ArticlePDF Available

Abstract and Figures

At the end of an inpatient stay, the hospital physician produces a discharge letter intended for the General Practitioner in order to ensure the continuity of care between hospital and general practice. The French National Health Authority recommends (i) that the discharge letter should reach its addressee within 8 days and (ii) that it includes the information necessary to guarantee the quality of continued care. In order to achieve these goals, the discharge letter process is increasingly computerized. However, the usability of the technologies employed to produce the discharge letter may impair their impact; therefore it is important to evaluate the usability of those technologies to interpret their impact (or absence thereof) on performance and quality. This paper reports on the usability evaluation of two digital audio recorders. These technologies are different in terms of available features and material (wired connection vs. mobile). Three evaluation methods have been used: heuristic evaluation, user testing, and direct observation of usage in the hospital wards. Data are analyzed so as to identify usability flaws in the recorders and to highlight the consequences of these flaws on the user and on the work system. Our results show that the most important consequences are an increase in the production duration of a letter and in the risk of patient misidentification.
Content may be subject to copyright.
L’utilisabilit´e des syst`emes de production de courriers
m´edicaux
Ludivine Watbled, Romaric Marcilly, Marie-Catherine Beuscart-Z´ephir
To cite this version:
Ludivine Watbled, Romaric Marcilly, Marie-Catherine Beuscart-Z´ephir. L’utilisabilit´e
des syst`emes de production de courriers m´edicaux. 27`eme conf´erence francophone sur
l’Interaction Homme-Machine., Oct 2015, Toulouse, France. ACM, IHM-2015, pp.a7,
<10.1145/2820619.2820626>. <hal-01218611>
HAL Id: hal-01218611
https://hal.archives-ouvertes.fr/hal-01218611
Submitted on 21 Oct 2015
HAL is a multi-disciplinary open access
archive for the deposit and dissemination of sci-
entific research documents, whether they are pub-
lished or not. The documents may come from
teaching and research institutions in France or
abroad, or from public or private research centers.
L’archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est
destin´ee au epˆot et `a la diffusion de documents
scientifiques de niveau recherche, publi´es ou non,
´emanant des ´etablissements d’enseignement et de
recherche fran¸cais ou ´etrangers, des laboratoires
publics ou priv´es.
L'utilisabilité des systèmes de production de courriers
médicaux
Ludivine Watbled
INSERM CIC-IT 1403, Lille
Univ Lille Nord de France ;
CHU Lille ; UDSL EA 2694
59000, Lille, France
ludivine.watbled@chru-lille.fr
Romaric Marcilly
INSERM CIC-IT 1403, Lille
Univ Lille Nord de France ;
CHU Lille ; UDSL EA 2694
59000, Lille, France
romaric.marcilly@univ-lille2.fr
Marie-Catherine Beuscart-
Zéphir
INSERM CIC-IT 1403, Lille
Univ Lille Nord de France ;
CHU Lille ; UDSL EA 2694
59000, Lille, France
mcbeuscart@univ-lille2.fr
RESUME
A l'hôpital, un courrier est toujours réalisé par le médecin
dès qu'un patient y séjourne afin d'assurer la continuité
des soins. Ce courrier est destiné au(x) médecin(s)
assurant la prise en charge du patient à sa sortie de
l'hôpital. La Haute Autorité de Santé (HAS) recommande
un délai d'envoi inférieur à huit jours et un contenu
comprenant un certain nombre d'informations
garantissant une bonne qualité. Pour satisfaire ces
recommandations, le processus de réalisation et d'envoi
des courriers a été informatisé. Il est nécessaire d'évaluer
l'utilisabilité de ces systèmes car elle peut modifier leur
impact (ou leur absence d'impact) sur les délais et la
qualité. Plus particulièrement, cet article propose
l'évaluation de l'utilisabilité de deux systèmes de dictée
numérique différents en terme de fonctions et de matériel
(mobile ou non). Pour ce faire, trois méthodes
d'évaluation sont mises en place : inspection
ergonomique, tests utilisateurs et observations de l'usage
sur sites. Une analyse des données y est associée afin de
déterminer les conséquences des défauts d'utilisabilité de
ces systèmes. Les conséquences les plus importantes :
des délais augmentés de réalisation des tâches et des
risques d'identité du patient erronée. Les résultats sont
discutés au regard des conséquences observées.
Mots Clés
Utilisabilité; ergonomie; évaluation; technologie;
courriers de sortie
ACM Classification Keywords
H.5.2 Information Interfaces and Presentation (e.g. HCI):
User interfaces
Permission to make digital or hard copies of all or part of this work for
personal or classroom use is granted without fee provided that copies
are not made or distributed for profit or commercial advantage and that
copies bear this notice and the full citation on the first page. Copyrights
for components of this work owned by others than ACM must be
honored. Abstracting with credit is permitted. To copy otherwise, or
republish, to post on servers or to redistribute to lists, requires prior
specific permission and/or a fee. Request permissions from
Permissions@acm.org.
IHM'15, October 27-30, 2015, Toulouse, France
© 2015 ACM. ISBN 978-1-4503-3844-8/15/10$15.00
DOI: http://dx.doi.org/10.1145/2820619.2820626
INTRODUCTION
A l'hôpital, toute intervention, consultation ou
hospitalisation engendre la réalisation d'un courrier. Ce
courrier doit assurer la continuité des soins et la sécurité
du patient à la sortie de l'hôpital ou lors de son transfert
vers un autre service ou un autre hôpital, selon les
recommandations de la Haute Autorité de Santé (HAS).
Pour y répondre, le délai d'envoi du courrier (délai entre
la sortie du patient et la réception du courrier par son
destinataire) doit être inrieur à huit jours. En
complément à ce respect de délai, l'HAS recommande de
retrouver dans tout courrier de fin d'hospitalisation un
certain nombre d'éléments garants de la qualité d'un
courrier : (1) l'identité du médecin destinataire ou du
service en cas de transfert/mutation, (2) les références
des dates d'entrée et de sortie du séjour hospitalier, (3) la
synthèse du séjour (contenu médical sur la prise en
charge du patient), (4) la trace écrite du traitement de
sortie (au minimum, dénomination des médicaments).
Pour tenter de satisfaire aux recommandations de l'HAS,
le processus de réalisation et d'envoi des courriers est de
plus en plus informatisé dans les hôpitaux. Les
technologies introduites dans les environnements de
travail sont souvent composées de : un dictaphone, un
logiciel de traitement de texte, une interface logicielle
permettant l'affichage des fichiers sons des dictées et
parfois une interface avec les fonctions de contrôle de
dictée telles que "play" (lecture) ou "pause". Les
technologies évoluant sans cesse, il en existe de
nombreuses et très variées sur le marché avec des
fonctionnalités différentes dans leur utilisation. Par
exemple, nous pouvons trouver des dictaphones à relier à
un ordinateur vs. des dictaphones mobiles, certains sont
munis de boutons de contrôle, d'autres sont munis d'une
interface pour piloter la dictée (par exemple, applications
pour Smartphone).
Toutes ces technologies sont installées pour garantir une
meilleure prise en charge du patient en améliorant le
temps d'envoi du courrier et sa qualité. Or il est de plus
en plus souvent montré que des problèmes d'utilisabilité
impactent l'utilisateur, la prise en charge globale des
patients et, plus néralement le système de travail dans
lequel la technologie est introduite [18]. Des violations
1
© ACM, 2015. This is the author's version of the work. It is posted here
by permission of ACM for your personal use. Not for redistribution. The
definitive version was published in Actes de la 27ème conférence
francophone sur l'Interaction Homme-Machine, 2015.
http://dx.doi.org/10.1145/2820619.2820626
importantes des principes d'utilisabilité sont encore
couramment observées. Malgré les données qui
s'accumulent montrant que la violation de principes
d'utilisabilité a des conséquences négatives, de
nombreuses compagnies éditrices de technologies pour la
santé ne rifient pas l'utilisabilité de leur produit avant
diffusion. Des problèmes de rejet, d'abandon dans
l'utilisation de la technologie, d'objectifs non atteints et
d'induction d'erreurs médicales peuvent en être les
conséquences [11, 15]. Une technologie attendue pour
garantir une meilleure prise en charge des patients peut
donc au contraire s'avérer dangereuse.
Il est donc primordial d'évaluer l'utilisabilité de ces
technologies pour comprendre leur impact (ou leur
absence d'impact). L'utilisabilité d'une technologie est
définie par la norme ISO 9241-11 comme "le degré selon
lequel un produit peut être utilisé, par des utilisateurs
identifiés, pour atteindre des buts finis avec efficacité,
efficience et satisfaction, dans un contexte d'utilisation
spécifié" [13].
L'étude s'inscrit dans le cadre plus large de l'évaluation
de l'impact des technologies de san et cherche à
identifier les variables qui peuvent modifier cet impact
(et éventuellement invalider ou biaiser ces évaluations
d'impact). Parmi les diverses variables susceptibles de
modifier l'impact de la technologie, seule l'utilisabilité
est ici considérée.
Cette recherche tente de formaliser le cheminement
menant du défaut d'utilisabilité de la technologie au
défaut de performance du système de travail
(allongement du temps, erreurs, défauts de qualité). On
utilise un schéma permettant d'établir, notamment à
partir de l'analyse d'activité préalable, la chaîne de
conséquences entre un défaut d'utilisabilité (conçu
comme une violation d'un principe ergonomique), le(s)
problème(s) d'usage qu'il engendre pour l'utilisateur et le
défaut de performance qui s'ensuit. Une grille structurée
pour le report des défauts d'utilisabilité repérés par les
évaluations d'utilisabilité permet cette formalisation (cf.
figure 1).
Principes
dutilisabilité
Défauts
dutilisabilité
Problèmes
dusage
Conséquences
négatives
Violation
Figure 1. Schéma établissant les conséquences d'une
violation d'un principe d'utilisabilité [19]
La triangulation de trois méthodes d'évaluation
d'utilisabilité (guidées par l'analyse d'activité) permet
d'atteindre cet objectif: l'inspection ergonomique repère
les défauts d'utilisabilité et les critères ergonomiques
violés et anticipe sur les possibles problèmes d'usage; les
tests utilisateurs en laboratoire confirment quels défauts
d'utilisabilité engendrent des problèmes d'usage et
permettent d'anticiper sur les conséquences en termes de
performance et de qualité; les observations de
l'utilisation des technologies en situation naturelle
valident la chne de conséquences et l'impact potentiel.
En se basant sur cette méthodologie, l'utilisabilité de
deux technologies destinées à soutenir l'activité de
production de courriers médicaux est évaluée. Ces deux
technologies ont é choisies parce qu'elles sont
installées au Centre Hospitalier de Lille. Elles présentent
des caractéristiques très différentes dans leur
fonctionnement et dans leur mode d'intégration au
Système d'Information, rendant la comparaison
intéressante.
Cette étude a été rendue possible car le Centre
Hospitalier de Lille dans lequel est réalisée l'étude
présentée, intégre systématiquement létape dévaluation
de l'utilisabilité dans la conception et limplémentation
de nouvelles technologies. Avant un choix définitif d'une
technologie permettant de soutenir l'activité de
production de courrier pour diffusion, il est demandé aux
deux experts en utilisabilité intégrés à la Direction du
Système d'Information, d'évaluer l'utilisabilité de deux
technologies du marché.
CONTEXTE D'USAGE
Avant de mener toute évaluation d'utilisabilité de
technologies, il est nécessaire d'analyser le contexte
d'usage dans lequel elles vont être intégrées. Cette
analyse permet de :
· Identifier le profil des futurs utilisateurs des systèmes
évalués ;
· finir les scénarios d'usage à utiliser pour évaluer les
systèmes techniques ;
· finir les caractéristiques essentielles que doit
contenir une technologie pour soutenir l'activité de
réalisation d'un courrier. Cette connaissance de
l'activité est essentielle pour repérer les problèmes
d'usage à risque : on oriente les évaluations pour ne
considérer que les problèmes à risque pour l'activité.
Afin d'analyser le processus de production de courriers,
une analyse de l'activité a précédemment été réalisée
auprès de 89 médecins et 86 secrétaires médicales issus
de 17 services du Centre Hospitalier Universitaire de
Lille. Les résultats de cette analyse ont ensuite été
généralisés à deux autres Centres Hospitaliers [27]. Les
médecins et les secrétaires ont été identifiés dans tous les
services comme étant les utilisateurs finaux des systèmes
techniques évaluées. La description issue de l'analyse
d'activité réalisée comprend [8, 16] :
· La description des tâches (ce qui est à faire, un but à
atteindre dans des conditions déterminées) ;
· La description de lactivité (ce qui est effectivement
réalisé par lopérateur pour accomplir sa tâche) ;
· La description du contexte de travail dans lequel les
professionnels, leur activité et leurs tâches sinsèrent.
Cette description a permis de mettre en évidence
plusieurs phases dans le processus de production de
courriers médicaux, faisant intervenir plusieurs rôles.
L'acteur assurant chaque rôle varie selon la technologie
2
mise en place. Par exemple, la mise en mots peut être
réalisée par la dictée d'un médecin ou par la technologie
qui génère automatiquement le courrier à partir des
données documentées dans le dossier électronique du
patient. (cf. figure 2).
En considérant les technologies évaluées, le processus
peut être décrit ainsi lors de la phase 1:
(1) Un médecin rassemble les données cliniques quil
juge pertinentes à transmettre, qu'il interprète
(transformation cognitive) et qui résument
lhospitalisation.
(2) Ces données sont ensuite dictées oralement par le
médecin via un magnétophone numérique.
(3) La dictée au format numérique, est transmise à une
secrétaire automatiquement via le réseau (la dictée
numérique créant un fichier son), alors qu'un
déplacement physique du médecin est nécessaire quand
la dictée est produite avec un magnétophone à cassette
analogique qui ne peut être transmise que de mains à
mains.
(4) La secrétaire peut alors retranscrire la dictée et créer
ainsi un fichier texte avec un fond de page établi par le
service et en y ajoutant les noms des correspondants
médicaux et ainsi produire le courrier.
En phase 2, le courrier réalisé est rifié, voire corrigé si
nécessaire, et enfin validé par le médecin.
A la phase 3, le courrier validé et signé par le médecin
peut être transmis au médecin généraliste : en le donnant
directement au patient à sa sortie, ou par voie postale
et/ou électronique dès lors que l'hôpital et le médecin
généraliste ont une messagerie sécurisée. Une version est
également archivée dans le service, celle-ci étant
essentielle sur le plan légal et pour l'activité du médecin
hospitalier qui conserve un résumé de l'hospitalisation.
Figure 2. Description du processus de production-
transmission de courriers médicaux
DESCRIPTION DES TECHNOLOGIES EVALUEES
Deux technologies sont évaluées. Elles permettent de
générer un fichier son numérique, en remplacement du
son analogique. Malgré cette caractéristique commune,
chacune d'elles présente des caractéristiques propres et
nécessitent un matériel dédié (cf. figure 3) :
- un dictaphone filaire, relié à un ordinateur et connec
directement au dossier électronique du patient
(technologie 1) vs. un dictaphone mobile permettant de
dicter un courrier n'importe où (technologie 2) ;
- un logiciel pour les secrétaires où s'affichent les fichiers
son au sein du dossier patient (technologie 1) vs. un
logiciel indépendant du dossier patient (technologie 2).
Figure 3. Prises de vue des technologies évaluées
METHODOLOGIE
Trois méthodes d'évaluation ont été appliquées
successivement :
· Inspection ergonomique ;
· Tests utilisateurs en laboratoire ;
· Observations de l'usage réel des technologies sur deux
sites.
L'inspection permet de repérer les défauts d'utilisabilité
des technologies. Les tests utilisateurs permettent (1)
d'identifier les problèmes d'usage et (2) d'émettre des
hypothèses quant aux conséquences face aux défauts
d'utilisabilité. Les observations de l'usage sur sites
affirment ou infirment les hypothèses émises et
définissent l'impact de la technologie sur la situation de
travail et la prise en charge du patient.
Pour reporter et analyser les données obtenues, on utilise
une grille développée à l'origine pour l'évaluation des
systèmes d'aide à la décision de prescription [19].
Les évaluations sont orientées par la connaissance de
l'activité de production et de transmission de courriers.
En effet, les résultats de l'analyse de l'activité mettent en
évidence les besoins des professionnels concernés ainsi
que les contextes d'organisation dans lesquels ces
besoins s'insèrent. Toutes ces données sont alors
recherchées dans les évaluations. Par exemple, l'analyse
de l'activité met en évidence que le médecin décide du
caractère urgent ou non de transmettre un courrier à son
destinataire, et va le communiquer à sa secrétaire. Il est
alors recherché dans la technologie le moyen propoau
médecin de réaliser cette action.
Technologie 1:
un dictaphone
filaire relié à
l'interface du
dossier patient.
Technologie 2:
un dictaphone
mobile à poser
sur un socle
pour transférer
les dictées
vers l'interface
du secrétariat
Médecin
ou système
Acteurs
potentiels
Médecin
ou système
Médecin-
secrétaire-
sysme
Médecin
Médecin
Médecin-
secrétaire-
sysme
3
Cette étude s'intègre complètement dans le processus de
mise en oeuvre du projet de déploiement des
technologies dans l'objectif de les améliorer si possible
avant leur déploiement ou a posteriori avec des actions
de formation et de communication mises en oeuvre en
attendant les correctifs.
Méthodes dévaluation
Un scénario d'usage type a été développé à partir des
résultats de l'analyse d'activité pour soutenir les
méthodes d'évaluation :
· Le médecin collecte les informations médicales
pertinentes ;
· Le médecin dicte un courrier via un dictaphone ;
· La secrétaire retranscrit la dictée en fichier texte ;
· Le médecin lit le document qu'il corrige si besoin et le
valide par une signature.
Ce scénario permet de réaliser l'inspection ergonomique
en reproduisant les ches identifiées. Il permet
également de construire les tests utilisateurs en
prévoyant les données nécessaires à leur réalisation et en
demandant aux utilisateurs de réaliser les tâches
identifiées.
Deux ergonomes experts en utilisabilité, formés en
psychologie cognitive ergonomique avec quinze ans
d'expérience dans le domaine de la santé, ont mis en
œuvre les méthodes. L'inspection ergonomique et les
tests utilisateurs sont réalisés avant le déploiement des
technologies dans les services de soins. Les observations
de l'usage sont réalisées sur sites les dix premiers jours
d'utilisation auprès des médecins et des secrétaires ayant
reçus une formation individuelle à l'utilisation des
technologies et une communication des modifications
des tâches engendrées par ces dernières. Après trois mois
d'utilisation, une réingénierie des deux technologies a été
réalisée à partir des recommandations formulées par les
ergonomes. En reprenant la liste des défauts
d'utilisabilité repérés et de leurs conséquences, les
ergonomes ont renouvelé une phase d'observation
pendant dix jours pour observer les conséquences des
corrections sur le système de travail.
Inspection ergonomique
Les deux ergonomes ont évalué les deux technologies en
aveugle, soit de manière indépendante à partir du même
scénario d'usage : toutes les tâches nécessaires à la
production d'un courrier identifiées dans l'analyse de
l'activité, sont déroulées avec les profils médecin et
secrétaire. A travers la réalisation des tâches, chaque
page écran et chaque action sont évaluées au regard des
principes d'utilisabilité définis par Scapin et Bastien, les
« Critères ergonomiques pour lévaluation dinterfaces
utilisateurs » [23]. Il sagit dune liste hiérarchisée de
huit critères et 13 sous-critères :
· Guidage (incitation, groupement/distinction entre
items, feedbacks immédiats et lisibilité) : moyens mis
en œuvre pour amener les utilisateurs à effectuer des
actions spécifiques lors de leurs interactions avec
lordinateur.
· Charge de travail (brièveté, densité informationnelle) :
concerne lensemble des éléments de linterface qui
ont un rôle dans la réduction de la charge perceptive
ou mnésique des utilisateurs.
· Contrôle explicite (action explicite, contrôle
utilisateurs) : lutilisateur doit toujours avoir la main,
pouvoir contrôler le déroulement (interrompre,
reprendre) des traitements informatiques en cours.
· Gestion des erreurs (protection, qualité des messages
derreurs, correction) : concerne les moyens servant à
détecter et prévenir les erreurs dentrées de données ou
commandes, ou les actions aux conséquences néfastes.
La qualité des message doit contenir la pertinence, la
facilité de lecture et lexactitude de linformation
donnée aux utilisateurs sur la nature des erreurs
commises et sur les actions à entreprendre pour les
corriger. Pour la correction des erreurs, des moyens
sont mis à la disposition des utilisateurs pour leur
permettre de corriger leurs erreurs
· Homogénéité : concerne la façon avec laquelle les
choix de conception de linterface (codes,
dénominations, formats, procédures, etc.) sont
conservés pour des contextes identiques, et sont
différents pour des contextes différents.
· Adaptabilité : concerne les moyens mis en œuvre pour
respecter le niveau dexpérience de lutilisateur et les
moyens mis à la disposition des utilisateurs afin de
respecter leurs stratégies ou habitudes de travail. Le
critère Flexibili correspond aussi aux différentes
possibilités quont les utilisateurs pour atteindre un
objectif donné.
· Compatibilité : se réfère à laccord pouvant exister
entre les caractéristiques des utilisateurs et des ches,
dune part, et lorganisation des sorties, des entrées et
du dialogue dune application donnée, dautre part.
· Signifiance des codes et des dénominations : concerne
ladéquation entre lobjet ou linformation affichée ou
entrée, et son référent.
Tests utilisateurs
Les tests utilisateurs se sont déroulés en laboratoire
d'utilisabilité comprenant une salle sont installés les
utilisateurs, séparée par une glace sans tain d'une régie
se trouvent les deux experts en utilisabilité. Ces tests
permettent dobserver en situation contrôlée les
interactions du professionnel avec la technologie, à partir
de:
· Une grille pré établie reprenant les étapes du scénario
face auxquelles sont notés les problèmes rencontrés et
les remarques des utilisateurs.
· Un système d'enregistrement vidéo et audio permettant
la récupération de données a posteriori à savoir la
décomposition précise du mode opératoire pour
4
réaliser une action et l'exhaustivité des remarques
utilisateurs.
Durant les tests il est deman aux professionnels de
"penser à haute voix", une des techniques de la méthode
des verbalisations, afin de comprendre plus précisément
leurs interactions et les potentielles difficultés qu'ils
peuvent rencontrer. Bien que comportant le biais de
ralentir potentiellement la réalisation de la tâche, cette
technique est utilisée pour minimiser les risques d'oubli
des retours utilisateurs sur l'usage des technologies.
Quatre médecins sont venus utiliser chaque technologie.
Quelle que soit la technologie utilisée, il est demanà
chaque médecin de dicter un courrier correspondant à
quatre patients qu'il a pris en charge dans son service une
semaine avant le test en laboratoire, soit de réaliser
quatre dictées. Le dossier médical du patient
(électronique et papier) est fourni au médecin afin qu'il
puissse collecter les informations nécessaires à la
constitution du contenu de la dictée. Ensuite, quatre
secrétaires ont participé au test de chaque technologie
(cf. tableau 1). Il leur est deman de retrouver les
dictées des médecins, de taper le corps de texte en
écoutant la dictée et d'enregistrer le document. Ainsi, les
tâches nécessaires à la production d'un courrier,
correspondantes à la phase 1 du processus, sont réalisées.
Technologie 1 Technologie 2
Nombre de médecin 4 4
Nombre de secrétaire 4 4
Nombre de courrier 4 4
Tableau 1. Nombre d'utilisateurs participant aux tests
d'utilisabilité, nombre de courriers réalisés
Observations de l'usage sur sites
Deux experts en utilisabiltié ont observé séparément les
tâches interagissant avec les technologies évaluées dans
deux services du Centre Hospitalier : l'endocrinologie et
la neurochirurgie. Quatre vingt une heures d'observations
ont été réalisées dans les deux services lors des dix
premiers jours d'utilisation de la technologie. Au total,
quatorze médécins dont deux internes et huit secrétaires
ont été observés en train d'utiliser la première
technologie sur site ; dix médecins dont quatre internes
ainsi que cinq secrétaires ont été observés dans
l'utilisation de la seconde technologie sur site (cf. tableau
2).
Technologie 1 Technologie 2
Nombre de médecin 12+2 internes 6+4 internes
Nombre de secrétaire 8 5
Nombre de courrier 82 71
Nombre d'heure
d'observation
43 38
Tableau 2. Nombre d'utilisateurs observés sur site, nombre
de courriers concernés et nombre d'heures d'observations
Méthode d'analyse des données
Les défauts d'utilisabilité identifiés à travers l'inspection
ergonomique ont été reportés dans la grille structurée (cf.
figure 4). Chaque problème identifest reporté avec le
principe d'utilisabilité (issue des crires ergonomiques
[23]). Ensuite, les "problèmes d'usage" c'est-à-dire les
conséquences expérimentées par l'utilisateur qu'il en soit
conscient ou non sont identifiés par les tests utilisateurs
et associés aux défauts d'utilisabilité. Des hypothèses sur
les "conséquences négatives" impactant sur le système de
travail et la prise en charge du patient sont énoncées à
partir des résultats obtenus des tests utilisateurs puis
confirmées ou infirmées par les observations sur sites.
Dans la grille, une relation de probabilité entre le défaut
d'utilisabilité et ses conséquences est établie de manière à
catégoriser le risque : faible, modéré ou élevé.
Principes
dutilisabilité
Défauts
dutilisabilité
Problèmes
dusage
Conséquences
négatives
Violation
Principe
dutilisabilité
Défaut
dutilisabilité
Problème dusage Conséquences Risque
Figure 4. Exemple de formalisme des reports des défauts
d'utilisabilité et de leurs conséquences [19]
RESULTATS
Résultats issus de l'inspection ergonomique et des tests
utilisateurs en laboratoire
Les résultats d'évaluation de l'utilisabilité des
technologies ont permis d'identifier un total de onze
problèmes d'utilisabilité sur la première technologie et
cinq problèmes sur la seconde technologie (cf. tableau
3). Les résultats issus de l'inspection ergonomique et des
tests utilisateurs en laboratoire sont reportés dans les
grilles ci-après (cf. tableau 4 et 5). Seuls les problèmes
majeurs avec un risque estimé comme élevé ou modéré,
sont présentés.
Type d'interface /
Système
Technologie 1
Technologie 2
Logiciel
10
1
Matériel
1
1
Informatique 0 3
Tableau 3. Nombre de problèmes d'utilisabilité repérés lors
des évaluations
Les problèmes recensés dans l'inspection sont confirmés
par les tests utilisateurs en laboratoire. Plusieurs types
d'interfaces (permettant les échanges et les interactions
entre l'utilisateur et la technologie) sont concernés par les
problèmes identifiés :
· L'interface logiciel : ne permet pas à l'utilisateur
d'insérer un degré d'urgence en fin de dictée. Le
médecin est tenu de l'indiquer avant de commencer à
5
dicter. Il n'a pas le choix alors que sa décision sur le
degré d'urgence à transmettre le courrier peut être pris
à tout moment de la dictée selon les résultats de
l'analyse de l'activité.
· L'interface mariel : le dictaphone numérique propo
dans la technologie 1 n'est pas intuitif dans son
utilisation. Le médecin qui dicte un courrier pense
avoir enregistré et envoyé à la frappe ce courrier après
avoir appuyé sur le bouton "enregistrer" en fin de
dictée. Or pour enregistrer et transmettre la dictée à la
secrétaire, la technologie requiert d'appuyer sur deux
boutons l'un après l'autre et pas uniquement sur le
bouton rouge "enregistrer" comme le fait le médecin.
·
L'interface informatique entre le logiciel de dictée et le
dossier patient électronique : en comparaison à
l'activité réalisée avec un outil non numérique (issue
de la connaissance de l'activité de production de
courrier), la technologie 2 demande à la secrétaire de
réaliser des tâches supplémentaires pour intégrer le
courrier au dossier, et des ches ne peuvent pas être
effectuées en parallèle à partir du moment le
traitement de texte est ouvert.
Principe
s
d'utilisabilité
Défauts d'utilisabilité
Problème
s
d'usage
Conséquences
(hypothèses)
Risque
potentiel
Contrôle explicite
" lutilisateur doit
toujours avoir la main,
pouvoir contrôler le
déroulement
(interrompre,
reprendre) des
traitements
informatiques en
cours."
Défaut d'utilisabilité sur l'interface
logiciel :
La saisie du degré durgence
relative à une dictée est possible
uniquement avant lenregistrement.
Or le médecin peut vouloir le saisir
à nimporte quel moment de sa
dictée, voire même le modifier
suivant sa décision définie sur le
contenu de la dictée.
Non utilisation
de la
fonctionnalité :
aucun médecin
n'a renseigné le
degré d'urgence
Le degré d'urgence n'est
pas renseigné.
Le médecin commente
qu'en situation réelle, il
se déplacerait pour
mentionner le caractère
urgent à sa secrétaire :
aucune plus value de la
technologie numérique
Modéré
Guidage
"moyens mis en œuvre
pour amener les
utilisateurs à effectuer
des actions spécifiques
lors de leurs
interactions avec
lordinateur."
Défaut d'utilisabilité sur l'interface
matériel :
Pour enregistrer la dictée vocale du
médecin, deux appuis sur le
dictaphone sont nécessaires : un
premier sur le bouton rouge, un
second sur le bouton "play/pause".
L'appui sur le second bouton n'est
pas intuitif. Il ne correspond pas
aux habitudes d'enregistrement de
la plupart des dispositifs de la vie
quotidienne. Sur ceux-ci, un simple
appui sur le bouton
d'enregistrement suffit.
Trois
utilisateurs sur
quatre appuient
uniquement sur
le premier
bouton rouge et
ne pensent pas à
appuyer sur le
second bouton.
Court terme : la dictée
vocale du médecin n'est
pas enregistrée.
Le médecin ne se rend
pas compte que
l'enregistrement a
fonctionné ou non
Le courrier pour le
patient n'est pas créé.
Elevé
Gestion des erreurs
(protection contre
l'erreur)
concerne les moyens
servant à détecter et
prévenir les erreurs
dentrées de données
ou commandes, ou les
actions aux
conséquences néfastes.
Défaut d'utilisabi
lité logiciel :
L'absence de feedback sur la prise
en compte ou non de
l'enregistrement par la technologie
ne permet pas à l'utilisateur de
s'apercevoir de l'erreur dans
l'utilisation exposée au dessus.
Tous les
utilisateurs
pensent que
l'enregistrement
est réalisé alors
qu'il ne l'est pas.
Tableau 4. Exemples de défauts d'utilisabilité analysés pour la technologie 1
1
er
appui
: le
bouton rouge
2è appui
: le
bouton play / pause
6
Principe
d'utilisabilités
Défauts d'utilisabilité
Problème
s
d'usage
Conséquences
(hypothèses)
Risque
potentiel
Contrôle explicite
"lutilisateur doit
toujours avoir la
main, pouvoir
contrôler le
déroulement
(interrompre,
reprendre) des
traitements
informatiques en
cours."
Défaut d'utilisabilité sur l'interface
matériel
La technologie ne permet pas à
l'utilisateur de contrôler l'envoi de
tout ou partie des dictées.
Le mode tout ou
rien oblige le
médecin de
transmettre
toutes les
dictées du
dictaphone ou
aucune.
Des courriers qui
pourraient être
retranscrits
immédiatement ne le
sont pas si d'autres
dictées sont en cours de
modification.
En cas de transmission
de toutes les dictées, par
méconnaissance de ce
mode de
fonctionnement du
système, actions
supplémentaires à
réaliser (déplacement
pour prévenir la
secrétaire, complément
de dictée àaliser...)
Modéré
Charge de travail
" lensemble des
éléments de
linterface doit avoir
un rôle dans la
réduction de la
charge perceptive ou
mnésique des
utilisateurs."
Défaut d'utilisabilité sur l'interface
informatique :
La technologie demande de réaliser
plusieurs tâches pour rattacher un
courrier réalisé dans le logiciel de
dictée au dossier électronique du
patient : l'appel contextuel du logiciel
entre le logiciel gérant les dictées, la
création des courriers et le dossier
patient électronique, n'existe pas.
Tâches
supplémentaires
à réaliser par la
secrétaire :
ouverture de
deux logiciels,
avec recherche
du patient
Court terme
:
Temps de recherche
élevé
Risque d'erreur de
rattachement du
courrier d'un patient
dans un dossier d'un
autre patient
Elevé
Compatibilité avec
l'activité
"Accord pouvant
exister entre les
caractéristiques des
utilisateurs et des
tâches et
lorganisation des
sorties, des entrées et
du dialogue dune
application donnée"
Défaut d'utilisabilité sur l'interface
informatique :
Dès que la secrétaire est en cours de
frappe d'un courrier, elle doit
remettre toute che qui demande
l'ouverture d'une autre page de
traitement de texte ou quitter la
frappe en cours, la technologie ne
permettant pas l'ouverture de deux
pages de traitement de texte.
Tâches orientées
par les
possibilités de la
technologie :
découpage des
tâches pour
éviter toutes
actions
supplémentaires
Risque d'oubli
.
Modéré
Tableau 5. Exemples de défauts d'utilisabilité analysés pour la technologie 2
Certains défauts d'utilisabilité recensés n'ont pas pu être
corrigés avant le déploiement de ces technologies sur
site. Certaines corrections engendraient des
développements trop longs par rapport aux délais prévus
de déploiement des technologies. Connaissant les risques
potentiels, des actions en formation et en communication
ont été menées afin de les éviter au maximum. Ces
dernières insistaient sur le mode opératoire notamment
sur la procédure d'enregistrement à adopter pour éviter le
non enregistrement des dictées. Des supports écrits ont
été distribués. Des formations et des communications
individuelles auprès de chaque futur utilisateur ont été
menées.
Après le ploiement des technologies, les experts
observent leur utilisation par les médecins et les
secrétaires : bien qu'ils n'observent pas au même moment
les ches, les mêmes défauts d'utilisabilité sont repérés.
Voici comment les problèmes d'utilisabilité se traduisent
dans la réalité dès les premiers jours d'utilisation :
Défauts d'utilisabilité observés sur site : technologie 1
Lors de l'utilisation de la technologie 1, le médecin
allume son ordinateur et ouvre le dossier de son patient.
7
Dans un premier temps, il recherche les informations
nécessaires à la constitution de sa dictée à travers les
courriers médicaux affichés dans le système
d'information et à travers le dossier soignant et médical
en version papier. Ensuite, il ouvre au sein du dossier
électronique l'interface de dictée sur laquelle il peut
utiliser les fonctions d'enregistrement, d'arrêt... Il
commence sa dictée, en appuyant sur le bouton
"enregistrer". En parallèle, il continue à consulter des
informations via les dossiers du patient. Une fois la
dictée terminée, il veut indiquer à sa secrétaire le
caractère urgent de retranscrire la dictée en document
texte qu'il sait possible de mentionner via la technologie.
Il cherche la fonctionnalité, la trouve mais il lui est
impossible de sélectionner le degré d'urgence. Ne
trouvant pas de solution, il décide d'abandonner et de se
rendre plus tard au secrétariat l'indiquer. En fin de dictée,
il appuie sur le bouton rouge "enregistrer", souhaitant
enregistrer et transmettre le fichier créé au secrétariat.
Le médecin est satisfait de la technologie qui semble
bien fonctionner. Mais l'observation des interactions
entre l'utilisateur et la technologie met en évidence ici
deux problèmes d'usage due à la violation de plusieurs
principes d'utilisabilité (cf. tableau 4) : le médecin
n'arrive pas à indiquer le degré d'urgence parce que la
technologie ne le permet qu'avant de dicter et non une
fois que la dictée est commencée. Ce problème a pour
conséquence le faible taux de renseignement du deg
d'urgence des courriers. Aux tests en laboratoire, aucun
des utilisateurs n'a renseigné le degré l'urgence. Sur site,
il est renseigné une fois sur deux. A la place, le médecin
se déplace vers le secrétariat ou appelle la secrétaire pour
l'indiquer. Ce problème rallonge le délai de production
du courrier.
Le second problème d'usage obser est l'impression de
l'utilisateur que la technologie enregistre et envoie la
dictée correctement à partir du moment il appuie sur
le bouton "enregistrer" alors que ce n'est pas le cas. En
effet, pour enregistrer sa dictée et l'envoyer à sa
secrétaire, la technologie requiert d'appuyer sur deux
boutons l'un après l'autre et pas uniquement sur le bouton
rouge "enregistrer" comme le fait le médecin. Ce
problème a pour conquence que le médecin pense
avoir enregistré et envoyé à la frappe une dictée alors
que ce n'est pas le cas. Malgré la communication et la
formation insistant sur le mode de fonctionnement du
système d'enregistrement en attente d'être corrigé, un
médecin ne s'est pas rendu compte que ces dictées n'ont
été ni enregistrées ni envoyées à sa secrétaire, et il s'est
écoulé une semaine avant que le médecin s'en rende
compte. Ainsi tous les patients vus sont sortis sans la
réalisation du courrier de sortie. Il y a une rupture dans la
continuité de la prise en charge du patient, le temps que
le médecin dicte à nouveau tous les courriers de la
semaine écoulée. La performance de la technologie en
terme de délai de production et d'envoi des courriers est
elle aussi négativement affectée.
Défauts d'utilisabilité observés sur site : technologie 2
Avec la technologie 2, le médecin prend un dictaphone
mobile disponible dans le service et le dossier du patient.
Tout d'abord, il consulte les informations administratives
et médicales du patient. S'il trouve une étiquette avec le
code barre signalant l'identité du patient, il commence
par scanner cette étiquette à l'aide du dictaphone. Sinon,
il bute sa dictée en appuyant sur le bouton
"enregistrer", en commençant par indiquer oralement
l'identité du patient concernée par la dictée en cours.
Tout en dictant, le médecin continue à lire des
informations sur le patient. En fin de dictée, il appuie sur
le bouton "enregistrer". Puis, il se dirige vers un socle sur
lequel il vient poser le dictaphone pour transmettre le
fichier créé vers l'interface logicielle de sa secrétaire. Il
souhaite ne transmettre que cette dictée, bien que d'autres
soient enregistrées dans le dictaphone : ces dernières
doivent être complétées après réception de résultats
d'examens médicaux importants à inclure dans la dictée.
Le médecin se rend compte trop tard que le simple fait
de poser le dictaphone sur le socle envoie toutes les
dictées à la secrétaire. La secrétaire voit s'afficher à
l'écran les dictées avec ou sans identité patient
correspondant (suivant que l'étiquette patient a pu être
scannée ou non). Après avoir ouvert le fichier son, le
traitement de texte s'ouvre en parallèle automatiquement
pour permettre de taper le texte en s'aidant d'un pédalier
contrôlant le rythme du son. Un médecin rentre dans le
secrétariat et demande à la secrétaire de sortir une
convocation de rendez-vous pour un patient. Celle-ci se
verra contrainte d'en prendre note : elle ne souhaite pas
fermer son document de traitement de texte en cours de
frappe, mais elle n'arrive pas à ouvrir une nouvelle page
de traitement de texte. Suite au départ du médecin, elle
se remet alors à la frappe du courrier. Une fois le texte
tapé, la secrétaire doit ouvrir le dossier patient
électronique, rechercher le patient, ouvrir un document
texte vierge pour copier le corps de texte venant d'être
tapé. C'est ainsi qu'elle pourra associer les destinataires
du courrier au corps de texte et archiver ce courrier dans
le Système d'Information de l'hôpital.
Dans cet exemple, d'autres défauts d'utilisabili sont
observés (cf. tableau 5). Le premier concerne l'absence
de contrôle explicite sur l'envoi des dictées : le médecin
est contraint d'envoyer toutes les dictées du dictaphone
sans avoir la possibilité de sélectionner celles qu'il
souhaite envoyer ou non au secrétariat. Ainsi la
secrétaire peut recevoir à taper des courriers incomplets,
ce qui lui fait perdre du temps puisqu'elle devra les revoir
une fois complétés par le médecin et surtout des
courriers complets et validés par le médecin seront mis
en attente. Le second défaut d'utilisabilité concerne le
nombre de ches pour rattacher le courrier tapé au
dossier du patient électronique. En effet, le logiciel
comprenant les dictées étant indépendant du système
d'information, plusieurs actions doivent être réalisées par
la secrétaire pour intégrer ces courriers au dossier du
patient électronique. L'augmentation du nombre de
8
tâches pour rattacher le courrier au dossier patient
augmente aussi le risque d'erreurs dans l'attribution du
bon courrier à la bonne identité patient.
Les différents défauts d'utilisabilité présentés ci-dessus
engendrent des conséquences négatives pour la prise en
charge du patient. Les technologies évaluées ne
permettent pas de garantir systématiquement ce pour
quoi elles ont été introduites dans les environnements de
travail à savoir : un délai d'envoi du courrier inférieur à
huit jours et une meilleure qualité dans le contenu du
courrier.
Au Centre Hospitalier Universitaire de Lille, une
réingénierie des technologies évaluées a été réalisée par
chaque éditeur, en collaboration avec l'équipe
informatique de l'hôpital : les problèmes énoncés ont
depuis été corrigés par les éditeurs à partir des
recommadations formulées par les experts en
utilisabilité. Seuls les problèmes liés au mode
d'intégration de la technologie de dictée au dossier
patient n'ont pas été corrigés. Des observations réalisées
après correction des principaux défauts ont permis de
confirmer que les corrections apportées sont
satisfaisantes pour les utilisateurs et n'engendrent pas de
conséquences négatives.
DISCUSSION
D'importants défauts d'utilisabilité ont é identifiés à
partir des méthodes d'évaluation. La mise en œuvre de
trois méthodes d'évaluation couplées à une méthode
d'analyse de données permet de mettre en évidence les
conséquences négatives des deux technologies évaluées
sur la situation de travail et la prise en charge du patient.
Parmi les conséquences les plus graves des défauts
d'utilisabilité, on observe des délais augmentés de
réalisation des tâches, des erreurs avérées d'utilisation
des technologies, des risques d'erreurs dans le
rattachement du courrier à l'identité du patient. Les
défauts d'utilisabilité de ces technologies impactent sur la
situation de travail. Ces défauts peuvent donc être une
variable explicative d'impact de l'informatisation.
Les trois méthodes mettent en évidence des fauts
d'utilisabilité tant sur l'interface logicielle, matérielle
qu'informatique. Ces résultats permettent ainsi de guider
des évaluations futures portant sur d'autres technologies
soutenant le processus de production-transmission du
courrier. Par contre, l'approche ne permet d'établir qu'une
relation de probabilité entre le défaut d'utilisabilité et ses
conséquences. Elle ne permet pas de mettre un poids sur
la probabilité d'apparition des conséquences d'un défaut
d'utilisabilité car les utilisateurs peuvent s'adapter (ex.:
conduite de détour).
L'identification de ces défauts a é possible en
considérant la description du processus de production et
de transmission des courriers. En effet, la connaissance
de l'activité permet (1) d'orienter les évaluations en
recherchant en priorité les éléments repérés comme
nécessaires pour soutenir l'activité considérée, et (2)
d'estimer avec plus d'exactitude le risque potentiel des
défauts d'utilisabilité sur les usages.
Malgré l'identification des défauts d'utilisabilité
engendrant des conséquences risquées sur l'usage et la
prise en charge des patients, aucune correction n'a pu être
apportée avant leur déploiement respectif. Cette situation
permet de mettre en évidence que les défauts repérés lors
de l'inspection ergonomique et lors des tests en
laboratoire se reproduisent dans la réalité et ce malgré
une formation et une communication insistant sur ces
défauts d'utilisabilité. Ainsi, ni la formation ni la
communication ne peut contourner complètement un
défaut d'utilisabilité.
Il est donc nécessaire de prendre en compte ces défauts
d'utilisabilité. Pour atteindre les objectifs de délai et de
qualité, il est nécessaire d'améliorer l'utilisabilité de ces
technologies.
Par ailleurs, montrer que les défauts d'utilisabilité ont des
conséquences sur le délai de réalisation du courrier et sa
qualité globale nous permet d'appréhender et de mettre
en perspective des résultats de la littérature qui
apparaissent jusqu'à présent contradictoires. En effet, de
nombreuses publications récentes [1, 2, 3, 4, 5, 6, 9, 10,
14, 17, 20, 21, 22, 24, 25, 26, 28] ont porté sur
l'évaluation de l'impact de systèmes d'information
intégrés dans le processus de réalisation et d'envoi des
courriers. Par exemple, Maslowe et al. (2009) ne
montrent aucun impact de la technologie sur la qualité ou
la satisfaction des usagers [20] alors que O'Leary et al.
(2009) observent un impact significatif sur la qualité et
satisfaction quant aux courriers de sortie électroniques
fréquemment plus complets [22]. Peu de détails sont
données dans les publications sur certaines
caractéristiques importantes des systèmes évaluées. Au-
delà des technologies utilisées et de leurs fonctionnalités,
ces études d'impact sattachent encore moins à décrire
leur utilisabilité. L'utilisabilité et les fonctions des
technologies pourraient expliquer au moins une partie
des différences de résultats observées dans ces études.
Même si l'utilisabilides technologies est importante à
considérer pour mieux comprendre les mesures d'impact
de ces technologies, d'autres facteurs sont à étudier. En
effet, en plus du système, les aspects humains et les
aspects organisationnels pourraient agir sur les mesures
d'impacts [12]. Les organisations, les procédures et les
déterminants personnels des professionnels peuvent
également engendrer des retards dans la réalisation des
courriers : par exemple, lorsque le courrier est relu et
validé par plusieurs médecins, le cycle de correction
s'alourdit et augmente les lais de réalisation et donc
d'envoi du courrier [27].
Dans les recherches à venir, il sagira de prendre en
compte le système socio technique comme fini dans
lapproche macro ergonomique [7] afin de déterminer
toutes les variables explicatives des mesures d'impacts.
9
REMERCIEMENTS
Le développement de cette recherche sinscrit dans le
cadre plus général dun projet PREPS (Programme de
recherche sur la Performance du Système des Soins).
Elle est financée par la Direction Générale de lOffre des
Soins (DGOS) et l'Agence Nationale d'Appui à la
Performance des établissements de santé et médico-
sociaux (ANAP) dans le cadre du PREPS EVALSI :
Développement de méthodes d'évaluation de la création
de valeur par l'usage des systèmes d'information, 2012,
N°12-002-0002.
BIBLIOGRAPHIE
1. Alderton M, Callen J. Are general practitioners satisfied with
electronic discharge summaries? HIM J. 2007;36(1):7-12.
2. Archbold RA, Laji K, Suliman A, Ranjadayalan K, Hemingway H,
Timmis AD. Evaluation of a computer-generated discharge
summary for patients with acute coronary syndromes. Br J Gen
Pract. 1998 Apr;48(429):1163-4.
3. Brankline AL, Coyle CM, Jencks KA, Mullegama A, O'Brien
MW. Practical innovations: technology-assisted referrals. Soc
Work Health Care. 2009;48(8):768-76
4. rkle T, Engel PA. When usage and user satisfaction differ: the
case of an electronic discharge summary. Stud Health Technol
Inform. 2007;129(Pt 2):1093-7.
5. Callen JL, Alderton M, McIntosh J. Evaluation of electronic
discharge summaries: a comparison of documentation in electronic
and handwritten discharge summaries. Int J Med Inform. 2008
Sep; 77(9):613-20.
6. Callen JL, McIntosh J, Li J. Accuracy of medication
documentation in hospital discharge summaries: A retrospective
analysis of medication transcription errors in manual and electronic
discharge summaries. Int J Med Inform. 2010 Jan;79(1):58-64.
7. Carayon P, In Human Factors and Ergonomics in Health Care and
Patient Safety 2012: 3 - 16
8. Chaudet H., Anceaux F., Beuscart MC., Pelayo S., Pellegrin L.
Facteurs humains et ergonomie en informatique médicale. In
Informatique médicale, e-santé, fondements et applications 2013 :
495-520.
9. Devine EG, Gaehde SA, Curtis AC. Comparative evaluation of
three continuous speech recognition software packages in the
generation of medical reports. J Am Med Inform Assoc. 2000 Sep-
Oct; 7(5):462-8.
10. Frimpong JA, Jackson BE, Stewart LM, Singh KP, Rivers PA, Bae
S. Health information technology capacity at federally qualified
health centers: a mechanism for improving quality of care. BMC
Health Serv Res. 2013 Jan 31; 13:35.
11. Han YY, Carcillo JA, Venkataraman ST, Clark RS, Watson RS,
Nguyen TC, et al. Unexpected increased mortality after
implementation of a commercially sold computerized physician
order entry system. Pediatrics, 2005; 116(6):1506-12.
12. Hellesø, R., Sorensen, L., & Lorensen, M. (2005). Nurses
information management at patients discharge from hospital to
home care. International Journal of Integrated Care, 5(3).
13. International Organisation for Standardization, "Ergonomie de
l'interaction homme-système - 210: Conception centrée sur
l'opérateur humain pour les systèmes interactifs." ISO 9241-
210:2010,2010
14. Kirby J, Barker B, Fernando DJ, Jose M, Curtis C, Goodchild A,
Dickens C, Olla E, Cooke R, Idris I, Thomson GA. A prospective
case control study of the benefits of electronic discharge
summaries. J Telemed Telecare. 2006;12 Suppl 1:20-1.
15. Koppel R, Metlay JP, Cohen A, Abaluck B, Localio AR, Kimmel
SE, et al. Role of computerized physician order entry systems in
facilitating medication errors. JAMA, 2005; 293(10):1197-203.
16. Leplat J, 1993, lanalyse du travail en psychologie ergonomique.
Tome 1. Toulouse, Octarès.
17. Liaw ST, Chen HY, Maneze D, Taggart J, Dennis S, Vagholkar S,
Bunker J. Health reform: is routinely collected electronic
information fit for purpose? Emerg Med Australas. 2012
Feb;24(1):57-63.
18. Marcilly R, Ammenwerth E, Roehrer E, Pelayo S, Vasseur F &
Beuscart-Zéphir M-C. Impact of usability flaws in medication
alerting systems on usage and work system. Yearbook of Medical
Informatics 2015. 2015 (acceptée)
19. Marcilly R, Boog C, Leroy N & Pelayo S. Perceived usefulness of
a usability issues reporting form to help understand "usability
induced use-errors": a preliminary study. Studies in Health
Technology and Informatics. 2014; 205 880-884
20. Maslove DM, Leiter RE, Griesman J, Arnott C, Mourad O, Chow
CM, Bell CM. Electronic versus dictated hospital discharge
summaries: a randomized controlled trial. J Gen Intern Med. 2009
Sep;24(9):995-1001
21. Navas H, Osornio AL, Baum A, Gomez A, Luna D, de Quiros FG.
Creation and evaluation of a terminology server for the interactive
coding of discharge summaries. Stud Health Technol Inform.
2007;129(Pt 1):650-4.
22. O'Leary KJ, Liebovitz DM, Feinglass J, Liss DT, Evans DB,
Kulkarni N, Landler MP, Baker DW. Creating a better discharge
summary: improvement in quality and timeliness using an
electronic discharge summary. J Hosp Med. 2009 Apr;4(4):219-25.
23. Scapin DL, Bastien JMC (1997) Ergonomic criteria for evaluating
the ergoomic quality of interactive systems. Behav Inform Tech
16:220-31
24. Stainkey L, Pain T, McNichol M, Hack J, Roberts L. Matched
comparison of GP and consultant rating of electronic discharge
summaries. HIM J. 2010;39(3):7-15.
25. Stetson PD, Morrison FP, Bakken S, Johnson SB; eNote Research
Team. Preliminary development of the physician documentation
quality instrument. J Am Med Inform Assoc. 2008 Jul-
Aug;15(4):534-41.
26. Van Walraven C, Laupacis A, Seth R, Wells G. Dictated versus
database-generated discharge summaries: a randomized clinical
trial. CMAJ. 1999 Feb 9;160(3):319-26.
27. Watbled L, Beuscart-Zéphir MC, Guerlinger S, Douze L, Lepage
E, Darmoni SJ, Marcilly R. Work Systems' Characteristics
Impacting Performance and Quality of the Discharge Letter
Process. CHSI 2015 (soumis)
28. Wilson, S., Ruscoe, W., Chapman, M. and Miller, R. (2001)
General practitioner-hospital communications: a review of
discharge summaries. J Qual Clin Pract, 21, 104-8
10
ResearchGate has not been able to resolve any citations for this publication.
Article
Full-text available
Studies on the impact of a Health Information Technology seldom consider socio-technical characteristics of the work system in which the technology is implemented. Yet those dimensions may act as hidden variables that could explain the inconsistency of impact studies' results in terms of performance, quality and satisfaction. This paper reports on the identification of those variables in the discharge letter (DL) process. Human Factors experts performed an analysis of the work system of the DL process in 17 medical units. The DL process is composed of three sub-processes running with work system differing according to the distribution of tasks, the technology implemented and the work organization. Hidden variables identified are: verification by the physician, technology's integration, number of editing cycles, physicians' preferences etc. Those variables can be collected automatically or by questionnaire. Statistical analyses will have to be performed to know which variable explain impact indicators.
Article
Full-text available
Previous research has shown that medication alerting systems face usability issues. There has been no previous attempt to systematically explore the consequences of usability flaws in such systems on users (i.e. usage problems) and work systems (i.e. negative outcomes). This paper aims at exploring and synthesizing the consequences of usability flaws in terms of usage problems and negative outcomes on the work system. A secondary analysis of 26 papers included in a prior systematic review of the usability flaws in medication alerting was performed. Usage problems and negative outcomes were extracted and sorted. Links between usability flaws, usage problems, and negative outcomes were also analyzed. Poor usability generates a large variety of consequences. It impacts the user from a cognitive, behavioral, emotional, and attitudinal perspective. Ultimately, usability flaws have negative consequences on the workflow, the effectiveness of the technology, the medication management process, and, more importantly, patient safety. Only few complete pathways leading from usability flaws to negative outcomes were identified. Usability flaws in medication alerting systems impede users, and ultimately their work system, and negatively impact patient safety. Therefore, the usability dimension may act as a hidden explanatory variable that could explain, at least partly, the (absence of) intended outcomes of new technology.
Article
Full-text available
The Medical Device regulation requires manufacturers to anticipate and prevent risks of use errors of their medical device. However, manufacturers experience difficulties to understand the concept of "usability-induced use-errors". Based on a "usability framework" aiming at describing the relationship between usability design principles, usability flaws, usage problems, and outcomes, a usability evaluation reporting form had been designed to support understanding the use-error concept. This paper reports the preliminary evaluation of the perceived usefulness of this form. Results show that manufacturers found helpful the presentation of the results of a usability evaluation through this form for it supports the understanding of the usability origins and the consequences of use-errors. Even if the use of this reporting form should be made easier as usability experts experience difficulties to fill it, it seems a promising way to clearly present "usability-induced use-errors" to manufacturers.
Article
Full-text available
This paper summarizes research work conducted on the design and assessment of a set of usability dimensions called ' ergonomic criteria '. It also provides a detailed description of each of the individual criteria. The paper then mentions the inherent limitations of the method, discusses the notion of ergonomic quality , the differences in perspective compared to empirical testing, and identifies the potential users of the method.Finally,the paper stresses the limitations in the current state of development of the method and identifies research issues for further improving the method.
Article
Full-text available
Background The adoption of health information technology has been recommended as a viable mechanism for improving quality of care and patient health outcomes. However, the capacity of health information technology (i.e., availability and use of multiple and advanced functionalities), particularly in federally qualified health centers (FQHCs) on improving quality of care is not well understood. We examined associations between health information technology (HIT) capacity at FQHCs and quality of care, measured by the receipt of discharge summary, frequency of patients receiving reminders/notifications for preventive care/follow-up care, and timely appointment for specialty care. Methods The analyses used 2009 data from the National Survey of Federally Qualified Health Centers. The study included 776 of the FQHCs that participated in the survey. We examined the extent of HIT use and tested the hypothesis that level of HIT capacity is associated with quality of care. Multivariable logistic regressions, reporting unadjusted and adjusted odds ratios, were used to examine whether ‘FQHCs’ HIT capacity’ is associated with the outcome measures. Results The results showed a positive association between health information technology capacity and quality of care. FQHCs with higher HIT capacity were significantly more likely to have improved quality of care, measured by the receipt of discharge summaries (OR=1.43; CI=1.01, 2.40), the use of a patient notification system for preventive and follow-up care (OR=1.74; CI=1.23, 2.45), and timely appointment for specialty care (OR=1.77; CI=1.24, 2.53). Conclusions Our findings highlight the promise of HIT in improving quality of care, particularly for vulnerable populations who seek care at FQHCs. The results also show that FQHCs may not be maximizing the benefits of HIT. Efforts to implement HIT must include strategies that facilitate the implementation of comprehensive and advanced functionalities, as well as promote meaningful use of these systems. Further examination of the role of health information systems in clinical decision-making and improvements in patient outcomes are needed to better understand the benefits of HIT in improving overall quality of care.
Chapter
Après avoir lu ce chapitre, vous devriez : avoir compris ce que sont les facteurs humains et l’ergonomie, et leurs relations avec l’informatique médicale ; connaître les principes de la démarche ergonomique et des facteurs humains dans la conception de systèmes homme-machine en santé ; connaître les principes de l’analyse des situations de travail ; savoir ce qu’est une conception centrée utilisateur et décrire la démarche d’évaluation de l’utilisabilité de systèmes informatiques ; avoir compris la notion de système socio-technique complexe.
Article
Little has been reported about the completeness and accuracy of data in existing Australian clinical information systems. We examined the accuracy of the diagnoses of some chronic diseases in an ED information system (EDIS), a module of the NSW Health electronic medical record (EMR), and the consistency of the reports generated by the EMR. A list of ED attendees and those admitted was generated from the EDIS, using specific (e.g. angina) and possible clinical terms (e.g. chest pain) for the selected chronic diseases. This EDIS list was validated with an audit of discharge summaries, and compared with a list generated, using similar specific and possible Systematized Nomenclature of Medicine-Clinical Terms (SNOMED-CT), from the underlying EMR database. Of the 33,115 ED attendees, 2559 had diabetes mellitus (DM), cardiovascular disease or asthma/chronic obstructive pulmonary disease; of these 2559, 876 were admitted. Discharge summaries were missing for 12-15% of patients. Only three-quarters or fewer of the diagnoses were confirmed by the discharge summary audit, best for DM and worst for cardiovascular disease. Proportion of agreement between the lists generated from the EDIS and EMR was best for DM and worst for asthma/chronic obstructive pulmonary disease. Possible reasons for this discrepancy are technical, such as use of different extraction terms or system inconsistency; or clinical, such as data entry, decision-making, professional behaviour and organizational performance. Variations in information quality and consistency of the EDIS/EMR raise concerns about the 'fitness for purpose' of the information for care and planning, information sharing, research and quality assurance.