Verhandeln im Einkauf

Überall, wo Menschen aufeinandertreffen und miteinander zu tun haben, wird kommuniziert. Sei es privat oder im beruflichen Bereich. Wir kommunizieren tagtäglich, meist ohne uns darüber groß Gedanken zu machen, dass wir es tun. Also sowohl bewusst als auch unbewusst. Unsere „Kommunikationspartner“ sind sehr unterschiedlich. Wir kommunizieren mit Lebewesen wie Menschen als auch mit Tieren. Oder auch im wachsenden Informations- und Telekommunikationszeitalter zunehmend mit und durch Maschinen. Die Möglichkeiten des Internets nicht nur Schrift, sondern auch Sprache und Bild (verbaler und nonverbaler Zeichenvorrat) zu transportieren, fördert die computervermittelte bzw. virtuelle Kommunikation. Als Beispiel hierzu dienen die Social-Media-Portale wie Facebook, Twitter, WhatsApp oder auch YouTube. Wir können jederzeit mit jedem an jedem Ort der Welt kommunizieren. Und das Ganze in real time. Der Geschwindigkeit, mit der Daten zwischen Kommunikationssystem hin- und hergeschickt werden, sind – fast – keine Grenzen mehr gesetzt.

Wie bereits angesprochen, kann man Kommunikation und Verhandlungsmanagement nicht losgelöst von einigen wichtigen Rahmenbedingungen und Einflussgrößen betrachten. Der Stoff dieses Buches hat seinen Schwerpunkt im deutschsprachigen Raum. Bereits unter europäischen Gesichtspunkten gibt es nicht nur Abweichungen in der Sprache, sondern auch in der Körpersprache der Verhandlungsparteien. Denken Sie an eine aktuelle TV-Werbung, in der ein Bulgare den Kopf hinter der Glasscheibe eines Büros schüttelt. Der deutsche Betrachter meint eine Verneinung zu sehen (Interpretation nach seinen Kulturerfahrungen). In Wirklichkeit handelt es sich um eine Bejahung. In den meisten Ländern der Welt gilt bei „Nein“ das Schütteln des Kopfes (der sogenannte „Nick-Schüttel-Code“, Kopfnicken als Bejahung, Kopfschütteln als Verneinung). In einigen Ländern wie Bulgarien, Pakistan oder auch Indien pflegt man den „Roll-Werf-Code“. Dies bedeutet, dass der Kopf bei einem „Ja“ von Schulter zu Schulter wackelt. Für uns sieht dies wie eine Verneinung aus. Daneben gibt es noch den „Senk-Wurf-Code“. Durch eine Fallbewegung des Kopfes nach vorne, wird ein „Ja“ ausgedrückt, durch den Wurf des Kopfes in den Nacken wird ein „Nein“ ausgedrückt. Verbreitung findet diese Variante in der Türkei, Griechenland und Süditalien.

Was sind eigentlich Verhandlungen und existieren unterschiedliche Arten von Verhandlungen? Gibt es Gründe, warum wir verhandeln? Wird immer und über alles verhandelt? Und sind Verhandlungen notwendig oder eine unnütze Zeitverschwendung? Mit diesen und anderen Fragen setzt sich das folgende Kapitel näher auseinander. Ziel ist es, den Leser anzuregen, sich mit dem Begriff und der Bedeutung von Verhandlungen näher auseinanderzusetzen. Und bei denjenigen, die – aus welchen Gründen auch immer – noch keine begeisterten professionellen Verhandler sind, den Funken zünden, damit sie es werden. Und nun, viel Spaß!

Im Kap. 4.2 ist dieser Punkt bereits kurz angerissen worden. Da sich Verhandlungen im privaten Umfeld aber gegenüber Verhandlungen im geschäftlichen Umfeld in einigen Punkten erheblich voneinander unterscheiden, hierzu noch einige Ergänzungen.

Das Thema Verhandlungen ist im Einkauf eines von vielen innerhalb des gesamten Spektrums des Einkaufsmanagements. Sicherlich gehört es aber zu den wichtigsten und spannendsten Aufgaben. Hier geht es nicht nur um reine Sachthemen sondern auch – in hohem Maße – um Menschen und ihre eminent voneinander abweichende Persönlichkeit. Und natürlich darum, gesetzte Ziele (Ergebnis- und Verhaltensziele) zu erreichen. Einordnen lassen sich Verhandlungen im Einkauf z. B. in die Schwerpunktbereiche industrielle Verhandlungen (z. B. Lieferungen und Leistungen: Liefer- und Zahlungsbedingungen, Menge, technische Spezifikationen, Qualitätsmerkmale, Preis, Finanzierungsarten, Bürgschaften und Zusatzleistungen wie Schulungen, Service und Wartungen, Garantien und Gewährleistungen oder auch Versicherungs- und Haftungsumfänge) und allgemeine Vertragsverhandlungen. Daneben können Einkaufsmitarbeiter folgende Themen verhandeln: Projekte, Zielvereinbarungen, Urlaubsplanungen, Gehaltsforderungen oder die persönliche Weiterentwicklung etc. Verhandlungspartner sind hier Kollegen aus dem eigenen Bereich, Vorgesetzte oder Mitarbeiter aus anderen Unternehmensbereichen.

„Wer nicht läuft, gelangt nie uns Ziel“ (Johan Gottfried Herder) Dies mag sicherlich stimmen. Bevor man aber losläuft, sollte man schon wissen, wohin die Reise geht. Ziellos loszulaufen kann auch bedeuten, das falsche Ziel zu erreichen. Oder aber das Ziel nie zu erreichen, weil man, kurz bevor das Ziel erreicht wird, die Richtung gewechselt hat. Auch im Kreis zu laufen, bringt einen zwar an den Anfang zurück, aber nicht unbedingt ans Ziel. Wenn jedoch Alternativen zu einem ursprünglichen Ziel (z. B. Verhandlungsergebnis) vorhanden sind, welches man nicht erreichen kann, ist ein Richtungswechsel durchaus hilfreich und sinnvoll. Bei Verhandlungen läuft es nicht immer glatt (gerade) zum anvisierten Ziel. Die unterschiedlichen Interessen der Verhandlungsparteien und die verschiedenen Persönlichkeiten der Verhandler führen dazu, dass aus taktischen Gründen der gerade Weg der Verhandlung oft verlassen wird. Auch Seitwärtsbewegungen oder auch einmal ein Schritt zurück – ohne dabei das eigene Ziel aus den Augen zu verlieren – um eine von beiden Seiten akzeptable Lösung zu finden, gehören dazu. Die beiden Grundvoraussetzungen, um dies tun zu können sind: flexibel in Verhandlungen zu sein und genügend Handlungsoptionen zu haben. Das Sprichwort „Der Weg ist das Ziel“ trifft nicht immer den Kern.

Es ist doch erstaunlich: Wer sich mit dem Thema „Verhandeln“ näher auseinandersetzt, wird im Verlauf von Gesprächen mit erfahrenen Verhandlern sowie in der entsprechenden Fachliteratur darauf hingewiesen, wie enorm wichtig es ist, sich auf anstehende Verhandlungen vorzubereiten. Und das möglichst optimal. Soll heißen, umfassend, sorgfältig, richtig, intensiv und rechtzeitig. Und dies gilt nicht nur für Einkäufer, aber in besonderem Maße für diese.

Sie haben sich gut und intensiv auf die Verhandlung vorbereitet. Die Agenda ist rausgeschickt, alle Teilnehmer und sonst erforderlichen Personen sind informiert, der Sitzungsraum ist reserviert. Die erste Phase des Verhandlungsablaufs (die Vorbereitung) ist abgeschlossen. Jetzt fehlen nur noch die Verhandlungspartner.

Taktieren, ohne eine Strategie zu haben, kann kurzfristig erfolgreich sein. Klare Strategien allein oder in Verbindung mit unzureichenden Taktiken funktionieren vielleicht gelegentlich, dauerhafte Erfolge sind jedoch zweifelhaft. Und unklare Verhandlungsstrategien in Zusammenhang mit unzureichenden Taktiken produzieren sowohl heute als auch in der Zukunft Misserfolge. Strategie und Taktik sind eng miteinander verwoben. Sprechen wir deshalb über klare Strategien und überzeugende Taktiken, damit in Zukunft Ihre Verhandlungserfolge sichergestellt werden und Misserfolge der Vergangenheit angehören.

Neben der Strategie und den Taktiken gibt es für den Einkäufer eine Reihe von Instrumenten und Tools, die ihm bei Verhandlungen und dem Erreichen seiner Ziele nützlich sein können. Eine gute Toolbox ist wie der Werkzeugkoffer eines Technikers. Gute Ergebnisse können nur mit gutem Werkzeug erreicht werden.

Auch wenn Sie selbst in strittigen Auseinandersetzungen grundsätzlich nur das Problem und nicht den Menschen angehen, so sind Sie nicht gefeit davor, dass Sie es in Ihrem (Verhandlungs-)Leben auch mit schwierigen oder unfairen, vielleicht sogar aggressiven Verhandlungspartnern zu tun bekommen. Es muss ja nicht gleich zu Handgreiflichkeiten wie in dem Sprichwort ausufern, aber brenzlige Gesprächssituationen hat sicher jeder schon einmal erlebt. Und Fernsehbilder von „prügelnden Parlamentsmitgliedern“ sind beileibe kein Einzelfall mehr.

Wahre Monopolisten sind selten anzutreffen. Oft – und leider – werden Monopolisten durch das eigene Unternehmen aufgebaut. Ob eine schlechte Marktrecherche, eine zu frühe Festlegung auf einen bestimmten Lieferanten oder eine festgelegte Technologie, die so nur ein Lieferant anbietet, es gibt viele Beispiele dafür. Dagegen ist ein Ungleichgewicht an Machtverhältnissen im Geschäftsleben ganz natürlich. Entscheidend ist, wie Sie mit dieser Situation umgehen. Auch ein „Monopolist“ verdient sein Geld in der Regel nicht mit anderen Monopolisten, sondern mit vielen kleineren und kleinsten Unternehmen. Sie sind ein Teil davon und tragen somit zu seinem Erfolg mit bei. Das Bewusstsein darüber ist der erste Baustein Ihre Verhandlungsposition zu stärken. Kein Unternehmen – und erst recht kein Verkäufer – verliert gern Umsatz. Auch den kleinen nicht, wenn er ohne viel Aufwand mitgenommen werden kann.

In Verhandlungen wird um ein gemeinsames Ergebnis gerungen. Das Ziel beider Verhandlungsparteien ist es grundsätzlich, zu einem Abschluss zu kommen. Dies ist bereits mit der Entscheidung in eine Verhandlung einzutreten erst einmal so vorprogrammiert. Lassen wir an dieser Stelle die Variante einer „gescheiterten Verhandlung“ außen vor und beschäftigen uns mit der erfolgreich verlaufenden Verhandlung.

Ziel ist es, mit Hilfe von Lessons Learned, einem effektiven Wissensmanagement- bzw. Projektmanagementwerkzeug, aus Erfahrungen zu lernen, die Best Practices herauszufinden, Fehler zu erkennen und Verbesserungspotentiale (Prozess, Organisation, Mensch etc.) zu definieren. Der Verhandlungsanalyse kommt dabei eine wichtige Funktion zu.

Mit dem Abschluss des Kap. 15 hat sich der Kreis, beginnend mit den Grundlagen, dem wichtigen Feld der Verhandlungsvorbereitung, über die Durchführung bis hin zum Verhandlungsabschluss und der Nachbereitung geschlossen. Es bleibt noch, Ihnen einen kleinen Überblick über Tipps, Tricks und Erfolgsfaktoren aus Sicht des Einkaufs und des Verkaufs, zu verschaffen. Die Reihenfolge ist willkürlich gewählt.