Softwareauswahl in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) - Gegenüberstellung und Bewertung von Vorgehensmodellen zur Auswahl betrieblicher Anwendungssoftware

Abstract

Im Zuge der Softwarebeschaffung sind kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) oftmals aufgrund mangelndem Wissens und unzureichender technischer Möglichkeiten an fertige Software gebunden, sodass standardisierte Verfahren zur Softwareauswahl benötigt werden, damit Potenziale und Risiken innerhalb des Auswahlprozesses erkannt bzw. vermieden werden können. Mit dem „eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen“ unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) mittelständische Unternehmen bei der Implementierung von elektronischen Geschäftsprozessen. Aus dieser Förderinitiative entstanden deutschlandweit insgesamt 38 Kompetenzzentren, die als Anlaufstelle für Fragen rund um den Einsatz und die Beschaffung von IT den Unternehmen zur Verfügung stehen. Zur besseren Unterstützung der Unternehmen bei der Auswahl und Einführung betrieblicher Software soll im Rahmen der Förderinitiative eine strukturierte Vorgehensweise für KMU definiert werden. Die einfache Darstellung des Gesamtablaufs sowie eine möglichst kostengünstige Vorgehensweise der Softwareauswahl stellen hierbei besondere Anforderungen des Forschungsprojektes dar. Die vorliegende Arbeit bildet den Ausgangspunkt des Forschungsvorhabens und gibt einen ersten Überblick über KMU-spezifische Vorgehensweisen zur Softwareauswahl. Hierzu wurden wissenschaftliche Literaturquellen analysiert und ausgewertet sowie die erhobenen Vorgehensweisen einander gegenübergestellt. Die daraus resultierenden Handlungsempfehlungen für KMU wurden zusammengetragen und den jeweiligen Phasen der Vorgehensweisen zugeordnet. Im Fokus der vorliegenden Arbeit liegt insbesondere die kritische Betrachtung der mit der Auswahl von Software einhergehenden Probleme für KMU.

Full text

Softwareauswahl in kleinen und mittelständischen
Unternehmen (KMU) - Gegenüberstellung und Bewertung
von Vorgehensmodellen zur Auswahl betrieblicher
Anwendungssoftware
Marius Schönberger, Thomas Kleinert, Tobias Dumont, Peter Fettke, Peter Loos
Institut für Wirtschaftsinformatik im Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz (DFKI
GmbH) und Universität des Saarlandes, 66123 Saarbrücken, E-Mail: vorname.nachname@iwi.dfki.de
Abstract
Im Zuge der Softwarebeschaffung sind kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) oftmals
aufgrund mangelndem Wissens und unzureichender technischer Möglichkeiten an fertige Software
gebunden, sodass standardisierte Verfahren zur Softwareauswahl benötigt werden, damit Potenziale
und Risiken innerhalb des Auswahlprozesses erkannt bzw. vermieden werden können. Mit dem
nz- terstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und
Technologie (BMWi) mittelständische Unternehmen bei der Implementierung von elektronischen
Geschäftsprozessen. Aus dieser Förderinitiative entstanden deutschlandweit insgesamt 38
Kompetenzzentren, die als Anlaufstelle für Fragen rund um den Einsatz und die Beschaffung von IT
den Unternehmen zur Verfügung stehen. Zur besseren Unterstützung der Unternehmen bei der
Auswahl und Einführung betrieblicher Software soll im Rahmen der Förderinitiative eine strukturierte
Vorgehensweise für KMU definiert werden. Die einfache Darstellung des Gesamtablaufs sowie eine
möglichst kostengünstige Vorgehensweise der Softwareauswahl stellen hierbei besondere
Anforderungen des Forschungsprojektes dar. Die vorliegende Arbeit bildet den Ausgangspunkt des
Forschungsvorhabens und gibt einen ersten Überblick über KMU-spezifische Vorgehensweisen zur
Softwareauswahl. Hierzu wurden wissenschaftliche Literaturquellen analysiert und ausgewertet sowie
die erhobenen Vorgehensweisen einander gegenübergestellt. Die daraus resultierenden
Handlungsempfehlungen für KMU wurden zusammengetragen und den jeweiligen Phasen der
Vorgehensweisen zugeordnet. Im Fokus der vorliegenden Arbeit liegt insbesondere die kritische
Betrachtung der mit der Auswahl von Software einhergehenden Probleme für KMU.
Source: Schönberger, M.; Kleinert, T.; Dumont, T.; Fettke, P.; Loos, P.: Softwareauswahl in kleinen und mittelständischen
Unternehmen. Gegenüberstellung und Bewertung von Vorgehensmodellen zur Auswahl betrieblicher Anwendungssoftware, In:
MKWI 2014 - Multikonferenz Wirtschaftsinformatik, Tagungsband, S. 1979-1992, Februar, 2014, digital.ub.uni-paderborn.de/
hsx/download/pdf/1010308?originalFilename=true, accessed 17 January 2017.

1980 Marius Schönberger, Thomas Kleinert, Tobias Dumont, Peter Fettke, Peter Loos
1 Motivation und Problemstellung
KMU stehen bei der Suche nach einer geeigneten Softwarelösung vor großen Herausforderungen. Das
gegenwärtige Angebot an betriebswirtschaftlichen Softwareprodukten ist immens und nur schwer zu
überblicken. Es existieren zwar Standardlösungen größerer Softwareunternehmen die auf einige
Besonderheiten von KMU zugeschnitten sind, jedoch können diese nicht immer die bestehende
Branchenvielfalt, Größenunterschiede oder spezielle Anforderungen von KMU abbilden. Des weiteren
ist der Leistungsumfang dieser Produkte oftmals zu umfangreich und erzeugt zusätzliche Kosten.
Darüber hinaus wird die Softwareauswahl in KMU durch begrenzte Ressourcen, wie z.B. nicht
vorhandene Mitarbeiterkapazitäten oder nicht ausreichende Finanzmittel erschwert [3]. Für KMU
besteht daher die Notwendigkeit entweder ein etabliertes Vorgehen zur Auswahl von Software an die
vorliegende Problemstellung anzupassen oder nach einem standardisierten Vorgehen zu
Softwareauswahl. Letzteres kann jedoch aufgrund einer am Markt bestehenden Heterogenität
vorhandener Softwareprodukte nicht immer realisiert werden. Nachfolgende Fallbeispiele zum
Softwareeinsatz in KMU sollen das Problem der Heterogenität kurz verdeutlichen [17]-[18]:
Fallbeispiel 1: Softwareeinsatz in der Lebensmittelbranche
Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Lebensmittelbereich verwendet zur Unterstützung der
internen Geschäftsprozesse eine Vielzahl an betrieblicher Software. Ein ERP-System dient zur
Verwaltung von Lager, Bestellungen, Rechnungen sowie Kunden- und Lieferantendaten. Das Hosting
der Firmenwebseite und des elektronischen Produktkatalogs wird durch ein Content-Management-
System (CMS) realisiert. Eine Schnittstelle zwischen dem ERP-System und dem CMS ermöglicht den
Austausch von Produktdaten, sodass im Produktkatalog immer aktuelle Preise gelistet werden können.
Der Kundenservice wird durch ein Support-Ticketing-System zur Verwaltung und Bearbeitung von
Kundenanfragen oder -reklamationen unterstützt.
Fallbeispiel 2: Softwareeinsatz im Handwerk
Ein kleiner familiengeführter Dachdeckerbetrieb verwendet für die Verwaltung von Kunden, zur
zeitlichen und finanziellen Planung der Aufträge sowie zur Rechnungserstellung und
Finanzbuchhaltung eine spezielle Branchensoftware für Handwerksbetriebe. Weiterhin werden für das
Decken der Dächer und für die Installation von Solaranlagen detaillierte Skizzen über die
Dachkonstruktion benötigt. Hierzu werden die metrischen Daten des Dachs in eine CAD-Software
übertragen, die daraufhin eine Ausgabe von Plänen und Aufmaßlisten ermöglicht. Die Zeiterfassung
der Mitarbeiter wird über eine branchenunabhängige Software, in Kombination mit RFID-Chipkarten,
realisiert.
Die Fallbeispiele zeigen, dass ein großes Angebot an betrieblicher Software zur Unterstützung
innerbetrieblicher Abläufe besteht. Neben der Vielzahl an Softwareprodukten für verschiedene
Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche erschweren zusätzlich unterschiedliche Branchenlösungen
mittelständischen Unternehmen die Auswahl einer geeigneten Lösung. Weitere Herausforderungen für
KMU ergeben sich aus der zeit- und kostenintensiven Auswahl externer Dienstleister, die
Unternehmen bei der Softwareauswahl unterstützen sollen. Bei dem heterogenen Angebot an
betrieblicher Software ist somit ein strukturiertes Vorgehen und fachgerechte Beratung für KMU
wünschenswert. In Bezug auf die vorliegende Problemstellung werden innerhalb der vorliegenden
Arbeit folgende Forschungsziele verfolgt:

Multikonferenz Wirtschaftsinformatik 2014 1981
Welche KMU-spezifischen Vorgehensmodelle zur Softwareauswahl werden in der
wissenschaftlichen Literatur behandelt und welche Unterschiede oder Gemeinsamkeiten weisen
diese Vorgehensweisen auf?
Welche konkreten Handlungsempfehlungen können aus den gegebenen Vorgehensweisen zur
Softwareauswahl für KMU abgeleitet werden?
Welche Implikationen ergeben sich dadurch für die zukünftige Wirtschaftsinformatikforschung?
Die vorliegende Arbeit beschreibt zunächst den Forschungshintergrund und die für das
Forschungsvorhaben notwendigen terminologische Grundlagen. Daran anknüpfend werden im
Rahmen eines Literaturreviews KMU-spezifische Vorgehensmodelle erhoben und auf die
Forschungsfragen hin analysiert. Die Ergebnisse werden in einem weiterführenden Kapitel vorgestellt
und kritisch diskutiert. Die Arbeit endet mit einer Zusammenfassung der gewonnenen Erkenntnisse
und einem Ausblick auf weitere Forschungsaktivitäten.
2 Forschungshintergrund
-
und Technologie (BMWi) Unternehmen beim effizienten Einsatz von modernen Informations- und
Kommunikationstechnologien (IKT) [6]. Der Förderschwerpunkt zielt darauf ab, insbesondere
mittelständischen Unternehmen deutschlandweit Hilfestellung beim Einsatz von IKT anzubieten, den
Umgang mit Unternehmenssoftware zu verbessern und Standardisierungen voranzubringen [6]. Im
-
-
Kompetenzzentren bundesweit anbieterneutrale und praxisnahe Informationen für das eBusiness von
Unternehmen, insbesondere von KMU und Handwerk, zur Verfügung. Diese sogenannten eBusiness-
Lotsen unterstützen Unternehmen bei der Suche nach effizienten sowie bezahlbaren IKT und
unterstützen bei der Auswahl und dem Einsatz passender IKT-Lösungen [5].
Vor diesem Hintergrund knüpft die vorliegende Untersuchung an den Forschungsschwerpunkt des
BMWi an. Durch die Erhebung und Analyse wissenschaftlicher Literatur zur Softwareauswahl in
KMU soll eine Grundlage zur Unterstützung der Auswahl und des Einsatzes rentabler und praktikabler
Softwarelösungen gegeben werden. Weiterhin soll interessierten Lesern durch die Gegenüberstellung
von Vorgehensweisen und Handlungsempfehlungen zur Softwareauswahl ein Einstieg in die Thematik
ermöglicht und die Herausforderungen und Probleme des Auswahlprozesses verdeutlicht werden.
3 Terminologische Grundlagen
3.1 Kleine und mittelständische Unternehmen
Die Bestimmung des Begriffs KMU sowie die eindeutige Abgrenzung von KMU zu Großunternehmen
ist mit Schwierigkeiten verbunden, da hierfür keine anerkannte und einheitliche Abgrenzung existiert
[16]. Für die vorliegende Arbeit wird die Definition nach dem Vorschlag der Kommission der
Europäischen Gemeinschaft verwendet, da diese als Grundlage für die Beantragung und Zustimmung
von Anträgen und Förderungen von KMU gilt und in vielen Entscheidungen grundsätzlich
ausschlaggebend für die Einteilung ist [8]. Entsprechend dieser Empfehlung wird unter einem
Kleinstunternehmen ein Unternehmen verstanden, welches weniger als zehn Mitarbeiter und einen
Jahresumsatz oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens zwei Millionen Euro hat. Unternehmen

1982 Marius Schönberger, Thomas Kleinert, Tobias Dumont, Peter Fettke, Peter Loos
werden als klein bezeichnet, wenn sie weniger als 50 Mitarbeiter beschäftigen und einen Jahresumsatz
oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens zehn Millionen Euro haben. Mittlere Unternehmen sind
Unternehmen, die weniger als 250 Mitarbeiter und einen Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen
Euro oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens 43 Millionen Euro haben [14].
3.2 Unternehmenssoftware
Im wissenschaftlichen Sprachgerbrauch existiert bisher keine einheitliche und anerkannte Definition
des Softwarebegriffs [2]. Erfolgt die Betrachtung des Softwarebegriffs aus einer technischen
Sichtweise, wird Software allgemein als Ergebnis des Entwicklungsvorgangs angesehen und das
als Sammelbegriff für unterschiedliche Programme verwendet [15]. Aus
einer betriebswirtschaftlichen Sichtweise greifen diese allgemeinen Begriffsdefinitionen zu kurz.
Demnach muss eine betriebswirtschaftliche Abgrenzung des Softwarebegriffs die Betrachtung des
gesamten Softwarelebenszyklus sowie die mit der Software einhergehenden materiellen und
immateriellen Zusatzleistungen umfassen [15]. In der Literatur wird insbesondere anhand der Nähe
zur Hardware bzw. der Nähe zur fachlichen Anwendung die Unterscheidung in System- und
Anwendungssoftware hervorgehoben [2].
4 Forschungsmethode
Wie bereits zu Beginn der vorliegenden Arbeit aufgezeigt bildet die Suche nach einer geeigneten
Softwarelösung für KMU ein komplexes Problem. Zur Untersuchung des Problems werden zunächst
anhand eines Literaturreviews bestehende Verfahren und Vorgehensweisen zur Softwareauswahl in
KMU ermittelt. Die zu Beginn beschriebene Heterogenität der am Markt vorhandenen betrieblichen
Software erschwert jedoch die Abbildung von branchenspezifischen Vorgehensweisen zur Auswahl
von Software. Die Erhebung eines vollständigen und aktuellen Literaturüberblicks ist somit kaum zu
realisieren. Die vorliegende Untersuchung zielt daher darauf ab, zentrale Literatur zum Problem der
Softwareauswahl in KMU zu identifizieren. Die in Kapitel 5 aufgeführten Ergebnisse des
Literaturreviews erheben daher nicht den Anspruch, den State-of-the-Art an Vorgehensmodellen zur
Auswahl und Einführung von Software in KMU vollumfänglich darzustellen, vielmehr soll eine
generelle Ausrichtung der Literatur verdeutlicht werden. Nachfolgend wird die Methode zur
Durchführung des Literaturreviews beschrieben, die sich an dem Verfahren von Cooper und Fettke
orientiert [7]-[9]:
Problemformulierung
Mit dem Literaturreview soll ein Überblick über die inhaltlich-thematische Ausrichtung der Literatur
gegeben werden. Das Ziel des Reviews besteht zum einen in der Recherche aussagekräftiger Literatur
zur Auswahl und Einführung von Software in KMU und zum anderen in der Gegenüberstellung und
Analyse der hierbei erhobenen Vorgehensweisen zum Auswahl- und Einführungsprozess. Durch die
Betrachtung der aus den Vorgehensweisen resultierenden Handlungsempfehlungen soll weiterhin
geprüft werden, ob die Empfehlungen den bereits beschriebenen Herausforderungen bei der Auswahl
von Software für KMU entgegenwirken.
Literatursuche
Für die Durchführung eines systematischen Literaturreviews erfolgte weiterhin eine Eingrenzung des
Suchbereichs nach folgenden Kriterien [10]-[11]:

Multikonferenz Wirtschaftsinformatik 2014 1983
Inhaltliche Eingrenzung: Die betrachteten Literaturquellen sollen möglichst umfassend auf den
Prozess zur Auswahl von Software in KMU eingehen. Für eine bessere Vergleichbarkeit der
Vorgehensweisen wird der KMU-Begriff hierbei allgemeingültig und ohne einen bestimmten
Branchenbezug verwendet. Des Weiteren sollte es sich bei der in den Ausführungen beschriebene
Software um eine Standardsoftware handeln.
Sprachliche Eingrenzung: Gemäß dem in Kapitel 2 beschriebenen Forschungshintergrund stehen
insbesondere deutsche KMU im Fokus des Literaturreviews. Demnach werden für die
Untersuchung deutschsprachige Werke betrachtet. Zudem wird aufgrund der im amerikanischen
Raum verbreiteten Definition von KMU [15], die wesentliche Unterschiede zum Vorschlag der
EU-Kommission aufzeigt, ein Vergleich der deutschsprachigen und englischsprachigen Werke
erschwert.
Eingrenzung der Publikationsart: Zur effektiven Zielerreichung des Literaturreviews werden im
Rahmen dieser Arbeit ausgewählte Forschungsberichte, Konferenzbeiträge, Monographien,
Lehrbücher und Sammelbände untersucht und bewertet. Dieses Kriterium schließt ebenfalls
Dissertations- und Habilitationsschriften mit ein.
Von einer zeitlichen Eingrenzung bzgl. dem Erscheinungszeitpunkt der Literaturquellen wird
abgesehen, da durch die Fokussierung auf KMU das Auffinden nur weniger Quellen impliziert wird.
Eine zeitliche Eingrenzung könnte somit ggf. die Identifikation älterer relevanter Literaturquellen
verhindern. Dennoch wird eine Betrachtung aktueller Literatur angestrebt.
Literaturauswertung
Für die Gegenüberstellung und den Vergleich der erhobenen Literatur werden verschiedene Kriterien
herangezogen. Zum einen muss die Literatur an KMU adressiert bzw. inhaltlich auf KMU ausgerichtet
sein, zum anderen müssen die Ausführungen innerhalb der Literatur ein systematisches Vorgehen zur
Auswahl von Software aufzeigen und Handlungsempfehlungen für KMU aufweisen. Eine
Bestimmung und Festlegung formaler und didaktischer Vergleichskriterien, wie z.B. dem
Erscheinungsjahr, Seitenzahl, Lernziele oder Kontrollfragen [10]-[11], wird nicht vorgenommen.
5 Ergebnisse der Untersuchung
5.1 Ergebnisse des Literaturreviews
Für die Literaturrecherche wurden folgende Literaturdatenbanken durchsucht:
Google Schoolar
Bibliothek des Institut für Wirtschaftsinformatik Saarbrücken
Saarländische Universitäts- und Landesbibliothek
Bibliothek der Fachhochschule Zweibrücken
Die Literaturrecherche erfolgte zunächst durch eine umfassende Stichwortsuche. Hierfür wurden
folgende Stichwörter verwendet: KMU, kleine und mittelständische Unternehmen, Kleinunternehmen,
Kleinstunternehmen, Mittelstand, Handwerksunternehmen, IT, Software, Standardsoftware,
Anwendungssoftware, Softwareauswahlprozess, Softwareeinführung, Vorgehensmodell zur
Softwareauswahl, Vorgehensmodelle zur Auswahl von Software in KMU, Auswahlprozess. Für die

1984 Marius Schönberger, Thomas Kleinert, Tobias Dumont, Peter Fettke, Peter Loos
Erhebung weiterer relevanter Literatur wurden die Literaturverzeichnisse der bereits eruierten
Ergebnisse analysiert.
Aus der vorgenommenen Literaturrecherche wurden insgesamt 45 Publikationen zum
Forschungsgegenstand identifiziert. Die Ergebnisse wurden nach Herausgeber, Titel, Jahrgang,
aktueller Auflage, Seitenzahl, Verlag, Sprache, Buchform und Typologie strukturiert. Die erhobenen
Literaturquellen wurden daran anknüpfend auf ihre Relevanz in Bezug auf die Themenschwerpunkte
sowie auf die zuvor definierten Ein- und Ausschlusskriterien untersucht und selektiert. Hierzu wurden
die Abstracts, Stichwortverzeichnisse und Einleitungen der Publikationen betrachtet. Folgende
Literaturquellen erfüllen die zuvor aufgestellten Kriterien und werden im Rahmen dieser Arbeit für die
Erstellung eines Literaturreviews herangezogen:
Biermann, P (2005): Marketinglösungen für das mittelständische Kundensegment der Schweizer
Branche für Informationstechnologie, Dissertation, Universität St. Gallen.
Grupp, B (2003): Materialwirtschaft mit EDV im Klein- und Mittelbetrieb. Einführungsschritte,
Standardsoftware, Praxisbeispiele, Umstellungsprobleme, 6. Auflage, Expert, Renningen.
Klüpfel, S; Mayer, T (2007): Checkliste und Kriterienkatalog zur Unterstützung der
Softwareauswahl in Kleinst- und Kleinbetrieben, Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik,
Universität Würzburg.
Lanninger, V (2009): Prozessmodell zur Auswahl Betrieblicher Standardanwendungssoftware für
KMU, Josef Eul, Lohmar und Köln.
Schütte, R; Vering, O (2011): Erfolgreiche Geschäftsprozesse durch moderne
Warenwirtschaftssysteme. Produktübersicht marktführender Systeme und Auswahlprozess, 3.
Auflage, Springer, Heidelberg.
Winkelmann, A (2003): Alltagstauglichkeit von Office-Lösungen, Ein Vorgehensmodell zur
Auswahl einer Office-Lösung angewendet am Beispiel eines internationalen
Logistikunternehmens. In: Bichler, M et al. (Hrsg.): Multikonferenz Wirtschaftsinformatik 2008,
Gito, Berlin, S. 27-38.
Obwohl die Quellen Schütte / Vering und Winkelmann nicht explizit auf KMU ausgerichtet sind,
ur Auswahl einer Office-
aufgenommen. Die Auswertung der Literaturquellen hat jedoch ergeben, dass die besagten
Literaturquellen die Kriterien des Reviews nur bedingt erfüllen, da innerhalb der Ausführungen zum
Auswahlprozess und zum Vorgehen der Softwareauswahl kein Bezug zu KMU gegeben ist. Die
ausgesprochenen Handlungsempfehlungen zum Auswahlprozess von Software erleichtern dem Leser
jedoch das Verständnis und könnten somit auch für KMU interessante Mehrwerte liefern. Daher
werden für die Gegenüberstellung der Vorgehensmodelle die Ausführungen von Schütte / Vering und
Winkelmann getrennt von den KMU-spezifischen Literaturquellen betrachtet (vgl. Abb. 1).
In einem ersten Schritt werden die erhobenen Vorgehensweisen zur Softwareauswahl in KMU
oberflächlich betrachtet und einem allgemeinen Vorgehen zur Auswahl von Software
gegenübergestellt. In diesem Zusammenhang werden zunächst die einzelnen übergeordneten Phasen
der jeweiligen Vorgehensweisen analysiert und den Phasen des allgemeinen Verfahrens zugeordnet.
Das Ergebnis dieser Analyse und der Gegenüberstellung der Vorgehensweisen wird nachfolgend
dargestellt:

Multikonferenz Wirtschaftsinformatik 2014 1985
Abb. 1: Gegenüberstellung von KMU-spezifischen und nicht KMU-spezifischen Vorgehensmodellen
zur Softwareauswahl und -einführung (eigene Erstellung)
Die Gegenüberstellung zeigt auf, dass die betrachteten Vorgehen zur Softwareauswahl ein
gemeinsames Grundmuster aufweisen, obwohl die einzelnen Vorgehensweisen in der Anzahl der
Phasen, der Bezeichnung und in der zeitlichen Anordnung variieren. Im Gegensatz zu Lanninger [15]
zeigen sich bei den betrachteten Vorgehensmodellen keine signifikanten Unterschiede zu Beginn und
Ende des Auswahlprozesses, vielmehr können Gemeinsamkeiten zum Projektstart und -ende
festgestellt werden. So bildet die Projektvorbereitung oder -einrichtung bei Stahlknecht / Hasenkamp
[20], Lanninger [15], Biermann [4] und Winkelmann [21] die projektanstoßende Phase. Bis auf
Schütte / Vering [19] enden alle Vorgehensmodelle mit der Phase der Auswahlentscheidung oder des
Vertragsabschlusses. Dies ist dadurch begründet, dass die betrachteten Vorgehensweisen auf die
Auswahl und Einführung einer geeigneten Software zielen und somit das Ende des Auswahlprozesses
darstellen.
Für eine detailliertere Gegenüberstellung der Vorgehensweisen werden neben der Betrachtung der
übergeordneten Phasen und derer zeitlichen Reihenfolge, ebenso die zur Durchführung des Auswahl-
und Einführungsprozess erforderlichen Aufgaben und Tätigkeiten betrachtet. Hierfür wurden die
ermittelten Vorgehensmodelle auf notwendige Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche hin analysiert. Die
identifizierten Aufgaben wurden anschließend, auf Grundlage der in Abb. 1 veranschaulichten
Gegenüberstellung der Vorgehensweisen, den jeweiligen Phasen des allgemeinen Vorgehens
zugeordnet. Folgende phasenbezogene Aufgaben und Tätigkeiten wurden identifiziert:

1986 Marius Schönberger, Thomas Kleinert, Tobias Dumont, Peter Fettke, Peter Loos
Abb. 2: Darstellung der phasenbezogenen Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche (eigene Erstellung)
Insgesamt wurden 28 Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche identifiziert. Durch die Zuordnung konnten
Gemeinsamkeiten innerhalb der einzelnen Vorgehensweisen ermittelt werden. In der Phase der
Projektvorbereitung werden mehrfach die Initiierung des Projektes, die Festlegung von
Rahmenbedingungen und die Definition der Ziele gefordert. Die Darstellung der Ausgangssituation
sowie die Festlegung der Anforderungen beschreiben durchzuführende Tätigkeiten in der Phase der
Ist-Analyse. Im Zuge der Soll-Konzeption wird von den meisten Vorgehensweisen eine grobe
Konzeption der bspw. von der Software zu erbringenden Leistungen oder der Festlegung der
einzubeziehenden Unternehmensbereiche gefordert. Einige Vorgehensweisen geben vor, die
Grobkonzeption durch eine weiterführende detaillierte Konzeption zu präzisieren. Weiterhin wird
oftmals die Erstellung eines Pflichtenhefts zur Dokumentation der Anforderungen verlangt. In der
Phase Auswahl von Standardsoftware wird von allen Vorgehensmodellen die Evaluierung des
Softwarepakets gefordert. Hierbei soll insbesondere die Abdeckung der im Pflichtenheft aufgestellten
Anforderungen geprüft werden. In der Phase der Auswahlentscheidung ist die Entscheidung bzw. die
endgültige Auswahl einer geeigneten Software vorgesehen.
Die Darstellung der Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche hat weiterhin ergeben, dass mehrfach eine
Doppeldeutigkeit gegeben ist, bspw. gibt das Vorgehen von Klüpfel / Mayer [13] die Durchführung
einer Marktrecherche in der Phase der Projektvorbereitung vor, während Lanninger und Schütte /
Vering [19] die Analyse des Marktes erst in der Phase der Soll-Konzeption vorsehen. Ebenso besteht
eine Doppeldeutigkeit bei der Anfertigung einer Risikoanalyse, die von Lanninger [15] bereits in der
Projektvorbereitung und von Winkelmann [21] erst bei der Auswahl der Standardsoftware vorgesehen

Multikonferenz Wirtschaftsinformatik 2014 1987
ist. Die Mehrfachnennung bzw. die Durchführung identischer Aufgaben zu unterschiedlichen
Zeitpunkten resultiert aus den unterschiedlichen Vorgehensweisen zur Softwareauswahl und -
einführung (vgl. Abb. 1).
Wie bereits in der Problemformulierung des Literaturreviews konkretisiert, sollen aus den betrachteten
Vorgehensweisen Handlungsempfehlungen resultieren, die KMU bei der Durchführung des Auswahl-
und Einführungsprozesses unterstützen sollen. Bei der Analyse der Literaturquellen wurden insgesamt
132 Handlungsempfehlungen identifiziert und den in Abb. 2 dargestellten Aufgaben- und
Tätigkeitsbereichen zugeordnet. Dies dient einer besseren Darstellung und Abgrenzung der
Handlungsempfehlung zu den einzelnen Aufgabenbereichen. Zur Vermeidung von Redundanzen
wurden Handlungsempfehlungen mit identischem Wortlaut nur einmal verwendet. Aufgrund fehlender
Handlungsempfehlungen wird im Folgenden das Vorgehensmodell nach Biermann [4] nicht weiter
berücksichtigt. In Abb. 3 wird anhand der Phase der Projektvorbereitung ein Ausschnitt der ermittelten
Handlungsempfehlungen präsentiert:
Abb. 3: Handlungsempfehlungen zur Phase Projektvorbereitung (eigene Erstellung)
Die Auflistung der identifizierten Handlungsanweisungen hat ergeben, dass diese insgesamt sehr
vielfältig sind. Wie aus Abb. 3 ersichtlich, besteht nur eine geringe Übereinstimmung der
Handlungsempfehlungen, bspw. bei der Einrichtung eines Lenkungsausschusses, der Bestimmung des
Projektleiters und der Projektmitarbeiter oder bei der Festlegung finanzieller Restriktionen.
Gemeinsamkeiten zeigten sich insbesondere in den Phasen der Ist-Analyse und der Auswahl von
Standardsoftware. Zur Aufnahme der Ist-Analyse werden von der Mehrheit der Autoren die
Betrachtung der Mengenstruktur relevanter Daten sowie die Durchführung von Interviews, Messungen
und Schätzungen empfohlen. Zur Evaluation der in der näheren Auswahl stehenden Software schlagen
einige Autoren zunächst das Einholen von Angeboten in Frage kommender Anbieter und die
Durchführung einer Kostenvergleichsrechnung auf Basis der Anschaffungs- und laufenden
Betriebskosten vor. Für die detaillierte Bewertung der Software werden insbesondere die Teilnahme
an Systempräsentationen und die Durchführung von Referenzbesuchen empfohlen.

1988 Marius Schönberger, Thomas Kleinert, Tobias Dumont, Peter Fettke, Peter Loos
Durch die Betrachtung der Handlungsempfehlung kann eine detaillierte Aussage über die
durchzuführenden Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche gemacht werden. Dadurch ist eine Erklärung der
mehrfachen Nennung identischer Aufgaben, wie z.B. der Risikoanalyse möglich. Lanninger möchte
durch die Durchführung einer Risikoanalyse innerhalb der Projektvorbereitung eine möglichst frühe
Abschätzung und Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen des Projekts erzielen. Winkelmann
hingegen sieht zur Auswahl der Software die Analyse des Risikos anhand verschiedener Risikotypen
vor. Die Betrachtung hat weiterhin ergeben, dass aufgrund der bereits beschriebenen unterschiedlichen
Vorgehensweisen zur Auswahl und Einführung von Software ebenfalls die mehrfache Angabe
identischer oder ähnlicher Handlungsempfehlungen resultiert. In der Phase der Projektvorbereitung
wird bspw. von Lanninger und Schütte / Vering die Formalisierung der Projektziele empfohlen,
während Winkelmann die Definition allgemeiner Projektziele vorgibt (vgl. Abb. 3). Des Weiteren
werden ähnliche, auf eine bestimmte Aufgabe bezogene Handlungsempfehlungen in unterschiedlichen
Phasen ausgesprochen, bspw. geben Klüpfel / Mayer in der Projektvorbereitung die Aufstellung und
Verwendung eines Kriterienkatalogs zur Ermittlung der Anforderungsabdeckung vor, während
Lanninger, Winkelmann und Schütte / Vering den Einsatz eines Kriterienkatalogs zur Konzeption des
Soll-Zustandes vorschlagen.
5.2 Kritik an den Vorgehensweisen zur Softwareauswahl in KMU
Aus den Ergebnissen der durchgeführten Untersuchung lassen sich folgende Schwächen bestehender
Vorgehensweisen identifizieren, die einerseits eine Erklärung für die bestehenden Herausforderungen
bei der Softwareauswahl für KMU liefern und andererseits Antworten auf die zuvor formulierten
Forschungsfragen geben:
1. Keine Unterschiede zu allgemeinen Vorgehensmodellen
Die Gegenüberstellung der Vorgehensmodelle zur Softwareauswahl und -einführung und die in
diesem Zusammenhang identifizierten Handlungsempfehlungen haben ergeben, dass keine großen
Unterschiede zu allgemeinen Vorgehensweisen bestehen. Die innerhalb des Literaturreviews
erhobenen Vorgehensmodelle lassen sich nicht eindeutig von den Vorgehensweisen zur Auswahl und
Einführung einer Software in Großunternehmen abgrenzen. Aufgrund der Strukturierung in eine
geringe Anzahl an durchzuführenden Phasen erscheinen die betrachteten KMU-spezifischen
Vorgehensmodelle zunächst weniger komplex als die weitgreifenden allgemeinen Vorgehensmodelle.
Die Analyse KMU-spezifischer Vorgehensmodelle hat jedoch gezeigt, dass die durchzuführenden
Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche in hoher Anzahl und Vielfalt vorliegen und somit keine eindeutige
Komplexitätsreduzierung im Vergleich zu allgemeinen Vorgehensweisen besteht. Ebenso konnten
weder Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche noch Handlungsempfehlungen ermittelt werden, die speziell
an eine KMU-spezifische Problemstellung adressiert waren. Die identifizierte und bewertete Literatur
liefert somit keine eindeutigen Abgrenzungskriterien zu allgemeinen Vorgehensweisen.
2. Auswahl und Einsatz externer Dienstleister
Wie anfangs beschrieben gestaltet sich insbesondere für KMU die Auswahl einer geeigneten Software
als schwierige und zeitintensive Aufgabe, da im Vergleich zu größeren Unternehmen oftmals
fachspezifisches Wissen sowie Zeit und notwendige Mitarbeiter fehlen. Zur Lösung dieser
Problematik wird bei einigen der erhobenen Vorgehensweisen der Einsatz externer IT-Dienstleister
oder Beratungsunternehmen empfohlen, bspw. für aufwändige oder mit hohen Kosten verbundene
Aufgaben, wie der Erstellung eines Pflichtenhefts, der Durchführung einer Risikoanalyse oder einer
wirtschaftlichen Bewertung. Offen bleibt jedoch die Frage, wie sich der Auswahlprozess gestaltet,

Multikonferenz Wirtschaftsinformatik 2014 1989
welche Kriterien an die Auswahl eines optimalen Dienstleisters bestehen, welche zeitlichen und
organisatorischen Veränderungen bei der Softwareauswahl und -einführung durch den Einsatz
externer Berater entstehen und welche zusätzlichen Kosten auf das Gesamtprojekt zu kalkulieren sind.
Diese Fragen lassen vermuten, dass vor allem für KMU die Auswahl und der Einsatz externer
Dienstleister entscheidend für die Einhaltung der Projektziele und den Projekterfolg sind.
3. Unstimmigkeiten bei den identifizierten Handlungsempfehlungen
Die Auflistung der erhobenen Handlungsempfehlungen hat ergeben, dass die Erfüllung identischer
Aufgaben und Tätigkeiten unterschiedliche Ergebnisse liefern kann. Beispielsweise soll nach
Winkelmann die Entscheidung für eine Softwarelösung erst nach der Durchführung und Auswertung
einer Risikoanalyse getroffen werden. Nach Schütte / Vering soll die Entscheidung auf Basis einer
monetären und nicht-monetären Analyse erfolgen. KMU stehen somit vor der Herausforderung eine
richtige Handlungsempfehlung auszuwählen, um ein möglichst optimales Ergebnis zu erzielen.
Ebenso werden je nach Einsatzort oder benötigter Software unterschiedliche Handlungsempfehlungen
ausgesprochen. Dies belegt die in der Einleitung angesprochene Heterogenität der am Markt
vorhandenen Softwareprodukte, welche die Standardisierung eines Vorgehens zur Auswahl von
Software für KMU erschwert. In diesem Zusammenhang ist es ebenfalls nicht immer möglich,
allgemeingültige Handlungsempfehlungen für KMU auszusprechen. Ein weiterer Kritikpunkt besteht
in der mangelnden Begründung vereinzelter Handlungsempfehlungen, die innerhalb des
Auswahlprozesses oftmals als notwendig definiert, jedoch im weiteren Verlauf nicht näher spezifiziert
werden.
6 Resümee und Ausblick
Zusammenfassend ist festzustellen, dass die erhobene Literatur zum Themengebiet inhaltlich sehr
heterogen ist. Des Weiteren sind die hier untersuchten Aspekte zur Softwareauswahl und -einführung
bisher noch nicht in einem Werk vereint. Insbesondere lassen die vorliegenden Literaturquellen einen
deutlichen Mangel im Hinblick auf die Abgrenzung zu allgemeingültigen Auswahl- und
Einführungsverfahren erkennen. Auf Grundlage der in dieser Arbeit erzielten Ergebnisse und
Problemfelder in Bezug auf die Softwareauswahl und -einführung in KMU wird die Notwendigkeit für
ein KMU-spezifisches Vorgehensmodell belegt. Weiterhin würden die eruierten Ergebnisse durch ein
breiter angelegtes Literaturreview, in Bezug auf eine Erweiterung des Suchraums sowie der Aufnahme
englischsprachiger Literatur, weiter an Qualität gewinnen.
Die vorliegende Arbeit bietet mehrere Anknüpfungspunkte für weitere Forschungsaktivitäten, die über
die einleitend gestellten Forschungsfragen hinaus gehen. Die Ausgestaltung KMU-spezifischer
Handlungsempfehlungen zur Softwareauswahl und -einführung könnte einen Ansatzpunkt für weitere
Forschungsarbeiten darstellen. Aus Sicht der Praxis könnte die vorliegende Arbeit als Grundlage für
die Erstellung eines KMU-spezifischen Vorgehensmodells dienen, welches differenziert zu
allgemeinen Vorgehensweisen betrachtet werden kann. Darüber hinaus können aus der Frage, welchen
Einfluss die Auswahl und der Einsatz externer IT-Dienstleister bei der Einführung von betrieblicher
Software in Unternehmen auf den Projekterfolg hat, weitere Forschungsprojekte resultieren.

1990 Marius Schönberger, Thomas Kleinert, Tobias Dumont, Peter Fettke, Peter Loos
7 Literatur
[1] Ahrens, T (2004): Methodische Auswahl von CRM Software: Ein Referenz-Vorgehensmodell zur
methodengestützten Beurteilung und Auswahl von Customer Relationship Management
Informationssystemen, Cuvellier, Göttingen.
[2] Balzert, H (2009): Lehrbuch der Softwaretechnik: Software-Entwicklung, 2. Auflage, Spektrum,
Heidelberg.
[3] Becker, J; Schütte, R (2004): Handelsinformationssysteme, 2. Auflage, Redline, Frankfurt am
Main.
[4] Biermann, P (2005): Marketinglösungen für das mittelständische Kundensegment der Schweizer
Branche für Informationstechnologie, Dissertation, Universität St. Gallen.
[5] Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (2013): Förderinitiative eKompetenz-
Netzwerk, Berlin, online unter: http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/
factsheet-ekompetenz,property=pdf,bereich=bmwi2012,sprache=de,rwb=true.pdf, zuletzt
abgerufen am 04.09.2013.
[6] Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (2013): Was gehört zu Mittelstand digital?,
Berlin, online unter: http://www.mittelstand-digital.de/DE/Homepage/MittelstandDigital/struktur,
did=509038.html, zuletzt abgerufen am 04.09.2013.
[7] Cooper, H; Hedges, LV (1994): Research Synthesis As a Scientific Enterprise. In: Cooper, C;
Hedges, LV; Valentine, JC (Hrsg.): The Handbook of Research Synthesis, 2. Auflage, Russell
Sage, New York, S. 3-14.
[8] Europäische Gemeinschaften (2006): Die neue KMU-Definition. Benutzerhandbuch und
Mustererklärung, online unter: http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/files/sme_definition/
sme_user_guide_de.pdf, zuletzt abgerufen am 04.09.2013.
[9] Fettke, P (2006): State-of-the-Art des State-of-the-Art, In: Wirtschaftsinformatik, 48. Jg., 2006,
H. 4, S. 257-266.
[10] Fettke, P; Loos, P (2006): Vergleichende Buchbesprechung Supply Chain Management (SCM),
In: Wirtschaftsinformatik, 48. Jg., 2006, H. 5, S. 375-382.
[11] Fettke, P; Loos, P; Sarshar, K (2003): Vergleichende Buchbesprechung
Informationsmodellierung, In: Wirtschaftsinformatik, 45. Jg., 2003, H. 6, S. 644-655.
[12] Grupp, B (2003): Materialwirtschaft mit EDV im Klein- und Mittelbetrieb. Ein-führungsschritte,
Standardsoftware, Praxisbeispiele, Umstellungsprobleme, 6. Auflage, Expert, Renningen.
[13] Klüpfel, S; Mayer, T (2007): Checkliste und Kriterienkatalog zur Unterstützung der
Softwareauswahl in Kleinst- und Kleinbetrieben, Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik,
Universität Würzburg.
[14] Kommission der Europäischen Gemeinschaft (2003): Empfehlung der Kommission vom 6. Mai
2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren
Unternehmen, 2003/361/EG, Brüssel.
[15] Lanninger, V (2009): Prozessmodell zur Auswahl betrieblicher Standardanwendungssoftware für
KMU, Josef Eul, Lohmar, Köln.

Multikonferenz Wirtschaftsinformatik 2014 1991
[16] Mugler, J (2008): Grundlagen der BWL der Klein- und Mittelbetriebe, 2. Auflage, Facultas,
Wien.
[17] Risch, D (2005): Fallstudie "Fresh & Frozen Food: B2B-Integration in der Lebensmittelbranche".
In: Wölfle, R; Schubert, P (Hrsg.): Integrierte Geschäftsprozesse mit Business Software, Hanser,
München, Wien, S. 81-94.
[18] -Fi und
(Hrsg.): Prozessexzellenz mit Business Software, Hanser, München, Wien, S. 169-182.
[19] Schütte, R; Vering, O (2011): Erfolgreiche Geschäftsprozesse durch moderne
Warenwirtschaftssysteme. Produktübersicht marktführender Systeme und Auswahlprozess, 3.
Auflage, Springer, Berlin, Heidelberg.
[20] Stahlknecht, P; Hasenkamp, U (2005): Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 11. Auflage,
Springer, Berlin, Heidelberg.
[21] Winkelmann, A (2003): Alltagstauglichkeit von Office-Lösungen, Ein Vorgehensmodell zur
Auswahl einer Office-Lösung angewendet am Beispiel eines internationalen
Logistikunternehmens. In: Bichler, M et al. (Hrsg.): Multikonferenz Wirtschaftsinformatik 2008,
Gito, Berlin, S. 27-38.