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Könnten Sie mal kurz? Deep work-Strategien im #phdlife

Authors:
Till Julian Nesta Woerfel at University of Cologne
Till Julian Nesta Woerfel
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Abstract

Die Dissertation ist ein auf verschiedenen Ebenen anspruchsvolles, von mehreren krisenhaften Phasen geprägtes Projekt, das Doktorandinnen und Doktoranden eine überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft abverlangt; es in den Arbeitsalltag im Rahmen einer universitären Promotionsstelle oder freien Promotion zu integrieren, stellt grundsätzlich eine Herausforderung dar. Zunehmend problematisch erscheint in diesem Zusammenhang die permanente Ablenkung (E-Mails, Social Media (#phdlife), ständige Erreich- und Einsatzbarkeit) während des Arbeitens an der Dissertation. Zudem wechseln Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler an einem Arbeitstag mehrfach von einer Aufgabe zur anderen - auch weil sie gewohnt sind, delegierte Arbeitsaufträge kurzfristig zu bearbeiten ("Könnten Sie mal kurz...", “Fwd: DRINGEND”). Dieser Zustand der permanenten Ablenkung ist aber insbesondere für Aufgaben des Dissertationsprojekts problematisch, die unsere vollen kognitiven Fähigkeiten und entsprechend ablenkungsfreies, konzentriertes Arbeiten erfordern. Nach Newport (2016) geht diese Fähigkeit konzentrierten Arbeitens ( „Deep work“) bei modernen Wissensarbeitenden zunehmend verloren. In diesem Workshop arbeiten wir kritische Situationen des (Arbeits-)Alltags heraus und diskutieren und üben Strategien, die helfen, sich selber und die Arbeitsumgebung in einen Zustand zu bringen, um über längere Zeit an einer einzigen Aufgabe ohne Ablenkung konzentriert zu arbeiten.
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Könnten Sie mal kurz?
Deep work-Strategien im
#phdlife
Nachwuchstagung der GEBF 2019
24. Februar 2019 Till Woerfel 2019
ToDos sortieren: Priorisieren nach
Eisenhower
+++ wichtig
+++ dringend
SOFORT
TERMINIEREN
DELEGIEREN
LÖSCHEN
A
B
C
D
Allen (2015), Covey
, Merrill & Merrill (2015)
Eisenhowerprinzip
•Tag festlegen + Aktion
•B sollte bestenfalls nicht
zu A werden
•d.h. immer eine B-
Aufgabe vor einer A-
Aufgabe
6
deep vs. shallow work
deep work: berufliche Aktivitäten, die in einem Zustand
ablenkungsfreier Konzentration ausgeübt werden und ihre kognitiven
Kapazitäten an ihre Grenzen bringen. Diese Leistung schafft neuen
Wert, verbessert ihre (Arbeits-)Fähigkeiten und ist schwer zu kopieren.
shallow work: kognitive anspruchslose, logistikorientierte Aufgaben,
die häufig unter Ablenkung durchgeführt werden. Solche Tätigkeiten
schaffen tendenziell nicht viel neuen Wert und sind leicht zu kopieren.
Newport (2016:3ff.)
8
Kernfähigkeiten in der New Economy
Fähigkeit
§schnell schwierige Herausforderungen zu bewältigen
§Leistungen auf einem hohen Niveau zu bringen –hinsichtlich Qualität
und Geschwindigkeit
> Um Dinge schnell zu lernen muss man ohne Ablenkung etwas
intensiv fokussieren
Newport (2016: 29)
9
Warum sind deep work-Fähigkeiten wichtig?
Newports These:
Fähigkeit konzentriert zu arbeiten geht zunehmend verloren und wird
durch kognitiv weniger anspruchsvolle, leicht zu bearbeitende Arbeit,
die häufig unter Ablenkung durchgeführt wird, ersetzt.
Newport (2016:14)
10
Ablenkungen und Wechsel zwischen Aufgaben
Das Problem des attention residue (Leroy 2009)
§ständige Ablenkung (Email-Checken, Facebook, Twitter (#phdlife,
#GEBF2019), Unterbrechungen usw.)
§beim häufigen Wechseln von einem Task zum anderen (und auch
wieder zurück zum ursprünglichen Task) folgt die Aufmerksamkeit
nicht sofort —ein Rückstand (residue) des zuvor bearbeiteten Tasks
bleibt unbewusst bestehen.
Newport (2016: 42); Leroy (2009:169)
?
?
12
Ablenkungen und Wechsel zwischen Aufgaben
Das Problem des attention residue am Beispiel Email:
§Wenn man während der Bearbeitung eines Task A, eine neu
eingetroffenen E-Mail (Task B) zwischenzeitlich bearbeitet oder eben
nur sieht und sie aber in diesem Moment nicht bearbeiten kann,
bleibt beim erneuten Bearbeiten des ursprünglichen Task A ein
Rückstand des Task B
§Wir brauchen somit wieder länger, um in den ursprünglichen
Konzentrationszustand zu kommen (wenn wir es überhaupt
schaffen).
§häufige Zustand solcher Semi-ablenkung ist verheerend für die
Arbeitsperformance
Newport (2016: 42f.)
?
?
13
Warum sind deep work-Fähigkeiten rar?
Es bedarf jedoch sehr viel Arbeit und Überwindung sich selber und
seine Arbeitsumgebung in einen Zustand zu bringen, der konzentriertes
Arbeiten möglich macht:
§wir tendieren dazu solche Tätigkeiten zuerst zu machen, die für den
Moment am einfachsten erscheinen, oder
§es wird von uns erwartet
§auf eine weitergeleitete E-Mail sofort zu antworten
§an wöchentlich regelmäßig stattfindenden Treffen (Meetings) teilzunehmen
Newport (2016: 58ff.
)
14
Warum sind deep work-Fähigkeiten wichtig?
Konzentriertes Arbeiten ist unumgänglich um sich in kurzer Zeit
anspruchsvolles (kompliziertes) Wissen anzueignen!
neurologisches Argument
§ein Arbeitsalltag, der geprägt von leichten Tätigkeiten ist, ist mit
hoher Wahrscheinlichkeit kräftezehrend und nicht zufriedenstellend
zugleich;
§ein im überwiegend konzentrierten Zustand verbrachter Arbeitstag,
erhöht die Bedeutung und die Zufriedenstellung, die man mit der
Arbeit assoziiert
Newport (2016: 82
)
15
Warum sind deep work-Fähigkeiten wichtig?
psychologisches Argument
§Momente, in denen der Körper an seine Grenzen gebracht wird
beeinflussen den allgemeinen Gemütszustand positiv
§Flow state: Zustand völliger Konzentration und des sich Verlierens in einer bestimmten
Aktivität
Newport (2016: 84ff.
)
16
Wir brauchen Regeln, um konzentriert zu arbeiten!
Es bedarf sehr viel Arbeit und Überwindung sich selber und seine
Arbeitsumgebung in einen Zustand zu bringen, der konzentriertes
Arbeiten möglich macht
Newport (2016: 58ff.
)
17
Regel #1: Deep work-Gewohnheiten entwickeln
regelmäßige deep work-Sessions in Arbeitswoche integrieren und
Ritualen folgen
§Fester Arbeitsort und Zeitrahmen festlegen (z.B. Büro mit
geschlossener Tür oder Bibliothek)
§Feste Regeln (z.B. wie das Internet verwendet werden darf)
§kognitive Unterstützung (z.B. eine Tasse Kaffee/Tee zu Beginn und
genügend Nahrung für Zwischendurch)
Newport (2016: 119ff.
)
18
Regel #1: Deep work-Gewohnheiten entwickeln
Kollaborieren
§andere Personen bewusst einbeziehen (z.B. in dem man mit einer
anderen Person eine Deadline verabredet, um Feedback zu einem
Teilergebnis einzuholen)
Strategien finden
•kleine Anzahl an ambitionierten Ergebnissen festlegen, die innerhalb
der deep work-Sessions zu erreichen sind (z.B. Literaturreview
abzuschließen oder statistische Verfahren von Mehrebenen- sowie
latenter Klassenanalysen zu durchdringen und anwenden zu können)
Newport (2016: 133)
19
Regel #1: Deep work-Gewohnheiten entwickeln
Strategien finden
§unmittelbaren Erfolg messen und Zeit festhalten um Korrekturen
vornehmen zu können
§Reviewen und revidieren: nach einer Woche fragen „Was hat warum
gut und was hat warum nicht gut geklappt?“
Newport (2016: 136ff.)
20
Regel #1: Deep work-Gewohnheiten entwickeln
Auszeit/Feierabend
§Am Ende eines Arbeitstages sollte man bis zum nächsten Arbeitstag
komplett aufhören über Arbeitsinhalte nachzudenken; d.h. kein E-
Mail-Check nach dem Essen, kein mentales Aufarbeiten von
Konversationen oder Nachdenken über zukünftige
Herausforderungen
§Kapazität konzentriert zu arbeiten ist innerhalb eines Tages limitiert,
Arbeitsstunden nach Feierabend können in der Regel (wenn
überhaupt) nur noch für einfache Arbeit verwendet werden
Newport (2016: 150)
21
Regel #1: Deep work-Gewohnheiten entwickeln
Auszeit/Feierabend
§Förderung des unbewussten Denkens (z.B. im Hinblick auf die
erfahrene große Anzahl an Informationen und Widersprüche) >
Unconscious Thought Theory indem man seinem Gehirn Zeit gibt sich
zu erholen
§Jegliche Art entspannender Aktivitäten (Spaziergänge, Zeit mit den
Kindern, Sport ...) sind förderlich um Energie zu tanken, die
notwendig ist, um wieder konzentriert zu arbeiten
Newport (2016: 144ff.)
22
Regel #2: Trainiere Deine Konzentration!
Trainingsbeispiel:
§Für deep work-Session festlegen, wann das Internet genutzt werden
soll und es komplett außerhalb dieser Zeit vermeiden.
§Wenn Du Dich zum Beispiel 30 Minuten bevor der nächste Internet
Block beginnt, Dich langweilst, dann sind es gerade diese 30 Minuten
Resistenz die förderlich für die Konzentration sind.
Newport (2016: 159ff.)
23
Regel #3: Mach Schluss mit sozialen Medien!
TED-Talk "Quit social media" (Cal Newport):
https://www.youtube.com/watch?v=3E7hkPZ-HTk&t=230s
Newport (2016: 144ff.)
24
Regel #4: Plane jede Minute eines Arbeitstages!
Um Balance zwischen deep und shallow work zu finden
§Aufteilung des Arbeitstages in Blöcke und Zuweisung von Aktivitäten
(9.00-11h: Artikel lesen und das wichtigste zusammenfassen) und so
weiter
§Minimum eines Blocks sollte bei 30 Minuten liegen
§d.h. dass man kleinere Aktivitäten (11-11.30h Person X eine E-Mail
schreiben; Person Y nach Z fragen etc.) ebenfalls in Blöcke
zusammenfasst
§Am Ende sollte jede Minute des Arbeitstages Teil eines Blocks sein,
der Dich durch den Tag führt!
Newport (2016: 144ff.); s. auch den Blogbeitrag zu "deep scheduling" sowie seine
Beispiele
25
Regel #4: Plane jede Minute eines Arbeitstages!
Zwei Dinge werden sehr wahrscheinlich schief gehen:
§falsche Schätzungen: ein Task wird länger dauern als vorhergesehen
§Unterbrechungen beziehungsweise werden neue Aufgaben
unerwartet erscheinen.
Das ist o.k.!
§erstelle eine neue Version des Plans!
§Spontanität ist in dem Plan vorgesehen, d.h. es ist immer möglich
dass etwas wichtigeres erscheint während des Arbeitsprozesses und
dies ist ein perfekter Grund den Rest des Plans zu ignorieren
und/Oder in neu zu strukturieren.
Newport (2016: 222f.)
27
Regel #4: Plane jede Minute eines Arbeitstages!
§Deep work-Gewohnheiten erfordern, respektvoll mit der Zeit, die
einem täglich zur Verfügung steht, umzugehen.
§Entscheide vorab was, wann etwas gemacht werden soll
berücksichtigt werden, welche der zu verrichtenden Arbeiten zu der
oberflächlichen und welche zu den Arbeiten gehört für die
konzentriertes Arbeiten notwendig ist
Newport (2016: 228ff.)
28
Literatur
Allen, David (2015). Getting things done: the art of stress-free
productivity (Revised edition.). New York City: Penguin Books.
Leroy, Sophie (2009). Why is it so hard to do my work? The challenge
of attention residue when switching between work tasks.
Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109 (2), 168–
181. doi:10.1016/j.obhdp.2009.04.002
Newport, Cal (2016). Deep work: rules for focused success in a
distracted world (First Edition.). New York: Grand Central Publishing.
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Lesens-/Hörens-/Sehenswertes
•Blogbeitrag über Deep-Work-Buch: https://evernote.com/blog/de/arbeiten-in-einer-welt-voller-
ablenkungen/
•Interview mit Cal Newport (Future-of-work-Podcast): https://soundcloud.com/user-
653880197/1-with-professor-cal-newport-on-deep-work-and-why-that-is-the-most-important-
skill-in-the-future
•Erfahrungen, wie deep work im Arbeitsalltag wirklich anwendbar ist:
https://www.youtube.com/watch?v=pwb-EG8TDS0&t=151s
•Eisenhower reloaded: https://www.youtube.com/watch?v=EzSDPY2rnqo&t=61sVideo
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Lizenz
Urheber: Till Woerfel 2019
Titel: Könnten Sie mal kurz? Deep work-Strategien im #phdlife
URL:
https://www.researchgate.net/publication/331311576_Konnten_Sie_mal_k
urz_Deep_work-Strategien_im_phdlife
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Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity
Book
  • Jan 2002
With first-chapter allusions to martial arts, "flow," "mind like water," and other concepts borrowed from the East (and usually mangled), you'd almost think this self-helper from David Allen should have been called Zen and the Art of Schedule Maintenance . Not quite. Yes, Getting Things Done offers a complete system for downloading all those free-floating gotta-do's clogging your brain into a sophisticated framework of files and action lists--all purportedly to free your mind to focus on whatever you're working on. However, it still operates from the decidedly Western notion that if we could just get really, really organized, we could turn ourselves into 24/7 productivity machines. (To wit, Allen, whom the New Economy bible Fast Company has dubbed "the personal productivity guru," suggests that instead of meditating on crouching tigers and hidden dragons while you wait for a plane, you should unsheathe that high-tech saber known as the cell phone and attack that list of calls you need to return.) As whole-life-organizing systems go, Allen's is pretty good, even fun and therapeutic. It starts with the exhortation to take every unaccounted-for scrap of paper in your workstation that you can't junk, The next step is to write down every unaccounted-for gotta-do cramming your head onto its own scrap of paper. Finally, throw the whole stew into a giant "in-basket" That's where the processing and prioritizing begin; in Allen's system, it get a little convoluted at times, rife as it is with fancy terms, subterms, and sub-subterms for even the simplest concepts. Thank goodness the spine of his system is captured on a straightforward, one-page flowchart that you can pin over your desk and repeatedly consult without having to refer back to the book. That alone is worth the purchase price. Also of value is Allen's ingenious Two-Minute Rule: if there's anything you absolutely must do that you can do right now in two minutes or less, then do it now, thus freeing up your time and mind tenfold over the long term. It's commonsense advice so obvious that most of us completely overlook it, much to our detriment; Allen excels at dispensing such wisdom in this useful, if somewhat belabored, self-improver aimed at everyone from CEOs to soccer moms (who we all know are more organized than most CEOs to start with). -- Timothy Murphy In today's world of exponentially increased communication and responsibility, yesterday's methods for staying on top just don't work. Veteran management consultant and trainer David Allen recognizes that "time management" is useless the minute your schedule is interrupted; "setting priorities" isn't relevant when your email is down; "procrastination solutions" won't help if your goals aren't clear. Allen's premise is simple: our ability to be productive is directly proportional to our ability to relax. Only when our minds are clear and our thoughts are organized can we achieve stress-free productivity and unleash our creative potential. He teaches us how to: Apply the "do it, delegate it, defer it, drop it" rule to get your in-box empty Reassess goals and stay focused in changing situations Overcome feelings of confusion, anxiety, and being overwhelmed Feel fine about what you're not doing From core principles to proven tricks, Getting Things Done has the potential to transform the way you work -- and the way you experience work. At any level of implementation, David Allen's entertaining and thought-provoking advice shows you how to pick up the pace without wearing yourself down. """The personal productivity guru"" (Fast Company) delivers powerful methods that vastly increase your efficiency and creative results-at work and in life In today's world, yesterday's methods just don't work. In Getting Things Done, veteran coach and management consultant David Allen shares the breakthrough methods for stress-free performance that he has introduced to tens of thousands of people across the country. Allen's premise is simple: our productivity is directly proportional to our ability to relax. Only when our minds are clear and our thoughts are organized can we achieve effective productivity and unleash our creative potential. In Getting Things Done Allen shows how to: Apply the ""do it, delegate it, defer it, drop it"" rule to get your in-box to empty Reassess goals and stay focused in changing situations Plan projects as well as get them unstuck Overcome feelings of confusion, anxiety, and being overwhelmed Feel fine about what you're not doing From core principles to proven tricks, Getting Things Done can transform the way you work, showing you how to pick up the pace without wearing yourself down."
View
Why is it so Hard to do My Work? The Challenge of Attention Residue when Switching Between Work Tasks
Article
  • Jul 2009
  • ORGAN BEHAV HUM DEC
In many jobs, employees must manage multiple projects or tasks at the same time. A typical workday often entails switching between several work activities, including projects, tasks, and meetings. This paper explores how such work design affects individual performance by focusing on the challenge of switching attention from one task to another. As revealed by two experiments, people need to stop thinking about one task in order to fully transition their attention and perform well on another. Yet, results indicate it is difficult for people to transition their attention away from an unfinished task and their subsequent task performance suffers. Being able to finish one task before switching to another is, however, not enough to enable effective task transitions. Time pressure while finishing a prior task is needed to disengage from the first task and thus move to the next task and it contributes to higher performance on the next task.
View
Deep work: rules for focused success in a distracted world (First Edition.)
  • Jan 2016
  • Cal Newport
Newport, Cal (2016). Deep work: rules for focused success in a distracted world (First Edition.). New York: Grand Central Publishing.