BookPDF Available

Abstract

Sursollicités, nos cerveaux s’échauffent et nous perdons les pédales ! Sentiment d’être submergé(e) par un flux d’informations continu avec toujours plus de réponses à produire dans un temps inextensible ? Sensation de perte de contrôle, voire d’être sous l’emprise des outils numériques ? Depuis leur apparition, les outils numériques n’ont cessé de se développer pour prendre une place prépondérante dans notre vie. S’ils peuvent nous simplifier la vie et nous rendre plus efficaces, ils sont aussi la source d’une surchauffe mentale ou, en termes plus scientifiques, d’une surcharge mentale due à la sursollicitation informationnelle ! Le Guide ! Le guide « Halte à la sursollicitation numérique ! » est né des travaux de recherche menés au sein de la Chaire « Talents de la transformation digitale » de Grenoble Ecole de Management. Il a pour objectif de vous proposer un travail de réflexivité sur votre utilisation des outils numériques en entreprise, en tenant compte de vos préférences en tant qu’individu mais aussi des préférences de vos collaborateurs et partenaires. Il fourmille d’idées très concrètes à essayer dès demain, même si toutes ne sont pas forcément applicables ou adaptées à votre situation personnelle ! Notre but est de vous aider à éviter la surchauffe mentale pour gagner en efficacité et en sérénité, en remettant les outils numériques à leur place d’outils (efficaces et pertinents) et le talent humain au cœur de la performance. Téléchargement gratuit sur le site de la Chaire Talents de la transformation digitale : http://talent-digital.fr/halte-a-la-sursollicitation-numerique/
HALTE À LA
SURSOLLICITATION
NUMÉRIQUE !
INSPIRING IDEAS AND TALENT *
Réponses pratiques pour retrouver le contrôle
et éviter la surchauffe mentale
Gaël Allain
Caroline Cuny
Aurélia Dumas
Fabienne Martin-Juchat
Julien Pierre
2 3
HALTE À LA
SURSOLLICITATION
NUMÉRIQUE !
Réponses pratiques pour retrouver le contrôle
et éviter la surchauffe mentale
4 5
— Introduction —
Halte à la sursollicitation numérique !
Depuis leur apparition, les outils numériques n’ont cessé de se
développer afin de nous proposer plus d’informations accessibles
immédiatement et depuis n’importe quel endroit. Ainsi, il nous est
possible, à tout moment et en temps réel, d’accéder à des ressources
en ligne pour travailler à distance, d’être contacté par tous nos
collaborateurs, managers ou partenaires sur tous les canaux de
communication possibles, tout en gardant un œil sur les activités liées à
nos centres d’intérêt grâce aux réseaux sociaux.
Si l’on prend aussi en compte le fait qu’il nous faut rester en éveil pour
répondre à des sollicitations parfois urgentes, parfois sources de fortes
émotions et surgissant de façon intempestive, ou qu’il faut garder à
l’esprit son emploi du temps en y incluant les activités personnelles
pour ne rien oublier, etc…, on comprend vite que la surchauffe mentale
survienne, ou, en termes plus scientifiques, la surcharge mentale due à la
sursollicitation informationnelle !
Le guide que vous avez dans les mains est né des travaux de recherche
menés au sein de la Chaire «Talents de la transformation digitale» de
Grenoble Ecole de Management. Il a pour objectif de vous proposer
un travail de réflexivité sur votre utilisation des outils numériques en
entreprise, en tenant compte de vos préférences en tant qu’individu mais
aussi des préférences de vos collaborateurs et partenaires. Il fourmille
d’idées très concrètes à essayer dès demain, même si toutes ne sont pas
forcément applicables ou adaptées à votre situation personnelle !
Notre but est de vous aider à éviter la surchauffe mentale pour gagner
en efficacité et en sérénité, en remettant les outils numériques à leur
place d’outils
(efficaces et pertinents)
et le talent humain au cœur de la
performance.
— Quizz / ma gestion des emails —
Ma gestion des emails
« Petite auto-évaluation pour prendre conscience de votre façon de procéder !
Les couleurs vous aideront à savoir où vous en êtes. »
En général, je supprime les
notifications automatiques des
logiciels et plateformes que
j’utilise.
Je choisis quels logiciels et
plateformes m’envoient des
notifications.
En général, je laisse tous les
logiciels et plateformes que
j’utilise m’envoyer des notifica-
tions à chaque nouvelle informa-
tion. Dans mon environnement
de travail quotidien, je suis
constamment dans l’interaction.
Je me sens à l’aise avec les délais
de réponse aux emails que je
reçois.
L’arrivée de certains emails me met
d’emblée la pression, tandis que je
peux me permettre de répondre à
d’autres avec plus de délai.
je me sens sous pression pour
répondre très rapidement aux
emails que je reçois.
Je sais très bien combien
d’emails j’envoie par jour.
J’ai déjà compté combien
d’emails j’envoyais par jour.
Je ne sais pas combien d’emails
j’envoie par jour.
Je sais très bien combien
d’emails je reçois par jour.
J’ai déjà compté combien
d’emails je recevais par jour.
Je ne sais pas combien d’emails je
reçois par jour.
J’ai ma boite email ouverte en
permanence.
Ma boite email est ouverte
quand je travaille à mon bureau,
fermée en réunion ou en repos.
Je relève mes emails
uniquement à des moments que
je choisis.
Je suis conscient du ton que
j’emploie pour rédiger un
message email.
Je fais très attention au ton
que j’emploie dans les emails
à destination des personnes
importantes.
Ce n’est pas vraiment possible
que celui qui reçoit mon email
puisse l’interpréter de façon
différente.
J’essaie de rédiger des emails
clairs, structurés et faciles à
comprendre.
Parfois, on a besoin de mettre
toutes les informations par écrit
dans un email pour que chacun
garde une trace.
J’essaie en général de rédiger
des emails exhaustifs qui
contiennent toute l’information.
J’ai conscience que l’objet de
mes emails permet d’améliorer
la compréhension du contenu.
Quand je rédige un email, je
mets un objet en rapport avec le
contenu ; quand je réponds à un
email, je laisse l’objet choisi par
le 1er émetteur.
Le plus important est le contenu
du message, pas le titre ou
l’objet.
Mettre tout le monde en copie
me permet de mettre tout le
monde au courant en même
temps.
Quand je reçois un email,
je réponds en laissant
toujours toutes les personnes
destinataires.
Je gère mes destinataires au
plus juste et avec un canal
approprié.
Je prends toujours du temps
pour rédiger et me relire avant
d’envoyer un email important.
Si je peux répondre tout de suite
à mes emails, je le fais pour ne
pas avoir à y revenir plus tard.
Je réponds presque toujours du
tac au tac pour être plus rapide
et performant.
6 7
CHAPITRE 1
Vision globale
CHAPITRE 2
Gestion des
ressources cognitives
CHAPITRE 5
Gestion des
flux et des volumes
CHAPITRE 6
Gestion des
relations
CHAPITRE 3
Gestion des
ressources émotionelles
CHAPITRE 4
Gestion des
ressources techniques
— Carte de route — — Carte de route —
8 9
1 — Vision globale —
Ce que vous vous dites
C’est qu’il reste des moments pour du travail de fond mais le matin tôt ou le soir
tard, le reste de la journée étant consacré à une sorte de zapping relationnel ou
de multitasking qui ne permet pas de réfléchir véritablement au fond des problé-
matiques à traiter !
Sur le terrain
Des moments sont parfois consacrés
à la définition d’une stratégie globale
nécessaire au bon traitement de
l’information.
Mais il s’agit souvent de phases
d’analyse et de questionnement en
réaction à la survenue d’une situation
critique. Dans la plupart des cas, les
informations sont traitées au «fil de
l’eau» et les outils numériques, en
nous sollicitant trop fréquemment
nous incitent à traiter les données,
y compris les plus anecdotiques, les
unes après les autres, au détriment de
la prise de recul nécessaire au tri et à
la hiérarchisation des informations.
Les questions à se poser concernent,
notamment, les délais de réponse,
en fonction du type d’interlocuteur,
la priorisation des informations à
traiter en fonction des objectifs de
l’entreprise.
– 1 –
Vision
globale
Points de vigilance
Les outils numériques exacerbent le décalage entre la vitesse de transmission
des informations et le délai nécessaire à la réalisation de leur contenu !
Le risque est de confondre vitesse et précipitation et de vouloir apporter une
réponse avant même d’avoir pris le temps de bien intégrer la question ! Dans ce
contexte, la structuration des données et le paramétrage des outils à notre dispo-
sition, notre capacité à nous organiser en fonction de nos propres objectifs sans
nous perdre dans les détails et sans subir un mode d’organisation «numérique»
représentent nos meilleurs atouts pour rester efficace !
Cependant l’adaptation des outils numériques pour faire en sorte qu’ils répondent
à nos attentes spécifiques nécessite du temps. Une des clés du succès dans nos
usages numériques consiste donc à savoir perdre du temps (un peu) pour en
gagner (beaucoup) par la suite. Il s’agit alors d’anticiper les relations et le type de flux
d’informations qui vont être générés par l’usage d’un nouvel outil numérique.
10 11
Comment faire face ?
Autonomie
> Privilégier
Hiérarchisation
> Structurer
Autonomie dans l’action
Partons du principe qu’un cerveau humain ne
fonctionne pas de la même façon ni au même
rythme qu’un ordinateur… Tout ce qui nous
permet de renforcer notre propre contrôle sur
ce que nous faisons et sur la manière dont nous
le faisons améliore notre efficacité et notre
confort intellectuel, y compris dans la gestion
des outils numériques. Gardons le contrôle et
ne nous précipitons pas ! Sauf si cette urgence
correspond vraiment à notre priorité du
moment.
Autonome dans l’usage du numérique
Nous perdons vite du temps et de l’énergie
dans des bidouillages. L’échange d’informations
et de bonnes pratiques peut aider facilement
chacun d’entre nous à dompter les outils à notre
disposition et à les utiliser à bon escient !
Autonomie dans l’entreprise
Quelles sont les marges de manœuvre à
ma disposition pour réaliser mon activité ?
Quels types et quels niveaux de contraintes
m’imposent ma hiérarchie, mon domaine
d’activité, mes outils numériques ? Mais même
dans les univers les plus contraints, je dois
systématiquement me ménager des plages
d’autonomie, gage de mobilisation efficace de
mes ressources cognitives.
Eduquer clients, collègues,
hiérarchie…
Plus facile à dire qu’à faire certes, mais
pourquoi ne pas tenter ? Expliciter clairement
dès le début d’une relation professionnelle que
pour nous les délais sont de tel ou tel ordre et
que pour les urgences, il convient d’utiliser telle
procédure, permet de clarifier d’emblée la
situation et de gagner en confort et en efficacité
par la suite.
Passer du global au particulier
Alors que nous avons tendance à faire le
contraire ! Le risque, exacerbé par les outils
numériques est de saturer nos capacités de
traitement et, notamment, notre mémoire
de travail par une accumulation de détails
sans liens entre eux. La bonne stratégie
consiste donc à inverser la tendance en se
fixant clairement un objectif général pour ne
s’intéresser aux détails pertinents que dans un
second temps.
Quelle est la chose la plus
importante pour nous ?
Il est primordial de nous poser cette question
qui peut paraître un peu incongrue et dont
la réponse n’est pas forcément évidente à
formuler tant nous avons l’habitude d’avoir
simultanément plusieurs choses sur le feu !
De la réponse que nous sommes ou non
capable d’apporter à cette question très
simple dépendra notre capacité à nous
organiser efficacement et à hiérarchiser
toutes les informations qui en découlent.
Gestion de la multimodalité
Une même information numérique peut
très facilement se présenter à nous sous
différents formats et supports. Pour nous
faciliter la tâche, il convient de contextualiser
ces informations et de nous plonger dans la
logique de leur fabrication.
1 — Vision globale —1 — Vision globale —
Focus
4 ou 5 blocs d’information maximum…
Une excellente stratégie cognitive de traitement
de l’information numérique consiste à placer
son effort mental au niveau de la détection des
liens et des articulations, que les informations
entretiennent entre elles, plutôt que de tenter
d’accumuler des informations sur chacune
des données séparément. Cela permet à la
fois de décharger la mémoire de travail qui
sature très rapidement et de renforcer la
maîtrise des informations à traiter par un effort
d’appropriation plus intense et plus personnel
qu’un simple travail de collecte de données.
10 11
12 13
Focus
L’entreprise libérée…
est un concept très intéressant en termes de
structuration et d’organisation du management
et des échanges au sein d’une structure dont
certains éléments mériteraient d’être dupliqués
dans toutes les entreprises et, en particulier dans
le cadre de la gestion des données numériques.
Privilégier l’expertise à la hiérarchie, mobiliser
autour d’un objectif commun plutôt que sur
des performances individuelles et autonomiser
les individus à leur poste de travail sont autant
de moyens qui vont fluidifier la gestion des
informations et permettre aux individus de rester
dans leur zone de confort au bénéfice de la
performance et de la qualité de la production.
1 — Vision globale —1 — Vision globale —
Comment les outils numériques
peuvent-ils nous aider ?
Choix des canaux numériques
> 1 canal par type d’interlocuteur
Paramétrage
> adaptation de l’outil
Si pour nombre d’entre nous il n’est pas possible
ou pratique d’avoir deux téléphones mobiles, il
est possible de renseigner l’appli Contacts avec
les différents canaux privilégiés : demandez à vos
contacts comment ils souhaitent être joints.
Côté navigateur, la partition peut être plus
simple : choisissez, parmi Chrome, Edge,
Firefox, Safari et Opera, lequel vous utilisez pour
le travail, lequel pour acheter en ligne, lequel
pour aller sur les réseaux sociaux, etc..
Le bon outil au bon moment !
Respectez aussi les préférences de vos
interlocuteurs en termes d’outils numériques.
(Cf. la liste des outils à la fin du guide)
12
14 15
Faire face à la sursollicitation numérique
1. Vision globale
Projeter
une vision
globale sur
le long terme
Passer du global au particulier
Penser multimodal
Accorder de l’autonomie aux acteurs
Éduquer tous les interlocuteurs
1 — Vision globale —
1 — Vision globale —
16 17
Ce que vous vous dites
« Ce sont mes investisseurs qui m’ont obligé à prendre une assistante. Ils m’ont
dit : ce n’est plus à toi de nous apporter le café. C’est fini d’être gentil et convivial :
maintenant on a besoin de toi concentré ».
S., jeune fondateur de startup venant de réaliser une importante levée de fonds.
Sur le terrain
Il existe de nombreuses situations
dans lesquelles nous sommes
confrontés à plus d’informations
que ce que nous sommes réellement
capables de traiter !
Dans ces conditions, il s’opère un
glissement attentionnel durant lequel
notre cerveau sélectionne, à notre insu,
une partie seulement des données…
au détriment du reste de l’information !
C’est typiquement ce qui se produit
lorsque nous téléphonons au
volant, même si l’on croit connaitre
le chemin par cœur, ou qu’un(e)
informaticien(ne) se lance dans un
« débugage » impromptu. Il (elle) va
progressivement se laisser saturer par
l’arrivée de nouvelles informations
(pas toutes pertinentes) et perdre le
fil global de son raisonnement par
manque de ressources disponibles.
La mémoire de travail ne peut suivre
qu’un seul fil d’activité à la fois. Il s’agit
également de situations vécues
fréquemment par les assistant(e)s qui
sont sollicité(e)s, indépendamment
de leur propre mode d’organisation
par des collègues et/ou des outils
numériques et qui créent des ruptures
peu compatibles avec la réalisation de
tâches de fond.
2 — Gestion des
ressources cognitives
–2 –
Gestion des
ressources
cognitives
Points de vigilance
Facteur principal dans le déclenchement des situations de surcharge mentale
apparues au cours de notre étude, le traitement des urgences crée une rupture
délicate à surmonter par les individus à leurs postes de travail.
Plus précisément la gestion des urgences tend à désorganiser fortement l’activité
en cours en induisant une bascule depuis un mode de fonctionnement «proactif»
dans lequel l’intégration et l’agencement des informations à traiter sont contrôlés
par l’individu vers un mode «en réaction».
Dans ces conditions, les outils numériques par lesquels transitent les informations
urgentes se retrouvent très rapidement au centre de l’attention et accaparent une
grande partie, voire toutes les ressources intellectuelles disponibles au détriment
des capacités individuelles de stratégie et de planification de l’activité.
18 19
Focus
30 %... c’est la perte moyenne de temps liée aux
interruptions ! Attention ce taux peut grimper
jusqu’à 50% lorsque l’interruption surgit à un
moment inopportun, notamment, lorsque nous
tentons déjà de maintenir actives des informations
dans notre mémoire. Dans ces conditions et une
fois l’interruption traitée, nous devons remobiliser
nos ressources sur notre activité initiale et
récupérer, en revenant en arrière, les informations
qui ont disparu de notre esprit en raison de
l’interruption. Évidemment lorsque l’interruption
survient alors que nous réalisons une activité très
routinière et donc beaucoup plus automatisée, le
coût attentionnel est moins élevé.
Comment faire face ?
2 — Gestion des
ressources cognitives 2 — Gestion des
ressources cognitives
Perception et
aention
> Intégrer nos limites
Charge mentale et
mémoire
> Être proactif
Urgences et
interruptions
> Luer contre le multi-
tasking
Pratiquer l’art du
compromis. La recherche
de l’exhaustivité numérique
est perdue d’avance; nous
ne sommes pas capables de
traiter toutes les informations
auxquelles les outils
numériques nous donnent
accès en permanence. Il faut
l’accepter et choisir ses sources
en conséquence.
Sélectionner «en
conscience» les
informations sur lesquelles
nous souhaitons porter notre
attention : il ne faut pas laisser
les outils numériques décider
à notre place. L’idée est donc,
malgré la multiplication
des sources de stimulation,
d’allouer toutes nos ressources
à une seule activité, celle que
nous souhaitons réaliser à un
instant «t».
Freiner la course contre
la montre pour ne pas perdre
le fil de son propre mode
d’organisation intellectuel.
Reprendre le contrôle sur
l’ordonnancement et le
séquençage des informations
dont nous avons besoin pour
établir nos raisonnements,
stratégies…
Favoriser un traitement
séquentiel des
informations en évitant
la dispersion intellectuelle.
Regrouper les activités sur le
principe du qui se ressemble
s’assemble et ne manipuler
simultanément au final qu’un
nombre limité d’informations
(<5). S’entrainer pour
automatiser les activités
répétitives et pouvoir les
réaliser sans mobiliser trop de
ressources.
Limiter au maximum
les interruptions par
exemple en ne gardant
pas d’outils numériques
non utilisés ouverts, en
particuliers ceux qui envoient
des notifications.
Se ménager des
plages sans aucune
interruption en ayant des
endroits et des moments
réservés pour mener des
activités de «fond».
Anticiper et planifier
son activité pour mobiliser
ses ressources et rassembler
les bonnes informations au
bon moment.
Une seule chose à la
fois et vous retrouverez de la
sérénité dans votre manière
de faire face à l’infobésité.
18 19
20 21
Comment les outils numériques
peuvent-ils nous aider ?
Stockage Centralisation Automatisation
> Utiliser les capacités
des outils pour ventiler
les informations et aller
les récupérer au moment
où nous en avons besoin.
Établir une arborescence
approfondie de vos dossiers
(et s’ils sont partagés avec
des collaborateurs, expliciter
ou négocier avec eux
l’organisation). Compléter
avec un ensemble de mots-clés
pour étiqueter messages et
fichiers.
> Utiliser des outils
qui favorisent un
traitement séquentiel de
l’information et qui évitent
d’avoir à zapper d’un outil ou
d’un mode d’organisation à
un autre. Adopter une suite
d’outils organisationnels
combinant emails (avec labels
ou arborescence), calendrier et
liste des tâches.
(Cf. la liste des outils
numériques à la fin du guide)
> Paramétrer ses outils
numériques pour qu’ils
réalisent de manière autonome
les procédures les plus
routinières.
Mettre en place des schèmes
de réponse en fonction
des sollicitations : à traiter
rapidement, à déléguer, à
relancer pour réponse, etc.
2 — Gestion des
ressources cognitives
Focus
Le mode par défaut… est un mode d’activation
du cerveau qui a au départ été identifié chez
des individus au repos au cours de périodes
durant lesquelles, il ne s’intéressaient à rien de
particulier.
Or ce mode de fonctionnement automatique,
hors sollicitation attentionnelle du cerveau,
représente une part très importante de son
activité qui lui permet notamment, d’organiser
les connaissances, de réguler les émotions, de
résoudre des problèmes complexes… Dans ce
contexte, l’usage intensif des outils numériques
et la focalisation attentionnelle quasi permanente
que cela nécessite constituent une réelle difficulté
pour notre bon fonctionnement cognitif !
20
2 — Gestion des
ressources cognitives
22 23
Faire face à la sur-sollicitation numérique
2. Gestion des ressources cognitives
Combien de temps
de cerveau disponible ?
Mémoire de travail :
1 seul fil d’activité à la fois
Faire des compromis
Traiter les urgences
Travailler en pleine conscience
Limiter les interruptions
Anticiper • aménager
30%
de temps perdu
à cause des
interruptions
2 — Gestion des
ressources cognitives
24 25
Ce que vous vous dites
C’est que le monde semble engagé dans une course infernale dans laquelle
tout s’accélère ! Cela se traduit par un sentiment de perte de contrôle plus
ou moins total et place les individus dans une position inconfortable dans
laquelle il est difficile de trouver des sources de satisfaction.
La fatigue intellectuelle est souvent évoquée associée à un sentiment de
frustration lorsqu’un individu se rend compte qu’il n’arrive plus à traiter tout
ce qu’il doit traiter et que ses choix de non réponse, par exemple, vont avoir
des conséquences sur son image et sur la vie des gens à qui les réponses ne
seront pas (ou pas assez rapidement) communiquées ! Des questionnements
émergent aussi sur la quantité d’informations à traiter, la difficulté à dire non
quand les priorités ne sont pas explicites…
Sur le terrain
Le sentiment de course contre la
montre l’emporte, la fréquence des
interruptions donne le sentiment de
toujours être en retard sur quelque
chose et nous conduit à fonctionner
en permanence en réaction face à
l’information numérique.
Or, ce mode de fonctionnement initié
par les outils et les sollicitations
casse les séquences de concentration
propices à une meilleure maîtrise de
l’information et donc à un plus grand
confort intellectuel et émotionnel.
Savoir se ménager du temps pour
soi, apprécier la situation sans que
cela soit perçu de manière négative
par l’entourage représente un gage
de performance et de sérénité dans
l’entreprise.
– 3 –
Gestion des
ressources
émotionnelles
3 — Gestion des ressources émotionnelles —
Points de vigilance
Les informations que nous traitons produisent des émotions : plaisir, surprise,
angoisse, colère. Plus nous sommes confrontés à des informations, plus nous
ressentons d’émotions. De plus, le fait de ne pas pouvoir tout traiter crée de la
frustration. Or, il nous faut du temps pour assimiler les stimulations affectives. En se
laissant déborder par le flux d’informations, c’est la jauge des émotions qui arrive à
saturation.
Dans ce contexte, le zapping informationnel conduit à un zapping émotionnel. Qu’il
s’agisse de traitements cognitifs ou affectifs, cela va trop vite ! Non seulement nous
ne sommes plus en mesure de temporiser et modérer nos pulsions, mais nous ne
sommes plus capables d’identifier les émotions d’autrui. Nous n’avons plus le temps
de réguler nos émotions et de nous adapter à l’humeur de nos interlocuteurs.
26 27
Comment faire face ?
Gérer son stress. En
pratiquant des exercices
adaptés (voir liste ci-dessous)
et en acceptant d’intégrer
cet état adaptatif dans nos
pratiques professionnelles.
En d’autres termes, il ne
s’agit pas d’ignorer le stress,
mais d’utiliser cet état de
tension psychologique pour
rechercher plus de confort
émotionnel et intellectuel.
Pratiquer la pleine
conscience en nous
rendant pleinement
disponible pour ce que
nous réalisons à un moment
donné permet d’atténuer le
stress qui est souvent lié à une
projection dans l’avenir, à
une anticipation d’éventuelles
conséquences néfastes de nos
actions.
Pratiquer la
psychologie positive
et valoriser tout ce qui
fonctionne bien dans notre
vie sans nous limiter à la
sphère professionnelle.
S’octroyer des pauses
récréatives sans outil
numérique pour penser à
autre chose et/ou laisser nos
pensées divaguer.
Pratiquer la cohérence
cardiaque en abaissant
notre fréquence respiratoire >>
Ne pas confondre
urgence et importance
= ce n’est pas parce que les
informations numériques
arrivent rapidement qu’elles
sont forcément urgentes !
Elles ne sont pas non
plus systématiquement
importantes, loin de là.
Donc prendre la décision de
différer ou de ne pas traiter
une partie des informations à
notre disposition représente
la première étape d’une
stratégie efficace de gestion
des données numériques !
Savoir s’isoler
physiquement et
psychologiquement
et expliquer clairement
pourquoi et comment nous
souhaitons nous isoler pour
que cela ne soit pas perçu par
notre entourage (collègues,
collaborateurs, hiérarchie,
proches… ) comme un
mouvement d’humeur de
notre part et qu’ils respectent
notre «protocole» d’isolement.
Dire les choses pour
ne pas laisser une
situation s’envenimer.
Les échanges par mail sont
souvent plus abrupts que
les échanges en face à face.
Les propos «numériques»
peuvent donc être plus
violents que les propos tenus
face à un interlocuteur.>>
Établir des priorités
claires et partagées.
Un objectif clair et précis
renforce l’efficacité
cognitive et émotionnelle
des opérations de tri et de
sélection des informations
à intégrer dans nos
raisonnements. Dans ces
conditions, les décisions sont
affirmées et plus faciles à
prendre.
Maintenir des
moments de
convivialité et des
échanges non-
virtuels entre collègues
(pauses informelles…). Le
numérique c’est sympa,
mais les échanges physiques
aussi…
Répartir
harmonieusement la
charge de travail en
mutualisant les compétences
et les forces en présence.
L’info numérique circule
vite, les documents peuvent
être partagés, échangés
rapidement alors autant
bénéficier de l’expertise
de chacun pour éviter de
perdre seul trop de temps ou
d’énergie !
Négocier des délais
et rester maître du
«timing» dans la réalisation
de nos activités >>
Gestion des émotions
> reprendre le contrôle
Affirmation de soi
> savoir dire non
Approche collective
> partager ses émotions
26 27
3 — Gestion des ressources émotionnelles —
3 — Gestion des ressources émotionnelles —
Gestion des émotions
> reprendre le contrôle
Affirmation de soi
> savoir dire non
Approche collective
> partager ses émotions
>> à 6 cycles par minute (5
secondes d’inspiration et
5 secondes d’expiration).
Cinq minutes de pratique
= 4 heures de stabilisation
émotionnelle, c’est simple et
efficace !
Noter sur un cahier tout
ce qui nous passe par la tête
et nous empêche de nous
concentrer. Ne cherchons
pas à lutter par la pensée
contre nos idées «fixes» qui
nous perturbent. Une fois
notée, nous pouvons passer
à autre chose. Là encore,
simple mais efficace !
>> Ne pas devenir
dépendants des outils
numériques, notamment
lorsque nous avons besoin
de moments de calme et
de concentration et au
minimum assumer cette
dépendance lorsque nous
souhaitons «en conscience»
nous octroyer des moments
récréatifs associés à ces
outils !
Couper le soir et le
week-end ou durant
des périodes qui nous
conviennent et que nous
devons choisir, là encore en
conscience.
>> représente un gage
d’efficacité et de confort
émotionnel. Apprenons
à ne pas répondre à des
demandes numériques
(ou non) lorsque nous
estimons que ce n’est
pas le moment ! Dans ce
contexte, le management
à un rôle très important à
jouer, notamment, en terme
d’exemplarité !
28 29
Focus
Comprendre le stress…qui constitue une
réaction normale à des modifications dans
notre environnement. La prise en compte de ces
modifications se traduit par un état d’alarme
caractérisé par une augmentation de notre
vigilance ce qui nous permet de réagir dans les
meilleures conditions.
L’état d’alarme se transforme ensuite en état
de résistance qui nous permet de faire face
de la manière la plus appropriée possible
aux stimulations de notre environnement. Le
problème survient lorsque cet état de résistance
se prolonge, notamment parce que notre
cerveau ne reçoit pas d’indication de fin de
l’épisode stressant. Et c’est l’un des risques de la
sollicitation numérique en continu ! Apprenons
donc à valoriser les actions que nous terminons
pour ne pas rester focalisés sur tout ce qu’il nous
reste à faire !
Focus
Adopter un point de vue de spectateur…afin de
réévaluer ses émotions de manière plus neutre et
apaisée.
Lorsque nous avons vécu une situation
émotionnellement intense, nous avons tendance
à rester «bloqué» dessus et cela nous empêche
souvent de passer à autre chose car les
ressources utilisées pour traiter ces informations
émotionnelles ne sont plus disponibles pour
raisonner et/ou aller de l’avant.
Sans chercher à ignorer nos émotions ni leurs
conséquences sur notre état d’esprit, l’idée va
simplement être de limiter leur impact en essayant
de les retraiter de manière plus distanciée. Pour
cela une bonne méthode consiste à essayer, une
fois pour toute, de revivre la scène stressante en
adoptant un point de vue de spectateur ce qui va
nous obliger à modifier légèrement les boucles de
traitements de l’information associées à cet épisode
qui va, de ce fait, perdre en intensité émotionnelle.
Nous pourrons alors passer à autre chose.
28 29
3 — Gestion des ressources émotionnelles —
3 — Gestion des ressources émotionnelles —
30 31
Comment les outils numériques
peuvent-ils nous aider ?
Application de détente To do list Automatisation
> Utiliser des outils qui
favorisent un traitement
séquentiel de l’information
et qui évitent d’avoir à zapper
d’un outil ou d’un mode
d’organisation à un autre.
Adopter une suite d’outils
organisationnels combinant
emails (avec labels ou
arborescence), calendrier et
liste des tâches.
(cf la liste des outils numériques
à la fin du guide)
> Paramétrer ses outils
numériques pour qu’ils
réalisent de manière autonome
les procédures les plus
routinières.
Mettre en place des schèmes
de réponse en fonction
des sollicitations : à traiter
rapidement, à déléguer, à
relancer pour réponse, etc.
30
> Vous pouvez vous
détendre en coupant,
ou en vous éloignant
de tout ce qui est
informatique.
Emmenez au travail votre
livre, votre tricot, votre
carnet de Sudoku ou une
paire d’haltères. Ou bien
vous pouvez décider de
jouer avec, mais à plusieurs
conditions : vous devez avoir
conscience d’être dans un
moment de détente, vous
devez donc avoir terminé
les activités que vous vous étiez
fixé ; à l’inverse, la détente >>
> L’un des piliers
de l’organisation
individuelle est
l’identification des
tâches à réaliser
et le suivi de leur
accomplissement.
Il existe des dizaines de
méthodes pour cela : la
méthode GTD®
(Getting
Things Done
) est l’une
d’entre elles. Elle permet de
transformer chaque input
en action, et lui associer un
type de traitement. Le Bullet
Journal est une autre façon
de catégoriser >>
> Plus on délègue
à des outils, plus on
transforme des process
en habitude, et plus on
décharge son cerveau
d’encombrements
inutiles.
Le bonheur est dans la
routine : identifiez les tâches
récurrentes, transformez-les
en automatismes, et aidez-vous
de l’informatique pour cela.
Un bon logiciel de courrier
est truffé d’astuces pour
étiqueter les mails, les filtrer,
les diriger vers des dossiers
ou des interlocuteurs. >>
>> étant une activité, vous
ne devez pas interrompre
ce moment à la moindre
sollicitation ; identifiez
quelle compensation vous
attendez de votre moment
de détente et choisissez
l’activité – ou l’application –
en conséquence : il existe
des apps offrant de la
récompense immédiate
(MyMentalTrainingPro),
du challenge intellectuel
(Sudoku, 2048),
de
l’esthétique zen et de la
méditation
(tapez zazen ou
mindfulness sur les apps
store de Google, Apple,
etc…),
du challenge rapide
à l’ambiance épurée
(Alto,
Dots, Atomas, Crossy roads, )
,
de l’évasion
(Color Zen, ),
de l’aléatoire
(type Game
of Life)
. Et évitez les jeux à
l’interface trop chargée, ou
les jeux à échéance (du type
récolte :
Farm Ville, Clash of
Clans, etc…
). S’accorder un
quart d’heure de détente sur
les réseaux sociaux est aussi
une solution, à condition de
l’assumer comme tel : une
pause assumée, en pleine
conscience, loin du reste.
>> les actions à conduire.
Vous pouvez adopter/
adapter ces méthodes à
votre propre situation : sur
papier, via post-it, avec des
extensions logicielles et
des applications mobiles.
L’essentiel est, de vous
astreindre à cette méthode
(que vous allez améliorer
chemin faisant) ; de prendre
plaisir à marquer comme
achevée la tâche que vous
venez de terminer. Pour cela,
vous pouvez rayer, déchirer,
jeter à la poubelle ce qui
vous servait de rappel. Mais,
très important, essayez d’en
conserver une trace : pour
vos archives d’une part, et
de l’autre pour voir tout ce
que vous avez accompli dans
la journée, dans la semaine,
dans le mois.
>> Votre navigateur web
peut aussi se transformer
en facilitateur, ne serait-
ce qu’avec la gestion des
favoris. Votre smartphone
permet aussi d’automatiser
des dizaines de tâches.
Quelques exemples :
un nouveau contact ?
Assignez-lui tout de suite
une catégorie, des mots-
clés, une priorité pour les
notifications. Une page
web intéressante ? On
sauvegarde, on ajoute des
mots-clés, on indique quand
on pourra la consulter (avec
le mot-clé
toread
,
àlire
,
plustard
, etc…). Un nouveau
mail ? On filtre, on étiquète,
on transforme en actions
dans la liste des tâches.
Application de détente To do list Automatisation
3 — Gestion des ressources émotionnelles —3 — Gestion des ressources émotionnelles —
32 33
Faire face à la sursollicitation numérique
3. Gestion des ressources
émotionnelles
Si (plus d’informations)
alors (plus d’émotions)
donc
Zapping
émotionnel
Avec le numérique, le signal
«fin de stress»
n’arrive plus au cerveau
Faire des exercices anti-stress
Rester maître de son temps
Noter et dire les choses
3 — Gestion des ressources émotionnelles —
Fatigue Burn outIrritabilité
34 35
Ce que vous vous dites
C’est que je dois maîtriser mes outils informatiques ? Oui, sinon, ce sont eux
qui vous maîtrisent. « Je passe du temps à tester les nouvelles apps, j’essaye,
je zappe, je vais chercher des conseils, j’essaye de tirer le meilleur du produit.
Si ça ne me convient pas, je change et j’en essaye un autre »
, nous dit J.,
cofondateur d’une entreprise de vente en ligne. « Mais, rajoute-t-il, quand
j’ai trouvé la pépite, je ne la lâche plus ». Au dire des cadres interrogés, le
meilleur outil reste celui qui offre la meilleure centralisation et la meilleure
personnalisation : la suite Google semble privilégiée (Gmail, Google
Calendar). Plusieurs entrepreneurs font même de la maîtrise de ces outils de
gestion un critère rédhibitoire dans leur recrutement. Certains font passer des
tests sur logiciels pour voir comment le candidat s’organise.
Sur le terrain
Il existe une très forte variabilité dans
les niveaux de pratiques.
Un outil va être utilisé à bon escient et
de manière efficace et probablement
confortable par un individu alors que son
collègue, par manque de maîtrise va perdre
du temps et dépenser beaucoup d’énergie
pour tenter de faire fonctionner le même
outil de manière aléatoire engendrant
parfois des risques, du stress et, dans tous
les cas, une perte de productivité. La prise
en main des outils numériques et leur
paramétrage pour une activité donnée
représente donc un fort enjeu pour le bon
fonctionnement d’une entreprise.
4 — Gestion des
ressources techniques
– 4 –
Gestion des
ressources
techniques
Points de vigilance
La plupart des outils numériques a pour objectif initial de faciliter la tâche
des utilisateurs en permettant l’automatisation de nombreuses activités
fastidieuses et/ou répétitives.
Dans ce cadre, ils simplifient globalement la production et la circulation des
informations… Pourtant, dans la pratique et plus particulièrement dans le monde
du travail, ces outils ont été introduits puis superposés sans que personne n’ait
jamais pris le temps de se demander comment un être humain «normalement
constitué» allait pouvoir faire face à toute cette technicité. Quel outil numérique
utiliser ? À quel moment ? Comment nous l’approprier et l’adapter à notre
manière de fonctionner et à nos objectifs particuliers ? Autant (d’excellentes)
questions que nous devrions nous poser avant de nous lancer tête baissée dans la
manipulation des technologies numériques !
36 37
Comment faire face ?
Effectuer un audit de ses
propres pratiques et prendre
conscience de nos points forts
et de nos limites dans l’usage
de nos outils numériques
(cf
le quizz à la fin de ce guide)
. Il
existe des outils qui, tournant
en arrière-plan, produisent
des statistiques sur les
activités numériques : quels
logiciels, quels sites, quelles
applis ? En les installant sur
l’ensemble de votre parc
personnel (smartphone,
ordinateur personnel, poste
de travail en entreprise), et
en vous accordant un mois de
suivi par exemple, vous aurez
déjà une idée assez fine de
votre rapport au numérique.
Un outil parmi d’autres :
RescueTime.
Choix des outils =
le bon outil au bon
moment ! Construisez
votre boite à outils (on vous
aide : une liste de logiciels,
extensions et applications
est disponible à la fin du
livret). Quelques conseils :
adoptez des outils communs
à tous vos appareils,
limitez le nombre au strict
nécessaire, préférez des
outils de centralisation,
personnalisables, avec
des interfaces épurées. Si
ces logiciels ne sont pas
autorisés en entreprise,
négociez avec la DSI : elle a
conscience que la question
des usages est stratégique.
Appropriation : on nous
apprend à l’auto-école à
adapter le poste de conduite
à notre morphologie : on
règle le siège, le volant,
les rétroviseurs. Sur le
web c’est pareil, on doit
adapter son navigateur avant
d’aller surfer. La plupart
des navigateurs actuels
intègrent une plateforme
d’extensions : parmi elles,
certaines sont devenues
aujourd’hui incontournables.
Par exemple, les bloqueurs
de pubs permettent de
préserver vos données
personnelles, mais en >>
S’entraîner à
automatiser = créer sa
propre expertise associée
à l’usage d’un outil
numérique. Attention tout
de même de partir sur de
bonnes bases pour ne pas
dupliquer une mauvaise
séquence.
Niveau de maîtrise de
l’outil : le web fourmille de
didacticiels (les tutos) et de
sites voués à la productivité
personnelle. N’hésitez pas
à les consulter. À chercher
dans leurs archives conseils
et accompagnements. S’il ne
fallait en lire qu’un : lifehac ker.
com. Si vous avez dans vos
contacts des individus qui
sont performants avec ces
outils et méthodes, n’hésitez
pas à leur demander conseil.
Et un jour peut-être, vous
serez en mesure de tenir le
rôle d’expert sur la question.
Voir plus loin : les groupes
d’échange en entreprise
sur les bonnes pratiques du
numérique.
Réflexivité
> Réflexion sur son propre
mode de pratique
Optimisation des usages
> Paramétrage de ses
propres outils
Savoir faire
> Automatisation des
pratiques
36 37
4 — Gestion des
ressources techniques 4 — Gestion des
ressources techniques
Optimisation des usages
> Paramétrage de ses
propres outils
>> effaçant les pubs, ils
libèrent
également de la place
sur la page web : notre
regard n’est plus attiré par
le bandeau qui clignote
dans un coin du navigateur
(AdBlock, Adblock Edge,
Ghostery, etc...). D’autres
extensions reconfigurent
la page pour améliorer le
confort de lecture. Enfin,
selon les services que vous
employez, vous pouvez
rajouter les extensions de
liste des tâches, de favoris,
de prise de note, etc…
Dans un autre registre, vous
pouvez confier la mémoire
de vos mots de passe à des
gestionnaires spécialisés : les
produits du marché actuel
sont très performants et
sécurisés. Ils permettent de
stocker vos identifiants, de
générer des mots de passe
aléatoire extrêmement
robustes et de remplir les
formulaires à votre place,
et ce sur tous vos appareils
(Dashlane, LastPass,
KeePass).
38 39
Focus sur l’objectif
zéro mail
Combien de mails recevez-vous par jour ?
Combien sont vraiment importants, avec une
véritable plus-value ? Combien conduisent à des
actions ? Ou à une perte de temps ? À combien
d’entre eux répondez-vous ? Avec quel délai ?
Reste-t-il des mails non traités le soir dans votre
boite de réception ?
Nos entretiens et la lecture de plusieurs enquêtes
similaires nous conduisent à identifier un levier
de productivité heureuse : apprendre à traiter et
vider sa boite de réception. L’objectif zéro mail
permet de désencombrer notre fil d’activité : les
réponses rapides sont privilégiées, les délégations
sont assumées, les messages sont archivés et
facilement accessibles.
Mode d’emploi :
Diagnostic : si vous utilisez Google Mail, il existe
un service annexe produisant des statistiques
d’entrée/sortie et de traitement des messages
(Gmail Meter)
.
Mise en œuvre :
conscient de la problématique de
productivité associée au nombre de mails, Google
propose une version alternative de Gmail, orientée
sur l’objectif zéro mail : inbox.google.com/.
L’extension Sortd propose aussi de transformer
Gmail avec la méthode GTD
(Getting Things Done)
.
38 39
4 — Gestion des
ressources techniques 4 — Gestion des
ressources techniques
40 4140
4 — Gestion des
ressources techniques 4 — Gestion des
ressources techniques
Focus
Faut-il adopter la suite Google ?
On doit l’admettre, les outils proposés par Google
sont efficaces. Il appartient à votre organisation
et à vous-même de questionner l’opportunité de
confier le workflow à une firme étrangère, déjà en
situation de monopole dans de nombreux champs
du numérique.
Cette question est aussi valable pour
Microsoft
et
Outlook
. Cela étant posé, nous proposons de
nous attarder sur le service Mail. Celui-ci dispose
de nombreux avantages : filtre automatique
vers l’arborescence de dossiers, très bon
moteur antispam, labels et boite de réception
personnalisables. Ainsi, en combinant les espaces
et les étiquettes, vous pouvez transformer votre
boite de réception en liste des tâches. Que ce soit
dans
Chrome
ou
Firefox
, il existe des extensions
améliorant
Gmail
ou
Inox
, dans l’objectif
Zéro
mail
ou,
GTD.
Comment les outils numériques
peuvent-ils nous aider ?
Testez, approuvez,
optimisez
Segmentation
du temps
Les pastilles,
c’est mauvais pour
l’aention
Liste des tâches :
RememberTheMilk
Wunderlist
Todoist
Any.do
Gestionnaire de notes
Evernote
Google Keep
Gestionnaire de
favoris
Diigo, Delicious,
Pearltrees
La méthode Pomodoro®
considère que 25 minutes
représentent le créneau idéal
de productivité. Une première
étape consiste à repérer les
activités à faire au cours de
la journée à venir (travail de
réflexivité), de les découper en
autant de tâches de 25 minutes.
La seconde étape consiste à
se chronométrer (il existe des
légions de minuteurs pour
IOS,
Chrome, Windows, Linux,
etc.) :
toutes les 25 min., on marque
une pause de 5 minutes ; au
bout de 4 créneaux, on fait
une pause de 25 minutes, et
on recommence. Le soir, on
compte combien de pomodori
on a accompli. Et on fête ça ! Par
contre, si on a été interrompu
au cours d’un chrono, le
pomodoro ne compte pas…
Une approche similaire se
trouve dans le jeu Forest : c’est
une appli de smartphone dans
laquelle on fait la promesse
de ne pas se servir de son
téléphone. Pendant ce temps
d’absence, un arbre pousse.
Si on allume son appareil
avant le temps qu’on s’est fixé,
l’arbre meurt. Si on réussit, on
commence à avoir un arbre,
puis deux, etc… Le but du jeu
est d’avoir la forêt la plus dense.
Dans leurs dernières
versions, les systèmes
d’exploitation (d’ordinateur
ou smartphones) et navigateurs
ont intensifié le centre de
notifications. Qu’il s’agisse
de pastilles, de pop-ups ou
d’autres effets visuels, un
message surgit pour apporter
une nouvelle information :
mise à jour de l’antivirus,
actualité à travers le monde,
notification des réseaux sociaux,
sollicitation commerciale,
pastilles de messages non lus.
Ce sont autant de perturbateurs
attentionnels. Cependant, vous
pouvez prendre la main sur ce
centre de notifications : vous
trouverez, dans les réglages et
sur le web, moyen de rendre
tout ou partie de ce système
complètement silencieux.
42 43
Faire face à la sursollicitation numérique
4. Gestion technique
Ce n’est pas l’outil
qui décide
Faire un audit
Maîtriser l'existant
Construire sa propre boite à outils
0
Objectif zéro mail
avec des méthodes
4 — Gestion des
ressources techniques
44 45
Sur le terrain
Si certains souffrent de la quantité
et du flot quasi ininterrompu
d’informations qui semblent leur
«tomber dessus» en permanence,
d’autres se sentent exclus et
dévalorisés dès qu’un ralentissement
du flux leur laisse penser qu’ils
pourraient ne plus se situer au centre
du monde… Dans ces conditions,
les réseaux sociaux, les notifications
diverses et variées proposées par
les outils numériques permettent de
combler une forme de vide. Attention,
tout cela peut devenir très envahissant
lorsque le rythme d’informations
«utiles» s’accélère à nouveau ! La
capacité à prioriser et faire des
choix «en conscience» s’avère alors
particulièrement utile.
– 5 –
Gestion des
volumes et
des flux
5 — Gestion des volumes et des flux —
Points de vigilance
La gestion du flux d’informations diffusées et surtout reçues par les différents
canaux numériques à disposition d’un individu représente, en lien avec la gestion
des ressources cognitives, la difficulté majeure liée à l’usage d’outils numériques.
Le risque principal est d’être très largement dépassé par la quantité d’informations à
traiter et de basculer dans un mode en réaction qui limite la performance cognitive et
amplifie le sentiment de ne pas être en mesure de faire face.
Un comportement proactif consistant globalement à aller chercher la bonne
information au bon moment doit donc être privilégié, dans la mesure du possible.
Enfin, il convient de ne pas confondre la quantité d’informations reçues avec leur
pertinence et le niveau d’analyse qu’elles requièrent. En effet, les outils numériques
tendent à présenter toutes les données sur le même plan qu’elles soient très
importantes ou non, urgentes ou non, purement informatives ou nécessitant une
action longue et complexe de notre part. Là encore, savoir se ménager des moments
calmes pour traiter, dans les meilleures conditions, les informations complexes
représente un gage d’efficacité.
46 47
Comment faire face ?
46 47
5 — Gestion des volumes et des flux —5 — Gestion des volumes et des flux —
Comment faire face ?
Être raisonnable ! Certes il est important
de se sentir au centre du jeu, en phase avec ses
collègues… mais produire de l’information
pour produire de l’information possède
ses propres limites. Notamment celle de
fatiguer rapidement ses interlocuteurs. Bref,
privilégions les messages courts et structurés
à la littérature que nous réserverons à
d’autres outils que les emails et/ou échanges
professionnels.
Contrôler la qualité de l’info diffusée
et vérifier que ce que nous souhaitons diffuser
possède un intérêt marqué pour l’ensemble
des personnes à qui nous nous adressons.
Si ce n’est pas le cas, abstenons-nous ! Dans
ce domaine, l’exemple type est celui de la
«copie», les informations diffusées pour
information ont elles réellement une chance
d’être traitées correctement ou les envoyons-
nous seulement pour que l’on ne puisse rien
nous reprocher par la suite ? >>
Caractère asynchrone = ce n’est pas
parce que le flux ne s’arrête jamais que nous
devons lui prêter attention en permanence. Au
contraire, le fait que l’information soit stockée
par nos messageries, par exemple, doit nous
laisser le temps de la réflexion et le choix de
répondre au moment que nous estimons être
le plus opportun.
Supprimer le «push»… le monde
continuera probablement de tourner même si
nous ne répondons pas dans la seconde ! Et ne
tendons pas nous même le bâton pour nous
faire battre en acceptant des notifications
automatiques associées à nos applications,
(voir partie maîtrise des outils) !
Ne pas se fier au volume reçu. En
effet, indépendamment de la distraction
que son arrivée constitue, la quantité
d’information reçue n’est pas forcément
représentative de la quantité d’information à
traiter. Et parfois un tri grossier permet de se
simplifier la vie à bon compte. >>
Production
> Se limiter
Réception
> Ne pas se précipiter
Production
> Se limiter
Réception
> Ne pas se précipiter
>> Est-ce le bon moment ? Une
information importante peut passer
inaperçue si elle n’est pas diffusée au bon
moment ou par le bon canal. Quel est le
mode de communication privilégié avec
mon interlocuteur, quand puis-je l’atteindre
facilement… sont autant de questions que je
dois me poser avant d’envoyer ! Et autant de
questions que je dois poser au préalable à
mes interlocuteurs.
>> Ne pas se disperser en nous réservant
des plages pour traiter et récupérer un type
d’information spécifique. Une plage de
traitement réservée aux clients, puis une autre
à l’administration interne à l’entreprise…
Ce que vous vous dites
C’est que pour faire face dans les meilleures conditions, il est possible de
cloisonner les activités et, notamment, d’attribuer un «canal numérique» à
un type d’interlocuteur en particulier. Le sms pour la famille, l’email pour
les collègues et le téléphone pour les clients.
B. a transformé son domicile en agence de communication digitale :
« Quand
mon fils, de l’autre côté de la porte de mon bureau, veut me parler, il m’envoie un
texto. Je lui réponds quand j’ai fini mon boulot. On a mis ce système en place et ça
fonctionne. Et avec mes clients, c’est pareil : ils sont toujours dans l’urgence, mais j’ai
décidé de temporiser mes réponses. Et je leur explique, je leur apprends même à ne
pas être pressés, à savoir attendre, à relativiser la pression qu’ils mettent ».
48 49
Focus
La méthode infaillible pour recevoir moins
d’emails… consiste tout simplement à moins en
envoyer !
Eh oui c’est bête mais efficace ! Les plus gros
receveurs de mails (y compris ceux qui en
souffrent beaucoup !) sont ceux qui en envoient le
plus ! Le rapport est, en général, de 1 pour 1, soit un
email envoyé = 1 email reçu. Donc commençons
par nous responsabiliser en tant qu’émetteur
d’informations avant de condamner nos outils de
messagerie qui ne font finalement que transporter
ce que nous voulons bien leur confier !
Focus
Vie pro / vie privée… apprendre à couper le soir
et le week-end ou plus exactement aux moments
où vous avez décidé de vous consacrer à autre
chose qu’au travail constitue un moyen efficace
pour éviter le sentiment de submersion par
l’information numérique.
Pour aller plus loin et, en particulier, dans le cadre
d’une relation managériale, vérifiez les moments
auxquels vous diffusez des informations. Certes les
outils numériques permettent de travailler partout
et à tout moment, mais recevoir des informations
durant une période consacrée au repos peut être
vécu comme une pression par un collaborateur,
même si cela n’était absolument pas l’intention
d’un manager.
Privilégiez donc les envois à des moments
propices (le lundi matin, par exemple) des
messages qui ont pu être rédigés à votre
convenance le week-end. Le cas échéant,
explicitez le fait que votre production du week-
end, n’implique pas de réponse pendant les
phases de repos des collaborateurs.
48 49
5 — Gestion des volumes et des flux —5 — Gestion des volumes et des flux —
50 51
Faire face à la sursollicitation numérique
5. Gestion des volumes et des flux
Moins j’envoie
Moins je reçois
50 51
Fatigue
Supprimer le push
Privilégier le
mode asynchrone
Associer un
interlocuteur avec
un moyen de
communication
5 — Gestion des volumes et des flux —
52 53
Sur le terrain
Les règles ne sont pas très bien
établies.
Ainsi, par défaut le message
d’un manager sera traité quasi
systématiquement comme une
information à la fois urgente et
importante alors que bien souvent,
elle n’est ni l’une ni l’autre.
Souvent même l’intention du «chef» est
purement informative et l’information
est diffusée sans aucune attente
particulière par rapport aux traitements
à réaliser par ses collaborateurs… Dans
ce contexte, la notion d’exemplarité
des managers revêt un caractère
particulièrement important pour
faciliter le tri dans les informations
à disposition et limiter les risques de
sursollicitation numérique.
6 — Gestion des relations —
– 6 –
Gestion des
relations
Points de vigilance
Dans le cadre d’une institution, en général ou d’une entreprise en
particulier, la question de la gestion de la sollicitation numérique ne peut pas
exclusivement être réglée au niveau individuel.
Si un individu peut, à son niveau, pour lui et pour ses interlocuteurs directs, établir
des règles de bonnes pratiques telles que celles qui sont proposées dans ce
document, il ne peut cependant pas tout ! L’individu est dépendant du contexte
dans lequel il évolue et de règles parfois implicites qui régissent la qualité et la
quantité des interactions qu’il est supposé entretenir avec son environnement
numérique.
Quelle que soit la situation, le risque est souvent de ne pas suffisamment expliciter
les règles d’usages associées aux outils numériques et de laisser les individus
s’imposer eux-mêmes des contraintes en termes d’exhaustivité des traitements, de
délais de réponse… qui limitent la performance à long terme.
54 55
Ce que vous vous dites
C’est que les délais, la pression peuvent également être imposés par des
éléments extérieurs à l’entreprise. Dans le cas des sociétés de services,
notamment, le sentiment est de devoir se plier aux exigences du client.
Néanmoins, comme ses proches ou ses collaborateurs, il est possible
d’éduquer ses clients et ses dirigeants et d’établir un ensemble de bonnes
pratiques.
Comme toujours, le plus simple est d’expliciter le mode de fonctionnement de
chacun et de négocier les façons de communiquer ensemble. Que ce soit dans
le secteur public, dans de grandes ou petites entreprises, plusieurs managers
ont fait part d’une méthode similaire : ils organisent des réunions où chaque
membre de l’équipe indique comment il fonctionne. Untel travaille le soir,
donc il ne faut pas s’étonner de recevoir des mails de sa part après minuit.
Un autre est un lève-tôt : il répond de bonne heure. Dans un cas comme
dans l’autre et une fois explicitées, ces habitudes et préférences ne sont plus
perçues comme du zèle mais comme un mode d’organisation personnelle, et
souvent familiale. Un collaborateur indique adorer le mail, l’autre déteste : il
préfère le SMS. Un autre encore avoue que dans son ancien job, ses collègues
échangeaient via Facebook messenger, et il trouve ça pratique.
Un autre partage les bonnes astuces qu’il met en œuvre dans Outlook. Au
bout du compte, chacun comprend comment communiquer avec le reste de
l’équipe. Une charte peut être mise en place : dans certains cas, les équipes
se mettent d’accord sur des horaires, des canaux, des méthodes. Elles en
viennent à établir une charte éditoriale des titres de mails : pour info, à lire
plus tard, vraiment urgent, pour X ou Y.
6 — Gestion des relations —
6 — Gestion des relations
Comment gérer ?
Normes
> Rendre explicite
Management
> Notion d’exemplarité
Adapter :
partons d’abord du principe qu’il n’existe
pas deux cerveaux humains qui fonctionnent
exactement de la même façon puis du prin-
cipe qui en découle qu’un cerveau humain ne
fonctionne pas de la même façon, ni au même
rythme qu’un ordinateur ! Il est donc illusoire
de vouloir calquer notre mode de fonction-
nement sur celui des machines ! Par contre
l’inverse est possible :)
Plages d’efficacité :
les outils numériques diffusent et parfois
produisent de l’information en permanence or
nous, nous ne sommes pas tout le temps dis-
ponibles ! Et quand nous sommes disponibles,
nous ne sommes pas systématiquement
efficaces ! L’intérêt des outils numériques
est qu’ils nous donnent accès à l’information
nécessaire quand nous sommes efficaces y
compris lorsque ces plages sont largement en
dehors de notre temps «officiel» de travail. Le
danger étant de penser que nous pourrions et
devrions être toujours efficaces.
La gestion des temps de travail doit donc être
adaptée de manière à conserver le caractère
souple du numérique sans souffrir de son
caractère invasif !
Les limites :
elles doivent être fixées en matière de diffusion
de l’information pour minimiser le caractère
invasif mais pas en matière de production
pour respecter les plages individuelles
d’efficacité. L’intérêt c’est de gagner de la pro-
ductivité en réalisant nos tâches aux moments
ou nous sommes bien concentrés.
Adaptation individuelle :
les règles doivent donc fixer un cadre mais
respecter les modes de fonctionnement
spécifiques.
Faire confiance et utiliser tous les «pou-
voirs» des outils numériques pour favoriser
l’autonomie individuelle dans l’entreprise.
Accepter que les gens travaillent ailleurs et à
d’autres moments que ceux qui donnent l’illu-
sion d’un contrôle sur leur productivité !
Avoir confiance dans sa capacité à
s’organiser pour répondre aux demandes et
se sentir capable de demander de l’aide et du
soutien lorsque les conditions de réussite ne
sont pas réunies.
Demander aux collaborateurs de
s’engager sur des objectifs et non sur
une manière prédéterminée de les atteindre
(temps passé, plages de travail…)
Notion de délais
Les informations produites durant des
périodes ne coïncidant pas avec les périodes
de disponibilité des collaborateurs devront
bénéficier d’un envoi différé.
Autocontrôle sur ce que nous faisons à
un moment donné (pleine conscience). Le
management doit s’octroyer des plages de
réflexions et d’analyse hors connexion. Il doit
en retour accepter que les collaborateurs
ne soient pas pleinement disponibles pour
répondre à ses attentes (délai de réponse
email, sms…)
Attention au harcèlement : les informa-
tions diffusées par la hiérarchie sont généra-
lement associées à une charge émotionnelle
(ou au moins attentionnelle) supérieure à
la normale. Elles sont donc plus couteuses à
traiter par les collaborateurs et peuvent être
facilement perçues comme invasives même
quand elles sont produites sans aucune mau-
vaise intention.
54 55
56 57
Focus
Assumer sa dépendance au numérique…
(ne pas être dupe). Assumer le fait que l’on ne
peut plus s’en passer. Ne pas chercher à lutter
contre.
Focus
Quand les informations privées gagnent la
sphère professionnelle.
Et vice versa. C’est une illusion de croire que
les problèmes personnels restent à la porte de
l’entreprise, et que les soucis professionnels ne
pénètrent pas le foyer.
Il en va de même des questions politiques ou
sociétales : on en parle en entreprise comme à
la maison, de même qu’on peut être amené à
parler des enfants sur notre lieu de travail, et de
nos collègues – pour certains des amis – à notre
famille.
Notre esprit est accaparé par les activités en cours :
projet d’entreprise, santé des proches, vacances
ou échéances à venir. Toutes choses auxquelles
on prête attention, parfois en dépit du contexte.
Tout le monde n’a pas la capacité de cloisonner
les sphères d’activités, et toutes les activités que
l’on conduit au quotidien ne permettent pas
systématiquement de mettre en place ce type de
cloisonnement.
En cela, le numérique agit comme un précipité :
il nous permet de rester en contact avec ceux qui
ne partagent pas le même contexte et à qui nous
voulons manifester notre attention (au risque de
les déranger), et dans le même temps il introduit
des perturbations chaque fois qu’un proche se
signale à notre attention.
Le « régime de la dispersion » est un fait social
qu’il nous faut accepter, et intégrer : d’un
travers on peut faire une compétence. D’une
dépendance une opportunité. Savoir faire avec ces
interruptions est dorénavant une compétence tout
à la fois professionnelle et personnelle.
56 57
6 — Gestion des relations —
6 — Gestion des relations —
58 59
Comment les outils numériques
peuvent-ils nous aider ?
Filtrer les réseaux
sociaux
Automatisation entre
les services web
Du :) dans le mail
6 — Gestion des relations —
6 — Gestion des relations —
Les managers interrogés,
quelle que soit leur fonction,
sont des utilisateurs
chevronnés de LinkedIn. Ce
réseau, comme d’autres,
propose des newsletters en
fonction des liens personnels
et des adhésions à des
groupes de discussion. Il
est possible de choisir la
fréquence à laquelle le
service web nous envoie
un digest. Idem avec les
Alertes Google, avec
Medium, TheConversation
ou l’essentiel de Twitter. Sur
les réseaux comme Facebook
et Twitter, des paramètres
fins permettent de prioriser
les comptes : avec ou sans
notification, avec ou sans
retweet. Ici, il nous faut
apprendre à dépolluer nos
timeline. Et en plus, on peut
le faire avec tact, sans rompre
le lien.
IFTTT
a été le premier : «if
this then that».
Zapier
l’a
vite rattrapé. S’il se passe tel
événement sur le web, alors
je fais réaliser telle tâche. Ce
système se greffe sur quantité
de services web (cloud,
actus, réseaux sociaux, objets
connectés, CRM, marketplace,
etc…) et il les met en relation :
une pièce jointe dans un mail ?
Sauvée sur le cloud. Un nouvel
abonné ? Envoi automatique
de messages de bienvenue.
Avec
Flow,
Microsoft propose
aussi d’automatiser une
partie du flux d’informations
au sein des organisations.
Certaines startups rythment
leur dynamisme sur celui de
Slack
. Attention toutefois à
bien respecter les conseils
que nous avons présentés
avant : cet automatisme est-il
pertinent ? Va-t-il devenir
inopportun pour moi ou l’un de
mes collaborateurs ? Est-il utile
que j’en crée autant ? Et que
l’économie de mon entreprise
s’en trouve dépendante ?
Comme toujours, il est question
d’avoir un usage serein du
numérique.
On l’a dit, il faut temporiser
les réponses et profiter du
caractère asynchrone de
certains outils numériques
(dans Gmail, l’extension
Boomerang permet de
paramétrer l’heure d’envoi
d’un mail, pour ceux qui
travaillent en-dehors des
horaires conventionnels). Vous
ne connaissez pas le contexte,
notamment émotionnel,
dans lequel a été composé
le message que vous lisez,
et votre répondant ne sait
pas non plus dans quel état
vous êtes. Comme toujours
en communication, il est ici
question d’interprétation, et
des risques de comprendre de
travers une phrase, un mot. Si
on ne peut pas faire autrement
que de laisser s’échapper
nos messages électroniques,
on peut a minima les
recontextualiser. Avec votre
équipe, vous pouvez décider
de préciser dans le corps du
message le lieu et l’heure à
laquelle vous écrivez, l’humeur
dans laquelle vous êtes (si vous
êtes râleur, un smiley peut
minimiser les effets négatifs).
Bref, illustrez les conditions de
production et de réception de
vos messages.
58
60 61
Faire face à la sursollicitation numérique
6. Gestion des relations
«Ce n’est pas parce que
ça vient d'en haut
que c’est urgent et important»
Être
exemplaire
Convenir ensemble
d'un bon usage du numérique
Respecter les pratiques des
collaborateurs
Le contexte est inaccessible.
Quelle est l’humeur de celui qui écrit ?
De celui qui lit un message ?
6 — Gestion des
relations
6 — Gestion des relations
62 63
Quizz :
mon rapport
au numérique
Moi et l’environnement
numérique au quotidien
64 65
Moi et l’environnement numérique au quotidien
Je peux couper ma connexion
en-dehors de mon temps de
travail.
Je connais les conventions
d’usage du numérique dans
mon entreprise.
Dans mon environnement
de travail quotidien, je
suis constamment dans
l’interaction.
Dans mon environnement
de travail quotidien, j’ai
facilement accès à un endroit
calme pour m’isoler.
Dans mon environnement de
travail quotidien, j’ai parfois
la possibilité de m’isoler.
Je me sens en général à
l’aise pour traiter toutes les
sollicitations qui me par-
viennent.
J’ai toujours l’impression
de ne pas arriver à gérer le
volume d’informations à
traiter.
Dans une journée-type, ma
séquence moyenne de travail
sans interruption est de 1 à
2h environ.
Il m’arrive par périodes de
recevoir trop de sollicitations
à gérer à la fois..
Dans une journée-type, ma
séquence moyenne de travail
sans interruption est de 30 min
environ (entre 15 et 45 min).
Dans mon environnement
de travail, des contraintes
d’organisation m’obligent à
respecter des procédures pour
le bien de tous.
Il n’existe pas de conventions
d’usage du numérique dans
mon entreprise.
Dans ma journée de travail,
j’ai la possibilité de prendre
des pauses récréatives quand
j’en ai besoin.
Dans une journée-type,
je n’ai pas vraiment de
séquence de travail sans
interruption.
Je me sens en général à
l’aise pour traiter toutes
les sollicitations qui me
parviennent.
Je coupe sans problème
ma connexion quand je le
décide.
Dans une journée-type,
je n’ai pas vraiment de
séquence de travail sans
interruption.
Je me dois de rester connecté
tout le temps pour ne rien
rater.
Dans mon environnement de
travail, des contraintes d’orga-
nisation m’obligent à respecter
des procédures qui ne me
conviennent pas forcément.
Dans mon environnement de
travail, j’ai la possibilité de
gérer mon environnement
numérique comme je le
souhaite.
Dans ma journée de travail,
c’est compliqué de prendre
des pauses récréatives.
Résultats
Vous avez une majorité d’étoiles > pratique vertueuse
Vous semblez avoir pris la mesure des risques liés à la sursollicitation
numérique et vous arrivez relativement facilement à vous ménager des plages de
concentration suffisamment longues et fréquentes. Il est également possible qu’un
environnement calme et serein vous confère de longs moments de calme propices
à la réflexion et à un travail de fond.
Dans tous les cas, pour préserver votre efficacité intellectuelle, conservez ces
bonnes pratiques et continuez à ne vous confronter à l’information numérique que
lorsque vous l’avez décidé !
Vous avez une majorité de coeurs > pratique à adapter
Votre sentiment de maîtrise de l’information numérique semble dépendre du
contexte dans lequel vous évoluez. Vous arrivez parfois à conserver des phases
sans trop de sollicitations numériques, ce qui vous permet de bien vous concentrer
alors qu’à d’autres moments, vous avez l’impression de subir un rythme imposé
qui ne permet plus de vous organiser comme vous le souhaitez !
Dans ces conditions, les contraintes liées à l’organisation de votre activité
professionnelle ou à votre propre mode de fonctionnement vous confrontent à
une trop grande quantité d’informations. Les outils numériques deviennent alors
envahissants et vous donnent probablement le sentiment d’être en retard.
Pour regagner confort intellectuel et efficacité dans toutes les situations,
commencez par vous interroger sur les différences qui existent entre phases de
travail durant lesquelles vous maîtrisez bien les informations à traiter et celles
dans lesquelles elles vous posent plus de problème.
Dans tous les cas, partez du principe que pour être à l’aise dans l’univers
numérique, vous devez absolument vous «fabriquer» des moments sans
interruptions. L’idéal étant, au travail, de disposer de plages de 25 minutes de
calme pour avancer sur les sujets de fond. Pendant cette durée vous devrez couper
toutes les sources potentielles de stimulation, email, sms, réseaux sociaux…
Entre chaque séquence de concentration, octroyez-vous une pause régénérante
de 5minutes et planifiez dans la journée des moments pour aller récupérer les
informations numériques dont vous avez besoin pour travailler (par exemple, 3
ou 4 relèves d’email).
Vous avez une majorité de flocons > pratique à modifier en
profondeur
Des contraintes liées à l’organisation de votre activité professionnelle ou à
votre propre mode de fonctionnement vous confrontent, en quasi permanence,
– Quizz / mon rapport au numérique –
– Quizz : mon rapport au numérique –
66 67
à une trop grande quantité d’informations. Loin d’apparaître comme une aide,
certains outils numériques vous semblent menaçants tant ils saccadent vos
activités quotidiennes par d’intempestives interruptions qui vous empêchent
de vous concentrer efficacement. Il est également possible que vous ayez le
sentiment d’être toujours en retard dans votre travail en raison des données
numériques qui s’accumulent rapidement et sans limite.
Si vous partagez ces sentiments, nous vous proposons ici quelques stratégies pour
dompter un peu mieux vos outils numériques et regagner confort et efficacité dans
vos différentes activités.
La première chose à faire est d’admettre que vous n’êtes désormais plus capable
d’effectuer un traitement exhaustif à partir d’informations numériques. La vitesse
de transmission des données et la quantité qui circule dépassant très largement
les performances du cerveau humain, notamment, dans sa capacité à gérer
simultanément plusieurs informations !
Partez ensuite du principe que pour être efficace, vous devez absolument vous
«fabriquer» des moments sans interruptions. L’idéal étant, au travail, de disposer de
plages de 25 minutes de calme pour avancer sur les sujets de fond. Pendant cette
durée vous devrez couper toutes les sources potentielles de stimulation, email, sms,
réseaux sociaux…
Si cette durée vous paraît totalement irréaliste, commencez plus modestement par
des plages de 5/10 minutes que vous augmenterez progressivement.
Entre chaque séquence de concentration, octroyez vous une pause régénérante (entre
2 et 5 minutes en fonction de la durée de votre plage de concentration) et planifiez
dans la journée des moments pour aller récupérer les informations numériques dont
vous avez besoin pour travailler (par exemple, 3 ou 4 relèves d’email).
– Quizz : mon rapport au numérique –
68 69
Pour
vous aider
Liste d’outils numériques
68
70 71
– Pour vous aider /outils utiles —
— Pour vous aider / outils utiles —
Courriers
Sur la base de Google Mail
Paramétrage de la boite de réception
Surcouche logicielle
> sortd, inbox
Statistiques
> Gmail Report
Autres logiciels de courrier
> IBM Verse
 http://www-03.ibm.com/software/products/fr/ibm-verse
Autres surcouche logicielle
> SaneBox http://www.sanebox.com/
> Mailstrom https://mailstrom.co/
> Boomerang : permet de retarder l’envoi des mails,
boomerangapp.com (Gmail, Outlook)
Navigateurs
Firefox
Paramétrage
Notifications
• Mode lecture
Extensions
> LeechBlock, liste noire paramétrable des sites chronophages :
https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/leechblock/
Chrome
Extensions
> StayFocusd, réduit le temps passé sur des sites inutiles :
https://chrome.google.com/webstore/detail/stayfocusd/
laankejkbhbdhmipfmgcngdelahlfoji
> NoMoreTabs, permet de limiter le nombre d’onglets ouverts
en même temps dans votre navigateur.
Gestionnaire de mots de passe
> Dashlane
> KeePass
> LastPass
Bloqueurs de publicité
En plus de protéger les données personnelles, les bloqueurs de publicité permettent
de charger les pages web plus rapidement et d’éliminer sur la page tous les espaces
publicitaires : votre consultation du web se trouve dénuée de tout parasite.
> AdBlock Plus, uBlock Origin, AdBlock Edge
Autres
> Zencast et meditation timer
http://audiodharma.org/series/213/talk/2908/
Gestionnaire de tâches
> Todoist
> Wunderlist
> RememberTheMilk
> Google Keep
> Any.do
> TickTick
Méthode GTD
Méthode Pomodoro
Le site officiel :
http://pomodorotechnique.com/ et l’entrée https://fr.wikipedia.org/wiki/Technique_Pomodoro.
De nombreuses applications et extensions existent pour tout système.
Autres méthodes
Réseaux sociaux
Notifications
72 73
— Pour vous aider / outils utiles —
Autres applications
Gestion des écrans et fenêtres
> MinimOther
> Tiling Window Manager
Distraction-free
> Focus, https://heyfocus.com/ (mac)
> Freedom, https://freedom.to/ (iOS, mac, win)
Éditeurs de texte en mode distraction-free (bloc-note optimisé, sans interface) :
> Q10
> FocusWriter
Mode avion pour PC et Mac
> SelfControl, http://selfcontrolapp.com/ (mac)
Coach
> Mind the time
Indique sur l’onglet le temps passé sur une page ou un site web,
https://addons.mozilla.org/fr/firefox/addon/mind-the-time/
> RescueTime
fournit des statistiques sur les routines numériques
(win, mac, linux, android, chrome, firefox)
> TimeSink
fournit des statistiques sur les routines numériques,
http://manytricks.com/timesink/ (mac)
> TimeWarp (chrome)
Outil anti-procrastination,
https://chrome.google.com/webstore/detail/timewarp/
> BeLimitLess (chrome)
Fournit des statistiques et des objectifs sur vos routines numériques,
https://chrome.google.com/webstore/detail/be-limitless/
Autres
 > Forest :
« Jeu » dans lequel vous gérez une forêt. Un arbre ne pousse que si vous n’utilisez pas votre
smartphone, http://www.forestapp.cc/ (iOS, Android, Windows Phone, Firefox, Chrome).
Quizz :
audit outils
numériques
– Quizz /audit outils numériques —
73
74 75
– Quizz /audit outils numériques – – Quizz / audit outils numériques –
Je ne peux ou ne
sais pas faire
Je suis dans le
rouge
J’ai appliqué
• Sur quoi porte le temps passé avec le numérique ?
Installez RescueTime sur tous vos appareils compatibles, définissez les
activités selon le degré de productivité que vous estimez, et continuez à faire
comme avant :
à la fin de la journée (de la semaine, du mois), vous verrez comment se
répartit votre temps numérique.
Installez GMail Meter (ou
Bells&Whistles
pour Outlook, payant) et suivez
les statistiques de mails entrants/sortants
Statistiques des
activités
numériques
• Votre navigation web est-elle optimisée ?
• Êtes-vous le maître de votre navigateur ?
• Savez-vous installer des extensions ?
• Combien de navigateurs utilisez-vous ?
Protégez
vos données
personnelles,
et votre bande
passante : installez
un bloqueur de
pub
Adoptez le mode
de lecture confort
Je ne peux ou ne
sais pas faire
Je suis dans le
rouge
J’ai appliqué
• Sans parler des questions de sécurité, combien de mots de passe manipulez-
vous par jour ?
Libérez votre
mémoire
en confiant
l’authentification
à un gestionnaire
sécurisé
• Quelle est la dernière fois que vous avez trié votre carnet d’adresses sur les
différents réseaux socionumériques et dans votre appli Contacts ? Lisez-vous
toutes les newsletters auxquelles vous êtes abonnés ?
Vérifiez vos
abonnements
Vérifiez vos
réglages de
notifications
Catégorisez les
contacts
• Finissez-vous la journée avec une boite mail complètement vide ?
• Quel est le ratio mails entrants/ sortants, ou mails importants/inutiles
Filtrez vos mails
entrants (mots
clés, redirection,
etc…)
Transformez vos
mails en action
Gérez votre liste
des tâches au
quotidien
Moi et l’environnement numérique au quotidien
76 77
Résultats
Vous avez coché un maximum de
«J’ai appliqué»
> pratique vertueuse
Vous possédez une bonne maîtrise de vos outils numériques fruit d’une réflexion
poussée sur leurs fonctionnalités et leurs règles d’utilisation. Vous prenez donc le temps
nécessaire pour apprendre à paramétrer vos outils de manière à en tirer le meilleur
bénéfice. Vous poussez parfois votre réflexion jusqu’à envisager les modes d’échanges
les plus pertinents à partir de vos outils de communication ce qui, en partageant avec
votre entourage, vous permet de gérer sereinement le flux d’informations numériques.
Vous avez coché un maximum de
«Je suis dans le rouge»
> pratique à géométrie variable
Votre niveau de maîtrise des outils numériques semble dépendre à la fois des outils
concernés et du contexte dans lequel vous les utilisez. En d’autres termes, les règles
d’usage et les bonnes pratiques que vous arrivez à mettre en œuvre peuvent voler
en éclat dans des conditions de stress ou d’urgence. Dans cette situation, vous vous
contentez alors des fonctions de base de vos outils numériques sans vous soucier de les
paramétrer pour vous faciliter la vie.
Vous pourriez donc gagner du temps et de l’énergie en systématisant vos bonnes
pratiques et en prolongeant votre réflexion jusqu’aux échanges et aux usages collectifs
des outils numériques avec vos interlocuteurs. Le but : définir des règles partagées
de structuration de l’information pour gagner du temps dans son traitement, en
particulier dans les phases de surcharge.
Vous avez coché un maximum de «
Je ne peux ou ne sais pas faire»
> pratique à améliorer
Vous n’avez sans doute jamais véritablement pris le temps de vous intéresser aux
fonctionnalités cachées de vos outils numériques. Si votre maîtrise des fonctions
de base vous permet un usage quotidien efficace, les périodes plus chargées
vous mettent certainement en difficulté en vous plaçant dans un mode de gestion
des urgences dans lequel vous pouvez avoir le sentiment de courir derrière les
informations au prix de gros efforts et sans trop d’efficacité.
Apprenez donc à temporiser et à sortir de ce sentiment d’urgence, en particulier
lorsque vous êtes bousculé par le flux d’informations. Ce n’est pas parce que
les données numériques arrivent vite qu’elles sont systématiquement urgentes !
Reprenez le contrôle, et responsabilisez vous en tant qu’émetteur. Plus vous diffusez
d’informations plus vous en recevrez, donc soyez raisonnable et sélectionnez avec
attention, ce que vous diffusez et à qui vous le diffusez !
– Quizz : audit outils numériques –
La
Chaire
«Talents de la
transformation
digitale»
– La Chaire –
78 79
– La Chaire
La Chaire –
Auteurs
Gaël Allain
Gaël est Docteur en Psychologie cognitive, il est spécialisé en
écologie mentale et dans le management des compétences
cognitives. Gérant de la société Mental Eco, il est spécialisé dans
la mesure de la charge mentale au poste de travail et conduit, sur
ce sujet, des missions d’audit et de conseil. Chercheur associé à la
Chaire ‘les talents de la transformation digitale’ de Grenoble Ecole de
Management, il réalise des recherches sur la sur-sollicitation numérique en entreprise.
Gaël Allain est l’auteur de
«Penser mieux, Travailler moins»
et
«Je retiens ce que je veux
quand je veux»
, ouvrages pratiques sur la gestion des ressources cognitives, publiés chez
Eyrolles. En décembre 2015, Gaël Allain a fondé la start’up «My Mental training Pro» dont
il occupe la direction scientifique.
Caroline Cuny
Docteure en Psychologie cognitive, Caroline Cuny est Professeure
de Marketing à Grenoble Ecole de Management. Après des travaux
de recherche fondamentale dans le domaine de la cognition, elle a
travaillé pendant trois années au sein d’une multinationale américaine
(biens de grande consommation) avant de retourner à une carrière
d’enseignement et de recherche au sein de Grenoble Ecole de Management. Ses travaux de
recherche portent sur la psychologie des êtres humains en situation de consommation et de
travail. Elle est spécialiste des mesures implicites (non conscientes) et psychophysiologiques du
comportement (eye-tracking, neurosciences du consommateur). Elle est chercheure associée
à la Chaire « Talent de la transformation digitale » et à la Chaire
«Mindfulness, Bien-être au
travail et Paix économique »
. Ses recherches ont été publiées dans
Information & Management,
Marketing Letters, Psychology
&
Marketing
ou
Quarterly Journal of Experimental Psychology
.
Aurélia Dumas
Docteure en Sciences de l’Information et de la Communication
à l’Université Grenoble Alpes, au sein du Groupe de Recherche
sur les Enjeux de la Communication (GRESEC), Aurélia Dumas
travaille sur l‘étude des dispositifs de mobilisation et de régulation
émotionnelle dans le management des organisations et, plus
particulièrement, dans le champ de la prévention de la santé et
de la sécurité au travail. Enseignante à l’IUT2 de Grenoble, ses enseignements portent
notamment sur la communication organisationnelle et professionnelle.
Fabienne Martin-Juchat
Fabienne Martin-Juchat est Professeure des Universités en sciences
de l’information et de la communication à l’Université Grenoble
Alpes et chercheuse au sein du Groupe de Recherche sur les Enjeux
de la Communication (GRESEC). Elle est actuellement membre de
l’équipe présidentielle de son université en tant que chargée de mission
valorisation des Sciences Humaines et Sociales (SHS).
Elle étudie les pratiques, afin de proposer un cadre pour penser les nouveaux modes de
coopérations corporels et affectifs dans la relation à la technique. Elle conçoit des dispositifs
innovants pour permettre aux communautés de coproduire de nouvelles connaissances et elle
s’intéresse plus particulièrement aux conditions du transfert de connaissance entre chercheurs
en SHS et acteurs du monde socio-économique.
Julien Pierre
Julien Pierre, enseignant-chercheur en sciences de l’information et
de la communication. Membre du comité d’experts de la Chaire
depuis sa création. Ancien doctorant de Fabienne Martin-Juchat,
et à l’époque enseignant à Grenoble Ecole de Management et
à l’Université Grenoble Alpes. Actuellement professeur associé
à Audencia Business School (Nantes). Son principal chantier de
recherche concerne les rapports entre émotions et digital. Il travaille également au déploiement de
méthodes pour aider les entreprises à penser les problèmes du futur. Twitter : @artxtra
Avec le soutien financier des partenaires
de la Chaire « Talents de la transformation digitale » :
Orange
Socomec E’nergys
Mutae
Jean-Pierre Corniou
Kamel Gaddas
Philippe Rase
La Chaire « Talents de la transformation digitale » est une chaire de recherche et
d’enseignement de Grenoble Ecole de Management dont le but est de créer des
contenus à forte valeur ajoutée pour les entreprises désireuses de se positionner
en tant qu’acteurs du développement des talents de la transformation digitale.
Retrouvez-nous sur le site de la Chaire : hp://talent-digital.fr/
80 81
Méthodologie
Co-construction du questionnaire
Chercheurs
Grille
d’entretien
lead user
collaborateurs
1 2
responsabilité
réflexivité
intensité
discipline
consultants
startup
PME, ETI, Gdes Entses
fonction publique
Méthodologie des entretiens :
Par notre réseau, nous avons identifié une personne qui disposait de plusieurs atouts (lead user) : haut niveau de responsabilité (créateur d’entreprises),
intensité des flux d’information, forte discipline dans la gestion de ces flux, réflexivité sur sa pratique et les enjeux de notre problématique.
1, Nous avons co-construit le questionnaire avec ce groupe de lead users.
2, Nous nous sommes servi de cette grille pour interroger nos panels (consultants, fondateurs de startup, top managers dans des PME,
ETI ou des grands groupes et des cadres supérieurs de la fonction publique)
Au final, nous avons administré ce questionnaire à 29 travailleurs en situation de sursollicitation numérique et nous avons cherché à saisir leur façon d’y faire face.
Sursollicitation par double tâche
33 participants
Ingénieur(e)s
Technicien(ne)s
Assistant(e)s
Managers
Directeurs(trices)
Méthodologie des mesures par double tâche :
Les mesures de sursollicitation au travail ont été réalisées directement sur le lieu de travail des participants, avec un recueil de données sur une période d’environ 1h. La consigne était de
réaliser leur activité principale en lui accordant une priorité absolue. De plus, on leur demandait de réaliser une tâche secondaire qui consistait à replacer au centre de l’écran un curseur
orange qui se déplaçait lentement en s’écartant du centre à gauche ou à droite. Les chercheurs prenaient en note les activités des participants et les interruptions subies, avec un minutage
précis et enregistraient automatiquement sur ordinateur le déplacement et replacement du curseur. La mesure du niveau de sursollicitation était donc représentée par la fréquence et le délai
du replacement du curseur au centre de l’écran (tâche secondaire) en fonction des phases d’activité observée (tâche principale).
Mesure réalisée = écart de performance
sur la tâche secondaire
Activité principale
Activité secondaire
Tableau des écarts & activités associées Tâche secondaire
82
12, rue Pierre S émard
38000 G renoble - France
+33 4 76 70 60 60
info@grenoble-em.com
64/70, rue d u Ranelagh
75016 Paris – Franc e
grenoble-em.com
Halte à la sur sollicitation numérique - Design graphique : Juliette Villard / www.thejudge.ch
ResearchGate has not been able to resolve any citations for this publication.
ResearchGate has not been able to resolve any references for this publication.