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Luz Sella Garnica Sandoval1
Artículo de Reflexión
1 Ingeniera Industrial. Especialista en Pedagogía Aprendizaje Autónomo. MBA
LOS ENFOQUES DE SISTEMAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Y DE LAS CONTINGENCIAS: COMO CONTRIBUYEN
AL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA.
Gestión de las Organizaciones
Resumen
Las organizaciones están influenciadas por el ambiente empresarial en que se encuentren
ubicadas, ya que no están aisladas, dependen de una cadena que va desde el proveedor
de sus proveedores hasta el cliente de sus clientes. Es importante que el gerente exami-
ne la labor desarrollada considerando diversas tendencias entre ellas, los enfoques de
sistemas de la administración y de las contingencias. Desde el enfoque de los sistemas
de la administración considerar que la organización es un sistema abierto y por ello las
actividades desarrolladas se deben coordinar e integrar con el propósito de alcanzar los
objetivos a corto, mediano y largo plazo. A su vez el gerente debe tener en cuenta el tipo
de empresa, el tamaño, las situaciones presentadas, los proveedores, porque aunque las
funciones administrativas son las mismas para cualquier profesional que desempeñe el
cargo de gerente, las situaciones (considerar espacio y tiempo) presentadas difieren en
énfasis y grado de dificultad, dependiendo del nivel ejecutivo del gerente (primera, segun-
da o tercera línea) y de incertidumbre que rodee la toma de decisiones gerenciales. Todo
lo anterior conlleva a la articulación de los enfoques de sistemas de la administración y
de las contingencias.
Palabras claves: empresa, enfoque, contingencias, organización, sistema abierto, situacional.
Recibido: 28 de abril de 2013 Aceptado: 12 de agosto de 2013
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Abstract
Organizations are influenced by the business environment in which they are located, as they are not
isolated, depends on a chain from the supplier to the customer its suppliers to its customers. It is impor-
tant that the manager examines the work of considering various trends including systems approaches to
management and contingencies. Since the focus of management systems consider that the organization
is an open system and therefore the activities are to be coordinated and integrated in order to achieve
the objectives in the short, medium and long term. In turn, the manager should take into account the type
of business, size, the situations presented, suppliers, because although the administrative functions are
the same for any professional who holds the position of manager, situations (consider space and time)
presented differ in emphasis and degree of difficulty, depending on the executive level manager (first,
second or third line) and uncertainty that surrounds the management decision making. All this leads to
the articulation of approaches to systems administration and contingencies.
Keywords: business, approach, contingencies, organization, open system, situational.
Introducción
Las empresas no son islas separadas, son orga-
nizaciones que requieren de otras para funcio-
nar normalmente, para poder desarrollar y co-
mercializar sus productos a nivel local, regional,
nacional, al mismo tiempo generar proyección a
nivel internacional; pueden estar ubicadas en
el sector primario, secundario o terciario; aun si
son del mismo sector son diferentes, dependen
del contexto económico, social y tecnológico
que los rodea. En esta propuesta se pregunta:
¿Por qué es importante que el gerente exa-
mine la labor desarrollada en la empresa
desde los puntos de vista de los enfoques
de sistemas de la administración y de las
contingencias? ¿Cómo puede utilizar estas
tendencias para beneficio, mejoramiento
y desarrollo de la empresa?
Antes de entrar en el análisis de la propuesta,
es importante tener claridad en el concepto de
administración, definido según Koontz y Wei-
hrich (1995) es «el proceso de diseñar y mante-
ner un ambiente en el que las personas, traba-
jando en grupos, alcancen con eficiencia metas
seleccionadas» (p.4). El administrador para
llevar a cabo el proceso administrativo requiere
desarrollar las funciones esenciales como son:
planeación, organización, dirección y control. La
función más importante es la planeación, por-
que permite planificar los objetivos y metas que
la empresa se propone alcanzar en el corto, me-
diano y largo plazo.
Analizar las situaciones presentadas en la orga-
nización por parte del equipo de trabajo permite
determinar las acciones que se deben llevar a
cabo para organizar e integrar actividades que
permite una administración con eficacia y efi-
ciencia. Una vez que el equipo estratégico de la
empresa ha definidos los objetivos y las metas,
deben divulgarlas a la organización.
Las funciones administrativas son las mismas
para las pequeñas, medianas o grandes empre-
sas, lo que cambia es el énfasis y la complejidad;
deben ser aplicadas en cada uno de los niveles
estratégicos, tácticos u operacionales, encami-
nadas a realizar planes de acción y ejecutarlos
para aumentar la productividad y desarrollar
una administración con eficacia1 y eficiencia2
1El hech o de alcanza r las metas
2Relac ión entre ins umos y produc tos, cuya met a
es minim izar el cost o por concept os de recurs os.
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Revista Estrategia Organizacional
y así lograr el beneficio económico y social de la
organización y de la comunidad.
Para mayor claridad, sobre la eficacia y la eficien-
cia, se plantea el siguiente ejemplo. Cuando en la
planta de producción se cubre el 100% de los pe-
didos solicitados durante un mes, pero se requi-
rió de contratar más personal, lo que conllevó al
pago de horas extras con el consiguiente aumen-
to en la carga prestacional, todo ello originado
por el daño de maquinarias y equipos necesarios
en el proceso de producción, como consecuen-
cia de la falta de mantenimientos preventivos. Se
deduce que se logró la eficacia al cumplir con
los pedidos en el periodo determinado, pero el
proceso fue ineficiente porque se requirió mayor
inversión en la mano de obra, originando un so-
bre costo en los recursos utilizados, todo ello por
no cumplir con la planeación y ejecución de los
mantenimientos preventivos, lo que llevo a los
correctivos. Lo ideal es la efectividad, es decir el
equilibrio entre la eficacia y eficiencia.
Retomando el planteamiento, se expondrá tenien-
do en cuenta cada tendencia para finalmente con-
cluir. ¿Por qué es importante que el gerente exa-
mine la empresa desde el enfoque de sistemas
de la administración? ¿Cómo puede utilizar esta
tendencia para beneficio de la empresa? ¿Puede
el gerente examinar la influencia del sistema de la
administración en cualquier tamaño de empresa?
Si, un gerente puede examinar la empresa bajo
esta tendencia, con la salvedad que existirá
cierta complejidad dependiendo del tamaño. La
cantidad y calidad de factores que rodean a una
empresa depende del contexto en que se des-
envuelve y desarrolla. Los factores a considerar
son interdependientes, entre ellos: individuos,
grupos, actitudes, motivos, estructura formal, in-
teracciones, metas, categoría social y autoridad.
Es importante que el gerente examine la em-
presa a la luz de los sistemas de administración
porque le permite analizar los aspectos inter-
nos y como serán influenciados por los factores
externos, partiendo de la base que la empresa
es un sistema abierto. Según Chester Barnard
(2000), los sistemas de las organizaciones son
de dos tipos: sistema abierto3 y sistema cerra-
do4. Las labores de líder y gerente se pueden
considerar como un sistema abierto, porque in-
teractúan permanentemente con el medio am-
biente que rodea a la organización.
La organización puede considerarse como
un modelo genérico de sistema abierto. El
sistema abierto esta en continua interacción
con el ambiente y adquiere un estado es-
table o equilibrio dinámico en la medida en
que se mantiene su capacidad de energía o
de trabajo. Sin el flujo continuo de entradas,
transformación y flujo de salida, no podría so-
brevivir. Por consiguiente, el sistema social o
el biológico es primordialmente un proceso
continuo de reciclaje de material, energía o
información. El sistema debe recibir suficien-
tes recursos para mantener las operaciones
y exportar hacia el ambiente suficiente can-
tidad de recursos transformados (productos)
para continuar el ciclo (Chiavenato, 2000: 18).
Las organizaciones están en constante dinamis-
mo con los ambientes internos y externos, para
lograr que las operaciones fluyan para su normal
funcionamiento, como se ilustra en la figura 1.
3 Sis temas que int eractúan e n forma dinámi ca con el medi o que lo rodea.
4 Sis temas que no in teractúa c on el medio que lo r odea, se man tiene herm ético.
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Los enfoques de sistemas de la administración y de las contingencias:
Como contribuyen al buen funcionamiento de la empresa
Figura 1. Relación de las operaciones de la
organización con su ambiente
Fuente: Schroeder (2006).
El gerente no puede aislar la empresa, debe apro-
piarse de las actividades propias del cargo, estar
en constante contacto e intercambio de informa-
ción con su equipo de trabajo (nivel estratégico,
táctico y operativo), con el mercado donde, co-
mercializa y distribuye el producto ofrecido por la
empresa. Si el gerente aísla a la empresa, puede
correr un alto riesgo de no ser competitiva. En las
organizaciones el gerente maneja materia prima
como es la información (muy importante), la tecno-
logía y el talento humano, que en conjunto se pro-
cesan para obtener un producto final, que debe
ser de calidad y superar las expectativas del mer-
cado. La interacción del proceso y el ambiente ge-
nera interdependencia y por lo tanto debe haber
coordinación de las actividades de la organización
dependiendo el propósito de llevarlas a cabo, al-
canzar las metas, objetivos, políticas propuestas
por la visión y misión empresarial.
Enfoque de sistemas del proceso
de administración
Son diversos los autores que comparten sus
investigaciones con respecto al enfoque de los
sistemas en el proceso de administración, con-
vergiendo en términos generales en lo expresa-
do a continuación.
Una empresa organizada no flota en el va-
cío, sino que depende de su ambiente ex-
terno; es parte de sistemas mayores, como
la industria a la que pertenece, el sistema
económico y la sociedad. La empresa toma
insumos, los transforma y los devuelve al en-
torno como productos. Es transformar los in-
sumos mediante las funciones administrati-
vas de planeación, organización, integración
de personal, dirección y control. Cuando se
le pregunto a Peter Senge, autor de la Quin-
ta Disciplina: arte y práctica de la organiza-
ción del aprendizaje, cuál era el problema
actual más importante para las empresas
nacionales e internacionales, contesto: El
sistema administrativo (Koontz y Weihrich
2007: 22-23).
Con lo anterior, se confirma que para la empre-
sa es tan importante el funcionamiento interno
como las diversas relaciones que establece
con el ambiente externo, lo que constituye un
modelo de sistema abierto, como se ilustra en
la figura 2.
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Revista Estrategia Organizacional
Figura 2. Enfoque de Sistemas de la Administración.
Conocim iento adminis trativo, m etas de los
demandantes y empleo de los ins umos (parte 1.
El fundam ento de la teoría y la prácti ca de la
adminis tración global)
Planeación
(Parte 2)
Organizac ión
(Parte 3 )
Integrac ión de
personal ( Parte 4)
Dirección
(Parte 5 )
Control
(Parte 6 )
Para produc ir resultad os
Revitalización del sistem a
Se facilita por la comunicación que vincula también la
organización con el ambiente externo
AMBIENTE EXTERNO
Insumos
1.Humanos
2.Capital
3. Administrativos
4.Tecnológicos
Insumos meta de
los demandantes
1.Empleados
2.Consumidor es
3. Proveedores
4. Accionistas
5.Gobiernos
6.Comunidad
7.Otros
Resultados
1.Productos 4.Satisfacció n
2.Servicios 5.Integración metas
3.Utilidades 6.Otros
AMBIENTE EXTERNO
AMBIENTE EXTERNO
Variabl es externas e
información
1.Oportunidades
2. Limitantes
3.Otras
ENFOQUE DE SISTEMAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Fuente: Koontz y Weihrich, 1995: 116.
¿Cómo el gerente puede utilizar esta
tendencia para beneficio de la empresa?
El gerente puede utilizar los sistemas de admi-
nistración a través de la operacionalización, que
implica realizar investigación y estar al día en los
aspectos del mercado, políticos, de innovación
y desarrollo (I&D), legal y ambiental que permi-
tan que el producto se posicione, permanezca y
crezca en el entorno empresarial que le rodea.
Para analizar esta situación se deben abordar
aspectos importantes, entre los cuales están
la reingeniería, la administración internacional,
la responsabilidad social, entre otros. Con res-
pecto a la responsabilidad social, el tema de la
producción verde, es clave hoy en día para el
cuidado del medio ambiente, por tal motivo se
están constituyendo empresas que asesoran y
guían el proceso de la producción verde. Para
ilustrar esta situación a continuación se pre-
senta un resumen del artículo «Las franquicias
verdes» publicado en agosto de 2009 en la re-
vista Entrepreneur, el cual lo puede consultar
en su http://www.entrepreneur.com/magazine/
entrepreneur/2009/august/202592.html (ver-
sión en inglés). Otro artículo para consultar es
«Más que una estrategia, una filosofía» publi-
cado en agosto de 2005 en la revista Harvard
Business Review.
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Los enfoques de sistemas de la administración y de las contingencias:
Como contribuyen al buen funcionamiento de la empresa
Las franquicias Verdes
No hay aún estadísticas confiables de cuán-
tas franquicias verdes existen o están apa-
reciendo, pero según la Asociación Interna-
cional de Franquicias, este sector está en
constante crecimiento (desde franquicias ya
establecidas que incorporan aspectos am-
bientales, hasta aquéllas que construyen
su concepto total en torno a la conciencia
ambientalista). Lo verde ha sido una moda
desde hace 25 años, pero recientemente ha
devenido en una corriente definida. El pa-
quete de estímulo económico del gobierno
de EUA también ha favorecido este fenóme-
no, ofreciendo incentivos a empresas ver-
des y las personas están decidiendo cada
vez más gastar su dinero en negocios que
siguen prácticas sensibles al ambiente (Mo-
ran, 2009, recuperado en agosto 2013 de;
http://www.derevistas.com/contenido/articu-
lo.php?art=7968 resumen en español).
Ahora, se analiza: ¿por qué es importante que
el gerente examine la empresa desde el enfo-
que de las contingencias?
Alcanzar las metas y los objetivos empresaria-
les no es tarea fácil porque se presentan situa-
ciones inesperadas y críticas, entonces se debe
considerar la perspectiva de las contingencias,
es decir, cuando se identifican situaciones o va-
riables de contingencia (Tamaño de la organiza-
ción, tecnología rutinaria para las tareas, incer-
tidumbre ambiental y diferencias individuales),
como interpretarlas y como actuar cuando se
presentan. Hay otros condiciones que afectan
las organización y la labor del gerente, la pre-
sión de la auditoria, el compromiso de alcanzar
las metas, las diferencias con integrantes del
equipo, la incertidumbre en la toma de decisio-
nes son situaciones que impliquen diversas ac-
ciones para solucionarlas y que en ocasiones
pueden generar cambios significativos.
Entre las contribuciones del enfoque de la
perspectiva de contingencias están: la prác-
tica administrativa depende de las circuns-
tancias (es decir, de una contingencia o de
una situación). La teoría de la contingencia
reconoce la influencia de determinadas so-
luciones sobre los patrones de la conducta
organizacional. Las limitaciones de este en-
foque son: desde hace tiempo los gerentes
han comprendió que no existe una mejor
forma de hacer las cosas. Tienen dificultad
para determinar todos los factores contin-
gentes relevantes y mostrar sus relaciones.
Esto puede ser muy complejo (Koontz y
Weihrich, 1995:47).
Cuando se presentan contingencias o situacio-
nes impredecibles en la empresa, llevan asocia-
do consigo causas que deben ser analizadas
desde diferentes puntos de vista, para deter-
minar los efectos positivos y/o negativos que
incidan en el buen desarrollo organizacional y
funcional de la organización (ver figura 3).
Figura 3. Ilustración del enfoque de contingencias
o situacional
Fuente: Koontz y Weihrich, (1995: 47).
El enfoque de contingencia, conocido también
como enfoque situacional, se presenta de una
forma muy práctica y lógica, en lugar de los
principios simplistas de la administración. El
enfoque de contingencia expresa que como las
organizaciones son distintas, comparadas en
cuanto a su tamaño, los objetivos empresariales
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Revista Estrategia Organizacional
a alcanzar, las actividades y tareas a realizar y
demás situaciones que se presentan, es extra-
ño aplicar principios de aplicación universal que
funcionen para las contingencias o situaciones
que se presenten en las diversas organizacio-
nes (Robbins y Decenzo, 2002).
Es decir, bajo el enfoque de contingencia, se
identifica como no se debe estandarizar las
soluciones a las situaciones presentadas. Las
soluciones son muy particulares para cada or-
ganización porque ellas están influenciadas por
factores que posiblemente no afecten a otras
empresas que estén en el mismo sector. Se
debe buscar administrar la organización con
eficacia, definiendo correctamente los niveles y
evitando los despilfarros, buscando siempre el
mejoramiento continuo.
Estamos en un mundo en continua evolución,
todo cambia, lo que hoy sirvió como eje de de-
sarrollo para la empresa en unos cuantos meses
posiblemente ya no funcione. El gerente debe es-
tar siempre pendiente de los continuos cambios
para que estos lo no encuentren desprevenido.
Las decisiones no se pueden tomar a la ligera,
deben ser analizadas con base en toda la infor-
mación disponible, aunque mucha de ella se pre-
senta con incertidumbre, hay que aplicar criterios
que apoyen la toma de decisiones acertadas. Se
resalta además de los riesgos en los que ese in-
curre cuando no se rechazan clientes costosos,
no se revisan los gastos al invertir en tecnología,
no se despiden a los empleados que ocasionan
situaciones críticas, se despide a los mejores tra-
bajadores cuando estos son una fortaleza para
la empresa, cuando por economía se reduce
sustancialmente el presupuesto, no se piensa en
crecer y se cambian las condiciones iniciales de
seguridad a los empleados.
Conclusiones
En tiempos de crisis el gerente de cualquier
compañía debe apoyarse e implementar proce-
sos. Para el presente análisis se recomienda la
aplicación de los enfoques de los sistemas de
la administración y de las contingencias, porque
permiten considerar un amplio panorama de los
factores y aspectos que inciden en el normal
funcionamiento de la empresa tanto a nivel in-
terno como externo.
El gerente debe tener en cuenta el tipo de em-
presa, el tamaño, las situaciones presentadas,
los proveedores, porque aunque las funciones
administrativas son las mismas para cualquier
profesional que desempeñe el cargo de geren-
te, las situaciones (considerar espacio y tiem-
po) presentadas difieren en énfasis y grado de
dificultad, dependiendo del nivel ejecutivo del
gerente (primera, segunda o tercera línea) y de
incertidumbre que rodee la toma de decisiones
gerenciales. Todo lo anterior conlleva a la articu-
lación de los enfoques de sistemas de la admi-
nistración y de las contingencias.
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Los enfoques de sistemas de la administración y de las contingencias:
Como contribuyen al buen funcionamiento de la empresa
¿Cómo gerente de una compañía, encuentra
usted relevante utilizar los enfoques de sis-
temas de administración y de las contingen-
cias (o situacional para contribuir en el buen
funcionamiento de la empresa?
Referencias
Chiavenato, I. (2000). Administración de recursos huma-
nos. Bogotá: McGraw Hill.
Entrepeneur. Buenas medidas en una mala economía.
Resumen de la Revista: Entrepeneur, Tema: Habilida-
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Koontz, H. y Weihrich, H. (1995). Administración, una
perspectiva global. México: Mc Graw Hill.
Koontz, H. y Weihrich, H. (2007). Elementos de adminis-
tración, un enfoque internacional. México: Mc Graw Hill.
Plan Emprendedor. La importancia de la teoría de la
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Robbins, S. y Decenzo, D. (2002). Fundamentos de ad-
ministración. Conceptos esenciales y aplicaciones. Mé-
xico: Pearson Prentice Hall.
Schroeder, R. (2006). Administración de operaciones.
México: Mc Graw Hill.
Respetado lector, la invitación es a que respon-
da este planteamiento e investigue más sobre
estos temas de interés.
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Revista Estrategia Organizacional
