BookPDF Available

Arquivologia 2.0: a informação humana digital

Authors:

Abstract

Arquivologia 2.0: a informação humana digital é o resultado da observação e aplicação dos princípios arquivísticos no universo da informação digital. Através da arquitetura de informação, planejamento de portais corporativos e ambientes digitais, o autor, que é consultor e professor,traça os caminhos possíveis para uma abordagem 2.0 no universo das informações arquivísticas, aquelas que são resultado da interação entre pessoas e sistemas nos ambientes corporativos. A gestão do conhecimento e a tecnologia de informação também fazem parte da abordagem, seja através do desenho de interfaces ou da estruturação dos metadados. É uma visão importante acerca do impacto das novas tecnologias e comportamentos no ambiente corporativo, realizados através de ambientes digitais.
Arquivologia 2.0:
a informação digital
humana
1ª Edição
Excertos de um Arquivista 2.0 no mundo digital
Charlley Luz
Prefácio de Vanderlei Batista dos Santos
!
Charlley Luz é publicitário e bacharel em Arquivologia pela Universidade
Federal do Rio Grande do Sul. Pós-graduado em Gerência de Sistemas e
Serviços de Informação pela FESPSP (Fundação Escola de Sociologia e Política
de São Paulo), onde é professor convidado de descrição arquivística no curso de
Gestão de Documentos.
Especialista em projetos de Ciência da Informação em ambientes digitais,
iniciou sua vida profissional como atendimento, mídia e planejamento em
agências de propaganda por mais de dez anos, onde participou de campanhas
publicitárias para empresas e organizações do Rio Grande do Sul. Na área de
internet trabalhou na wwwriters com a elaboração de projetos, no
desenvolvimento e coleta de conteúdo, além de gerenciar projetos web e
estruturar arquitetura de informação e conteúdo para clientes como Sebrae/RS,
prefeituras municipais e governo estadual do RS. Na área empresarial atuou em
clientes como Companhia Zaffari de Supermercados, Calçados Hush Puppies,
Metalúrgica Mor, entre outros.
Em 2006 passou a exercer a função de Consultor Web junto ao Grupo Conectt,
desenvolvendo arquitetura de informação e de interface, além de consultoria
em empresas de grande porte. Como Consultor de Ciência da Informação e
Comunicação da Plena Consultores trabalhou em projetos que são referência
em ambientes digitais. Atualmente realiza também pesquisas na área de
Ciência da Informação como web semântica, metadados e arquitetura de
informação.
ISBN:
978-85-62418-99-0
TÍTULO:
Arquivologia 2.0: a
informação digital humana.
Excertos de um arquivista 2.0
no mundo digital
AUTOR:
LUZ, Charlley
EDIÇÃO:
ANO DE
EDIÇÃO:
2010
LOCAL DE
EDIÇÃO:
FLORIANÓPOLIS
2
!
TIPO DE
SUPORTE:
PAPEL
PÁGINAS:
116
EDITORA:
BOOKESS EDITORA
! 3
!
Arquivologia 2.0
Charlley Luz
Editora Bookess
2010.
! !
Atribuição. Você permite que outras pessoas copiem, distribuam e executem sua obra,
protegida por direitos autorais – e as obras derivados criadas a partir dela – mas somente se
for dado crédito.
!
Compartilhamento pela mesma Licença. Você pode permitir que outras pessoas
distribuam obras derivadas somente sob uma licença idêntica à licença que rege sua obra.
4
!
I. Sobre o ARQUIVISTA 2.0 20 ...........................................
1. A tecnologia é nosso registro histórico? 24 ....................
2. A Meta-preservação da informação digital primitiva 27
3. O blog é uma informação arquivística? 30 ........................
4. Um pouco de Gestão do Conhecimento e Arquivologia ..
33
5. Uma contextualização da Gestão do Conhecimento 40 ....
II. ARQUIVOLOGIA 2.0 – APLICAÇÃO PRÁTICA 47 ......
6. Um pouco sobre Arquitetura de Informação, Portais e
Arquivistas 48 ....................................................................
7. A Arquivística e a Arquitetura da Informação:
similaridades possíveis 53 .................................................
8. Da descrição ao menu do site: nem todo mundo é
arquivista 57 ....................................................................
9. Foco no usuário: pense no usuário antes dele precisar
de você 61 ........................................................................
10. Análise heurística como comparação de qualidade 63 ....
11.Como a interação toma conta do digital 67 .......................
12. A nuvem da internet está na cabeça do arquivista 2.0 ....
70
III. O Arquivista 2.0 e a Gestão do Conhecimento 73 .............
! 5
!
13. GC: acompanhando os resultados 74 .............................
14. Inovação sem blábláblá 77 ............................................
15. Taxonomia: simples assim. 81 .......................................
16. A organização da informação enquanto tendências:
folcsonomias 85 ..............................................................
17. Folcsonomia: da salada de frutas à estruturação
da informação 88 ...............................................................
18. Memória Corporativa traz ganhos às empresas 93 .........
IV. Arquivistas nos portais 98 ...............................................
19. A emergência da colaboração e a construção de
portais corporativos 99 ....................................................
20. O papel do arquivista, profissional da informação, nos
portais corporativos 101 ..................................................
21. Tecnologia da Informação na gestão do conhecimento
e informação orgânica 107 ..............................................
22. Tem informação de gestão? Coloca no cockpit! 109 ......
Posfácio 112 ...................................................................................
Autores que o Arquivista 2.0 lê 119...............................................
6
!
Prefácio
A ideia de instituição e profissional 2.0 é uma analogia
ao advento da web 2.0. Termo cunhado em 2005, por
Tim O´reilley, no artigo “What´s web 2.0?” Dentre as
várias mudanças ou, se preferir, evoluções apontadas
entre a web tradicional e a 2.0 estariam: a opção pelo
uso do Napster, da Wikipedia e do blogging, ao invés
de, respectivamente, buscas no mp3.com, na Britannica
online ou na criação de sites pessoais. Esses novos
comportamentos vão mais além, porém nos
limitaremos a dois aspectos preponderantes. A opção
pelas estruturas de tagging (folcsonomias, ou seja,
classificação colaborativa, com palavras-chave eleitas
livremente) abandonando a de diretórios (taxonomias)
para a organização de informações e a preferência
pelas ferramentas de participação (wikis) ou invés de
simples publicação.
Por este princípio norteador, se as tecnologias de
comunicação ultrapassaram o funcionamento de mão
única, qual seja apenas a divulgação da produção
institucional, e passaram a focar a participação do
público (específico ou geral) no processo de elaboração
e de revisão daquilo que a instituição produz, então,
essas mesmas instituições e seus profissionais têm que,
também, se preparar para este novo mundo 2.0, onde
a regra principal é a colaboração.
Apesar de recente, a aplicação deste conceito não é
novidade em inúmeras áreas do conhecimento, sejam
! 7
!
em nível acadêmico, seja empresarial ou
governamental. Basta navegar um pouco na internet
para perceber as várias aplicações teóricas e práticas
de ferramentas do tipo wiki, blogs para difusão e
debates em projetos, programas e pesquisas em
desenvolvimento.
Representante de uma geração que acredita que o
papel do arquivista vai além das quatro paredes do
arquivo e de sua vinculação institucional e que, mais
importante, se inquieta e nos inquieta com a exposição
de suas idéias, Charlley Luz nos apresenta esta versão
atualizada e ampliada de seus textos disponíveis no
blog Arquivista 2.0 (http://
arquivistadoispontozero.wordpress.com/).
No aspecto teórico, o autor opta por fugir do
academicismo, embora não se furte às citações
essenciais à ratificação de algumas de suas ideias,
simultaneamente oferecendo ao leitor a possibilidade de
consultar as referências e aprofundar as informações
aqui registradas. Desta feita, apesar de expor-se a uma
crítica de forma advinda de leitores mais criteriosos,
também torna a leitura mais dinâmica visto que reduz a
necessidade de recorrência às referências bibliográficas
e leitura complementar das citações de outrem.
O autor optou por usar a linguagem típica dos blogs e
demais ferramentas de comunicação da web 2.0. São
textos curtos, com linguagem coloquial, sintética,
objetiva e de fácil leitura.
Falta profundidade na discussão dos temas? Talvez. Mas
seria este o momento? A Arquivologia vem passando
8
!
por um lento processo de evolução devido, muito
provavelmente, ao seu reconhecimento como disciplina
ser recente, embora suas bases práticas existam há
vários séculos, conforme apontam especialistas da área
como Hélio Lodolini e Antonia Heredia Hererra. Tal fato
tem dificultado a ocorrência de revoluções do
conhecimento da área que, até a década de 1970, no
país, era tida quase que exclusivamente como a técnica
de organizar papéis velhos em depósitos para que
pesquisadores pudessem consultar, interpretar e
escrever a história. Os conceitos de gestão de
documentos, três idades e, mais modernamente,
documentos digitais e informação arquivística,
trouxeram nova vida à pesquisa da área e a, também,
identificação dos arquivos como instrumento de apoio à
tomada de decisão nas atividades diárias da instituição,
bem como fonte de informação para o planejamento
corporativo. A revolução teórica veio pela tecnologia.
Entretanto, mesmo após mais de meio século da
criação destes conceitos há quem ainda defenda a
exclusividade do papel do profissional de arquivos como
guardador de papéis, ou, de forma ufanista, como
preservador da memória. Tal visão entende o arquivo
como o resultado do ciclo vital e o arquivista como o
profissional que atua nos arquivos permanentes,
ignorando seu papel essencial no cotidiano institucional.
O papel dos profissionais da arquivologia se restringe a
isso? Acredito peremptoriamente que não. Apenas para
ilustrar estas possibilidades e amplitude de atuação, há
quem mencione as possibilidades de relação da
Arquivologia com a Semiótica (Manuel Vazquez), outros
! 9
!
profissionais apontam sua proximidade com a Ciência
da Informação (José Maria Jardim, Maria Odila Fonseca,
Armando Malheiro da Silva, Fernanda Ribeiro), outros
com a Gestão do Conhecimento (Vanderlei Batista dos
Santos), além das já consagradas relações da
Arquivologia com História, Direito e Administração.
Também se sobressai seu papel preponderante na
gestão dos documentos digitais (Luciana Duranti, Terry
Cook, Rosely Rondinelli, Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos) e na relação com as
tecnologias da informação e comunicação, o que nos
traz ao Arquivista 2.0 proposto por Charlley Luz. O
profissional que sofre impacto da evolução da
tecnologia e das relações dessa com os sistemas de
comunicação. Trabalhar com os documentos
arquivísticos é muito mais que classificá-los, avaliá-los,
armazená-los, preservá-los ou eliminá-los e oferecer
ferramentas de busca, preocupando-se com o
documento em si e não com o uso das informações nele
contidas. O foco da formação e da atuação profissional
deve ser o objetivo final da disciplina: concessão de
acesso aos documentos em todo seu ciclo de vida.
Todavia, os profissionais da área têm que ser
convencidos deste fato e, ainda mais, atuar neste
sentido, buscando a especialização que não existe nos
cursos de graduação, cujo padrão é a formação
generalista na área, tamanho o leque de ação possível.
Como discutir de forma adequada e aprofundada temas
como gestão do conhecimento, arquitetura da
informação e preservação digital fora de uma
especialização ou de uma disciplina específica? Quantas
novas disciplinas teriam que ser criadas para, por
10
!
exemplo, contemplar uma possível candidatura do
arquivista a perito forense em Documentoscopia, com
base em seus conhecimentos de Diplomática,
aprimorados por estudos sobre grafotécnica e perícia
digital?
No escopo de busca de conscientização e
convencimento é que este livro foi escrito. É um
primeiro passo no sentido de clarificar abordagens
ainda mais novas de atuação do profissional. Assim, o
autor optou por sucumbir à necessidade de abranger a
amplitude do tema, mesmo que tal fato inviabilizasse,
por outro lado, um aprofundamento. Tal escolha acaba
por resultar numa vantagem, qual seja permitir que a
mensagem do livro alcance profissionais não
especializados.
Em evento recente, Suely de Brito Clemente Soares (III
Seminário em Ciência da Informação, Londrina, 2009:
“Gerações XYZ, web 2.0 e a comunicação científica”)
traça um perfil da evolução das comunicações
científicas e os profissionais, demarcando: a) veteranos
(nascidos até 1945); b) babyboomer (nascidos entre
1946 e 1969); geração x (entre 1970 e 1980); geração
y (1981 a 1990); geração z (nascidos a partir de 1991,
geração digital, redes sociais, mobilidade wi-fi). Ela
ressalta que apesar destes cortes de gerações, existem
aqueles que são considerados “trans”geração, porque
são cronologicamente de uma geração, mas se
integraram perfeitamente a outra. Boa parte dos
profissionais da arquivologia brasileira está inserida nas
gerações babyboomer e “x”, mas podem ser
considerados “trans”? Ou seja, estão preparados para
! 11
!
as demandas profissionais da geração “z”? Suely Soares
ressalta o óbvio ignorado por muitas instituições. Os
fatores que influenciam a relação pessoal com as
tecnologias vão além das gerações e abrangem:
motivação, ambiente favorável e situação financeira
que são individuais, mas podem ser observadas pelas
empresas.
A maior parte dos profissionais no país ainda usa as
ferramentas disponíveis apenas para difundir ou para
ler o que os outros estão escrevendo sobre si ou sobre
suas áreas de interesse, esquecendo-se que o principal
papel da web 2.0 é a colaboração, por meio da troca de
ideias ou da produção coletiva. Será que esta chamada
“geração z”, que já nasceu no tempo das redes sociais,
produzirá os Arquivistas 2.0 ou estaremos, dentro de
algum tempo, com os profissionais mais antigos
caracterizados como “trans” e atuando dentro das
novas demandas da área?
O que fazer para nos tornamos Arquivistas 2.0? Este
caminho, apesar de evidente, não é fácil de ser
trilhado. Alguns podem até perguntar se é nesta
direção que a profissão deve ir. O futuro da profissão,
evidentemente, depende dos profissionais e de suas
associações de classe, bem como das instituições
normatizadoras que, em última instância, propõem
como as atividades técnicas devem ser executadas.
Assim, há muito a ser estudado, questionado, proposto
e executado. Acredito, porém, que este livro é um
primeiro passo para se questionar e repensar a atuação
e a formação do profissional neste novo mundo 2.0.
12
!
Por sua coragem em propor e submeter à crítica dos
pares uma temática tão nova e instigante, parabéns
Charlley Luz!
Brasília-DF, 25 de agosto de 2010.
Vanderlei Batista dos Santos
Arquivista e mestre em Ciência da Informação. Autor do livro "Gestão de
documentos eletrônicos: uma visão arquivística" (2002), co-autor e organizador
do livro “Arquivística: temas contemporâneos” (2007, e de vários outros artigos
técnicos arquivísticos. É componente da Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos e Analista em Documentação e
Informação Legislativa da Câmara dos Deputados.
! 13
!
Introdução
Os textos aqui reunidos são o resultado de uma prática
profissional, da tentativa de adaptar a arquivologia,
como ciência, para aplicação pragmática no mundo 2.0.
Exatamente por esta característica não é um livro
acadêmico, o que me desobriga a fazer citações para
justificar minhas argumentações, claro que as utilizo
sempre que considero necessário. As justificativas vêm
exatamente desta abordagem pragmática, testada e
levantada durante a minha atuação profissional. Por
isso a linguagem deste livro é fácil, ancorada nesta
práxis.
Tudo o que é 2.0 é partilhado, por isso este livro é uma
partilha de um posicionamento. Este livro só existe para
trazer novos elementos que possam criar uma nova
visão da arquivologia como registro das informações
humanas, sejam elas corporativas ou pessoais e gerar
esta discussão.
A informação 2.0 é resultado da inteligência coletiva e
este livro trava comparações entre a arquivologia e as
atuações frente a este mundo 2.0. Fala-se em
arquitetura de informação, inovação, intranets e portais
corporativos, gestão do conhecimento e processos
colaborativos. Mostra-se como se dá a relação entre
interfaces, informações, taxonomia e folcsonomia.
Enfim, este é um convite à reflexão de qual papel o
arquivista e arquivólogo tem no mundo 2.0. E com o
14
!
objetivo maior no resgate, registro e uso das
informações digitais primitivas.
Tudo agora é 2.0. Isto é, tudo agora é diferente, novas
perspectivas, paradigmas e visões. Com essa onda 2.0,
até as mais antigas instituições têm de repensar sua
atuação. Empresas estão com o mesmo poder que
consumidores nas redes sociais. Igrejas usam o poder
das mídias para atrair fiéis. Novas crenças surgem
trazendo visões de mundo diferenciadas. Ninguém mais
está só.
Com a nossa vida é a mesma coisa. Agora temos uma
arquivologia onde o arquivista não é mais um ser
iluminado trancado em sua sala e lendo documentos
antigos. Eles ainda persistem e vão continuar, mas
agora a arquivologia está contra a parede. Contra ela a
pressão de termos de pensar nas informações digitais.
Temos de cada vez mais prevermos como essas
informações serão tratadas, mobilizadas, preservadas,
disponibilizadas e indexadas. Nosso desafio é muito
maior do que se pensa. O preço de não atentarmos a
isso é termos uma parte da história (entre os anos
1990 e 2020) perdida, por conta da falta de políticas
que tratem as informações digitais.
Por que 2020? Por que este prazo de 10 anos é o ideal
para olharmos para trás, nestes quase 30 anos de
informações digitais, e vermos como vamos resgatá-las
e guardá-las e termos um plano plurianual de ações
que garantam o tratamento histórico das informações a
partir de 2010. Além das técnicas de preservação digital
(migração de mídia, de plataforma, etc.) temos o
! 15
!
desafio de pensar na estruturação destas informações.
Temos ao nosso favor técnicas de GED, a Arquivística
Diplomática Contemporânea, o Modelo de Requisitos
para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos - E-Arq do Conselho Nacional dos Arquivos
- Conarq. Mas além dessas técnicas, agora temos,
também, as informações humanas geradas nas redes
sociais, nos ambientes corporativos e nas
funcionalidades como blogs e wikis.
Mas parece-me que ainda faltam as pessoas, parece-
me que precisamos sensibilizar os colegas arquivistas a
não terem medo da tecnologia da informação, de
pensarem em interfaces de relacionamento com as
informações que sejam adequadas, que é necessário
ter uma base chamada gestão do conhecimento e que
precisamos nos posicionar. Em nome do registro da
história inicial das informações digitais e em nome da
sobrevivência da arquivologia como ciência.
Este livro é um manifesto. Assine este manifesto
também. Pense na arquivologia 2.0. Ela existirá se você
pensar nela. Este livro é um chamado, para
garantirmos o registro da história que vivemos agora.
Os textos estão agrupados de uma forma que
possibilita um aprofundamento horizontal sobre seus
temas. SOBRE O ARQUIVISTA 2.0, é a parte do livro
onde lanço o manifesto em nome da preservação das
informações digitais. No capítulo ARQUIVOLOGIA 2.0 –
APLICAÇÃO PRÁTICA, apresento algumas atividades
desempenhadas através de preceitos arquivísticos no
universo das informações humanas digitais. No capítulo
16
!
O ARQUIVISTA 2.0 e a GESTÃO DO CONHECIMENTO é
onde faço a definição os componentes de GC e a
estruturação dela através de uma visão arquivística. Na
área ARQUIVISTAS NOS PORTAIS, a importância da
participação desse profissional neste tipo de ambientes
digitais.
Aviso
A Arquivologia 2.0 é beta, ou seja, está em construção
por seus envolvidos e comportará temas que indicam
aos profissionais do tratamento de informações
orgânicas como desempenhar suas atividades,
organizando em interfaces de ambientes digitais a
relação dos usuários nestas interfaces, geradores e
consumidores dessa informação.
! 17
!
Quadro da Transdiciplinaridade da Arquivologia
2.0
!
O Quadro da Transdisciplinaridade da Arquivologia 2.0
apresenta por ordem matricial os temas, técnicas,
18
!
tecnologias e ciências que constroem a formação do
Arquivista 2.0 como o profissional responsável pela
informação digital humana registrada nos processos
corporativos. Mas ela pode ser mudada por você.
! 19
!
I. Sobre o ARQUIVISTA 2.0
Neste capítulo, a tentativa não é
encerrar uma discussão, mas sim iniciá-
la. Aqui se pretende estabelecer um
pouco o objeto de trabalho do arquivista
2.0, com o intuito de criar pontes entre
a realidade das informações digitais e o
objeto tradicional da arquivística, a
informação como prova de ação.
Aqui lanço o Manifesto do Arquivista 2.0,
explorando esta amplitude de trabalho
nas informações humanas digitais. O
mais importante é sabermos de nossa
missão neste mundo de novidades, para
sermos arquivistas 2.0 e não
arqueólogos da informação num futuro
próximo.
20
!
1. Manifesto Arquivista 2.0:
especialista em informação humana
digital
Muito se fala no mundo 2.0 – empresa 2.0, web 2.0,
trabalhador 2.0. O termo Web 2.0 é utilizado para
definir uma nova etapa da World Wide Web, que reforça
os conceitos de colaboração dos internautas e oferta de
serviços on-line. Não temos mais uma plataforma
única, mas sim um conjunto de aplicações, muitas
vezes gratuitas e que funcionam de forma autônoma,
mas que podem ser utilizadas em diversos ambientes,
como instituições de ensino, empresas e governos.
Esse novo mundo 2.0 é espelhado através da
informação orgânica, registro da inteligência coletiva,
das decisões das pessoas e instituições e do
relacionamento profissional entre indivíduos. É a prova
da ação humana e o registro de suas atividades nos
processos. Aqui podemos tecer paralelos com a
realidade da arquivística, que nas suas concepções mais
clássicas trata o objeto dela mesma como o registro das
provas das ações das instituições. Parece-me que o foco
na arquivística 2.0 deixa de serem organizações e
passa ser a ação humana.
Tanto é fato que a gestão de conhecimento corporativo,
por exemplo, hoje registra o que está acontecendo
entre as pessoas nas empresas e entre elas e as
próprias instituições, através da história oral em
projetos e o registro da tomada de decisão só para citar
! 21
!
dois exemplos. Este é o diferencial competitivo maior
das empresas hoje, empresas que registram o
conhecimento são mais destacadas em inovação e são
mais valorizadas no mercado e na sociedade.
Mais do que nunca o e-mail hoje é o documento mais
importante nas empresas, é uma evidência sempre
considerada. Além do mais, a colaboração corporativa,
onde os indivíduos relacionam-se numa comunidade
virtual realizando determinado tipo de troca de
informações, atividade, processo ou trabalho é hoje o
destaque no mercado corporativo.
Essas novas atividades de geração de informação
também geram novos perfis de pessoas, os Prosumers,
ou seja, aquelas pessoas que produzem e consomem
conteúdo e informações ao mesmo tempo. Essa relação
se dá em arenas de relacionamento que utilizam
ferramentas de web 2.0 como os blogs, wikis,
microblogs e ambientes de troca de arquivos e de
registro do conhecimento como intranets e portais
corporativos. Aqui o arquivista 2.0 tem um papel
fundamental e deve pensar na classificação e
estruturação dessa informação, além da própria
temporalidade, pois no ambiente digital sempre temos
de lembrar a preservação digital e o tamanho limitado
dos servidores para registrar as informações.
O arquivista 2.0 deve entender essa informação
orgânica e ver o que se deve fazer com o conteúdo
gerado em blogs, wikis e nas ferramentas de interação
humana no mundo digital. Este parece ser o grande
desafio e ponto de partida do arquivista 2.0. Afinal,
22
!
como é o versionamento de conteúdo num documento
gerado num workflow colaborativo? Quem é o autor? O
último a participar do processo ou todos que de alguma
forma colaboram na elaboração do conteúdo devem ser
considerados autores? E a classificação e indexação? Os
vocabulários controlados hoje são suficientes para
abarcar toda a amplitude temática de uma instituição?
E o descarte? Num fluxo de criação de documento há
de se preservar várias versões ou somente a última?
Ainda temos de pensar no acesso, armazenamento e
busca desses conteúdos. Os desafios são imensos.
E o que fazer com as redes sociais e as discussões
registradas nos tópicos de fórum? Microblogs como o
Twitter (rede de publicação de microposts) representam
não só o que as pessoas pensam, mas também o que
sentem em relação a determinado assunto e este
sentimento sempre é aberto a interpretações. E a
folcsonomia (a etiquetagem de informação realizada
pelos próprios usuários), serve só para o usuário ou
tem um sentido mais amplo, que pode ser adequado a
outros usuários? Temos de pensar cada vez mais na
relação direta e orgânica das pessoas e das
informações, só possível nesses ambientes digitais.
E os metadados?
Eles são objeto de estudo nas faculdades e de trabalho
para quem lida com informações digitais. O projeto
internacional Interpares de Luciana Duranti (do qual
sou admirador), comungado por arquivistas no mundo
todo e que busca, por exemplo, trabalhar a validação e
autenticidade das informações digitais preocupa-se com
! 23
!
eles há muito tempo, mas de fato os metadados fazem
parte do trabalho dos arquivistas digitais?
Isso não deveria ser uma novidade para nós,
arquivistas, profissionais responsáveis pelas
informações orgânicas, geradas nas decisões e
explicitadas em registros. Na verdade, este novo
comportamento 2.0 já havia sido pensado desde o
início da web, com todo mundo trabalhando em rede e
trocando informações de forma multifacetada através
de hiperlinks. Quando Tim Berners-Lee criou a www
(web), buscava uma forma mais fácil de trabalhar
colaborativamente com outros cientistas. Assim, criou o
hiperlink textual que, até então, era algo que só existia
na teoria.
Por isso me pergunto: todo mundo sabe o conceito
clássico de documento (salve Schelemberg!)? Mas,
olhado ali na frente, ali na esquina com a realidade de
virtualização e digitalização da informação – o que é
documento? Devemos rever seu conceito como, por
exemplo, se revê hoje os direitos autorais? Com certeza
esse deve ser um ponto de atenção para os arquivistas
2.0.
1. A tecnologia é nosso registro histórico?
Tenho pensado muito sobre a tecnologia. Ela é
resultado da inventividade e da capacidade de inovação
do ser humano. Fazendo uma rápida análise etimológica
da palavra tecnologia, vemos que a primeira parte vem
do termo técnica, expressando a ideia de arte ou
24
!
habilidade. Já “logia” vem de Logus que deriva do grego
e significa palavra, estudo ou conhecimento.
Com a tecnologia temos o melhor caso de registro da
história da evolução e inovação, por isso acredito que a
evolução da tecnologia é a própria história da
humanidade, ou seja, focada na ação humana.
A tecnologia representa também a quebra de
paradigmas, onde sempre há possibilidade de novas
descobertas e suas aplicações. Do átomo fomos ao
elétron, e daí cria-se a nanotecnologia.
Acredito que o arquivista 2.0 não pode ter medo da
tecnologia. Não precisamos saber da nanotecnologia,
mas precisamos, no mínimo, dominar o vocabulário da
área e ainda ter capacidade de entender as tecnologias
da informação. Afinal, precisamos dela cada vez mais
em nosso cotidiano, seja elaborando mecanismos de
descrição arquivística, técnicas de localização de
documentos ou até sistemas de registros de protocolo.
A tecnologia da informação sempre será um conjunto
de requisitos que são atendidos de formas diversas por
uma interface de sistema, sendo assim um mecanismo
de interação do humano com o computador. Logo, o
arquivista 2.0 não precisa programar um sistema, mas
deve ter claros os requisitos de seu “negócio” (esta é a
linguagem utilizada), e também deve saber o que é
arquitetura tecnológica, arquitetura de informação e
arquitetura de software, por exemplo. Como um cliente
assíduo das áreas de TI (Tecnologia da Informação), ele
deverá ser capaz de saber solicitar requisitos, de validar
! 25
!
documentações como especificações funcionais e até
acompanhar o gerenciamento de projetos.
A tecnologia envolve a razão e isto é uma forma de
conhecimento. E hoje não se vê mais a gestão do
conhecimento, de arquivos e de conteúdos sem a
tecnologia. Aliás, sabe-se que estas gestões são
implementáveis somente através de sistemas que
apoiam seu processo de geração, classificação,
utilização e armazenagem.
Tecnologia e conhecimento humano sempre andaram
juntos. E você, acha que não seríamos humanos sem a
tecnologia?
26
!
2. A Meta-preservação da informação
digital primitiva
Acredito que uma política de
preservação digital básica é a
estruturação dos metadados de
um ambiente de informações
digitais. E você, já tem um padrão
de descrição de seus arquivos
digitais?
Através de metadados definidos conseguiremos garantir
a manutenção da informação. Nos ambientes digitais as
estruturas básicas de metadados estão representadas
por instrumentos de descrição da informação, através
de diferentes formas como o MARC (Machine Readable
Catalog Format) para os bibliotecários, o EAD dos
records managements dos EUA ou iniciativas de
padronização internacionais como o TEI (Text Encoding
Initiative) ou o que eu adoto, o DC (Dublin Core) para
sites e portais.
Recentemente fiz um trabalho para uma instituição de
arte contemporânea, onde adotei no planejamento da
estrutura os metadados do portal corporativo (uso
corrente) parte da tabela de classificação da instituição,
elaborada no arquivo histórico (permanente). Esta
estruturação possibilitou a criação de uma área de
quarentena, onde os dados digitais do arquivo
intermediário (dentro do portal) serão tratados
tecnicamente e serão registrados no permanente,
gerando assim um fluxo desde o arquivo corrente, no
! 27
!
portal, até a base de dados no arquivo permanente.
Inicialmente havia proposto a utilização do CDWA
(Categories for the Description of Works of Art) mas,
neste caso, utilizamos uma abordagem de idades de
informações, mais adequada a utilização dos
metadados da tabela de classificação do arquivo
histórico.
Outra facilidade nesta estruturação é que os arquivistas
ainda podem contar com as principais normas para
descrição arquivística, a ISAD (G) - norma geral
internacional de descrição arquivística - e a ISAAR
(CPF)- norma internacional de registro de autoridade
arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias
- como opção. Elas são adequadas para criação de
bancos de dados próprios e adaptáveis para
plataformas tecnológicas configuráveis. A descrição
arquivística cria metadados das informações contidas
em documentos. O e-ARQ Brasil, por meio da Resolução
n° 32, de 17 de maio de 2010 aprovou o modelo de
metadados para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil.
Essa é uma boa prática para garantir a
interoperabilidade de conteúdo e para a identificação do
contexto funcional da criação do conteúdo corporativo.
A forma como se estrutura os dados mostra muito a
respeito deles. E mais, garante futura migrações de
linguagem tecnológicas e reaproveitamento do
conteúdo em outras plataformas.
28
!
Escolha um padrão e registre suas informações para o
futuro. Estruture os metadados de seus sistemas e das
interfaces que você cria ou trabalha.
! 29
!
3. O blog é uma informação arquivística?
Um pouco da tentativa de fazer
futurologia. E você, sabe como
será a informação digital daqui a
30 anos?
Esses dias percebi que estava comparando os
manuscritos, ou cartas e memórias dos arquivos
pessoais com os registros orgânicos deixados nos blogs
e comunidades da web.
Acredito que ambos tratam de informação pessoal. As
cartas são registros e não um documento na concepção
da palavra. Documentos registram as tomadas de
decisões e envolvem a comprovação de algo e cartas
tem um cunho pessoal, porém isso põe em dúvida se
este tipo de conteúdo seja uma preocupação
arquivística.
As cartas podem não ser provas, mas contextualizam
um período de tempo e terão importância histórica.
Pense num blog corporativo, por exemplo, um blog do
presidente, muito comum em portais e intranets. Uma
alteração societária ou novo rumo dos negócios
realizado há alguns anos pode ficar à disposição de
novos colaboradores e facilitar possíveis pesquisas
históricas no futuro.
Do ponto de vista de pessoas (como no exemplo das
antigas cartas) vê-se o esforço da inteligência coletiva
(só possível em humanos) em deixar sua história
registrada na web, mesmo que isso não seja o objetivo
30
!
principal. Hoje o universo corporativo já adotou o blog
como ferramenta de registro e a informação digital é
utilizada na maioria dos processos produtivos.
O blog é um tipo de registro que pode ser comparado
às cartas ou memórias de um arquivo pessoal.
Antigamente, a pena e o nanquim não eram para todos,
o analfabetismo era grande e o que nos resta são
registros de gente ilustre e intelectuais do passado. Mas
hoje o processo é mais amplo e coletivo.
Acredito que a facilidade da informação aumentará
consideravelmente a quantidade e variedade de
pensamentos de nossa época. Haverá registros de
opiniões diversas sobre temas tão variados do mundo
todo. Imagine a quantidade de registros de informação
em blogs sobre o tema aquecimento global? Como será
a pesquisa sobre este tema daqui a trinta anos.
A informação digital quebra os paradigmas para os
arquivistas e bibliotecários nos registros atuais. Mas os
historiadores serão garimpeiros ou arqueólogos? Como
vão pesquisar fontes para seus estudos num mundo
multifacetado como são as teias da web? Este é um
importante ponto de atenção para os profissionais.
Talvez para os biógrafos as pesquisas sejam mais
fáceis, pois um blog registra uma linha de tempo de um
indivíduo. São registros de seus pensamentos, ações,
ideias e sentimentos.
E você, o que acha que será das nossas informações
digitais de hoje, da era da explosão informacional e dos
primórdios da informação digital daqui a trinta anos?
! 31
!
32
!
4. Um pouco de Gestão do Conhecimento e
Arquivologia
Na terceira onda de desenvolvimento da humanidade o
conhecimento é a principal forma de capital. Você e eu
podemos usar o mesmo conhecimento ao mesmo
tempo. “Este fato, por si só, derruba o alicerce dos
pressupostos tradicionais acerca do capital e abre um
rombo na própria definição de economia como a ciência
da alocação de recursos escassos” como disse Alvin
Toffler (o futurista com maior credibilidade e influência
internacional, que tem assessorado governos e
importantes empresas em todo o mundo).
As organizações e a ciência administrativa notaram isto
e se fez, no universo corporativo, a necessidade de
novos tipos de empresas, que trabalhem internamente
o fluxo das informações de forma horizontal.
O capital intelectual passa a ser um ativo das empresas
e precisa ser indicado em seus balanços com outros
elementos intangíveis como a marca (branding). O
capital intelectual passa a ser um diferencial
competitivo. As empresas que tratam este
conhecimento são mais valorizadas que as empresas
que não fazem a gestão do conhecimento.
Com o advento dos ambientes digitais corporativos
(portais e intranets) tornou-se possível de forma prática
registrar, disseminar, classificar e mensurar o
conhecimento. Os serviços devem ganhar espaço e a
produtividade deve vir não só com a economia de
! 33
!
tempo gasto com tarefas administrativas, mas também
ao permitir acesso rápido e fácil aos sistemas
corporativos. Nesse ponto, intranets passam a ser
chamadas de Portais Corporativos.
Segundo a Escola de Administração da FGV (Fundação
Getúlio Vargas), a “Gestão do Conhecimento é um
processo sistemático, articulado e intencional, apoiado
na geração, codificação, disseminação e apropriação de
conhecimentos, com o propósito de atingir a excelência
organizacional”.
Então se trata realmente de planejar, estimular,
socializar e utilizar o conhecimento gerado pelos
colaboradores das corporações nos processos internos
das empresas, sejam elas de qualquer área da
economia.
O conhecimento pode ser classificado, segundo Nonaka
& Takeuchi, reconhecidos professores da Universidade
de Hitotsubashi, que criaram o conceito de espiral do
conhecimento, em:
·Conhecimento Tácito – algo difícil de ser
formalizado e comunicado aos outros.
·Conhecimento Explícito – formal e sistemático,
fácil de ser comunicado aos outros.
É importante aos arquivistas lembrarem que se trata de
dois tipos de informações registradas e que existem
diferentes ferramentas para tanto.
E nós com isso?
34
!
Os arquivistas entram como profissionais da informação
em todo processo de planejamento, implementação e
divulgação dos programas de gestão de conhecimento
nas instituições, sejam elas públicas, privadas ou
organizações sem fim lucrativo (ONGs).
Planejando
No processo de análise da organização, é preciso
estudá-la funcionalmente e constatar se alguns passos
anteriores e necessários ao início da gestão de
conhecimento foram seguidos. Requisitos: ter passado
no mínimo pela Gestão Documental e Gestão Eletrônica
de Documentos.
Outro ponto é estabelecer os níveis de conhecimento a
serem registrados através do mapeamento de todo
processo de conhecimento da instituição.
Isso é muito parecido ao levantamento de informações
feito pelos arquivistas num processo de gestão
documental, da produção da tabela de temporalidade e
quadro de arranjo ou até de seleção/avaliação de
documentos.
O mapeamento indica quais os mecanismos
(ferramentas) melhor utilizáveis para registrar tanto o
conhecimento tácito como explícito.
O conhecimento explícito é mais fácil de identificar, pois
temos muita intimidade com ele através dos sistemas
de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos),
que produzem relatórios, atas, memorandos e toda
! 35
!
sorte de documentos eletrônicos gerados no curso das
atividades dos colaboradores.
Para o conhecimento tácito são utilizadas ferramentas
de registro de informações com perfil subjetivo. Aqui
são utilizados recursos mais atuais como blogs,
gerenciamento de correspondência eletrônica (e-mails)
e gerenciamento de conteúdo.
Implantando
No mercado há uma série de softwares criados por
empresas que englobam o conceito de Gestão do
Conhecimento (GC).
É necessário do arquivista certo domínio da tecnologia
para possibilitar análise e seleção da ferramenta ideal
para a organização para a qual está trabalhando. Ele
não precisa programar um sistema, mas deve entender
o contexto da criação deste, sabendo como se faz a
definição de requisitos de negócio.
Pode-se ainda, desenhar (utilizando-se da arquitetura
de informação) um sistema de GC customizado para a
sua necessidade, utilizando, por exemplo, banco de
dados, metadados e outros elementos importantes para
a autenticidade de documentos.
Como prática, a implantação do programa de gestão do
conhecimento pode dividir-se em três fases:
36
!
1. Gestão da Documentação: através do levantamento
e o diagnóstico dos arquivos existentes e das diversas
fontes de informações necessárias à organização;
2. Gestão da Informação: através da implantação de
sistema de GED e de Gestão do Conhecimento para
compartilhar experiências, saberes e conhecimentos
individuais ou das equipes.
3. Gestão de Conteúdo: é o gerenciamento de
informações, focando a captação, ajuste, distribuição e
gerenciamento dos conteúdos para apoio ao processo
de negócios de toda a empresa ou instituição.
Esses conteúdos podem ser estruturados ou não,
procedentes de diversos sistemas, como banco de
imagens, Gerenciamento de Documentos (GD), bancos
de dados, arquivos nos diretórios das máquinas dos
colaboradores ou de qualquer outro arquivo digital
como som ou vídeo. Todos estes conteúdos podem ser
acessados e gerenciados através de uma interface única
baseada em browser (navegador).
Um sistema de informação tem como funcionalidades
essenciais:
- Gestão de usuários (“permissionamento” de acesso
por perfis);
- Criação, edição e armazenamento de conteúdo em
diversos formatos (html, doc, pdf, etc);
- Uso de metadados e taxonomias;
- Controle da qualidade de informação (workflow);
! 37
!
- Classificação, indexação e busca de conteúdo;
- Gestão da interface com os usuários (arquitetura da
informação);
- Gravação das ações executadas sobre o conteúdo.
O arquivista deve participar e acompanhar o processo
de planejamento da campanha de lançamento e sugerir
ao departamento de marketing ou agência da
instituição ações participativas e estimulantes. Vale, por
exemplo, concurso para escolher a mascote do portal, o
nome de determinada área e, claro, o devido
treinamento para utilização dos recursos do portal.
Concluindo
Não existe uma fórmula, mas para o arquivista, aqui
então caracterizado como um profissional da
informação, surge a possibilidade de integrar e
comandar equipes em todas as fases do processo de
implantação do programa de gestão do conhecimento,
seja antes disso, quando da necessidade de estabelecer
a gestão documental, seja na fase de planejamento e
levantamento de informações, seja no processo de
implementação e até na divulgação e estímulo ao uso
da gestão do conhecimento nas corporações.
O toque do arquivista
Os documentos hoje nascem, são utilizados e morrem
no meio digital. Está na hora de pensarmos nisso. Não
devemos temer os avanços tecnológicos. Os sistemas
de GD (Gestão de Documentos) e GED (Gerenciamento
38
!
Eletrônico de Documentos) já fazem parte da realidade
dos arquivistas e, portanto, é necessário avançarmos
mais um passo à gestão do conteúdo e do
conhecimento, dando o nosso “toque” de organização a
estes ambientes digitais.
! 39
!
5. Uma contextualização da Gestão do
Conhecimento
A entrevista abaixo foi concedida para a revista Melhor
– Gestão de Pessoas e resume em muito uma
contextualização da Gestão do Conhecimento para
aplicação no universo corporativo.
Fala-se muito em gestão do conhecimento, mas
na prática as empresas vêm conseguindo
implementá-la?
De fato hoje o mercado pede uma diferenciação entre
discurso e prática. De um lado vemos um grande
aprofundamento quanto ao tema no universo
acadêmico, mas no mundo corporativo ainda temos um
caminho a trilhar, buscando trazer a prática da gestão
do conhecimento (GC) junto a todos os níveis de
colaboradores da empresa, do mais alto diretor às
equipes de produção ou de atendimento.
O cenário internacional é de avanços significativos nos
processos básicos da GC, que englobam geração,
armazenagem, gerenciamento e disseminação, além do
reuso do conhecimento. O destaque com certeza é o
Japão, do “just-in-time”, onde a cultura estratégica está
ligada à cultura do próprio país, que é referência
mundial em educação e que possui um comportamento
natural de cooperação e de pensamento coletivo.
No Brasil, apesar de barreiras culturais, também temos
cases importantes de Programas de Gestão do
40
!
Conhecimento, além de iniciativas pontuais que passam
pela geração de ideias (para inovação em processos e
produtos), intranets e portais corporativos que dão
base para a gestão da informação e as universidades
corporativas de forma a incentivar o desenvolvimento
de novas competências no conjunto de colaboradores.
Há de se destacar que as empresas que investem
profissionais, verbas e tempo em programas de gestão
do conhecimento têm hoje um diferencial competitivo
importante e se caracterizam pela inovação e pela
participação dos colaboradores. Isso por si só já
justifica a preocupação e o investimento realizado.
Porém o conceito GC é bastante genérico. Muitas vezes
cai-se na solução da tecnologia como elemento chave
no processo de GC. Outros acreditam que a GC é a
simples remodelagem de processos e até acredita-se
que a simples implantação de uma plataforma de ECM
(Enterprise Content Management), o antigo GED, é por
si só a Gestão do Conhecimento. Eu digo que é tudo
isso e mais as pessoas motivadas em partilhar
conhecimento. Este é o ingrediente principal, sem as
pessoas, a inteligência coletiva, não há conhecimento.
Como fazer com que a gestão do conhecimento
faça parte de fato da estratégia da organização?
Os ganhos com a GC geralmente são intangíveis, como
por exemplo, a competência do nível gerencial/tático e
da produção, a experiência e conhecimento da empresa
por parte dos colaboradores, o uso de sistemas
administrativos em novos processos e softwares
desenvolvidos pela empresa. Para fora, a GC apoia as
! 41
!
relações com os clientes atuais e mercado (aqui temos
um viés com a Inteligência Competitiva), relações com
fornecedores, além de imagem institucional da empresa
nas comunidades onde atua e na mídia.
Parte da diferença entre o valor de mercado de uma
empresa e o seu valor contábil pode ser explicada pelos
ativos intangíveis que, como deu para ver, é constituído
em boa parte pelo conhecimento e pelas pessoas. Este
é o diferencial competitivo. A maioria das grandes
marcas vale mais que seu próprio parque industrial ou
ativo recebível. Esta é a diferença entre empresas que
tem na sua estratégia o investimento no conhecimento
e nas pessoas.
O ponto de partida, portanto, é ter uma empresa
adequada a esse tipo de orientação, geralmente
empresas com estruturas menos rígidas, focadas no
resultado, com investimento em retenção de talentos e
com o desenvolvimento pessoal. E, claro, ter um
“sponsor” (patrocinador do projeto) no nível
institucional (diretoria), que acredite neste tipo de
organização.
Que ações básicas podem ajudar uma empresa a
fazer isso?
A colaboração e os processos colaborativos hoje são a
tônica no universo corporativo. Em meus trabalhos de
consultoria vemos que, cada vez mais, os altos gestores
querem saber como utilizar a colaboração nas suas
atividades. Essa pró-atividade já é um primeiro passo
42
!
para identificar o “sponsor” e abrir a empresa para
possibilidades como criar times de trabalho por
competências, evolução de carreiras, desenvolvimento
pessoal, auxílio educacional.
Em paralelo, é preciso antes estruturar a gestão da
informação, uma instituição só consegue gerar
conhecimento com a clareza de processos e com as
informações organizadas e estruturadas. É a visão de
organizar a casa para evoluir.
Outro dado importante é quanto à cultura
organizacional, pois a GC compreende três ações
individuais básicas que são consultar, compartilhar
e colaborar e que devem ser incentivadas. Essas três
ações atuam conjuntamente, precisando uma grande
sinergia e alinhamento da área de gestão de pessoas
com as áreas de TI e de Comunicação, visto que as três
ações ocorrem através de Ferramentas (tecnologia –
usabilidade é a base), Cultura (através de adoção e
comunicação – espírito colaborativo) e do Capital
Humano (gestão de pessoas – proporcionar o
reconhecimento e incentivar atitudes).
Como usar essa gestão do conhecimento no
processo de educação corporativa? Ou melhor:
como otimizar as ações de educação corporativa
com a gestão de conhecimento?
O primeiro passo é o mapeamento de competências,
autoproclamada. Costuma-se utilizar a funcionalidade
de páginas amarelas, mas recentemente existem outras
! 43
!
formas de indicar necessidades de aprofundar
conhecimentos, através da folcsonomia por exemplo.
Na folcsonomia o usuário utiliza sua navegação no
portal para rotular seus conteúdos de interesse, dessa
forma uma nuvem de tags (resultado destes termos)
representa o que a inteligência coletiva está pensando e
querendo como conteúdo. Este conteúdo pode indicar
tendências de áreas de conhecimento que devem ser
aprofundados.
As páginas amarelas servem para identificar talentos
internos na formação de projetos e o cardápio
consolidado dos conhecimentos dos colaboradores
mostram caminhos para se definir treinamentos e
cursos de capacitação ou aprofundamento.
Empresas maiores possuem, geralmente, uma
universidade corporativa que de fato estrutura cursos
de capacitação e de evolução para os alunos, porém a
ideia de uma universidade corporativa muitas vezes
pode representar um grande investimento (na verdade
é um otimizador de investimentos no momento que
possibilita uma matriz única de capacitação), então
entra neste processo a figura dos projetos pilotos, onde
pontualmente numa área ou para determinado perfil de
profissionais se desenvolvem projetos de capacitação e
de formação, sempre adequando os cursos de acordo
com as políticas e estratégias das empresas. Daí se
evolui para avaliações 360 ou pesquisas de clima que
podem gerar também programas de desenvolvimento e
criam demandas para a universidade corporativa.
44
!
Quais as armadilhas que devem ser evitadas na
hora de se pensar em gestão do conhecimento?
A tecnologia pela tecnologia. A solução para iniciar ou
aprofundar a GC nas empresas não é uma ferramenta
tecnológica. Este é um meio, uma arena onde as
pessoas colaboram. Uma vez fiz um projeto de intranet
de RH para uma montadora e durante o diagnóstico me
deparei com uma área onde uma planilha eletrônica
coletiva registrava ações de melhoria daquela equipe.
De fato eles tinham um processo de registro e
recuperação de conhecimento, e faziam isso numa
planilha do Excel. Mas esta ferramenta era adequada
para a realidade daquela área e estava arraigada na
cultura. Obviamente, foi mais fácil criar um mecanismo
online, vinculado ao ambiente digital corporativo, o que
resultou numa melhora do processo de GC da área.
Hoje temos ferramentas que as pessoas estão mais
acostumadas, disponíveis nas intranets e que são de
fácil utilização, wikis, blogs, redes sociais internas,
fóruns, bibliotecas. Porém, sem um processo de
adoção, considerando aspectos levantados por Kurt
Lewin (três etapas de mudança comportamental), uma
ferramenta tecnológica pode ser um fracasso. É
necessário conhecer as pessoas e as formas como se
relacionam para entender como implementar
funcionalidades de GC.
Quais devem ser os primeiros passos de uma
empresa que quer investir na gestão do
conhecimento?
! 45
!
Aqui a gerência de conhecimento (muitas vezes
vinculada à área de gestão de pessoas) deve ter um
grande apoio institucional, para garantir que se crie
uma base de trabalho. A partir daí, estruturar a gestão
da informação (com taxonomia e efetividade nesta
ação), criar canais de colaboração para estimular o
processo de geração, armazenagem, gerenciamento,
disseminação e reuso do conhecimento e ter uma base
gerencial capaz de entender o que fazer com este
conhecimento. A filosofia da empresa entra aqui, ela
deve querer inovar, vencer junto com seus
colaboradores, ter colaboradores-empreendedores, e
atingir suas metas estratégicas.
Acreditar nas pessoas, investir na retenção de talentos
e ter uma estrutura que consiga trabalhar com as
diferenças humanas. Essa com certeza é a base. A
empresa deve se caracterizar pela inovação e pela
participação dos colaboradores.
Com esses fatores funcionando, é possível ter condições
de criar pilotos de projetos, como de educação
corporativa, de comunidades de prática e de inovação
na empresa, por exemplo, para ampliar o registro do
conhecimento gerado pelos colaboradores nas suas
atividades cotidianas.
46
!
II. ARQUIVOLOGIA 2.0 – APLICAÇÃO
PRÁTICA
Arquivistas não podem ter medo da
tecnologia. Ela está aí para nos servir. É
preciso desbravar o contexto de criação de
ferramentas tecnológica e sistemas que
servem para ser a interface entre as pessoas
e as informações e conteúdos.
A melhor interface que existe é a interface
que não é notada, que pela intuitividade o
usuário - gerador e consumidor de
informações - consegue realizar o que
precisa para o desempenho de atividades.
Neste capítulo discuto abordagens possíveis
quanto ao papel dos arquivistas no desenho
e na arquitetura de informação dos
ambientes digitais.
! 47
!
6. Um pouco sobre Arquitetura de
Informação, Portais e Arquivistas
A informação gera o conhecimento quando é
relacionada a outros elementos como experiência
individual, valores pessoais, contextos e intuição, de
amplo acesso e de fácil tratamento. Este processo de
transformação ocorre em ambientes digitais que
incluem a possibilidade de trabalhar com “streaming
media” (conteúdo multimídia), hiperlinks dinâmicos e
governanças de conteúdo com variados níveis de
permissão.
Os portais corporativos, ambientes digitais por
excelência, carregam além de arquivos digitais outras
fontes de informação, explícitas ou implícitas. Eles são
ambientes de instituições ou grupos que usam técnicas
de difusão e recolhimento de informações junto a seus
públicos através de funcionalidades como enquete,
conteúdo dinâmico, blogs e fotologs, além de custodiar
documentos orgânicos como relatórios, notícias, memos
e instrumentos de comunicação como newsletters
(boletim informativo).
Esses portais podem ter seu conteúdo atualizado por
administradores ou por todos os usuários, onde o
conhecimento é construído através do conteúdo
partilhado por qualquer pessoa interessada em
contribuir com os temas de seu interesse.
A arquitetura de informação
48
!
Arquitetos de informação geralmente desenvolvem
rotinas próprias, muitas vezes baseadas em
metodologias já existentes, desenvolvidas por outros
arquitetos, para a concepção das estruturas e interfaces
dos ambientes digitais. Vemos que essas metodologias
se aplicam na concepção dos mais variados ambientes:
webs comerciais (B2B, B2C, B2E), portais horizontais e
verticais e os portais corporativos. A modulação destes
ambientes digitais mostra-se cada vez mais como um
campo especializado.
A expressão arquitetura de informação foi apresentada
pelo arquiteto e desenhista gráfico Richard Saul
Wurman, que se destacou por empregar excelentes
gráficos nas apresentações das informações. O
arquiteto Wurman desenvolveu a seguinte definição:
“Arquiteto de informação:
a) a pessoa que organiza os padrões que são inerentes
aos dados, tornando o conjunto inteligível;
b) a pessoa que cria a estrutura ou mapa das
informações que permite que outras pessoas achem
seus caminhos pessoais até o conhecimento;
c) a profissão que surge no século XXI, voltada para as
necessidades desta época, e que tem como foco a
clareza, a compreensão humana e a ciência da
organização da informação.
Na época que Wurman cunhou este conceito lá pelo
final da década de 1970, nem se pensava em internet.
Os computadores eram gigantes. Não existia o cenário
! 49
!
de hoje, onde cada colaborador de uma instituição
possui uma estação de trabalho, onde se relaciona com
outros colaboradores e com o ambiente externo, sendo
um produtor de documentos, informações e
conhecimento.
Com o advento da internet e das redes de comunicação
locais (lans), este cenário aprofunda-se. Nesta nova
forma de trabalho surgiram os portais, que precisam
ser planejados, programados e abastecidos com
informações. Os ambientes digitais são interfaces de
relacionamento com pessoas, sendo necessário,
portanto, prever todo relacionamento informacional
com os seus usuários.
Os arquivistas desenvolvem nos seus processos de
descrição arquivística, de elaboração de instrumentos
de pesquisa e na indexação de arquivos um processo
parecido com a arquitetura de informação. Na prática,
ao estudar o produtor e o público que acessa os
documentos, o arquivista está arquitetando a
organização das informações de um arquivo, já que:
analisa todas as fontes e os tipos de informação,
classifica as que são importantes para o público, define
uma estrutura para arranjar os documentos e a forma
de apresentação.
No caso dos ambientes digitais, os arquivistas podem
analisar os públicos que irão acessar os ambientes
digitais e organizar as informações de forma lógica.
Agrupar as informações por área de interesse, portanto,
é muito parecido com a classificação de grupos de
documentos nos fundos, criando suas respectivas
50
!
classes. Assim, organizar informações em um portal
pela área de interesse é muito parecido com a criação
de uma tabela de arranjo.
Alguns itens relevantes da arquitetura de
informação
A arquitetura da informação projetada de forma
eficiente agiliza a conclusão de tarefas executadas pelos
usuários na busca do conteúdo. Seu objetivo é que a
experiência do usuário (navegação) seja satisfatória e
eficiente. Como afirma Jakob Nielsen, a arquitetura da
informação deve estruturar o site “para espelhar as
tarefas dos usuários e suas visões do espaço de
informação”.
Um item importante para a arquitetura de informação
de ambientes digitais é lembrar que a world wide web é
um sistema baseado em navegação por âncoras, onde
milhares de hyperlinks guiam os usuários em busca da
informação. Essas âncoras (ou zonas de salto) é a
função mais básica da internet e um de seus princípios.
Configura-se que o acesso às informações não é linear,
é interativo.
Jakob Nilsen criou a chamada “Lei da Experiência dos
Usuários na Web”, onde define regras básicas de
funcionalidades vistas com repetição em sites
eficientes. Muitas destas funcionalidades e estruturas
devem ser levadas em consideração no processo de
arquitetura e de organização das informações e
desenvolvimento do conteúdo e das interfaces dos
portais.
! 51
!
Ao planejarmos a arquitetura de informação de um
ambiente digital (um portal, por exemplo), definem-se
itens como a estrutura informacional, representada nas
interfaces e nos grupos informacionais.
Essas definições dependem da cultura digital dos
usuários, da organização da informação, da tecnologia
em que está montada (linguagem, conteúdo dinâmico,
banco de dados, html, etc) e o nível de parametrização
(customização) dos dados.
Fica claro que a arquitetura de informação é a
representação digital (um avatar) da estruturação de
um serviço de informações orgânicas (arquivos). O
arquivista deve conhecer a arquitetura de informação a
ponto de saber usar e explorar suas possibilidades.
52
!
7. A Arquivística e a Arquitetura da
Informação: similaridades possíveis
A Ciência da Informação, considerada como uma
metaciência, abrange várias outras disciplinas, da
lingüística à interação humano-computador (IHC) e
prevê o intercâmbio com outras áreas que apresentem
a informação como objeto de estudo. Logo, por que não
pensar as trocas possíveis entre a Arquitetura de
Informação (AI) e a Arquivística, pois ambas bebem na
fonte da Ciência da Informação e tem um perfil
parecido?
A arquivística possui um corpo teórico estabelecido e
comprovado pela prática - possível fonte para os
arquitetos de informação, enquanto a AI apresenta uma
teoria multidisciplinar nova que, em função das
tecnologias de informação empregadas nos ambientes
digitais, utiliza a estruturação da informação orgânica
da arquivística.
A diferença entre as informações tratadas por
arquivistas e arquitetos da informação é quanto a sua
utilização. Enquanto na arquivística a preocupação é
com a integridade e valor de prova da informação, na
arquitetura de informação o foco é a utilização (a
eficiência e a eficácia) no uso das informações possíveis
e disponíveis no ambiente digital.
Podemos identificar a existência de um ponto de
convergência básico entre Arquivística e AI, não apenas
quanto ao objeto (a informação), mas também quanto
! 53
!
às suas finalidades, que é dar acesso a informação.
Ambas buscam a organização das informações para
futura disponibilização aos usuários, cada uma
empregando suas ferramentas.
O documento do ponto de vista arquivístico caracteriza-
se pelo registro de informação orgânica, utilizada em
tomada de decisão e produzida como resultado das
ações de entidades e pessoas. Já nos ambientes
digitais, as informações produzidas são registradas para
divulgação, promoção, exposição e comunicação com
determinado público.
Cada área apresenta suas metodologias e seus
princípios para o tratamento das informações. Abaixo
podemos ver como este relacionamento acontece:
Objeto de trabalho: para os arquivistas são as
informações orgânicas; para os arquitetos de
informação são as informações necessárias em um
ambiente, que podem ser orgânicas, de comunicação,
noticiosas e assim por diante.
Quanto ao objetivo: o arquivista se concentra no
acesso às informações orgânicas que representam
decisões e registros da vida da instituição que trabalha.
O arquiteto de informação busca possibilitar eficiência e
eficácia no acesso às informações digitais e a interação
do usuário.
O arquivista tem, entre suas funções técnicas, criar
instrumentos como dossiês e catálogos, que facilitem o
acesso às informações. Esta mesma facilidade no
acesso à informação é função básica do arquiteto de
54
!
informação, que deve criar sistemas de navegação e de
estruturação web.
Quanto à classificação: o arquiteto de informação
utiliza-se da taxonomia para criar grupamentos
informacionais que categorizam os conteúdos por
similaridade e possibilitam acesso direto ou circular a
esses conteúdos; o arquivista utiliza-se de métodos
consagrados para estruturar as informações, como o
método funcional, organizacional, por assuntos, ou
mistos.
Quanto à avaliação: aplicada pela arquivística através
de técnica de classificação e arranjo ou descarte de
documentos, a avaliação é a forma de aperfeiçoar
espaços e arquivamento de informações nos acervos. O
arquiteto de informação nessa hora conta com a ajuda
do especialista em gestão do conteúdo para determinar
o gerenciamento das informações. Um dos
instrumentos utilizados é a Matriz de Conteúdo Crítico,
que define a temporalidade e a duração dos conteúdos
por sua tipologia dentro dos ambientes digitais.
Por último, cito a descrição, outra atividade típica do
arquivista, que gera os instrumentos de pesquisa. Ela é
a forma de listar as informações, determinando rótulos
para cada tipo de informação num acervo. O arquiteto
de informação emprega para tanto o tagueamento
(rotulagem), que pode ser social ou não. Quando não é,
utiliza-se de tesauros. Eis um ponto em comum claro
entre as duas áreas: o uso de vocabulário controlado
para descrever suas informações, no mundo web
através de metadados e no mundo arquivístico através
! 55
!
de instrumentos de descrição. E você, já parou para
pensar sobre a similaridade entre essas áreas?
56
!
8. Da descrição ao menu do site: nem todo
mundo é arquivista
Muito bem, já temos um arquivo
permanente, tratado, arranjado e agora
quero divulgar. Calma, você precisa
pensar muito bem nisso. Um perfil de
metadados de um instrumento de
pesquisa arquivístico pode servir como
elemento de marketing para divulgação
de sites de instituições arquivísticas?
A descrição passou a ser preocupação da arquivologia
há poucas décadas, sendo a última atividade de
tratamento técnico, anterior a divulgação de acervos e
posterior ao processo de arranjo. Pode-se definir a
descrição arquivística como a criação de representações
de um determinado acervo, explicitando seu contexto e
conteúdo. É atividade que demanda esforço intelectual
grande e competências de interpretação de texto,
conhecimento histórico, além de habilidade com a
língua onde as informações estão escritas.
A descrição ganha importância no momento em que
traz à tona o conteúdo disponível e as informações
registradas no acervo permanente do arquivo que
descreve. A descrição utiliza do próprio quadro de
arranjo documental, no momento que absorve este
como um elemento obrigatório, presente na ISAD(G) -
norma geral internacional de descrição arquivística, ou
da NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição).
! 57
!
A normatização da descrição é ainda mais recente
(década de 2000), e traz para o universo dos arquivos o
primeiro esforço de padronização tanto o trabalho do
arquivista quanto das informações que estes
organizam.
O esforço internacional pela normatização através da
ISAD(G) foi importante para diferenciar o tratamento
técnico de informações orgânicas do tratamento técnico
de informações bibliográficas, estas sim passíveis do
uso de normas obrigatórias em seu processo descritivo.
A diferenciação garante a autonomia do trabalho do
arquivista, porém esta autonomia também é um fator
de preocupação, visto que é necessária neste processo
uma série de definições que precisam de experiência e
embasamento técnico.
Um processo de mapeamento de instrumentos de
comunicação a ser utilizado para divulgar o acervo
ajuda a organizar os elementos a serem utilizados na
descrição.
Se o grande ponto de divulgação será de fato um site,
por exemplo, ao se escolher os elementos da descrição
que serão utilizados, será determinado um perfil de
metadados. Este perfil vai ser utilizado não só na
identificação dos elementos descritivos dos
instrumentos de pesquisa, mas também pode ser
aplicado na descrição dos objetos eletrônicos, no
sistema de armazenamento de imagens ou documentos
e de recuperação de informações. Os metadados são
utilizados no desenho dos ambientes digitais.
58
!
Um erro básico neste processo de divulgação e
construção do ambiente digital é utilizar os elementos
descritivos como organizadores da navegação do
usuário no site do arquivo. Aqui estamos falando de
técnicas de Arquitetura de informação (AI) e devemos
pensar nos objetivos macros da AI, que é melhorar a
eficiência e a eficácia do usuário no acesso à
informação.
Sabemos que no ambiente digital, o usuário precisa de
um recurso chamado navegação estrutural. Geralmente
representada pelo menu principal, esta navegação deve
ser enxuta, apresentar o primeiro nível e possibilitar ao
usuário saber onde está, para onde vai e onde esteve.
Se utilizarmos tão somente os elementos descritores
como instrumentos de navegação, este usuário estará
em maus lençóis, visto que somente de elementos
obrigatórios, a NOBRADE possui 8 ao total. É impossível
imaginar um menu estrutural com 8 elementos, todos
com seus temas, assuntos e história relacionados.
Os elementos descritivos são como os metadados de
um site, são estruturais e devem ser orientadores do
trabalho do arquivista. É como o diretor de um
espetáculo de teatro, que fica atrás das cortinas. Para
isso servem os elementos descritivos, agem nos
bastidores e fornecem uma melhor visão do contexto e
das informações dos acervos.
Um bom exemplo disso é o site do Arquivo Digital do
Alaska (http://vilda.alaska.edu), onde temos numa
primeira tela com somente 4 links de navegação
estrutural e a navegação toda se dá, para a boa
! 59
!
experiência do usuário, no mecanismo de busca (acesso
em agosto de 2010). O elementos descritivos surgem
somente após a pesquisa do usuário e são aplicados
como perfil de metadados, trazendo as informações de
cada imagem do banco de dados.
Pense que o usuário que acessa um site não precisa
conhecer as técnicas de descrição arquivística e, muito
menos, ter opções exaustivas de navegação. Uma boa
estrutura de acervo, alinhado com um eficiente
mecanismo de busca, garante o acesso do pesquisador
ao conteúdo que deseja.
60
!
9. Foco no usuário: pense no usuário antes
dele precisar de você
O foco no usuário deve ser pensado antes do usuário
precisar de você. Planeje as interfaces, estruturas de
informação e a relação do usuário com as informações.
A preocupação do foco no usuário é presente na ciência
da informação, sendo objeto maior da biblioteconomia e
há pouco tempo da arquivologia (que até então focava
muito mais na informação). Porém, com o advento da
informação digital, eletrônica e em tempo real, tivemos
que mirar também as possíveis utilizações da
informação pelos usuários. Daí surgiram a ISAD (G) e a
NOBRADE que buscam certa padronização e, portanto,
uma melhor interoperabilidade entre os sistemas de
informações de documentos.
Mas isso não é novidade para a arquivologia. Há muito
tempo estudo e acompanho a metodologia DIRKS
(Designing and Implementing Recordkeeping Systems),
elaborada por arquivistas australianos, e que busca
criar uma padronização para desenho de sistemas de
gerenciamento de arquivos focada nas necessidades de
negócio e nos usuários. O segredo é o mapeamento de
processos que gera documentação.
Aí está um grande diferencial da DIRKS, possibilitar
mostrar aos verdadeiros usuários como um sistema
pode ser adequado as suas necessidades. Pela
metodologia os processos das áreas passam por um
levantamento minucioso, junto aos geradores de
! 61
!
documentos, de suas necessidades, demandas e formas
de trabalhar os documentos.
De outro lado, entra a usabilidade das interfaces de
relacionamento das informações. Por que um arquivista
vai, por exemplo, acompanhar um teste de usabilidade
de uma intranet?
Um teste de usabilidade de um sistema ou de qualquer
interface de relacionamento precisa ser testada por
outras pessoas que não foram as que planejaram. Isso
é fato. Eu estava convencido de que os colaboradores
da empresa onde apliquei o teste achariam com
facilidade a biblioteca de documentos do jurídico.
Poderiam achar se localizassem fácil a área jurídica.
Acontece que, como estratégia de arquitetura de
informação, optamos por não criar links com nome de
áreas da empresa, mas sim criar uma intranet focada
em processos. Decidimos então, depois do teste, criar
acessos rápidos a documentos das áreas para
mantermos nossa estratégia inicial. E isso não seria
constatado sem o teste de usabilidade.
Enfim, o foco no usuário é importante já no
planejamento. Não pense nela quando o usuário
precisar da informação. Pense nela na classificação e
arranjo, nos instrumentos de pesquisa, nas interfaces
de sistemas de gerenciamento e na relação direta do
usuário com a informação.
62
!
10. Análise heurística como comparação de
qualidade
Análise heurística como
comparação de qualidade: um
caso prático mostra o processo de
aplicação de heurística de sites de
mesma categoria.
Sites são serviços de informação?
A internet é composta de unidades de acesso a rede,
conectada de forma transversal e de múltiplos
caminhos. Esse processo acompanha o próprio
desenvolvimento da tecnologia.
Assim, a conhecida Sociedade da Informação traz à
humanidade o paradigma da rede, a multiplicidade de
relações, o conteúdo hipertextual e outras
características conhecidas. De fato, trata-se do
fornecimento de informação, as mais variadas
possíveis, através de uma interface. Acessadas nos
sites da world wide web, tratando-se, assim, de um
serviço de informação customizável pela navegação do
usuário.
Satisfação do usuário
A qualidade dos serviços de informação mede-se
através da satisfação dos usuários e pelo padrão de
serviço prestado. Esse último, no caso dos ambientes
! 63
!
digitais, é que garante a eficiência e a eficácia no
acesso às informações. A usabilidade de interfaces
informatizadas deve ser estudada em função de sua
lógica estrutural e de sua adequação ao contexto de
trabalho, às exigências das tarefas e aos usuários.
Como avaliar
Para conseguir mensurar estas propriedades intrínsecas
e extrínsecas, lança-se mão das chamadas avaliações
heurísticas. Segundo o Glossário-Net “No mundo
virtual, é um lugar cuja porta de entrada é sempre sua
home page. Um conjunto de páginas da web que façam
parte de um mesmo URL ou endereço. A ideia de site
está relacionada à ideia de local, o que na verdade é
um paradoxo em se tratando de um espaço virtual
criado por uma rede distribuída que lida com
hiperdocumentos.
Avaliação heurística
Heurísticas são regras de análise e parâmetros
eficientes que são usadas para fazer avaliações. São
baseadas nas melhores práticas e experiências dos
usuários frente aos ambientes virtuais. As heurísticas
são baseadas em princípios de comportamento da
informação, da interação humano-computador, da
navegabilidade, ergonomia cognitiva e Gestalt, que
extrai das atividades de uso e da pesquisa dos
ambientes virtuais uma avaliação.
Uma das mais conhecidas no Brasil é a Avaliação de
DIAS com 109 questões, distribuídas em 7 heurísticas.
64
!
Estas questões podem ser consideradas suficientes para
mostrar a eficiência e a eficácia dos sites avaliados.
·A heurística 1 trata da forma como o portal se
relaciona com o usuário;
·A heurística 2 analisa as características que possam
implicar em perda ou ganho de qualidade da leitura
e da compreensão do conteúdo do portal.
Legibilidade, estética e densidade das informações;
·A heurística 3 trata do controle do usuário ao
transitar pelo portal. O sistema não deve se
comportar de forma inesperada ou requisitando uma
quantidade demasiada de entrada de dados;
·A heurística 4 relaciona-se à adaptação do portal de
acordo com as características de cada usuário;
·A heurística 5 trata dos mecanismos que visam
diminuir, evitar ou corrigir a ocorrência de erros;
·A heurística 6 refere-se à coerência e
homogeneidade e coerência na apresentação das
variadas opções apresentadas pelo portal. A
padronização dos formatos, das localizações e
sintaxe faz o portal menos sujeito a imprevisões por
parte do usuário;
·A heurística 7 analisa a compatibilidade entre as
características do portal e as características
psicológicas, culturais e técnicas do usuário.
! 65
!
A heurística é uma forma eficiente de avaliar interfaces
digitais. A Heurística da Dias você encontra em http://
www.geocities.com/claudiaad/heuristicas_web.html
66
!
11.Como a interação toma conta do digital
O mundo virtual está cada vez mais como o real.
Surgem sempre novas formas de interatividade que
utilizam novos tipos de interfaces, vitaminam antigas e
potencializam a representação do mundo real no
mundo virtual.
Com o advento das redes sociais, as pessoas
conseguiram ser representadas no mundo virtual.
Mesmo aqueles que nunca pensaram em suas personas
virtuais criaram seus sites, avatares ou ambientes que
registram suas informações. São representações do
real, porém, são virtuais. Assim, o Orkut, por exemplo,
mostra que as pessoas têm seu reflexo na rede,
disponível vinte e quatro horas por dia. Apesar disso,
ainda não se deram conta que qualquer intervenção sua
no mundo digital representa uma expressão dessas
personas virtuais no mundo virtual.
Se antes o virtual tentava representar o real em toda
sua forma, como era o Geocities no começo da internet,
onde cada cidade representava um tema, hoje vemos
que a personalização, a relação humano-computador é
que dá a tônica desse relacionamento. Hoje a
taxonomia mudou, temos a folcsonomia. Não existe
interface única, mas sim interface personalizável, onde
o usuário arrasta a caixinha que considera mais
importante, configura a previsão de tempo para a
cidade que quiser, escolhe a cor da barra superior, etc.
! 67
!
Não quero usar fazer exercícios de futurologia para
argumentar o que estou pensando, mas vendo os novos
ambientes digitais e as novas interfaces que fazem
sucesso na web 2.0, vislumbro um novo momento para
a arquitetura de informação e para a disponibilização de
informação ao usuário.
Primeiro: podemos constatar que a participação do
usuário é cada vez mais requerida. Só para resumir:
falo da Wikipedia, do YouTube, do Del.icio.us (sites com
alta participação dos usuários). Em todos estes
ambientes o usuário é convidado a criar tags (termos),
desenvolver conteúdo e participar. E realmente ocorre
tal participação, como se cada um pegasse para si a
responsabilidade de gerir e manter esses ambientes.
Segundo: podemos ver que as interfaces cada vez mais
representam o mundo real no virtual. E não falo do
ludismo de certas interfaces, que é com certeza o
caminho mais plausível. Falo da interatividade e da
facilidade intuitiva do uso destas interfaces. Neste
caminho está o SecondLife e o Habbo Hotel (mundos
virtuais da www). O próprio Google Earth traz a
representação real do mundo físico no virtual, usando a
geolocalizacão. Nele, com sorte, podemos ver na rede a
foto do telhado da nossa casa.
Estamos, portanto, falando de interfaces mais humanas
ou representações pixeladas da realidade, que não são
resultado de estudos científicos da experiência do
usuário na rede, no uso da interface gráfica em html,
mas sim uma representação mais próxima possível do
real. É o caso da realidade aumentada (integração do
68
!
mundo real e elementos virtuais ou dados criados pelo
computador). Voltamos à noção de cidades na rede
como era no princípio no Geocities, porém, agora o
objetivo é tornar fácil o uso, apelando para a vivência
do usuário e não para a experiência.
Podemos projetar o conceito de ambientes relacionais,
onde as comunidades humanas se relacionam com um
ambiente e onde o usuário se relaciona com outros.
Apesar dessa tendência, ainda temos limitações.
Acredito que temos de esperar uma evolução da
tecnologia. A relação ocorre em três dimensões,
porém, ainda não temos outros sentidos que
completam a vivência do usuário com o mundo. O
caminho está sendo este, porém, é necessário
adaptações.
Os ambientes relacionais serão o futuro e a participação
do usuário da informação já é realidade. Porém, ainda
devemos pensar naquele bom e belo ambiente digital
bem planejado, aplicando na sua estratégia a
usabilidade, buscando tirar o melhor nas leis da
experiência do usuário e pensando que um dia o que
valerá serão as leis da vivência do usuário.
! 69
!
12. A nuvem da internet está na cabeça do
arquivista 2.0
As alterações da tecnologia da informação trazem novos
desafios para o arquivista 2.0, que agora deve ter a
cabeça “na nuvem” e saber que um novo tipo de
armazenagem de documentos está surgindo.
O esquema da Parte II do e-Arq BRASIL – Versão 1
(Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de
Gestão Arquivística de Documentos do CONARQ -
Conselho Nacional de Arquivos), estabelece um
conjunto de 79 elementos essenciais de metadados,
destinados a:
· Identificação do documento;
· Gerenciamento do seu ciclo de vida;
· Organização em um plano de classificação
associado a uma tabela de temporalidade e
destinação;
· Identificação dos agentes envolvidos nas ações
de gestão de documentos e informações
referentes ao objeto digital para administrar
ações de preservação.
Ou seja, este é um esquema a ser utilizado pelos
arquivistas brasileiros para desenhar novos sistemas,
avaliar e escolher softwares que gerenciem documentos
digitais. Estudei o esquema com olhos de quem estudou
bastante a criação de perfis de metadados na
70
!
graduação e até hoje utiliza tal recurso no mundo dos
portais corporativos.
Este esquema pode ser importante por estabelecer um
perfil único. Ou seja, vamos ao caminho da
padronização, coisa possível internacionalmente com o
uso do Dublin Core (DC). Mas o DC, com seus 15
elementos atingem os metadados principais, enquanto
que este esquema do CONARQ é mais abrangente e
mais arquivístico em seus elementos essenciais.
Especificamente sobre o esquema proposto pelo
CONARQ faço duas observações importantes:
(1) A tendência da tecnologia da informação é o
aumento do uso dos chamados softwares que estão na
“nuvem” da internet. Ou seja, em breve os documentos
estarão soltos pela internet e não possuirão uma
localização física num servidor exclusivo.
Dúvida? Uso há muito o Google Docs, que é um
servidor do Google, mas na verdade pouco importa,
não sei onde fica este servidor, está na nuvem. Como o
arquivista 2.0 se preocupa com isso? Tenho uma URL e
esta é a única forma de localizar aquele documento.
(2) Os metadados podem também indicar se o software
é open source ou não. Qual a importância disso? Se
tivermos este metadado, saberemos como tratar este
item em relação à preservação digital. Você sabe que
softwares proprietários podem representar o fim da
legibilidade de um documento se a empresa que fabrica
este software falir, não?
! 71
!
Esses dois itens são pertinentes, focados em tendências
da tecnologia e são importantes para o tratamento que
o arquivista 2.0 vai dar ao seu acervo digital.
CDs, servidores e formas de armazenagem estão
alterando de forma considerável e a nuvem da internet
está em nossa cabeça. E você, já pensou no esquema
de metadados de seus arquivos digitais? Sabe que esta
é uma missão do arquivista 2.0?
72
!
III. O Arquivista 2.0 e a Gestão do
Conhecimento
Conhecimento é gerado com informação e
conteúdo, disponíveis nos ambientes digitais
onde o arquivista deve enveredar para poder
entendê-la e estruturá-la.
Acredito que a Gestão do Conhecimento
(GC) seja a forma mais adequada de
organizar a informação humana digital.
Coloco neste espectro a taxonomia e a
folcsonomia que de fato estruturam a
representação temática deste conhecimento.
Neste capítulo, procuro mostrar como o
arquivista poder medir a GC para valorizá-la
como um investimento, apresento algumas
aplicações práticas e ainda a forma de
estruturar o conhecimento e arquiteturar a
participação.
! 73
!
13. GC: acompanhando os resultados
A mensuração do investimento em Gestão do
Conhecimento (GC) – uma das maiores fontes de
preocupação de sobrevivência de programas de GC nas
empresas – é um importante ponto de atenção no
momento de propor um programa de GC.
Um dos maiores erros que pode ter um programa de
GC, que embora pareça absorver vários tipos de
abordagens teóricas e práticas, é não levar em
consideração o valor estratégico e de negócios. Muitas
vezes considera-se GC como a acumulação de recursos
pela mineração de experiências e pelo acesso de
informações de outras empresas. Não conseguindo ver
seu retorno em inovação ou novo produto. Foca-se em
aplicações pontuais e não em políticas corporativas.
A mensuração do resultado do investimento em GC é
assunto diário no meio corporativo e de consultorias
especializadas. Muitas vezes resolvida com a aplicação
de métricas de evolução, geralmente focadas nos
resultados dos programas e nos componentes de GC,
mas dificilmente se mensura resultados de retorno ao
negócio. Este é a métrica mais difícil, mas não
impossível.
Li um estudo que destaca que, no tocante aos impactos
na GC, os resultados financeiros e não financeiros são
construtos diferentes, ou seja, se houver mudanças nas
74
!
práticas de GC, elas não necessariamente afetarão o
desempenho financeiro.
GC envolve gestão de pessoas, sistemas, processos e
valores intrínsecos de personalidade e caráter.
Administrar um programa destes pressupõe a prática
constante e ininterrupta dos conhecidos quatro pilares
do conhecimento: aprender a conhecer; aprender a
fazer; aprender a viver com os outros e aprender a ser.
Aos profissionais da informação, como os arquivistas,
que atuam ou tentam implementar programas de GC
em empresas, cabe o papel de entender seus
componentes, buscando a valorização dessa gestão e
respostas para questões de como mensurar o retorno
para a empresa do investimento realizado em gestão do
conhecimento e informação, gerando números e
resultados para sua instituição.
Baseado em melhores práticas internacionais e
aplicados junto a projetos e programas de gestão do
conhecimento, podemos buscar mensurar:
Quantidade de grupos de discussão sobre inovação de
processos ou produtos;
• Quantidade de contribuições válidas para a memória
organizacional / intranet;
• Quantidade de mensagens ou documentos
armazenados no sistema;
• Número de usuários cadastrados que utilizam o
sistema;
! 75
!
• Qualidade do conhecimento armazenado;
• Avaliação de experts para verificar a qualidade;
• Quantidade de edições ou atualizações feitas;
• Grau de atualização do conhecimento;
• Feedback dos usuários;
• Quantidade de comunidades de prática ativas;
• Estatísticas de uso da memória organizacional /
intranet;
• Percepção dos colaboradores em relação aos meios de
comunicação interna disponíveis (levantado através de
pesquisas qualitativas);
• Quantidade de sugestões úteis incorporadas aos
processos produtivos e/ou produtos;
• Estatísticas de utilização do sistema;
• Estatísticas de utilização dos mecanismos de busca;
• Número de ideias ou patentes gerados após
implementação do programa de GC;
• Comparação entre quantidade de horas planejadas
para as atividades de mensuração e a quantidade de
horas utilizadas.
76
!
14. Inovação sem blábláblá
Muito se fala em inovação. O importante é tirar do
campo das ideias e trazer para a realidade, definindo de
forma clara, objetiva e rápida o que é inovação, a
importância dela para a sociedade e para o mundo
corporativo.
Inovar como?
Pessoas com ideias e objetivos comuns. Na história da
humanidade este sempre foi o ponto de partida para a
inovação. Agora pense no século XXI, quando elevamos
a uma infinita potência esta reunião entre pessoas,
proporcionada pela internet, e o resultado é a
potencialização de quantas ideias podem ser geradas
quando centenas de pessoas debatem sobre
determinado assunto.
Este brainstorm, assíncrono, disponível para os
momentos de epifania, é o ideal a ser reproduzido
quando as empresas procuram inovação, ao permitirem
que funcionários, parceiros e clientes exponham suas
sensações, ideias, necessidades, críticas e sugestões
sobre seus produtos e serviços.
Dois pesos, duas medidas
! 77
!
As redes sociais estão mostrando que esta abertura,
que busca inovação, ideias, produtos e novidades pode
ser algo positivo e negativo ao mesmo tempo. O ano de
2010 está sendo pródigo em mostrar que a “opinião
pública” é sagaz em gerar ideias, mas também em
criticar sempre que for ludibriada. Vários casos de
promoções em redes sociais, envolvendo grandes
empresas (multinacionais, inclusive), acabaram por
gerar virais (forma de propagação de movimentos nas
redes sociais) que não atendem às expectativas e
mostram a disponibilidade dos usuários em participar e
também em criticar. E este espírito alimenta a inovação
e precisa ser entendido.
Hoje está claro que a inovação depende muito mais da
interação das empresas com as pessoas em ambientes
colaborativos e nas redes sociais, do que dependia
antigamente dos cientistas das áreas de P&D (Pesquisa
e Desenvolvimento), em seus laboratórios caros e que
por anos pesquisam novas soluções até encontrar o
produto, serviço ou processo ideal. O mercado é tão
dinâmico que já não espera mais a perfeição dos
cientistas. E os consumidores já não aceitam a
impossibilidade de interferir naquilo que estão
adquirindo.
A colaboração como teia da inovação
A tecnologia da informação, as redes sociais, as
comunidades e ambientes colaborativos são hoje as
arenas onde a inovação é mais oxigenada. Mas o
desafio para as áreas de inovações e para as empresas
78
!
e instituições vai além de simplesmente escolher e
programar as ferramentas mais adequadas para a troca
de informações.
Já é de conhecimento público que a ferramenta não é
nada sem as pessoas e precisamos considerar esta
dimensão no processo de inovação. É das sinapses
humanas que nascem as ideias. E é isso que precisa ser
considerado em qualquer ambiente colaborativo. Ou
seja, temos a clareza que a colaboração é um processo
humano, cujo fim é a relação entre as pessoas e o meio
é a tecnologia e os ambientes sociais. A colaboração é,
por assim dizer, a base para a inovação.
Porque as pessoas colaboram?
Por motivos diretos, a participação se dá através da
curiosidade quanto ao objetivo da comunidade, por
uma necessidade de realização e de reconhecimento e
até por altruísmo (diferente do egoísmo).
A colaboração se dá também por recompensas diretas
(este é um grande diferencial no planejamento neste
tipo de ambiente), reconhecimento (imagine ter uma
ideia sua aceita por todos) e reciprocidade (se este
ambiente me aceita, posso conseguir coisas dele
também).
De nosso lado, ao planejarmos um ambiente
colaborativo devemos considerar fatores importantes
como o tempo disponível para participação, a
usabilidade do ambiente, simplicidade (foco na solução)
! 79
!
e transparência (do ponto de vista da governança e da
participação). Por isso, sempre pensamos em ambiente
assíncronos, pois as pessoas colaboram na medida em
que podem realizar tal atividade.
Metodologia Arquitetura de Colaboração
Trabalho com a metodologia Arquitetura de
Colaboração, que considera todos os fatores humanos e
tecnológicos. Mas também sabemos que o mundo dos
negócios precisa de resultados para garantir a
continuidade destes ambientes e de seu negócio. Por
isso consideramos sempre a orientação estratégica
(alinhamento do planejamento do ambiente com as
necessidades de negócio) e os objetivos traçados.
Vamos buscar de fato a colaboração para melhorias dos
processos e dos produtos, para aumentar a participação
e a inovação? Definir métricas passa a ser a forma de
mensurar a maturidade destes ambientes, acompanhar
sua evolução e decidir a hora de ampliar, migrar ou até
criar novas comunidades e ambientes de colaboração.
A inovação é resultado da interação e colaboração
humanas e está na hora de proporcionarmos cada vez
mais este tipo de interação, seja em ambientes digitais,
seja em nossa vida. Esta onda já toma as redes sociais
e cada vez mais o mundo corporativo entende que é
hora de proporcionar a colaboração entre seus
funcionários.
80
!
15. Taxonomia: simples assim.
Muito se fala em taxonomia e neste texto podemos ver
sua aplicação na prática das corporações. Uma visão
simples da taxonomia no universo da informação.
A taxonomia soa com algo restrito, uma atividade
intelectual extrema, capaz de despertar interesse
apenas em cientistas ou bibliotecários. Embora só
recentemente tenha ganho importância no mundo
corporativo, a disciplina da taxonomia não é nova.
Ela sempre esteve presente no universo científico. O
exemplo clássico é a classificação dos seres vivos, do
ano de 1735, trabalho do botânico sueco Karl von
Leneé (Taxonomia de Lineu). Em sua taxonomia, o
cientista dividiu os seres vivos em grupos, de acordo
com suas características em comum, obedecendo a
uma ordem hierárquica. Era assim: Domínio · Reino ·
Filo · Divisão · Classe · Ordem · Família · Gênero ·
Espécie · Subespécie. Dá para imaginar que a
taxonomia é um conceito importado da Biologia pela
área da informação para designar o conjunto de termos
estruturados hierarquicamente, representativo das
áreas de atuação de uma empresa ou corporação.
Diversos fatores no final dos anos 90 deram origem a
um interesse em taxonomia:
a) Sobrecarga de informação: os mecanismos de busca
convencionais são vistos, com frequência, como
inadequados para lidar efetivamente com bases de
! 81
!
dados muito grandes, e os usuários necessitam de
ajuda de busca e filtros complementares.
b) Labirintos em busca por informação. Pesquisas tem
mostrado que a maioria dos usuários finais tem
problemas para saber como buscar informação nas
interfaces digitais.
c) Existência de terminologias organizacionais:
classificações, vocabulários controlados e tesauros
publicados não refletem as linguagens próprias das
organizações. Cada organização possui sua cultura e
esta é que deve estar representada em linguagem
terminológicas.
d) Desestruturação das organizações: grupos diferentes
de usuários começam a compartilhar informação e
conhecimento dentro de contextos organizacionais.
e) A informação está dispersa em diversas bases de
dados por toda a empresa. Ninguém sabe o que existe
ou onde está a informação e não existe um ponto
unificado de acesso à informação.
Problemas informacionais ocorrem todos os dias em
empresas e instituições que dependem que uma boa
informação seja entregue a tempos para as pessoas
que dela necessitam. Existem vários tipos de
problemas. Alguns são causados pela informação
errada, informação desatualizada, falta de informação
ou informação incompleta, e também pela grande
quantidade de informação.
82
!
Com o advento da internet e das redes internas
representadas pela intranets, cada trabalhador se
transformou em um consumidor de informações, mas
sem nenhum treinamento em pesquisa ou mapa do que
está procurando. Sem treinamento e habilidades em
informação, a maioria das pessoas não sabe por onde
começar uma busca, como pesquisar, o que procurar ou
quando é melhor parar de procurar (nos casos de
interfaces com usabilidade deficiente esta condição se
multiplica). Um dado pode se parecer muito com outro
e, se o usuário não compreender o que é uma
informação válida, pode haver muita confusão quanto a
isso.
Muitos profissionais estão sobrecarregados de
informação e têm poucas ferramentas para ajudá-los a
lidar com isso. São bombardeados por e-mails, cópias
de apresentação, alertas de novos artigos
interessantes, relatórios, reuniões, e todos os meios
que acompanham quem trabalha com conhecimento.
Gastam horas tentando recuperar algo que viu ou leu,
mas que parece ter sumido. Tentam alcançar colegas
que podem ter as peças que faltam do quebra-cabeça,
seus computadores com anotações de uma reunião.
Problemas de acesso às informações são causados não
somente por falta dela, antes pelo contrário, mas
principalmente por não conectar a informação certa à
pessoa certa na hora que precisa.
As pessoas usam informação dentro do contexto do que
fazem no momento. Precisam ter acesso à informação
correta, mas somente quando dela necessitam. E
! 83
!
precisam ter certeza de que o acesso seja garantido,
fácil, rápido e confiável. Uma busca deve trazer toda a
informação de uma empresa, sem importar onde ela
esteja e em que formato se encontra.
A taxonomia é um sistema que classifica e facilita o
acesso à informação. Permite alocar, recuperar e
comunicar informações dentro de um sistema, de forma
lógica. A classificação hierárquica pode auxiliar os
usuários a entender como o conhecimento explícito
pode ser agrupado e categorizado. Ela serve, além de
facilitar a navegação em interfaces, para indexar
conteúdos e estruturar bases de documentos.
A taxonomia representa conceitos, agiliza a
comunicação entre produtores e públicos (interno/
externo) da informação, controla a diversidade de
expressão do conhecimento, oferece um mapa de
navegação e serve como guia em processos de
conhecimento.
A taxonomia uniformiza a classificação do conhecimento
e das informações, facilitando o compartilhamento
desses ativos entre as pessoas e áreas que geram e
consomem conhecimento.
A taxonomia em meio a grande massa de
conhecimento, informações e produtos, esclarece os
conceitos em uso, ao invés de criar novos termos para
o mesmo fim. Introduz ordem, elimina ambiguidades e
classifica a informação de maneira lógica. Coloque a
taxonomia no seu dia a dia.
84
!
16. A organização da informação enquanto
tendências: folcsonomias
A folcsonomia pode ter várias definições. A maioria
delas refere-se à atividade de etiquetar, no entanto,
outros destacam a questão "social/coletiva". São
metadados atribuídos por uma inteligência coletiva; é
aqui que reside o seu diferencial e o maior desafio dos
profissionais da informação: incorporar essa novidade e
saber como tratá-la.
O impacto da folcsonomia nos metadados é que cria
esse paradigma e origina uma abordagem de
organização dos recursos da web, ou como dizem uma
etnoclassificação, isto é, a classificação popular. Mas
esse é só um campo de metadado. O Dublin Core, por
exemplo, um padrão de metadados proposto
internacionalmente e que é base do projeto de
implementação da web semântica, possui 15 campos
mínimos de estruturação de informação.
Podemos ver que por trás da participação do usuário,
há a necessidade do tratamento técnico do objeto
informacional e mesmo dessa classificação aplicada
pelos usuários. Podemos notar que o papel do
profissional da informação vai além do que aceitar as
classificações populares. É um papel também de
organizador dessa classificação.
Essa tendência também merece um aprofundamento de
estudo. Alguns caminhos para esse aprofundamento
são os seguintes:
! 85
!
• A etiquetação e a classificação: semelhanças e
diferenças;
• A relação da etiqueta individual com a classificação
técnica;
• A revocação por palavras em sistemas de buscas
digitais;
• A individualização da informação versus a
massificação de informação na web;
• A relação da ciência da informação com a
etiquetagem através da folcsonomia.
Podemos concluir que essa tendência é um campo que
demanda estudos aprofundados, relaciona-se
diretamente com a experiência do usuário com a
navegação web e, desde já, pode ser um desafio para a
ciência da informação.
Vimos que a organização da informação é um desafio
diário da ciência da informação, que precisa cada vez
mais posicionar-se como elemento de agregação num
mundo contemporâneo que conta com a explosão
informacional como seu desafio. A organização da
informação é possível em escopos determinados e
utiliza recursos como linguagens documentárias,
indexação, classificação e demais atividades de um
tratamento técnico.
Surgem tendências sobre organização da informação
que acompanham novas tecnologias de registro e
recuperação da informação. E mesmo essas tendências
86
!
necessitam de um aprofundamento científico a fim de
determinar sua real utilização e importância para os
profissionais da informação.
! 87
!
17. Folcsonomia: da salada de frutas à
estruturação da informação,
A web 2.0 chega e altera substancialmente a forma
como são tratadas as informações orgânicas nos
ambientes digitais. Antes tínhamos uma instituição que
gerava informações como resultado de suas atividades,
agora temos usuários que geram informações orgânicas
através de sua participação. Analiticamente, estamos
falando de informações orgânicas que geram um perfil
(ou vários) das pessoas que ali participam de um
mesmo ambiente.
A folcsonomia facilita a construção de um mapa dos
desejos dos usuários e de seu universo semântico. Ao
analisar uma nuvem de tags, por exemplo, teremos
uma lista das palavras mais buscadas pelos usuários.
Isto não acrescenta qualidade ao conteúdo, mas
representa desejos e informações buscadas e
metadados aplicados por uma média de usuários.
Como metadado, no entanto, é preciso tratá-lo e
contextualizá-lo num processo de descrição de um
recurso digital. Sem isso, o processo de tagueamento
pode ser um desastre. Por outro lado, se bem
administrado ele pode ser um caminho para a web
semântica, possibilitando inferências variadas com
respostas mais efetivas. Logo, a folcsonomia pode ser
vista como um novo paradigma de classificação, que
respeita diferenças culturais, semânticas e pessoais de
quem utilizou e classificou determinada informação. Ela
possibilita que os usuários da informação atribuam os
88
!
termos para a indexação colaborativa dos conteúdos
como eles os veem.
Prefiro conceituar a folcsonomia como uma taxonomia
dinâmica, social e temporal ao mesmo tempo. Ela
representa, através dos termos propostos,
representação dos perfis diferenciados de usuários que
surgem do cruzamento analítico desses termos.
Acredito que a folcsonomia é a vivência do usuário
representado na classificação, criando um campo de
metadado a ser aplicado na taxonomia. E isso mostra
que a experiência do usuário ainda é importante para o
planejamento, implantação e manutenção de ambientes
digitais e para as informações que ali são dispostas.
Uma das vantagens que podemos destacar no uso de
folcsonomias, a mais importante talvez, é o cunho
colaborativo e social desta classificação.
Assim, no processo técnico descritivo (de indexação),
com certeza o peso dessa folcsonomia será mais um
elemento, que deve ser combinado com um vocabulário
controlado.
Para a web 2.0 é um outro recurso, pois pode-se formar
com facilidade comunidades em torno de assuntos de
interesse na medida em que, ao utilizar funcionalidades
de folcsonomia, o participante do ambiente digital tem
acesso aos outros participantes que possuem os
mesmos interesses identificados através das tags.
Sabe-se que a leitura tanto textual quanto de imagens
é diferente de pessoa para pessoa e depende de vários
fatores como formação intelectual e cultural. No caso
! 89
!
da folcsonomia, estas diferenças são respeitadas já que
não há regras para expressão das tags ao etiquetar
determinado recurso. Logo, um mesmo termo pode ter
significados diversos para os vários usuários que
atribuíram as etiquetas. Um termo comum como
“design” é atribuído para bilhões de recursos diferentes,
tornando impossível, assim, uma consulta produtiva
sem refinamento adicional.
Logo, isso é exatamente o contrário de vocabulário
controlado, é um vocabulário aberto, social,
participativo. Mas volto a destacar, este não é o
metadado-chave.
A folcsonomia é particular, porém colaborativamente dá
uma ideia do perfil médio dos usuários da informação.
Mas por não ter uma normatização pode causar
incongruência no processo de busca e recuperação da
informação. É pessoal e pode ser partilhado, mas não é
semanticamente representativo se não for analisado em
conjunto com outros termos e, caso isso não aconteça,
não é tecnicamente plausível. Por isso, não pode ser
único. Se o seu portal busca a web 2.0 e você utiliza
somente o tagueamento social (folcsonomia) poderão
ocorrer problemas comuns em processos de
classificação como polissemia, sinonímia e variação de
nível básico. Logo você terá uma salada de frutas para
administrar.
A principal vantagem apontada pela literatura é o cunho
colaborativo das folcsonomias, e a desvantagem está
justamente na falta de controle de vocabulários que é
resultado de outra característica destes sistemas – a
90
!
liberdade de indexação dos conteúdos conforme as
necessidades e entendimento do próprio usuário. Neste
contexto, o grande desafio é desenvolver aplicações
que mantenham o cunho colaborativo ou social da
folcsonomia, mas que consigam atingir maior qualidade
na indexação.
Dessa forma, acredito que o sistema de classificação
dos portais deve cruzar taxonomia com a folcsonomia,
o que acarreta a organização pessoal da informação. E
não é o caso de democratismo, tão avaliado quando
falamos de um portal corporativo. A sugestão é de que
a folcsonomia seja utilizada como insumo para a
construção da taxonomia.
Assim, numa estrutura de governança e classificação da
informação é necessária uma instância mediadora,
transparente para o usuário (governança/responsáveis
pelas informações digitais/conteudistas) que possa
servir-se das qualidades emergentes da folcsonomia e
atuar como revisora/editora deste caldo emergente.
Sempre olhando diretrizes estratégicas que também
são dinâmicas, fazendo com que este sistema
emergente agregue valor para o ambiente digital da
empresa.
Abra espaço para a participação dos usuários e use a
web 2.0 para aumentar a colaboração no portal que
você administra. No entanto, não caia na armadilha de
pensar que isso vai solucionar problemas de indexação,
descrição, recuperação e organização das informações
de seu ambiente digital. O risco é que tudo se torne
uma salada de frutas, com pedacinhos para todos os
! 91
!
gostos. A web semântica só é possível com a
estruturação da informação – aplicando peso semântico
através de metadados.
Assim, vamos antes aprender a usar a web 2.0 e a
colaboração para depois pensar na web 3.0. O termo
web 3.0 tem sido utilizado de uma forma comum para
representar a web semântica, este sim um termo
significativo para representar o futuro da estruturação
da informação na rede.
92
!
18. Memória Corporativa traz ganhos às
empresas
A memória empresarial é um luxo ou investimento na
gestão do conhecimento e preservação da história na
prática?
O projeto de memória corporativa é estratégico e deve
considerar as técnicas desenvolvidas e aprimoradas
para este fim nos últimos anos na área da ciência da
informação (aqui incluo digitalização, indexação e
tratamento da informação). O processo de preservação
da memória não se restringe a coletar fotos antigas e
papéis envelhecidos, até sem valor administrativo. O
resultado da elaboração da memória empresarial deve
ser um conteúdo que terá o tratamento adequado a um
de seus maiores patrimônios – a história – e que
poderá ser usado para o futuro da organização.
Muito consideram o processo de desenvolvimento de
um projeto de memória corporativa como um esforço
de comunicação corporativa. De fato é um projeto com
retorno em longo prazo e investimento inicial elevado,
mas o processo de sistematização da memória
empresarial é um dos melhores instrumentos à
disposição da comunicação institucional. É neste
momento que as pessoas redescobrem valores e
experiências quanto à marca, reforçam vínculos
presentes, criam empatia com a trajetória da
organização e podem refletir sobre as expectativas dos
planos futuros, atendendo assim a um dos requisitos
básicos da ciência da história e da vida em sociedade.
! 93
!
Um projeto de memória empresarial pode proporcionar
um excelente momento para construir a identidade
coletiva. Nesta hora é que se vê o poder de
comunicação de uma marca e a presença dela nas
comunidades e nas cabeças das pessoas.
Em datas comemorativas de peso (50 anos de atuação,
75 anos de fundação, etc) é quando se aproveita para a
formação de um sentimento coletivo de posse e de
orgulho da empresa nas comunidades. Porém, cabe
destacar que projetos de memória não é apenas esforço
de marketing e de comunicação, mas que ele realmente
tem seu papel de resgate, organização e interpretação
da história da instituição e de seu papel para o
desenvolvimento do país, podemos assim defini-lo
como um projeto multidisciplinar de gestão do
conhecimento.
Os arquivistas têm um papel muito interessante. Antes
de gerar produtos e ter resultados como exposições e
publicações, há um importante trabalho estruturante de
organização dessas informações orgânicas. Muitas delas
informações únicas, resultado das próprias atividades
desenvolvidas pelas corporações. Este trabalho passa
por estruturar a classificação do acervo, o próprio
processo de avaliação e descarte, a temporalidade, o
arranjo documental e, ainda, relativo às novas
tecnologias como indexação, digitalização e
disponibilização das informações, presentes num ECM
(Entreprise Content Management).
Antes de qualquer esforço em organizar alguma
exposição que torne pública partes da história das
94
!
instituições, estas devem passar pelo processo de
tratamento técnico, nos passos listados acima e que
são naturais às atividades dos arquivistas e
profissionais da informação.
Lembrando que isso é um elemento de responsabilidade
de um estruturado Centro de Documentação e
Memória, que por si só é o mais completo produto da
memória empresarial e dá suporte a todos os demais
produtos e serviços daí decorrentes. Por isso, no
organograma de uma empresa, deve ser considerado
como um prestador de serviços que dá suporte às
demais áreas da empresa.
Lição de casa feita, tudo estruturado, organizado e sob
guarda permanente, agora é possível criar produtos
destes serviços de informação. Os mais comuns são:
· Livro e Álbum – O livro histórico-institucional ou
álbum deve ser uma publicação de boa qualidade,
ilustrada, contemplando os mais importantes
marcos da história da organização, e suas relações
com o contexto social mais amplo, com veracidade
e conteúdo.
· Sites web e intranets – No ambiente digital, todas
as informações relevantes que descrevem a
trajetória da empresa ficam organizadas,
permanentemente atualizadas e acessíveis a todos
os públicos: colaboradores, stakeholders, clientes,
governo, instituições e sociedade em geral.
· Memória oral – A memória oral tem como foco a
coleta e o tratamento de depoimentos que visa a
! 95
!
preservação do conhecimento que está na cabeça e
na experiência das pessoas.
· Dossiês internos – Informações estruturadas
podem ter o objetivo de orientar os gestores sobre
aspectos da evolução da empresa. Podem trazer
inclusive informações confidenciais.
· Museu empresarial e exposições – Montados em
datas especiais, são produtos que promovem
interface com os públicos interno e externo,
especialmente com os formadores de opinião.
É importante destacar que os centros de memória
(vinculados aos centros de documentação) são as áreas
responsáveis pela aplicação de uma política sistemática
de resgate, avaliação, tratamento técnico e divulgação
de acervos e, principalmente, pelos serviços de
disseminação do conhecimento acumulado pela
instituição. Resumindo, é arquivologia e gestão do
conhecimento na prática. Estes centros de memória
precisam contar com um espaço físico, infraestrutura e
recursos humanos para garantir não somente sua
permanente atualização, como também o apoio que dá
a toda a empresa.
Quando a Memória Empresarial passa a fazer parte do
organograma da empresa, esta empresa passa a ter um
diferencial em relação aos concorrentes, já que se torna
mais visível e sólida. Além disso, ela torna disponível e
com agilidade, as informações pontuais e retrospectivas
necessárias à gestão dos negócios.
96
!
! 97
!
IV. Arquivistas nos portais
Trabalho com portais corporativos há um
bom tempo. É com a construção deles que
criei a visão do arquivista 2.0. Com a
geração destes ambientes, questionei não só
conceitos que um dia podem ficar
ultrapassados, mas olhei para frente e vi
como o arquivista pode se envolver na
criação destas interfaces.
Neste capítulo derradeiro, falo do papel do
arquivista nos portais corporativos e vejo
que o papel deste profissional vai além da
forma, envolve o resultado da interação
entre as pessoas, a chamada inteligência
coletiva.
98
!
19. A emergência da colaboração e a
construção de portais corporativos
Um dos fatores de gestão do conhecimento que
contribuem para sua expansão é o incentivo a
colaboração, responsável pelo registro de inovação, do
conhecimento tácito e pela circulação de informações
nos ambientes empresariais ou estatais. E a
colaboração se dá através de ambientes digitais que
possibilitam a participação, como os portais de internet.
A Arquitetura da Participação (AP) define os requisitos
dos ambientes digitais e as necessidades institucionais
que impactam na elaboração dos ambientes
colaborativos, sejam eles a governança, arquitetura de
informação, plataforma tecnológica e a estruturação da
informação (taxonomia e metadados).
A AP é a forma de planejar a colaboração no portal
corporativo, transformando a emergência da
participação em um ativo de negócio, é uma vertente
da arquitetura de informação, um instrumento de
planejamento de ambientes digitais que se utiliza de
várias ferramentas consagradas para criar o conceito e
a estrutura desses ambientes.
! 99
!
A AP engloba resultados organizacionais, a cultura das
empresas e gestão de mudanças. Seu domínio é mais
estratégico do que arquitetura de informação para sites
web, que foca mais em decisões táticas sobre
navegação e experiência do usuário. A AP é uma área
nascente, e estamos ainda começando a mapear e
desenvolver linguagens para descrever seus conceitos
básicos e desafios. No campo especializado a AP usa
técnicas, ferramentas e metodologias que vêm sendo
desenvolvidas, geralmente adaptadas daquelas criadas
para a arquitetura de informação.
100
!
20. O papel do arquivista, profissional da
informação, nos portais corporativos
Os arquivistas tem seu papel cada
vez mais destacado no mundo dos
portais corporativos.
O contexto
O aumento do acesso à tecnologia digital joga as
organizações e instituições diretamente no mundo dos
computadores e sistemas de informação; e cada vez é
maior o número de empresas e instituições que utilizam
os portais corporativos como instrumento de gestão
documental e de informações.
Os portais corporativos acessados na rede interna
(intranet) ou remotamente por outro tipo de conexão
segura e criptografada são meios de trocas
documentais e geram centenas de novos arquivos a
cada hora. Além de gerarem informações sobre a
gestão da empresa (o papel de registrar ações e
transações), estes também geram arquivos das
comunicações entre os colaboradores, de circulares,
! 101
!
notícias selecionadas e instrumentos de
relacionamentos. Sem falar naqueles conteúdos
classificados como institucionais, além dos
educacionais.
Fica cada vez mais claro que o profissional da
informação deve exercer seu papel na defesa de
registros que realmente interessam como prova e
registro de ações das administrações. Os arquivos
digitais acumulam-se e representam o próprio dia a dia
da administração. Mesmo assim, nos espaços digitais,
temos que otimizar o armazenamento e acesso a estes
arquivos.
O enredo
Muitas vezes, por falta de planejamento dos bancos de
dados e dos sistemas informacionais que estão nos
portais e que administram as trocas de informações ou,
ainda, pela simples falta de previsão e projeção de um
futuro próximo, estes arquivos acabam parados em
listas indexadas somente por ordem cronológica,
desconhecendo-se tabela de temporalidade, de
classificação ou ainda avaliação e descarte.
Milhares de páginas comerciais, educacionais,
doutrinárias, blogs e suas vertentes além de páginas
pessoais fazem as pessoas perderem muito tempo para
escolher ou pesquisar a informação que procura.
Mesmo os sistemas de busca ainda não reconhecem a
semântica. E o tempo envolvido para selecionar as
fontes ou localizar o documento será muito maior para
o usuário.
102
!
Outro problema é que esses documentos devem ser
armazenados em mídias, porém, mesmo as mais
modernas mídias digitais têm durabilidade limitada. Os
CDs duram em média cinco anos e, se houver algum
problema em seu armazenamento (ou até em sua
utilização), todos os dados ficam inacessíveis, mesmo
os computadores mais comuns usados como servidores,
muitas vezes, precisam de reinstalações de sistemas e
de espaços liberados. As mídias também avançam e
mudam constantemente.
Antigamente, os disquetes de oito polegadas
armazenavam os dados com eficiência, mas hoje é
difícil encontrar um hardware para acessar estas
informações.
Como atuar
Cada vez mais a acumulação documental gerada nesses
bancos de dados corporativos e nas instituições precisa
ser tratada de uma melhor forma, com o uso de uma
classificação. Aqui, é necessária muita criatividade em
criar linguagem documentária que o usuário mais
comum possa utilizar na hora da produção do
documento. O usuário também indexa e “arquiva” o
documento.
A visão para criar essa linguagem a ser aplicada nos
metadados, deve ser a mesma do usuário final, a
pessoa que está em algum terminal e que gera um
documento, um arquivo ou troca e-mails. É com essa
mentalidade que o arquivista deve pensar, como o
usuário final.
! 103
!
É necessário pensar que o portal corporativo que
armazena e troca as informações necessita de uma
aplicação de tabela de temporalidade. Não podemos
gastar bytes (que acumulam e precisam ser otimizados)
com um documento que não tem valor para a
administração ou não represente prova de ação ou que
não tenha valor futuro.
Muitos documentos têm valor quando de sua criação,
mas logo são substituídos por outros ou até são
incorporados por outra série no fundo. É o controle de
versionamento, que na fase de arquivo permanente
deve considerar apenas a ultima versão do documento.
A multiplicidade de informação nas redes digitais é
proporcional ao caos que é um sistema sem
planejamento e a preocupação com a classificação. Para
solucionar isto é necessário atentarmos para os
princípios diplomáticos e de arquivística, como
autenticidade e valoração.
O principal ator deste ato
O arquivista entra com o cérebro, definindo “as regras
do negócio”, o perfil de metadados e até a arquitetura
de informação de ambientes digitais. E não trabalhando
mais como eram feitas o tratamento técnico no tempo
do papel.
Há um perigo, neste processo, no momento que o
usuário final ou algum intermediário possa deixar de
classificar de forma devida algum documento que possa
servir à administração ou tenha um sentido histórico.
Com a folcsonomia (a classificação social) isso pode
104
!
tornar-se uma realidade em breve. É tão importante
que hoje, documentos impressos não-públicos são
considerados cópias de arquivos digitais, minimamente
classificados por metadados estruturados nos
ambientes digitais. É só ver uma batida da Policia
Federal. Além dos criminosos serem presos, os
computadores sempre aparecem embaixo do braço de
um policial nas operações que aparecem nas
reportagens da TV.
As máquinas têm limitações de espaço e durabilidade.
Então a preocupação do arquivista deve ser, além de
definir a classificação e a seleção dos arquivos digitais,
também pensar num sistema constante de backup, isso
para não falar em certificação/assinatura digital. Ou
seja, a questão da veracidade é muito importante,
assim como imparcialidade e autenticidade dos
documentos.
A participação dos arquivistas no planejamento do
banco de dados começa, portanto, na determinação do
fluxo de informação, utilizando o recurso do
mapeamento de processos.
Arquitetura de Informação
Esta participação passa também pelo entendimento da
utilização do portal – pensar com a mentalidade do
usuário final – e imaginar que, na geração dos arquivos
estes devem ser pré-classificados (através de
metadados), organizados através de linguagem
documentária e que possibilitem uma maior facilidade
no futuro processo de seleção.
! 105
!
O maior desafio é transmitir aos profissionais da área
de tecnologias esses requisitos básicos. E isto é possível
ao pensar na arquitetura de informação, na organização
lógica das informações e num sistema de indexação
eficiente.
Assim, devemos ter condições de interferir no processo
de planejamento de portais que gerem arquivos e
documentos. Devemos pensar como o usuário e facilitar
um processo de pré-classificação destes arquivos.
Devemos ter condições de planejar a arquitetura de
informação destes sistemas para facilitar o acesso às
informações digitais. Devemos otimizar o arquivamento
de documentos para equacionar a questão de
armazenagem e disponibilidade das informações e
documentos. São tarefas urgentes e que cabe a nós,
profissionais da informação, sua devida execução. O
mundo é digital e não podemos deixar de participar
desta história.
106
!
21. Tecnologia da Informação na gestão do
conhecimento e informação orgânica
Desde que comecei a trabalhar com portais e Gestão do
Conhecimento (GC) ouvi muitas confusões entre
tecnologia da informação (TI), seus aplicativos e
sistemas e as iniciativas de gestão do conhecimento.
Estas últimas utilizam-se das ferramentas
desenvolvidas pela TI para desempenhar suas
atividades.
A TI, portanto, é importante instrumento de apoio à
incorporação do conhecimento como o principal
agregador de valor aos produtos, processos e serviços
entregues pelas organizações aos seus clientes. Assim
entende-se aqui a TI como um componente importante
de GC. Porém, cabe destacar que a TI também é
utilizada para determinar a área responsável pelos
sistemas (não só informacionais, mas processuais da
mesma forma), além da estrutura tecnológica, de
produção, de ligação em rede, de comunicação e de
logística.
Acredito ser importante destacar cada vez mais que a
TI, como componente de GC, é responsável pelos
sistemas que suportem as atividades de gestão do
conhecimento, porém a TI é mais ampla quando
analisada do ponto de vista holístico.
Este posicionamento é importante, principalmente se
notarmos que a TI surgiu antes da GC. Logo, a TI para
GC deve ser sempre contextualizada. Assim, pode-se
! 107
!
tentar acabar com a confusão típica de solução
tecnológica para um programa de GC que engloba
muito mais itens. Considera-se GC como a acumulação
de recursos, pela mineração de experiências e pelo
acesso às informações de outras empresas e
instituições, de modo que a empresa possa aumentar a
velocidade de desenvolvimento de novos produtos,
ampliando o seu ciclo de vida.
Assim, percebe-se que a GC não é só TI, mas também
gestão da inteligência coletiva, de pessoas com diversas
perspectivas, personalidades e caráter diferenciados.
Logo, vemos que há uma preocupação de listar a TI
como um pilar de GC. Aos profissionais da informação,
que atuam ou tentam implementar programas de GC
em empresas, cabe o papel de entender a Tecnologia
da Informação como um componente importante.
E mais, deve-se buscar trabalhar junto às áreas de TI,
entendendo seu papel e criando ambientes através do
planejamento da estruturação da informação. Lembre-
se, a área de TI devem-se preocupar com sistemas dos
mais variados dentro da empresa, aqueles de missão
crítica, de apoio aos negócios, além de estrutura
tecnológica e de logística. Ajude as áreas de TI na
valorização da gestão e busque respostas para questões
de como criar ambientes digitais, com informações
estruturadas, para o registro da informação orgânica,
gerada pelas pessoas nos processos de trabalho e nas
instituições.
108
!
22. Tem informação de gestão? Coloca
no cockpit!
No mundo competitivo, cresce a demanda por melhoria
de qualidade nos processos. As exigências de qualidade
são fatores de sobrevivência das instituições. E, ainda
mais, em novas formas de gestão e de organização,
como o trabalho em rede. Cabe ao arquivista 2.0
interpretar esta necessidade e transformá-la numa
solução.
O mundo exige qualidade e as corporações e
instituições, por conta disso, enfrentam novos
paradigmas em seu ambiente. Os reflexos estão na
exigência de qualidade - fator de sobrevivência para as
instituições - e nas novas formas de gestão e de
organização, como o trabalho em rede. Cabe ao
arquivista 2.0 interpretar esta necessidade e
transformá-la numa solução.
As intranets representam, neste ambiente competitivo e
corporativo, a forma de integração dos colaboradores
com os objetivos estratégicos das empresas. E mais, a
gestão do conhecimento chega como a forma de
registrar o capital intelectual, usando as intranets como
meio de trabalho.
Sabe-se que os programas de qualidade precisam da
adoção dos colaboradores. Nada melhor do que usar a
intranet para divulgar as atividades dos programas de
qualidade. Mas isso pode ir mais além. Que tal
! 109
!
possibilitar não só a comunicação, mas a própria
administração de métricas no portal?
A relação dos portais com a qualidade vai mais além
mesmo. Servem como instrumentos de divulgação, mas
também como fontes e fornecimento de dados. Os
portais corporativos são a própria ferramenta de
gerenciamento e relacionamento dos programas de
qualidade, apresentando e gerando automaticamente
indicadores para os colaboradores. Hoje, este é um
ponto de atenção para grandes fornecedores de
tecnologia do mercado.
A interface do portal tanto capta dados que geram
métricas de qualidade de prestação do serviço,
expressos em indicadores, como também divulgam
estes dados na intranet, democratizando as
informações e estimulando a adoção da qualidade na
prestação do serviço. Este, acredito, seja o maior papel
do portal no mundo da qualidade: facilitar a adoção da
qualidade nas empresas.
Chego à conclusão de que o relacionamento entre
portais e indicadores de qualidade possui diferentes
níveis de maturidade.
Em alguns casos este relacionamento é de um simples
canal de comunicação, o que chamo de geração 1: o
portal apoiando a divulgação da qualidade.
Em outros casos, a relação entre portais e qualidade é
uma via de mão dupla de informações, a geração 2.O:
o portal é uma interface de captação e comunicação de
informações sobre qualidade.
110
!
Por último, com as facilidades atuais em ter cockpits e
dashboards de diversas fontes de informação, os
portais passaram a servir como instrumentos de gestão
e participação na qualidade. É a terceira geração na
relação entre portais e programas de qualidade. O
histórico dessas informações são passíveis de registro.
Portanto, exiba seus indicadores e suas metas. Utilize
as interfaces e a tecnologia nesse sentido.
! 111
!
Posfácio
A arquivologia 2.0 não é uma nova ciência, nem um
novo modo de ver as informações no contexto das
instituições e das pessoas.
A arquivologia 2.0 é um manifesto e um alerta para não
perdermos o trem da história. Mais do que aspirações
científicas, o que nutre esta iniciativa é o desejo de, no
futuro, não virarmos meros arqueólogos de bits, nem
sermos responsabilizados por perder os registros da
informação digital primitiva (esta que geramos agora).
Este livro é uma tentativa de trazer à tona novas
disciplinas e técnicas possíveis num mundo em
constante mutação, com novos paradigmas a respeito
das informações.
O que acontece neste momento é o contrário do
iluminismo, quando a ciência precisou criar um corpus
distanciado da realidade para provar sua importância,
como afirma Boaventura Santos:
"Para atingir um nível qualitativo
para a pesquisa científica, agora
é necessário aproximar esse
conhecimento o máximo possível
do conhecimento do senso
comum, pois o conhecimento
científico pós-moderno só se
realiza enquanto tal na medida
em que se converte em senso
comum”.
112
!
Ou seja, a ciência passa a fazer parte da sociedade,
com uma linguagem própria e comum ao mesmo
tempo.
Neste cenário, é importante mostrar como a arquitetura
de informação, a gestão do conteúdo, o apoio às
decisões de gestão, a gestão do conhecimento e tantas
outras técnicas mostram um caminho para o arquivista
desempenhar suas atividades no mundo 2.0. Mais do
que conclusões, busquei trazer à tona práticas que
direcionam a atuação do arquivista num universo de
informações digitais.
Para isso, vale fazer algumas considerações entre esta
nova realidade, pragmática e de soluções emergentes e
a arquivologia. Numa visão tradicional, mas já
considerando a arquivística pós-custodial, vemos que
ela preocupa-se com o “conjunto de documentos que,
independentemente da natureza ou do suporte, são
reunidos por acumulação ao longo das atividades de
pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas” (Por
Camargo e Bellotto).
Este é um elemento importante, pois mostra o quanto
evoluímos nosso trabalho da fixação ao suporte para o
foco na informação. Mas acredito que isso vá além, pois
é de conhecimento dos arquivistas o vínculo da ação
para a geração da informação. Mas de que forma esta
informação está vinculada a um processo, a um sistema
e a um conjunto de pessoas?
Neste sentido, Luiz Carlos Lopes apresentou como
conceito de arquivo "os acervos compostos por
informações orgânicas originais, contidas em
! 113
!
documentos registrados em suporte convencional ou
em suportes que permitam a gravação eletrônica,
mensurável pela sua ordem binária". Nesta abordagem
moderna, o suporte é descartado como elemento de
objeto da arquivologia. Podemos ver que, de fato, o
objeto é a informação orgânica, registrada e gerada nas
ações das pessoas.
Podemos observar que alguns dos princípios
arquivísticos que orientam nosso trabalho e nosso
pensamento, como a organicidade, o respeito ao fundo,
a cumulatividade e unicidade, são aplicáveis na
arquivologia 2.0.
Quanto à organicidade, nos ambientes digitais os fluxos
informacionais ainda espelham a estrutura, funções e
atividades da instituição em todos os contextos. Temos
à disposição telas de gerenciamento de fluxos
(dashboards), com dados e métricas em relação a sua
estrutura e funcionamento. O princípio da proveniência
é aplicado diretamente ao conceito de portal
corporativo, como plataforma unificadora de relações
com os públicos externos e internos das empresas e
instituições. Na cumulatividade ainda temos uma
formação progressiva, natural e orgânica de
informações, seja através de fluxos automatizados dos
processos (workflows), seja nos repositórios de
conhecimento tácito ou explícito. Quanto à unicidade,
as informações são geradas de forma evolutiva e ao
longo dos processos, bem como na prática da geração
de dossiês e dos processos administrativos. A discussão
que se impõe é a incorporação das informações nos
seus formatos evolutivos e na classificação em relação
114
!
a versão final. Mas é imperativo que as macro-
orientações precisam se adequar a essa dinâmica mais
colaborativa.
A colaboração corporativa é uma realidade. O advento
das redes sociais deixa claro que a utilização dos
benefícios do compartilhamento de conhecimento e
informações para alcançar resultados é a forma de
gerenciar e estimular os fluxos informacionais nas
empresas de hoje.
Colaboração é a palavra de ordem nas empresas
modernas. Cada vez mais os dirigentes percebem o
valor agregado nos processos colaborativos, tanto pelas
ideias, quanto pelo comprometimento gerado. Uma
abordagem arquivística não só é possível como
desejada, pois os processos colaborativos cobrem
desde ferramentas tecnológicas até estratégias de
capacitação e gestão informacional, além de taxonomia
a perfilamento de acesso.
Uma referência importante é Armando Malheiro da
Silva, que afirma, juntamente com seus pares
portugueses:
"Arquivística é uma ciência de
informação social, que estuda os
arquivos (como sistemas de
informação semifechados), quer
na sua estruturação interna e na
sua dinâmica própria, quer na
interacção com os outros sistemas
correlativos que coexistem no
contexto envolvente".
! 115
!
O arquivo é um sistema de informação (e não somente
um fundo), cujo método arquivístico é o caminho de
compreensão, interpretação e explicação do contexto
de formação dos arquivos e das relações de poder que
geraram as informações. Não deve ser um mero
conjunto de procedimentos técnicos (descritivos,
classificativos e de acesso).
A arquivística precisa buscar a inter e
transdisciplinaridade. A informação arquivística deve ter
uma relação maior com outras ciências, sejam elas
tecnologias de informação e comunicação (TIC),
técnicas de linguagem documentária da biblioteconomia
(como a taxonomia), história (resgate da história oral,
por exemplo) e administração para os estudos de
processos e sistemas.
É nesse contexto que surge a Arquivologia 2.0, que
discute como a participação do arquivista no desenho
de um portal corporativo pode ser diferente. E na
gestão do conhecimento, ou como podemos usar as leis
do usuário para pensar numa interface de utilização de
informação. No BPM (Business Process Management), o
arquivista é capaz de interpretar e desenhar processos
de geração e utilização de informações. Num desenho
de dashboard, o arquivista deve posicionar-se assim
que tiver a oportunidade de planejar uma interface de
relação de informações para a tomada de decisão.
O arquivista vê a arquitetura de informação não como
uma disciplina para criar interfaces bonitas, mas para
estruturar os repositórios, sistemas e relação dos
colaboradores nas empresas.
116
!
Se a taxonomia é coisa de bibliotecário, de que forma
devemos estruturar a indexação de documentos? E a
colaboração e a folcsonomia? Como poderemos saber
qual é o documento original com tantas pessoas
colocando a mão no conteúdo? E por quê não aplicar
uma visão arquivística no planejamento dos
metadados? São questões que a Arquivologia 2.0 presta
atenção desde já.
Como está em nosso manifesto do começo do livro:
"Essas novas atividades de geração de informação
também geram novos perfis de pessoas: os prosumers,
aqueles que produzem e consomem conteúdo e
informações. Essa relação se dá em arenas de
relacionamento que utilizam ferramentas de web 2.0,
como os blogs, wikis, microblogs, ambientes de troca
de arquivos”. Aqui o arquivista 2.0 deve pensar na
classificação e estruturação da informação, além da
própria temporalidade, pois no ambiente digital sempre
temos de lembrar a preservação digital e o tamanho
limitado dos servidores para registrar as informações.
O arquivista 2.0 deve entender a informação orgânica e
ver o que se deve fazer com o conteúdo gerado nos
blogs, wikis e nas ferramentas de interação humana no
mundo digital. Esse novo mundo 2.0 é espelhado
através da informação orgânica, registro da inteligência
coletiva, das decisões das pessoas, instituições e do
relacionamento profissional. É a prova da ação humana
e o registro das suas atividades nos processos. Afinal, o
arquivista 2.0 deve ser o especialista em informações
humanas digitais.
! 117
!
118
!
Autores que o Arquivista 2.0 lê
Tim O´reilley José Maria Jardim Maria Odila Fonseca
Armando Malheiro da Silva Fernanda
Ribeiro Vanderlei Batista dos Santos
Luciana Duranti Terr y Cook Rosely Rondinelli
Hélio Lodolini Antonia Heredia Hererra Tim Berners-
Lee Schelemberg International Council on Archives Luís
Carlos Lopes Boaventura de Souza Santos Johanna Smit
Rousseau & Couture Jakob Nielsen Nonaka &
Takeuchi Alvin Toffler Thomas Van Der Val
Heloisa Belloto Andre Porto Ancona Lopez Marilena Leite Paes
CONARQ Ana Maria de Almeida Camargo Le Coadic
Edgard Morin Charles M. Dollar Zeny Duarte
Ricardo Sodré Andrade Kira Tarapanoff José
Ramón Cruz Mundet Aldo Barreto
Menne Haritz Chun Wei Choo Chris Anderson
A nuvem de nomes de autores indicam autores que
ajudam na formação do arquivista 2.0.
! 119
!
O que difere o Mundo 1.0 do 2.0 é a atitude.
120
... Em uma breve visita às reflexões sobre gestão do conhecimento é possível encontrar diversos estudos convergindo Administração e Ciência da Informação (BAR-TALO, 2008;DE SORDI, 2008;INNA-RELLI, 2012b;LUZ, 2010;2015;ROSINI;PALMISANO, 2003;SANTOS, 2009 No entanto, estes estudos não abordam a preservação dos conhecimentos sobre a preservação digital de forma satisfatória, sendo necessário aprofundar esta questão em face da sua complexidade. Em outras palavras é preciso ir além dos estudos sobre informação, seja com relação ao seu reuso, seu potencial estratégico ou de tomada de decisões. ...
Article
Full-text available
Este estudo realiza uma reflexão sobre a gestão do conhecimento sobre preservação digital, com ênfase em preservar o conhecimento e mantê-lo acessível no longo prazo. Para isto é perpassada a relação entre gestão do conhecimento e preservação digital, assinalando pontos de convergência para um possível ciclo de retroalimentação. A metodologia utilizada consiste no levantamento bibliográfico de materiais previamente publicados, configurando-se como um artigo revisão de caráter assistemático. Dentre as contribuições mais relevantes deste estudo, ressalta-se que a obsolescência do conhecimento é um entrave tão complexo para a preservação digital, quanto a obsolescência de hardware e software, o que reforça a importância das práticas de gestão do conhecimento.
... Observa-se que a gestão de documentos está estreitamente relacionada à tecnologia, por meio da implementação de sistemas que auxiliam no processo de produção, classificação, utilização e armazenamento. (LUZ, 2010). ...
Article
Full-text available
Os desenfreados avanços das Tecnologias da Informação e Comunicação promoveram transformações no mundo do trabalho e da pesquisa. Logo, o advento da informação digital facilitou a criação, o uso e a disseminação de conhecimentos, impactando áreas como Administração e Arquivologia. No entanto, parte da informação digital não recebe o tratamento adequado, e assim, surgem lacunas nos arquivos e incertezas nas organizações. Desta forma, tem-se por objetivo realizar uma reflexão sobre as contribuições da gestão da informação para o processo de tomada de decisão administrativa. Com isto, estima-se apontar convergências entre às práticas de gestão da informação administrativa e a gestão de documentos arquivísticos, com ênfase na interoperabilidade de seus sistemas informatizados.
... Em uma breve visita às reflexões sobre gestão do conhecimento é possível encontrar diversos estudos convergindo Administração e Ciência da Informação (BAR-TALO, 2008;DE SORDI, 2008;INNA-RELLI, 2012b;LUZ, 2010;2015;ROSINI;PALMISANO, 2003;SANTOS, 2009 No entanto, estes estudos não abordam a preservação dos conhecimentos sobre a preservação digital de forma satisfatória, sendo necessário aprofundar esta questão em face da sua complexidade. Em outras palavras é preciso ir além dos estudos sobre informação, seja com relação ao seu reuso, seu potencial estratégico ou de tomada de decisões. ...
Article
Full-text available
Este estudo realiza uma reflexão sobre a gestão do conhecimento sobre preservação digital, com ênfase em preservar o conhecimento e mantê-lo acessível no longo prazo. Para isto é perpassada a relação entre gestão do conhecimento e preservação digital, assinalando pontos de convergência para um possível ciclo de retroalimentação. A metodologia utilizada consiste no levantamento bibliográfico de materiais previamente publicados, configurando-se como um artigo revisão de caráter assistemático. Dentre as contribuições mais relevantes deste estudo, ressalta-se que a obsolescência do conhecimento é um entrave tão complexo para a preservação digital, quanto a obsolescência de hardware e software, o que reforça a importância das práticas de gestão do conhecimento.Palavras-chave: Preservação digital. Gestão do conhecimento. Obsolescência tecnológica. Obsolescência do conhecimento. Documento digitalLink: http://www.seer.ufal.br/index.php/cir/article/view/3337/3398
Article
Full-text available
Resumo: Este estudo descreve e avalia a possibilidade de dois ou mais repositórios arquivísticos manterem níveis de interoperabilidade, de modo que são abordados os arquivos independentes, os cooperados, os federados e os de entidades funcionais compartilhadas. Para tanto, parte-se do levantamento bibliográfico de materiais previamente publicados, por meio da seleção de livros, publicações técnicas e artigos científicos. A interoperabilidade é o prisma da discussão, e os repositórios arquivísticos digitais confiáveis correspondem a categoria norteadora. Dessa forma, os dados são analisados de forma qualitativa e discutidos conforme a lógica dedutiva a fim de caracterizar-se como um artigo de revisão assistemática. Observa-se que a interoperabilidade entre repositórios arquivísticos acarreta benefícios às comunidades de preservação digital que comportam a economia de recursos, a otimização da busca de informações e o desenvolvimento de padrões. Por fim, este estudo esclarece conceitos e possíveis cenários de interoperabilidade para repositórios arquivísticos, além de trazer uma visão pós-custodial que realça a importância da custódia tendo em vista as perspectivas de sucessão. Palavras-chave: Preservação digital. Documento digital. Arquivística. Arquivos digitais. Cadeia de custódia. 1 INTRODUÇÃO A preservação de documentos arquivísticos digitais tem sido pensada como uma atividade sistêmica, orientada por meio de políticas, métodos, normas e padrões amplamente aceitos pela comunidade de preservação. As principais abordagens sobre o tema perpassam a implementação de estratégias, repositórios digitais, políticas institucionais e a escolha de padrões abertos para plataformas de software e formatos de arquivo. As políticas de preservação digital correspondem aos investimentos iniciais em infraestrutura, definição de normas e padrões que serão utilizados. Dessa forma, orientam como executar as atividades no longo prazo, sistematizando o planejamento de preservação. Dentre os estudos que abordam as políticas de preservação digital, destacam-se: Dentre as estratégias de preservação, destacam-se a migração, a emulação, o encapsulamento e o refrescamento. Tais procedimentos devem ser implementados em conjunto para satisfazer as necessidades do acervo. Observa-se que as estratégias são abordadas em diversos estudos:
Article
Full-text available
Este estudio tiene como objetivo identificar las contribuciones de gestión de documentos al proceso de gestión del conocimiento. Tal enfoque se limita a las prácticas de gestión del conocimiento desarrolladas a partir de la información administrativa contenida en los documentos producidos por la propia organización. Así, se discute cómo tal información puede ser reutilizada para desarrollar el conocimiento organizacional. El método utilizado parte del levantamiento bibliográfico, limitando la selección de libros relacionados a la administración y archivología, y se tiene la gestión del conocimiento como categoría orientadora. Los datos recolectados son analizados por medio de la triangulación entre administración, archivología y gestión del conocimiento. La discusión sigue la lógica deductiva, y después de esa reflexión, se obtiene un artículo de revisión no sistemática que teje los eslabones interdisciplinarios para abordar dicha convergencia. De esta forma, la organización puede extraer información confiable a través de sus documentos para contribuir al proceso de toma de decisiones, además de fomentar la innovación y desarrollar una ventaja competitiva. Se plantea que el reúso de la información contenida en los archivos permite que los colaboradores racionalicen las actividades en favor de la eficiencia administrativa. En consecuencia, la sinergia producida por estas actividades agrega valor organizacional.
Article
Full-text available
With the development and innovation in technologies, information organization had an increasingly central and decisive role whether it is in the market, in academia and in society as a whole. The evolution of studies on taxonomy, added to technological development, has changed over time starting from tools as controlled vocabularies to the adaptation of this type of system to the digital world, by creating faceted taxonomies, and hyperlinks as its main tool. This paper aims to explore the context of information organization for taxonomies in retail e-commerce, from different perspectives. Although taxonomies in e-commerce are customized in its different players, this article understands the difference between a navigation taxonomy (front end) which includes information architecture, usability and search engine optimization and a structural taxonomy (back end) which can be based from metadata shared by international organizations such as GS1 and also be discovered by processes of Knowledge Management. Finally, it is concluded that the trend is the development of these studies, together with classification by automation and machine learning.
ResearchGate has not been able to resolve any references for this publication.