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Os benefícios da aplicação da metodologia 5S na redução e organização de arquivos eletrônicos: Uma pesquisa-ação em empresa do setor sucroalcooleiro.

Authors:
  • Faculdades Integradas Einstein de Limeira

Figures

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OS BENEFÍCIOS DA APLICAÇÃO DA
METODOLOGIA 5S NA REDUÇÃO E
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
ELETRÔNICOS: UMA PESQUISA-AÇÃO
EM EMPRESA DO SETOR
SUCROALCOOLEIRO.
Bruno Conservani
brunoconservani@hotmail.com.br
Vanessa Durães
duraeslima@outlook.com
Maycon Santana da Silva
maycons312@gmail.com
Lucas Franciscato
lucas.scavariello@gmail.com
Ivan Correr
icorrer@yahoo.com.br
Atualmente empresas buscam aplicar conceitos e ferramentas para
redução dos desperdícios, problemas de padronização, organização do
ambiente de trabalho, visando o aumento de produtividade. Um destes
conceitos utilizados pelas empresas é o 5S que visa criar a cultura da
disciplina, identificar problemas e gerar oportunidades de melhorias,
reduzindo com isso o desperdício de recursos a fim de aumentar a
eficiência operacional. Porém, pouco se discute a respeito da
aplicação do conceito 5S para redução e organização de dados e
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informações em sistemas computacionais. Hoje em dia, os avanços da
tecnologia nas empresas resultaram em aumento no fluxo de dados,
porém a capacidade de processar esses dados e transformá-los em
informações, distribuí-los adequadamente e usá-los com agilidade
para tomada de decisões, é ponto crucial para competitividade da
organização. Neste cenário, está o mercado agrícola que investe cada
vez mais em tecnologia e automação na coleta de dados, mas se estes
dados não forem organizados e estratificados corretamente, podem
transformar-se em uma quantidade excessiva de arquivos, pastas e
documentos, tornando-as inviáveis para rápidas tomadas de decisões.
Portanto o presente trabalho visa aplicar os conceitos da ferramenta
5S para organizar, padronizar e principalmente reduzir a quantidade
de arquivos eletrônicos, no departamento da qualidade agrícola de
uma usina sucroalcooleira. A metodologia utilizada foi a pesquisa-
ação. Os resultados obtidos foram a redução de 76% do número de
arquivos eletrônicos existentes, e o desenvolvimento de um painel de
controle baseado em banco de dados que tornou possível obter
informações para tomadas de decisões mais ágeis e assertivas.
Palavras-chave: 5S, arquivos digitais, tomada de decisão, setor
agrícola
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1. Introdução
Quando a ferramenta 5S foi desenvolvida no Japão, na década de 50 pós segunda guerra
mundial, ela foi aplicada nas condições em que o país se encontrava estruturalmente,
trabalhando os ambientes físicos junto a cultura e comportamento das pessoas, a fim de
reestruturar o país (REIS, 2015).
Ribeiro e Bormio (2011) apresentam diversas aplicações com o uso da ferramenta 5S em
diferentes setores, dos quais se destacam metalúrgicas, montadoras de veículos, prestadores
de serviços e empresas do setor de agronegócio. No que diz respeito ao agronegócio Silva e
Nascimento (2017) apresentam os benefícios da aplicação do 5S na melhoria dos processos
produtivos da agroindústria.
Entretanto, pouco se discute na literatura em relação a aplicação dos conceitos de 5S para
organização de dados e informações em sistemas computacionais. Sendo que atualmente com
o avanço da tecnologia o uso de computadores pelas empresas tornou-se indispensáveis,
devido ao aumento do fluxo de informações necessárias para tomadas de decisões
(SCORNAVACCA, 2001; TANENBAUM, 2003), e a capacidade de processar dados,
transformá-los em informações, distribuí-los adequadamente e usá-los com agilidade para
tomar decisões constantemente é ponto crucial para competitividade da organização
(BARTOLOMÉ, 1999).
No mercado agrícola este cenário não se difere, a cada ano investe-se mais em tecnologias e
automação de dados, como é o caso das usinas sucroalcooleiras. Entretanto, se as informações
geradas pela coleta de dados manuais e/ou automatizadas não estiverem organizadas e
estratificadas corretamente, podem transformar-se em uma quantidade excessiva de arquivos,
pastas e documentos, tornando-as inviáveis para tomadas de decisões ágeis e assertivas.
Portanto o presente trabalho visa aplicar os conceitos da ferramenta 5S para organizar,
padronizar e principalmente reduzir a quantidade de arquivos eletrônicos, no departamento da
qualidade agrícola de uma usina sucroalcooleira
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2. Revisão da literatura
O 5S é uma ferramenta de gestão da qualidade com 5 conceitos simples, que ao serem
praticados pelas empresas podem melhorar o ambiente de trabalho, a qualidade de vida dos
colaboradores, e até reverter quadros de desperdícios, problemas de padronização e outros
enfrentados pelas organizações. Para Zanella (2009) o 5S tem como objetivo melhorar o
ambiente de trabalho, aperfeiçoar os processos, reduzir o desperdício, evitar acidentes de
trabalho, melhorar a moral dos funcionários e incentivar a criatividade. O Quadro 1, apresenta
as características dos 5 sensos.
Quadro 1 Características dos 5 Sensos
SENSOS
CARACTERÍSTICAS
Seiri - Utilização
A utilização parte da premissa de avaliação, isso deve acontecer frisando o que ainda pode
ser útil para a equipe ou processo, o que não é útil mais naquele ambiente deve ser
descartado. Lembrando que os descartes ainda podem ser usados ou reaproveitados por
outras pessoas ou áreas, é muito interessante ofertar os itens descartados para futuros
usuários.
Seiton -
Organização
A lógica utilizada para a organização na prática é que itens que são usados com mais
frequência devem estar disponíveis mais próximo do que itens de uso esporádico, fazendo
que a rotina de trabalho não fique poluída ou carregada de matérias/informações que não são
usadas com tanta frequência e as demais possam ser localizadas conforme organizado.
Seisou - Limpeza
O senso de limpeza é visto como a responsável por assegurar ambientes melhores aos
colaboradores e o bom funcionamento dos equipamentos no processo, por meio de inspeção
e limpeza a fim de detectar anomalias.
Seiketsu -
Padronização
Na padronização é prezado para que todos os três “S” anteriores sejam mantidos, garantindo
um padrão visual, ambientes favoráveis a saúde e segurança, e documentos sempre
atualizados, de forma a zelar pelos colaboradores e ambientes de trabalho.
Shitsuke -
Disciplina
Por fim, a disciplina é responsável pela contínua manutenção dos demais sensos e para que
tudo isso possa acontecer é preciso garantir que todas as regras sejam cumpridas, fazendo a
ferramenta um estilo/filosofia de vida, mantendo padrões rigorosos, aproveitando o tempo e
a criatividade de maneira persistente.
Fonte: Adaptado de Menezes e Silva (2015); Reis (2015)
2.1. Importância do 5S dentro das organizações
Os resultados obtidos para as empresas através da aplicação da ferramenta 5S são
impressionantes, desde que todos os envolvidos façam parte ativamente de sua
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implementação e a manutenção dos sensos, fazendo-os sentir com o devido prazer e
importância para atingir o propósito da empresa (OSADA, 2010).
Segundo Ribeiro e Bormio (2011), podem-se descrever algumas vantagens como aumento da
produtividade, da qualidade dos produtos ou serviços, ser a base para implementar outros
programas de qualidade, e a fácil detecção de erros e problemas que precisam de atenção,
como prevenção de acidentes, melhoria do ambiente de trabalho e também da qualidade de
vida dos colaboradores.
O 5S nas empresas também é visto como o primeiro passo para inserção de objetivos maiores,
tornando-se uma premissa rumo ao sucesso de projetos como Kaizen, Lean, Six Sigma,
certificações, entre outros, para Ribeiro e Bormio (2011) o 5S é um dos caminhos para a
garantia da qualidade por meio de uma ferramenta eficiente.
Segundo Osada (2010) empresas que possuem baixo desempenho produtivo e organizacional
estão diretamente relacionadas com a falta de aplicação dos conceitos de 5S, nessas situações
podem-se identificar problemas de organização, prazo, planejamento, qualidade, estoques,
retrabalho e refugo, demonstrando uma ligação de causa e efeito sobre a negligência na
aplicação do 5S.
2.2. Aplicação do 5S nas organizações
Atualmente, encontram-se inúmeras pesquisas com aplicação do 5S como ferramenta de
suporte ao desenvolvimento das empresas em diversos segmentos, conforme apresentado no
Quadro 2.
Quadro 2 Aplicação de 5S em diferentes seguimentos
ÁREA
APLICAÇÃO
Indústria
Sucroalcooleira
Aplicação do programa 5 "s" no setor de manutenção
industrial de uma usina de processamento de cana-de-
açúcar
Indústria
Sucroalcooleira
Análise da implantação da ferramenta 5s em uma indústria
do setor sucroalcooleiro no sudoeste goiano
Metalúrgica
Proposta de implantação do programa 5s para melhoria na
qualidade em uma indústria metalúrgica de pequeno porte
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Prestação de serviços
Proposta de implantação da metodologia 5s em uma
empresa de inspeção e manutenção de extintores de
incêndio no estado do Espírito Santo
Produtos de
segurança
Análise do layout no sistema produtivo de uma fábrica de
calçados de segurança e EPI e implementação da
metodologia 5s
Consultoria e
comércio de produtos
de Higienização
O uso de ferramentas da qualidade para solução de
problemas organizacionais em uma empresa de Maceió-
AL
Fonte: Os Autores
Entretanto, pouco se discute na literatura em relação a aplicação dos conceitos de 5S para
organização de dados e informações em sistemas computacionais.
Com o surgimento e avanço do uso dos computadores nas últimas décadas (TANENBAUM,
2003), os usuários destes equipamentos começaram a criar proximidades com a tecnologia,
conforme crescia este contato e acessibilidade a quantidade de usuários destes equipamentos
também foram aumentando, os usuários foram aperfeiçoando-se na forma de trabalho e
conseguindo habilidades e desenvolvimentos diferenciados quando possuíam o domínio dos
recursos existentes nos computadores.
Com o aprimoramento da tecnologia, o uso de computadores pelas empresas tornou-se
indispensável, devido ao aumento do fluxo de informações necessárias para tomadas de
decisões (SCORNAVACCA, 2001). A competitividade das organizações baseia-se na
capacidade de processar dados, transformá-los em informações, distribuí-los adequadamente,
usá-los com agilidade para tomar decisões constantemente e estar pronto para inovações do
mercado (BARTOLOMÉ, 1999).
No mercado agrícola este cenário não se difere, a cada ano investe-se mais em tecnologias e
automação de dados, como é o caso das usinas sucroalcooleiras. Entretanto, se as informações
geradas pelas coletas de dados manuais e/ou automatizadas não estiverem organizadas e
estratificadas corretamente, podem transformar-se em uma quantidade excessiva de arquivos,
pastas e documentos, tornando-as inviáveis para rápidas tomadas de decisões
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Portanto o presente trabalho visa aplicar os conceitos da ferramenta 5S para organizar,
padronizar e principalmente reduzir a quantidade de arquivos eletrônicos, no departamento da
qualidade agrícola de uma usina sucroalcooleira
3. Metodologia no desenvolvimento da pesquisa
O presente artigo foi baseado no método de pesquisa-ação, que segundo Bryman (1989) os
resultados gerados irão contribuir para o conhecimento gerado e experiências vivenciadas.
Este método é desenvolvido em conjunto com pesquisador e empresa em busca de uma
solução para o problema estudado.
3.1. Aplicação da pesquisa
A empresa pesquisada é do ramo de agronegócios e está localizada no interior de São Paulo, é
dividida em duas áreas, agrícola e industrial, o setor agrícola é responsável pelo preparo e
conservação do solo, plantio, tratos culturais, colheita, transporte, qualidade e serviços
agrícolas, a área industrial é responsável pelo processamento da cana.
Utilizando os passos de coleta e medição dos dados de rede, análise, planejamento, criação de
padrões, implementação das ações e monitoramento dos resultados finais, o 5S foi aplicado
em arquivos e dados de uma das áreas da empresa, a fim de obter resultados visando aumento
da produtividade dos colaboradores da área, como a capacidade de analisar os dados
existentes, agilidade nos arquivos digitais, garantir a organização e o espaço em rede,
melhorar a base em decisões gerenciais e mudar a cultura organizacional.
Foi definido como campo de estudo o setor da qualidade agrícola, com foco na pasta de
arquivos denominada “Qualidade Agrícola” a qual foram detectados problemas a serem
tratados relacionados ao tempo de localização dos arquivos, excesso e duplicidade de
arquivos, desorganização e falta de padronização.
Nesta pasta, contém arquivos relacionados às análises e emissões de indicadores dos
processos agrícolas, entre outros que apoiam o planejamento, como orçamento, mão de obra,
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controle de pragas, projetos e ensaios experimentais. Os resultados gerados são utilizados para
o planejamento e acompanhamento do desempenho da unidade.
O estudo, desenvolvimento e aplicação das melhorias apresentadas são referentes ao período
de 01/04/2017 à 31/03/2018.
3.2. Situação encontrada
A Figura 1 apresenta as quantidades de arquivos existentes por subárea, totalizando mais de
42 mil arquivos dentro da pasta “Qualidade Agrícola”.
Figura 1 Quantidade de arquivos por subárea
Fonte: Autores
A partir deste levantamento foram analisados e identificados os seguintes problemas:
Dificuldades para encontrar arquivos importantes, principalmente arquivos que
apoiam nas tomadas de decisões;
Dificuldades em realizar análises complexas com dados históricos no intuito de
estudar a evolução de melhorias;
Falta de padronização no armazenamento de arquivos e documentos;
Muitos arquivos desnecessários ocupando espaços na rede;
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Duplicidade de arquivos;
Arquivos mais velhos tratados como obsoletos que poderiam ser utilizados em análise
temporal;
Tempo excessivo na procura de arquivos ou informações;
Uso de espaço no servidor da empresa.
3.3. Ações implementadas
Foi criado um grupo de trabalho composto por analistas da qualidade agrícola para aplicar os
conceitos de 5S nos arquivos eletrônicos do setor. Desse grupo, um analista foi definido para
ser o coordenador do projeto e responsável para desenvolver um material de padronização,
divulgar os resultados diariamente e realizar reuniões de alinhamento do projeto.
O grupo de trabalho envolvido, baseou-se nos sensos do 5S para desenvolver um material
(Quadro 3) interligando o que cada senso da ferramenta apresentava como objetivo, e
relacionando com os processos que seriam necessários para aplicação do 5S em arquivos
digitais.
Quadro 3 Objetivos dos conceitos de 5S para o ambiente digital
Sensos
Objetivos
Senso de Utilização
Verificar a necessidade do arquivo; avaliar o uso (efetivo ou temporário) e a
importância de manter o arquivo. Se os arquivos forem realmente necessários, os
mesmos devem ser compilados utilizando os programas da Microsoft (Excel, Word ou
Power Point).
Senso de Organização
Criar uma sistemática de organização separada por pastas e subpastas.
Senso de Limpeza
Excluir arquivos duplicados ou desnecessários.
Senso de Padronização
Criar um material com as regras de padronização que devem ser seguidas por todos na
execução do projeto, com o objetivo de manter a organização dos arquivos no sistema.
Senso de Disciplina
Estabelecer cronograma com metas diárias para cada analista, com o intuito de manter
a disciplina de verificar o 5S diariamente.
Fonte: Os Autores
4. Resultados e discussões
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Os resultados obtidos com à aplicação da ferramenta 5S nos arquivos digitais do setor da
qualidade agrícola são apresentados na Figura 2, o que mostra a evolução na redução dos
arquivos.
Figura 2 Redução de arquivos
Fonte: Autores
Dentre os resultados alcançados a pasta de arquivos que obteve reduções mais expressivas foi
a de Auditorias, pois foi criado um banco de dados dos arquivos, permitindo assim uma
melhor compilação destes dados.
A Figura 3 apresenta a quantidade de arquivos das auditorias de colheita de muda
mecanizada geradas no período de 1 ano (1.227 arquivos) que foram compilados em banco
de dados resultando em apenas um único arquivo.
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Figura 3 Quantidade de arquivos existentes na auditoria de colheita de muda mecanizada
Fonte: Autores
Por meio do banco de dados desenvolvido, foi criado um modelo de relatório em dashboard
ou painel de controle, que segundo Andra (2006) tem como objetivo apresentar visualmente
informações mais importantes e necessárias para alcançar um ou mais objetivos da empresa,
consolidadas e ajustadas em uma tela para fácil acompanhamento.
O painel de controle desenvolvido (Figura 4), possibilita o acesso às informações das
variáveis “data”, “frente de trabalho” (equipe), “equipamento” e “fazenda”. Com estas
variáveis é possível cruzar e analisar informações como comparativos nos diferentes
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resultados de equipes e equipamentos em uma mesma data, ou então analisar em determinada
fazenda os resultados em datas, frentes de trabalho ou equipamentos diferentes. Com estas
possibilidades os analistas são capazes de gerar cenários para coletas de informações cruciais
nas tomadas de decisões.
Figura 4 Painel de controle da auditoria de plantio mecanizado
Fonte: Autores
O Quadro 4 apresenta os resultados obtidos no setor de qualidade agrícola, relacionando os
sensos do conceito 5S com os objetivos traçados pelo grupo de trabalho, e os resultados
alcançados com esta aplicação.
Quadro 4 Resultados alcançados com aplicação dos conceitos do 5S
Sensos
Objetivos
Resultados Alcançados
Senso de
Utilização
Verificar necessidade do arquivo; avaliar o
uso (efetivo ou temporário) e necessidade de
manter o arquivo. Se os arquivos forem
realmente necessários, os mesmos devem ser
compilados utilizando os programas da
Microsoft (Excel, Word ou Power Point).
Muitos arquivos considerados “lixos
eletrônicos” e que não eram utilizados foram
excluídos. Os demais arquivos foram
compilados ou alocados em outras pastas.
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Senso de
Organização
Criar uma sistematização padrão de
organização separada por pastas e subpastas.
Para reunião mensal foi elaborado material
apresentando o padrão que deveriam ficar os
arquivos contidos na pasta da qualidade
agrícola.
Senso de
Limpeza
Excluir arquivos compilados ou
desnecessários.
Como parte do projeto, diariamente os
analistas verificavam arquivos que eram
desnecessários, executando a exclusão
desses arquivos.
Senso de
Padronização
Criar um material com as regras de
padronização que devem ser seguidas por
todos na execução do projeto, com o objetivo
de manter a higiene do sistema.
Criação de um padrão no processo de salvar
os arquivos, resultando assim, agilidade na
busca dos mesmos.
Senso de
Disciplina
Estabelecer cronograma com metas diárias
para cada analista, com o intuito de manter a
disciplina de verificar o 5S diariamente.
Foram definidas metas diárias para os
analistas, resultando na disciplina da
aplicação do 5S
Fonte: Autores
5. Considerações finais
O uso do conceito 5S como ferramenta de suporte ao desenvolvimento das empresas em
diversos segmentos é muito valioso, com o intuito de reduzir desperdícios, problemas de
padronização e outros enfrentados pelas organizações.
No presente trabalho o desafio foi utilizar os conceitos da ferramenta 5S para organizar,
padronizar e principalmente reduzir a quantidades de arquivos eletrônicos, aplicando a lógica
de banco de dados no departamento da qualidade agrícola de uma usina sucroalcooleira
Desafio este, pois não se encontram trabalhos relacionados à aplicação do conceito 5S
voltados para arquivos eletrônicos que visam otimizar, organizar e padronizar ambientes
digitais.
Os ganhos obtidos devido a sistematização do processo baseado no conceito 5S, foi a redução
de 42.547 arquivos para 9.889 arquivos, representando redução de 76% do número de
arquivos, e o desenvolvimento e implantação de um painel de controle baseado em banco de
dados na qual é possível obter informações para tomadas de decisões de forma mais ágil e
assertiva, devido a possibilidade de comparar as informações em históricos durante as
análises.
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Portanto, o 5S voltado ao ambiente digital deve ser estudado com o foco em obter melhorias
nas rotinas administrativas e de gestão, que os dados e informações se tornaram um dos
patrimônios mais valiosos das organizações na era da informação.
Sugere-se que este tema se torne objetivo de trabalhos futuros, tendo em vista que cada vez
mais é utilizada análises de dados pelas organizações para tomada de decisão.
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