados de manera manual y
guardada en carpetas para posteriormente ser archivados.
Adicional a ello, los padres de familia apartan los cupos en
el centro educativo, entregan parte de la documentación que
solicitan, pero el estudiante no asiste formalmente en el año
escolar, generando papelería gastada innecesariamente.
Cabe agregar que el sistema de gestión escolar es una
estructura organizativa y relacional entre personas, que
desempeñan las funciones, cantidad de personal directivo,
docente y de servicios [2].
En ese mismo sentido, la creación de un sistema estudiantil
facilitará la gestión de los cupos asignados a cada grupo, las
inscripciones y un mejor control de la información de los
estudiantes y profesores.
A pesar de lo anterior, hay algunos ejemplos de sistemas de
gestión escolar que muestran que no es una cuestión de
simplemente introducir las tecnologías en el mundo escolar y
promover su uso, sino que los buenos resultados dependen de
una serie de factores vinculados al contexto escolar, a las
características de los profesores y modelos curriculares con
que se trabajan [1].
Precisando de una vez, el Sistema de Información
Estudiantil fue diseñado para brindar orden y simplicidad en la
información redundante del CEBG El Empalme.
Además, el sistema se organizará en tres ideas principales:
Características generales del diseño: las plataformas que
requerirá el sistema, la modularización que tendrá y las
restricciones y limitantes [3].
Requisitos atendidos del diseño: requisitos funcionales o
suplementarios que describirá las próximas secciones del
sistema [4].
Modelos y vistas que lo detallan: presenta al sistema
como un todo, indicando en términos propios de la
tecnología utilizada, las partes que lo forman y las
relaciones principales entre ellas [5].
A manera de colofón, la finalidad de la investigación fue
realizar un sistema de información estudiantil para mejorar la
gestión escolar del CEBG El Empalme a través, de diversas
técnicas para desarrollar un software de calidad, que contenga
diversas funciones para agilizar el proceso de control de datos.
Asimismo, se caracterizó por la recolección de datos mediante
un gestor de base de datos que contará el programa construido
con varios requisitos que ayudaron a precisar la información de
manera más detallada, clara y eficiente [6].
2. Materiales y Métodos
2.1 Tipo y diseño de estudio
La investigación posee un enfoque cualitativo, porque se
utilizó la recolección de datos sin medición numérica, para
descubrir o afinar las preguntas de investigación en el proceso
de interpretación, de modo que el proyecto de investigación
busca principalmente optimar los procesos y llevar a cabo el
control de los datos [7].
Por otra parte, de acuerdo con sus características, el diseño
de investigación es no experimental, ya que se basa en la
elaboración y desarrollo de un software para solucionar las
necesidades tecnológicas de un centro educativo, y en efecto,
se basó en la observación, profundidad de los datos, detalles y
experiencias únicas en el contexto natural para luego ser
analizados [7].
Es evidente entonces que el tipo de investigación es
transversal, en donde, se recolectan los datos en un solo
momento, en un único tiempo por medio de técnicas de estudio
para luego analizarlos. En igual forma se define la
investigación de manera descriptiva porque mide la
información de manera conjunta presentando la importancia de
cualquier fenómeno o variable que se analiza [7].
Como resultado el tipo de investigación es prospectiva,
puesto que la información es de primera mano a medida que va
sucediendo la investigación.
Cada afiliación debe incluir los siguientes elementos:
unidad a la que está adscrito, entidad a la que está afiliado y el
correo electrónico. El último elemento es obligatorio porque
facilita la comunicación entre el autor y el lector.
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2.2 Área de estudio
La investigación se realizó en el Distrito de Changuinola en
el Centro Educativo Básico General (CEBG) El Empalme,
ubicado en la Ave. Omar Torrijos 164, en las siguientes
coordenadas: 9°26'20.4"N 82°31'16.1"W (figura 1).
2.3 Unidad de análisis y observación
Tal como se ha visto, la unidad de análisis es el CEBG El
Empalme y la unidad de observación es un Sistema de
Información estudiantil para mejorar la gestión escolar del
CEBG El Empalme.
Figura 1. Centro Educativo Básico General El Empalme.
2.4 Población y muestra
El Centro Educativo cuenta con un total de 2,366
estudiantes entre Preescolar, Primaria y Premedia y con 33
profesores y 55 docentes de grado.
La población estudiantil se divide en tres niveles: así
como lo muestra la siguiente tabla 1:
Tabla 1. Matrícula del CEBG El Empalme [8]
Preescolar Cantidad de Grupos Matrícula por Grupo
Preescolar 6 30
Primaria Cantidad de Grupos Matrícula por Grupo
1er grado 8 30
2do grado 8 30
3er Grado 7 30
4to grado 7 30
5to grado 8 30
6to grado 7 30
Premedia Cantidad de Grupos Matrícula por Grupo
7mo Grado 9 38
8vo Grado 8 38
8no Grado 7 38
Se puede resaltar que la matrícula actual del CEBG El
Empalme con relación a preescolar es de 8%, primaria es de
57%, donde abarca la mayor cantidad de matrícula y premedia
35% menos de la mitad que primaria, tal como se aprecia en la
figura 2.
Figura 2. Matrícula del año 2018 del CEBG El Empalme.
Sin embargo, la cantidad de estudiantes y salones es
cambiante durante el inicio del periodo escolar, ya que varía la
demanda en algunas ocasiones en primaria o preescolar, debido
a esta exigencia, se toman decisiones de abrir aulas nuevas o
tener que ingresar hasta 40 estudiantes por salón. Con respecto
a premedia, se mantiene la cantidad de estudiantes.
Para este estudio, no se aplica el muestreo porque se
desarrolló un software para estudiar la población estudiantil y
gestionar la información de los estudiantes, padres de familia,
profesores, maestros y administrativos.
2.5 Variables
La gestión escolar es la variable estudiada, la cual es un
proceso que enfatiza la responsabilidad del trabajo en equipo e
implica la construcción, diseño y evaluación del quehacer
educativo, para la ejecución y el monitoreo de los mecanismos,
las acciones y las medidas necesarias para la consecución de
los objetivos de la institución [8].
El sistema de información se realizó mediante dos
entornos:
El entorno de la aplicación: implicará cómo será la interfaz
del software que se realizó, contará de requisitos
suplementarios tales como:
oSimplicidad: medirá si el desplazamiento del sistema es
sencillo.
oAdecuación: evaluará que el sistema cumple con los
requisitos del Centro Educativo El Empalme (CEBG).
oConfiabilidad: determinará el nivel de protección en
relación con el acceso a partes específicas del sistema.
Usabilidad de la aplicación: comprobará si el sistema es
amigable o tiene facilidad de uso para los usuarios.
2.6 Métodos e instrumentos de recolección de datos
Sobre la recolección de datos [7] explica que, "una vez que,
seleccionamos el diseño de investigación apropiado, de
acuerdo con el problema de estudio, la siguiente etapa consiste
Preescolar
8%
Primaria
57%
Premedia
35% Preescolar
Primaria
Premedia
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en recolectar los datos pertinentes sobre los atributos,
conceptos o variables de las unidades de análisis o casos”.
En el proceso de desarrollo se utilizó como instrumento la
entrevista, la cual se enfocó en cómo desarrollar un sistema de
gestión estudiantil para el CEBG El Empalme. Este
instrumento ayudó a recolectar los datos pertinentes que se
utilizó dentro del sistema y a la realización de la evaluación del
software.
Cabe resaltar que en la entrevista se tomaron en cuenta dos
factores como la gestión estudiantil y la población estudiantil
para el desarrollo de software.
Las preguntas de la entrevista fueron validadas por un
panel de expertos en redacción, además, la validación en la
propuesta se refiere a la comprobación final de las etapas de
vida del desarrollo, de que el producto creado satisface
correctamente la especificación de requisitos pedidos y las
expectativas que han depositado en el mismo [9].
Al mismo tiempo, se validó el software para comprobar,
si el producto obtenido cumple los requisitos del administrador
[9].
Esta actividad debe realizarse en las áreas del ambiente de
operación, en donde se tomaron en cuenta las observaciones
presentadas para mejorar la misma, por especialistas en
software de la Universidad Tecnológica de Panamá, que
registra los resultados. De acuerdo con las observaciones dadas
por los especialistas en software de la Universidad Tecnológica
de Panamá, el cual muestra la tabla 2, el Sistema de
Información Estudiantil, muestra un 60% de validación del
resultado esperado. Esto se debe a que el sistema está
contemplado para mejoras en el futuro. el cual muestra la
siguiente tabla 2.
Tabla 2. Sistema de Información Estudiantil para mejorar la gestión
escolar del CEBG El Empalme
Preguntas Excelente Bueno Malo
Simplicidad 5%
Adecuación 5%
Confiabilidad 20%
Usabilidad 5%
Diseño del Sistema 5%
Mantenimiento
Validación 10%
Total: 60% verificar
A continuación, se procede a definir cada una de ellas:
Confiabilidad: Habilidad que tiene el sistema para realizar
funciones bajo condiciones específicas.
Diseño de sistema: Desarrollo de directrices durante el
proceso del software para satisfacer los objetivos
planteados desde el punto de vista funcional.
Entorno gráfico: Conjunto de programas que ofrecen al
usuario un entorno visible más amigable.
Rapidez: Capacidad de computación y consumo de
funcionamiento del sistema.
Codificación: Personas que trabajan juntas en una estación
de trabajo con el objeto de crear código de calidad para la
resolución de un problema.
Mantenimiento: Es una medida en el cual el sistema realiza
reparaciones y mantenimiento a la Base de Datos, para
seguir optimizando los procesos.
Pruebas: Verificación de los procesos que se realizan
dentro del sistema.
Validación: Al lenguaje de programación o las
herramientas automatizadas [6].
Esta valoración busca corroborar la conformidad del
producto software con respecto a los requisitos funcionales y
no funcionales, como se muestra en la figura 3.
Figura 3. Diagrama para la validación. Fuente: [14].
La evaluación de los especialistas de la Facultad de
Ingeniería de Sistemas Computacionales, de la Universidad
Tecnológica de Panamá, Centro Regional de Bocas del Toro,
certifica que el programa cumple con cada uno de los requisitos
del cliente.
La entrevista fue aplicada el día 23 de abril del 2018, en el
CEBG El Empalme, al director del Centro Educativo el
Empalme.
Naturalmente este diseño se ha ajusto a las necesidades y
requisitos dados por el Administrador del CEBG, de manera
que los datos se recogieron por medio de entrevistas para
facilitar el desarrollo del software.
3. Resultados y Discusión
Como se ha mencionado anteriormente, el Sistema de
Gestión Estudiantil se diseñó con una metodología en cascada:
Framework Lineal, el mismo hace énfasis al entorno en el cual
se plantea y estructura el desarrollo de un sistema.
La metodología en cascada es un proceso de desarrollo
secuencial, en el que el desarrollo se ve fluyendo hacia abajo,
como una cascada, sobre las fases que componen el ciclo de
vida [13].
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Cabe señalar que, el Framework Lineal es el enfoque
metodológico que ordena rigurosamente las etapas del proceso
para el desarrollo de software, de tal forma que el inicio de cada
etapa debe esperar a la finalización de la etapa anterior.
La aplicación se desarrolló en varias etapas como lo
muestra la figura 4.
Figura 4. Fases de desarrollo. Fuente: Elaboración propia a partir de [11].
Como se indicó, el gestor de base de datos que se utilizó
fue SQL Server, sistema de gestión de bases de datos
relacionales de Microsoft [12], que está diseñado para el
entorno empresarial, donde se mostró las relaciones que hay
entre las tablas, los atributos y métodos que tendrán cada una
de ellas, así como lo muestra la siguiente figura 5.
El Sistema de Gestión Educativa se aplicó a los usuarios y
administrador es del CEBG El Empalme, donde el sistema
gestione:
Registro de roles y privilegios.
Cupos asignados por grupo (con un aproximado de 35-40
estudiantes).
Formulario de preinscripciones.
Formulario de inscripción.
Control de información.
oAsignar a los profesores y maestros a cada grupo.
oDistribuir a los estudiantes por consejería.
Búsqueda de los estudiantes.
Figura 5. Diagrama de base de datos.
El análisis de requisitos o módulos se desarrolló de la
siguiente manera:
Login: Introducir el usuario y la contraseña.
Menú principal: Muestra el panel de opciones a elegir.
Módulo alumnos: Busca el registro de alumnos y agrega
alumnos.
Formulario acudiente: Muestra la opción de registrar o
consultar el acudiente.
Buscador: Consulta al estudiante, muestra la información
de este.
Listado de aulas: Selecciona las aulas que existen en el
Colegio, la capacidad que tiene cada salón y la cantidad de
estudiante que tiene.
Registro de año escolar: Programa el año escolar y define
la fecha del inicio y final del año escolar.
Preinscripción: Muestra la opción de registrar o consultar
la matrícula de los alumnos.
Registro de inscripción: Registra los alumnos que serán
matriculados en el año escolar.
Formulario docente: Muestra la opción de registrar y ver
horarios de docentes.
´
´
USUARIO
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La aplicación contó con tres diferentes tipos de niveles de
perfil:
Nivel 1: Nivel administrador, es el encargado de tener el
control único de eliminación, inserción, modificación,
consulta y actualización de todas las ventanas del software.
Nivel 2: Nivel usuario, solo tiene acceso a consultar e
insertar los profesores y maestros del plantel.
Nivel 3: Nivel capturador, en este nivel solo se podrá captar
los datos de los acudientes y acudidos al momento de la
realización de la preinscripción e inscripción.
El tipo de seguridad de la aplicación es tradicional, con
contraseñas para los tres tipos de niveles diferentes, además el
Sistema de Gestión Educativo se desarrolló en la v 1.0.
Como es sabido, un programa utilizado en un entorno del
mundo real está destinado a cambiar, es por ello, que al
administrador del Sistema de Gestión Estudiantil se le brindó
la propuesta de mejoras en un futuro próximo.
El Sistema de Gestión Educativa del CEBG El Empalme, o
bien como se llamó SIS MATR (Sistemas de Matrícula), se
realizó en la v1.0. A continuación se muestra unas de las
principales pantallas del SIS MATR v1.0.
Inicio de sesión: Permitió al administrador iniciar sesión
ingresando el nombre de usuario y la contraseña, para luego
dar clic en “Entrar” permitiendo acceso al SIS. MATR, al dar
clic al botón de salir el sistema automáticamente se cierra como
lo muestra la siguiente figura 6.
Figura 6. Inicio de sesión.
Menú Principal: Despliega la pantalla principal, donde
muestra los botones de alumnos, acudientes, docente, aulas,
matricula, año escolar, la fecha y hora actual, al hacer clic en
las siguientes opciones el sistema inmediatamente mostrará
otra pantalla, así como los muestra la figura 7.
Figura 7. Menú Principal.
Registro de alumno: Permite registrar a los estudiantes que
ingresan por primera vez al Centro Educativo Básico General
El Empalme y a su vez, buscar a un alumno por el número de
identidad personal si ya existe, así como lo muestra la figura 8.
Es importante destacar que todos los campos son obligatorios
para el registro del estudiante
Figura 8. Registro alumno.
Registro y búsqueda de acudiente: En esta sección se
requiere toda la información del acudiente (campos
obligatorios), el usuario debe ingresar al acudiente que está
inscribiendo al estudiante como muestra la figura 9.
Figura 9. Registro y búsqueda acudiente.
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Registro de docente: Datos personales, formación
académica y perfil profesional, etc. Una vez obtenidos todos
los datos se procede a guardar la información introducida en la
interfaz de docente como se ve en la siguiente figura 10.
Figura 10. Registro docente.
Registro de Año Escolar: Al hacer clic se despliega el
formulario donde se ingresa el proceso de principio del año
escolar hasta la culminación del periodo escolar actual. Al
presionar clic en Registrar, se podrá observar que se guardó el
periodo de año escolar como podemos observar en la figura 11.
Figura 11. Registro de año escolar.
Registro de aulas: Esta opción permite adicionar, actualizar
y consultar aulas del centro y la cantidad de estudiantes que
hay en un salón. Al ingresar a esta opción se encuentra la
pantalla de disponibilidad de vacantes disponibles, así como se
muestra en la figura 12.
Figura 12. Registro aulas.
Consulta de matrícula: Dentro de la pantalla de matrícula
se encuentra el registro de los estudiantes ya matriculados, que
es de vital importancia para el manejo de cupos. Una vez
ingresada, se oprime el botón Buscar, con lo cual aparecerá la
siguiente pantalla como se observa en la figura 13.
Figura 13. Consulta Matricula.
4. Conclusiones
De acuerdo con la entrevista realizada al administrador del
CEBG El Empalme, el sistema de gestión estudiantil cumplió
con cada uno de los requisitos especificados para el desarrollo
de la aplicación, la simplicidad del software permitió
interactuar con el usuario y se adecuo a las necesidades del
CEBG El Empalme sin complejidad.
Asimismo, se caracterizó por la recolección de datos
mediante un gestor de base de datos que contará el programa
construido con varios requisitos que ayudaron a precisar la
información de manera más detallada, clara y eficiente.
Entre sus ventajas está la creación de un sistema estudiantil
que facilitó la gestión de cupos asignados a cada grupo, las
inscripciones y control de la información de los estudiantes y
profesores.
Dos especialistas de la UTP Centro Regional de Bocas del
Toro evaluaron la aplicación del software, indicando que es un
programa útil para el avance de la educación en la provincia de
Bocas del Toro.
Es importante recalcar que este proyecto está en proceso de
mejoras.
AGRADECIMIENTO
Agradecemos a la Jornada de Iniciación Científica y a la
Universidad Tecnológica de Panamá, por contribuir a la
formación profesional; al profesor asesor, Dr. José Mendoza,
por impartir sus conocimientos siempre en cada etapa del
artículo de investigación; y a la Dra. Vanessa Valdés, por su
apoyo incondicional, al director del CEBG El Empalme,
profesor Armando Boniche, por proporcionar la información
para realizar la investigación.
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