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Presentation: Practical Guide for the Evaluation of Government Performance in Puerto Rico
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Taller: Guía Práctica para la
Evaluación del Desempeño
Gubernamental (Primera parte)
Por la Dra. Myrna Rivas
Escuela Graduada de Administración Pública
Universidad de Puerto Rico
Centro de Estudios Multidisciplinarios sobre el
Gobierno y Asuntos Públicos
Objetivos
Presentarles la Guía y la plantilla o el tablero de
desempeño (dashboard) que la acompaña
Propiciar la conversación sobre la recopilación
sistemática de información, la medición de
indicadores y el uso de los datos en los procesos
de toma de decisiones
Fortalecer una comunidad de aprendizaje
entorno a la evaluación de las agencias
gubernamentales y desarrollar una cultura sólida
de gestión basada en los resultados
Escuchar sus preguntas, comentarios y
dudas es parte importante del taller
(primera y segunda parte)
La Guía
Busca que cada entidad
gubernamental pase por un
proceso de auto-análisis
Que puedan registrar y presentar
la información del trabajo que
realizan de una manera
comprensiva, integrada y visual
Radiografía administrativa,
operacional y de resultados
Se reconoce la diversidad de las
agencias y corporaciones de la
Rama Ejecutiva
Pero es importante desarrollar un
marco, un lenguaje y
eventualmente un sistema común
Aunque cada una lo adapte a sus
particularidades
Diversidad
Un proceso sistemático a través del cual se identifican,
recopilan y analizan datos válidos y fiables con el fin
de hacer un juicio de valor; no es sinónimo de
fiscalización
Evaluación
Herramienta para decidir,
planificar y mejorar
Existen múltiples sectores
interesados en proveer o
conocer información
Proveer información a
los/las ciudadanos/as
sobre cómo las entidades
pública están cumpliendo
con su misión
Desempeño en el sector público
Teoría de cambio
Modelo lógico
Foco: la gestión de las agencias como un todo
¿Hubo cambios, impacto?
¿Se está creando valor social y público
para el conjunto de la sociedad?
La plantilla o el tablero de desempeño
(dashboard)
Plantilla o tablero para la evaluación del desempeño de las agencias o corporaciones de Rama Ejecutiva de Puerto Rico, año 20 15-16
Misión (según ley orgánica o base legal y
según plan estratégico, si es diferent e)
Principales programas
1
2
3
4
5
Principales acuerdos de colaboración
interagencial
Recursos humanos
Total de empleados/as
de ca rrera
de confia nza
trans itor ios
ir regula res
temporeros
Empleados /as destac ados /as en otras agenci as
Pago de nómi na en c ada una de las categorías (presupuestado
y gas tado)
Total de di rectores/as y supervis ores/as
Canti dad de horas de capa citación a directores y supervisores
Total de emplea dos/a s que ofrecen servic ios directos
Total de eval uaci ones a los empleados/a s de car rera
Total de emplea dos/a s reclas ificados/as (as censos, tras lados y
descens os)
Total de c ontratos por servic ios profesion ales y monto
otorgado; a sí como de contratos con empresas de servici os
temporeros de empleo
Recursos financieros
Presupuesto total
Fuentes de fondos
Fondo General
Fondos Especia les Estatal es
Ingres os Propi os (recurrentes y no recurr entes)
Fondos Federal es (r ecurrentes y no recurr entes).
Asigna ciones Especi ales
Par eo de fon dos federal es
Cuentas por cobra r
Gas tos operaciona les
Gas tos en invers ión
Deuda emiti da y pagos a la deuda
Sosteni bilida d fiscal:
Liqui dez
Superávi t o défici t operaci onal
Deudas con proveedores de s ervici os privados
Deudas con proveedores de servicios públicos
Metas estratégicas y principales objetivos
estraté gicos (de acuerdo a pla n estratégico
sometido a la Ofici na de Gerencia y
Presupuesto u otro, s i apli ca)
Estructura or ganizacional
Infraestructura
Total de s ede(s) y ubi cación geográfi ca
Vías de a cceso a servicios (telefóni ca, internet o presenci al)
Estado general de l as oficinas que ofrecen servi cio directo e
inversi ón en construcción, mantenimiento y conserva ción
(se ausculta rá por medio de cuesti onari o)
Tecnología dis ponible, estado general e i nversi ón (se
aus cultar á por medio de cuestiona rio)
B. Recursos o insumos ¿Con qué equipo humano
se cuenta? ¿Qué se está invirtiendo?
Perfil general de la clientela ser vida (edad, género,
ingr eso, pueblos de procedenci a, etc.)
Progra ma 1
Progra ma 2
Progra ma 3
Progra ma 4
Progra ma 5
A. Marco institucional
¿Para qué existe? ¿Cómo está organizada?
¿Cuál es su meta?
Indicadores de resultados [cambios, repercusiones,
beneficios en la población] (outcomes)
Indi cador 1
Indi cador 2
Indi cador 3
Indi cador 4
Indi cador 5
Indicadores de productos (outputs) de principales
programas [resultado directo de principales
estrate gias, servicios y actividades]
Produc to 1
Produc to 2
Produc to 3
Produc to 4
Produc to 5
Clientela Servida (total, por ár eas geográfi cas y en
pri nci pales programas)
Progra ma 1
Progra ma 2
Progra ma 3
Progra ma 4
Progra ma 5
Principales ne cesidades que atiende
1
2
3
4
5
Comparación de los indicadores de resultados con
indicadores y estándares de otras jurisdicciones o
internacionales
Indi cador 1
Indi cador 2
Indi cador 3
Indi cador 4
Indi cador 5
Costo por per sona servida e n principales programas
(cos to total del progra ma/pers onas servi das)
Progra ma 1
Progra ma 2
Progra ma 3
Progra ma 4
Progra ma 5
Total de em pleados/as, nóm ina y otros costos de los
principales pr ogramas
Progra ma 1
Progra ma 2
Progra ma 3
Progra ma 4
Progra ma 5
Total de la población que proyectaba se rvir este
año en t odo PR y proyección para próximo año
Satisfacción de la cliente la (Se auscultar á por medio
de cuestiona rio a la agencia )
Dis eñado por la Dra. Myrna Rivas como
parte de la Guía Práctica par a la Eval uación
del Desempeño Gubernamental, CEMGAP-
UPR y OGP, a gosto de 20 16
Sector
C. Necesidades y clientela atendidas
¿Qué busca resolver? ¿A quiénes sirve? D. Productos y resultados ¿Qué se hizo?
¿Cómo se beneficia la gente? ¿Se resolvieron
las necesidades? ¿Qué opina la gente?
Visión y valores
E. Análisis del costo de principales programas ¿Con cuánta eficiencia?
A. Marco institucional
Misión: ¿Para qué existe? ¿Qué la hace única?
Establecida en la ley u orden que la crea
Misión operacional o estratégica
Sector o sectores a los que sirve
Valores principios y creencias éticas que guían
Visión las aspiraciones de cómo cambiará la
sociedad a raíz del trabajo que realiza la entidad;
representa los resultados ideales a largo plazo
Estructura organizacional
Organigrama. ¿Cómo se
toman las decisiones?
(estructura de
gobernabilidad) ¿En
cuántas áreas o
departamentos
administrativos está
dividida?
Metas estratégicas y
principales objetivos
estratégicos
Principales programas
Principales acuerdos de
colaboración
B. Acercamiento a los recursos o
insumos
La inversión indispensable o medular para poder
desarrollar cualquier actividad gubernamental
¿Con qué equipo humano se cuenta? ¿Qué se está
invirtiendo?
Capital Humano
Ley Núm. 184 de 3 de agosto de 2004, enmendada,
y Ley Núm. 89 del 25 de julio de 2016
Total de empleados/as
de carrera
de confianza
transitorios
irregulares
temporeros
Por destaque
Costo de nómina
Directores y supervisores
Horas de capacitación
Proporción de empleados que ofrecen servicios
directos
Horas de capacitación
Transacciones de personal se llevaron a cabo
Empleados reclasificados (ascensos, traslados y
descensos)
Evaluaciones de empleados de carrera
¿Cuál es el uso que hace el Gobierno de
los recursos que se obtienen mediante
impuestos, transferencias federales o
ingresos propios?
No son meros recursos monetarios
Hace falta contar con un sistema financiero
integrado, transparente y fácil de comprender
para los ciudadanos
Presupuesto total
Fuentes de fondos
Fondo General
Fondos Especiales Estatales
Ingresos Propios (recurrentes y no recurrentes)
Fondos Federales (recurrentes y no recurrentes)
Asignaciones Especiales
Pareo de fondos federales
Cuentas por cobrar (por franjas de antigüedad, según
los días transcurridos desde su vencimiento o aging)
Gastos operacionales
Gastos en inversión
Deuda pública emitida y el total de desembolsos
Sostenibilidad fiscal:
Liquidez: relación entre el efectivo en caja más
los ingresos por recibir y las obligaciones por
pagar trimestral y mensualmente (la razón
corriente, que debe ser igual o mayor a 1)
Superávit o déficit operacional
Obligaciones por pagar (con proveedores de
servicios privados o públicos)
Número de oficinas administrativas y de
servicios
Municipios dónde están ubicadas
Vías de acceso: telefónica, internet,
presencial
Estado de los espacios donde se
ofrecen servicios
Inversión en construcción,
mantenimiento y conservación
Por medio de
cuestionario
Equipo, sistemas y portal de internet
Inversión anual total en tecnología
Por medio de
cuestionario
empleados asignados a funciones de tecnología
si cuentan con un portal de internet, frecuencia de su
actualización y volumen de usuarios
programas de informática más usados por los empleados
y cuál es la última versión disponible
promedio de años de los equipos (computadoras)
el número de empleados que recibió capacitación sobre
temas de tecnología y el número de horas
C. Necesidades y clientela
atendida
Principales necesidades que atiende
Fundamentadas por datos estadísticos o estudios
que den cuenta de la magnitud del asunto que se
busca atender en Puerto Rico
¿Cómo estaba el problema o la situación
cuando se creó la agencia y cómo está en la
actualidad? ¿Cómo la agencia ha aportado
en atender la necesidad?
Necesidades y poblaciones emergentes
Total de población que proyectaba
Proyección para el próximo año
(demanda)
Clientela Servida (total, por áreas
geográficas y en principales
programas)
Perfil general de la clientela servida
(edad, género, ingreso, pueblos de
procedencia, etc.)
¿Se está alcanzado la población prevista en la misión,
metas y objetivos estratégicos de la entidad pública?
D. Productos y resultados
¿La entidad pública está cumpliendo
efectivamente con su misión, sus metas y objetivos
estratégicos, y por tanto, creando valor público al
País y sus ciudadanos?
Se reconoce que el Gobierno trabaja con
necesidades y problemas sociales y económicos
complejos que requieren varios años, el sistema de
medición de resultados debe adaptarse a esa
complejidad
Concretan y traducen en términos medibles si se
lograron los cambios esperados por una agencia,
programa o servicio
Permiten medir la ejecutoria de una iniciativa en
diferentes momentos de su desarrollo (indicadores
iniciales, de proceso, intermedios, al término o finales)
Permiten centrarnos en elementos específicos de un
programa o en el vínculo de diferentes elementos
(indicadores de insumo, de eficiencia, de proceso,
de producción, de efectividad, de resultado, de
impacto)
Indicadores:
Número manejable de indicadores
Son útiles si cuentan con estándares o criterios
claros con los cuales contrastar o comparar dónde
estamos y dónde queremos llegar
Deben ser retantes, pero realistas
Predecir el comportamiento de un indicador con
respecto al estándar es un reto en un escenario
como el de Puerto Rico, con situaciones y cambios
socio-demográficos y económicos significativos
Son el resultado directo e inmediato de estrategias,
servicios y actividades puestas en marcha por un
programa ¿Se hizo lo que se tenía que hacer?
Muestran cómo las agencias activan sus recursos
humanos y financieros
Podemos ver todo lo que se ofreció a la clientela
…pero no informan si se atendieron las necesidades
últimas de los ciudadanos. Un programa puede
documentar un alto volumen de actividades, pero
podría no estar beneficiando a su clientela
Indicadores de producto (outputs):
Son logros sociales, políticos, ambientales o
económicos que cambian, transforman, repercuten
o benefician significativamente la vida de los
miembros de la sociedad de forma positiva
Es el cambio medido en la calidad de vida de las
personas a partir de su participación en un servicio o
programa público. ¿Hizo la diferencia en la vida de la
gente, de la comunidad, del pueblo o del País?
El fin último para el que se creó la entidad pública
Corto plazo, intermedios o largo plazo (de impacto)
Indicadores de resultados
(outcomes)
Los resultados son la finalidad o
propósito de un buen Gobierno y lo
que crea valor público
Por ejemplo: se adquirieron nuevos conocimientos,
se aumentaron destrezas, se adquirió y se mantuvo
el empleo, se cambiaron las actitudes, se
modificaron conductas, se mejoraron las
condiciones de vida, se adquirió una vivienda
digna, se logró una salud óptima, se erradicaron
enfermedades prevenibles, disminuyeron las
averías, disminuyó la mortalidad por cáncer, se
erradicó el abuso sexual a menores, bajaron los
delitos Tipo 1, mejoró la calidad del agua, etc.
Revisar resultados y estadísticas de años anteriores
disponibles en Puerto Rico relacionadas al tema y
analizar cómo se ha comportado en el pasado
(tendencias, patrones, cambios bruscos,
incrementos, disminuciones)
Comparar si se observan patrones en las diferentes
áreas geográficas o por grupos poblacionales que
puedan afectar el comportamiento de los
resultados (por ejemplo: área metropolitana versus
el resto de la Isla)
Previo a la selección de indicadores:
Auscultar si existen resultados en otras
entidades públicas que aborden directamente
o indirectamente el tema y que puedan
afectar o tener sinergia con nuestro programa
Indagar resultados del sector privado con o sin
fines de lucro en Puerto Rico, aunque
haciendo la salvedad que la clientela a las
que sirven puede tener perfiles muy diferentes
Llevar a cabo una revisión de programas,
indicadores y resultados de otros países
Los resultados adquieren
mayor peso en la medida que
se utilizan estándares e
indicadores comunes a otras
jurisdicciones o países y se
puede por ende comparar
periódicamente los resultados
de Puerto Rico con los de
otros lugares y observar en
qué posición estamos
respectos a otros
Indicadore internacionales
Es importante conocer cuántos años han necesitado
otros países para ver resultados tangibles de sus
estrategias.
Satisfacción de la clientela
¿Qué opina la gente?
Se debe recopilar sistemáticamente el punto de vista
de los ciudadanos sobre el trato recibido, la calidad
del servicio y si se atendieron sus necesidades
Se sugiere administrar un cuestionario a todas las
agencias públicas que indague: si realizan algún tipo
de consulta sobre la satisfacción de la clientela hacia
sus programas; qué medios o mecanismos utilizan
para que los ciudadanos expresen sus opiniones;
cuáles son las áreas de mayor o menor satisfacción
de su clientela; y si cuentan con un plan de acción
para atender los reclamos y la insatisfacción de los
ciudadanos
Objetivo: la transparencia y acceso de la
información a los ciudadanos
Bases datos de servicios ofrecidos, de la
clientela, pruebas estandarizadas, consultas a
los participantes, observaciones, encuestas a
la población, etc.
Con qué regularidad van a recopilar
información (semestral, anual, bianual, etc.)
Quién la recopilará; quien la analizará; cómo
se divulgará la información
Sistema de registro y documentación
E. Análisis del costo de los
principales programas
Informar de forma certera el costo de sus
programas a todos los ciudadanos
Total de empleados asignados a los
principales programas, nómina y otros
costos ¿Qué proporción de la nómina se
dirige a las principales metas
estratégicas? ¿Qué proporción los costos
se asignan a la nómina?
Costo por persona servida en los
principales programas (costo total del
programa/personas servidas)
¡OJO!
El objetivo no es que se alcance un número alto
de personas, sino llegar a la población que
estaba prevista y resolver efectivamente sus
necesidades
Los programas públicos existen porque atienden
necesidades que así lo ameritan, no se busca
obligar a las agencias a bajar sus costos, sino a
ampliar su comprensión de los programas para
alcanzar una gestión más eficiente de los recursos
INDICADORES MEDULARES (OGP)
Indicador Descripción
Periodicidad Sugerida*
Razón entre el gasto y
presupuesto asignado
(expresado en por ciento)
(Total ($) del gasto realizado en el
trimestre/Total ($) de presupuesto
anual asignado)*100
Trimestral y anual
(el indicador anual
corresponde a la suma
de los 4 trimestres)
Por ciento de Presupuesto
que proviene de fondos
federales
(Total ($) de Fondos Federales
recibidos en el periodo /total ($) de
presupuesto gastado en el periodo
*100
Trimestral y anual
Por ciento de Presupuesto
que proviene de fondos
propios
(Total ($) de Fondos Propios generados
durante el año/Total ($) presupuesto
gastado durante el año))*100
Anual
Proporción de Gasto
Administrativo
(Total ($) de gasto administrativo/Total
($) gasto total)
Anual
Por ciento de Deuda
(Total ($) Deuda/ total ($) de
Presupuesto asignado)*100 [
incluir
cuentas por pagar y pagos pendientes
a suplidores por servicios ya recibidos
]
Trimestral y Anual
Horas promedio de
capacitación del personal
(#Horas de capacitación ofrecidas al
personal/# total de personal)
Anual
Por ciento de Empleados
de Carrera
(Empleados de Carrera/# total de
empleados)*100
Anual
Razón entre el monto de
contratos de servicios
profesionales y la nómina,
(expresado en por ciento)
(monto total de los contratos de
servicios profesionales (para funciones
operacionales) /total de
nómina(funciones operacionales))*100
Anual
Próximos pasos y próximo taller
Se necesita información procedente de diversas
fuentes dentro de cada agencia pública por eso es
necesario compartir esta información
Se espera que la Guía y el tablero de desempeño
puedan enriquecerse con las aportaciones,
experiencias y recomendaciones de ustedes
Este proceso no sustituye el Informe de Resultados que
se requiere por la Ley Núm. 236, sí constituye una
herramienta para complementar el mismo
No se pretende que este proceso sea uno
punitivo, sino uno de aprendizaje,
intercambio y respeto
Se espera que comiencen a completar el
tablero de desempeño
Traigan la mayor información posible para
el próximo taller e identifiquen aquella
información que puede ser provista por
otras agencias (Ej. Hacienda, la propia
OGP)
Ustedes presentarán el trabajo realizado
en su agencia
Reflexionaremos juntos sobre los retos y las
fortalezas del proceso
Si tienen dudas y preguntas se pueden
comunicar con esta servidora a:
myrna.rivas@upr.edu
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
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